Povinnosti pri ukončení ERP a prechode na eKasu (praktický postup)

Ako ukončiť používanie elektronickej registračnej pokladnice (ERP) a prejsť na eKasu?

Elektronická registračná pokladnica (forma pokladnice, ktorá sa používala doteraz) sa po 30. júni 2019 už nebude môcť používať. Dôvodom je prijatie novely zákona č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice v znení neskorších predpisov, ktorá do používania zaviedla systém eKasa. Podľa tohto zákona sa všetky registračné pokladnice musia napojiť na finančnú správu prostredníctvom internetu. Znamená to, že od 1. júla 2019 majú všetci podnikatelia, ktorí evidujú tržby v pokladnici, povinnosť používať:

• online registračnú pokladnicu – nahrádza „klasickú“ elektronickú registračnú pokladnicu, pričom obsahuje softvér aj hardvér, ktorý jej umožňuje cez internet komunikovať so systémom finančnej správy, alebo
• virtuálnu registračnú pokladnicu – na rozdiel od elektronickej registračnej pokladnice pozostáva iba z bezplatného programu finančnej správy a z akejkoľvek tlačiarne, pričom sa dá používať na počítači, mobile alebo tablete.

Viac o tom, či sa rozhodnúť pre používanie virtuálnej alebo online registračnej pokladnice sa dočítate v článku eKasa – virtuálna (VRP) alebo online registračná pokladnica (ORP)?. Viac o eKase sa dočítate aj v článku Aké zmeny prináša eKasa?, prípadne eKasa – čo robiť, ak nefunguje internet? alebo Odklad eKasy pre niektorých podnikateľov až na 1. október 2019

Prechod však nebude automatický, a preto podnikateľom doteraz využívajúcim registračné pokladnice vzniknú nové povinnosti vo vzťahu k daňovému úradu, ale aj servisnej organizácii, ktorej elektronickú registračnú pokladnicu využívajú.

Treba ešte zdôrazniť, že prechod na eKasu nie je zadarmo a podnikateľov s viacerými pokladnicami bude stáť nemalé peniaze. Celkové náklady závisia od firmy, od ktorej podnikateľ nakúpi potrebný softvér a hardvér, počtu pokladníc, ale aj miesta podnikania. Napríklad, cena za zavedenie novej pokladnice vo firme so šiestimi elektronickými registračnými pokladnicami v Púchove, sa pohybuje na úrovni 300 €.

Povinnosti netreba brať na ľahkú váhu, pretože daňové kódy elektronických registračných pokladníc, ktoré nebudú zrušené do 30. júna 2019 na základe oznámenia podnikateľa, budú celoplošne zrušené k 1. júlu 2019.

Podanie žiadosti o pridelenie kódu pokladnice eKasa klient

Prvým z krokov, ktorý vedie k zavedeniu novej online registračnej pokladne je získanie kódu, (alebo kódov, ak má podnikateľ pokladníc viac) pokladnice eKasa klient. O pridelenie kódu sa môže požiadať aj pred prerobením alebo kúpou novej pokladnice.

Na získanie tohto údaja musí podnikateľ elektronicky vyplniť tlačivo „Žiadosť o pridelenie kódu pokladnice e-kasa klient“, ktoré sa nachádza na webovej stránke Finančnej správy Slovenskej republiky. Toto tlačivo sa musí vyplniť viackrát v prípade, ak budú pokladnice využívané na viacerých predajných miestach. Vtedy podnikateľ vyplní dané tlačivo za každé predajné miesto samostatne. V prípade, ak sa na jednom predajnom mieste budú využívať viaceré pokladnice, stačí podať žiadosť iba jednu.

Vyplnenie žiadosti je vcelku jednoduché. Uvádzajú sa identifikačné údaje podnikateľa a či ide o žiadosť o pridelenie kódu pre virtuálnu alebo online registračnú pokladnicu. Ďalej sa vyplní hlavný predmet činnosti (SK NACE), v rámci ktorej bude pokladnica e-kasa klient používaná, pričom hlavných činností možno vybrať viacero. Na záver treba označiť, či sa ukončuje prevádzka všetkých elektronických registračných pokladníc alebo iba vybraných. Ak sa ukončuje prevádzky iba vybraných pokladníc, treba vypísať daňové kódy pokladníc, ktorých prevádzka sa ukončuje. Podnikateľ je zároveň povinný vyplniť aj dátum, ku ktorému bude ukončená prevádzka daných pokladníc.

Dátum ukončenia používania elektronickej registračnej pokladnice môže byť podľa finančnej správy skorší alebo neskorší ako dátum podania žiadosti, pričom ak podnikateľ ešte presne nevie, k akému dátumu ukončí staré pokladnice, má uviesť posledný možný dátum 30. jún 2019.

V prípade, ak žiadate o pridelenie kódu pre virtuálnu registračnú pokladnicu, žiadosť musí obsahovať aj štvormiestny PIN kód, ktorý bude neskôr potrebný pre spustenie virtuálnej registračnej pokladnice.

Príklad na vyplnenie žiadosti o pridelenie kódu pre online registračnú pokladnicu: Firma Kvetinárstvo Natali, s.r.o. má prevádzky na troch miestach, pričom doteraz na všetkých používala elektronické registračné pokladnice. Na každom z týchto miest má dve pokladnice. Znamená to, že žiadosť o pridelenie kódu pokladnice bude vyplňovať trikrát – za každé predajné miesto samostatne. Na začiatok vyplní svoj názov a adresu. Ďalej zaškrtne, že žiada o pridelenie kódu ORP a taktiež, že adresa predajného mieste je rovnaká ako miesto podnikania (to však platí iba pre jej jedno predajné miesto, pri ďalších žiadostiach samostatne vypíše adresu predajného miesta) a vyplní hlavný predmet činnosti. Ukončuje prevádzku všetkých elektronických registračných pokladníc a keďže si ešte nie je presne istá dátumom ukončenia, vyplní dátum 30. jún 2019. Vyplnenú žiadosť z tohto príkladu si môžete pozrieť tu.

Kódy pre online registračnú pokladnicu by mali byť spracované cca do týždňa od podania žiadosti.

Stiahnutie identifikačných a autentifikačných údajov

Ďalším z krokov je stiahnutie pridelených kódov zo stránky finančnej správy. Ide o stiahnutie identifikačných a autentifikačných údajov, ktoré tvoria tzv. inicializačný balíček. Tento krok sa však týka iba podnikateľov, ktorí zažiadali o prechod na online registračnú pokladnicu.

Ak podnikateľ zažiadal o pridelenie kódu pre virtuálnu registračnú pokladnicu, kódy zo stránky finančnej správy nesťahuje, pretože mu prihlasovacie údaje spolu s kódom pokladnice budú doručené poštou do vlastných rúk. Tento proces by mal trvať cca dva týždne.

Postup pre stiahnutie identifikačných údajov:

1. prihlásiť sa do osobnej internetovej zóny na stránke Finančnej správy Slovenskej republiky,
2. vybrať si z ponuky „eKasa“ (vpravo dole) – tak sa dostanete do e-kasa zóny, avšak ak Vás po kliknutí na „eKasa“ systém odhlási, znamená to, že kód pridelený ešte nebol,
3. vybrať si z ľavého menu „Pokladnica e-kasa klient“, potom sa následne zobrazia všetky pridelené kódy pre online virtuálnu pokladnicu nasledovne:

   4. kliknutím na „detail“ sa zobrazia identifikačné údaje, ktoré je potrebné si stiahnuť.

Po stiahnutí identifikačných údajov, treba ešte nasledovne stiahnuť autentifikačné údaje:

1. kliknúť na „autentifikačné údaje“ v ľavom menu a následne vybrať „nové autentifikačné údaje“,
2. zobrazí sa tabuľka s kódom pokladnice, do ktorej podnikateľ vpíše dva krát heslo, ktoré si zapamätá,
3. vytvorené autentifikačné údaje je potrebné stiahnuť kliknutím na možnosť v stĺpci „akcie“, pričom ich vytvorenie trvá do 10 minút.

V prípade, ak má podnikateľ viac pokladníc, treba krok 2. a 3. vykonať toľkokrát, koľko pokladníc má. Pri sťahovaní údajov je dobré si zapamätať, pre ktorú pokladnicu je aké heslo (ak ich je viac), a uložiť si údaje napríklad ako Pokladnica 1 – jej číslo a heslo, atď.

Po stiahnutí identifikačných aj autentifikačných údajov ich podnikateľ už iba nahrá do online registračnej pokladnice, resp. o nahratie údajov môže poprosiť výrobcu alebo technika. Pred tým však ešte musí vykonať ďalšie kroky spojené s ukončením prevádzky elektronickej registračnej pokladnice.

Ukončenie prevádzky elektronickej registračnej pokladnice

Ďalším z krokov pri prechode na eKasu je požiadanie servisnej organizácie o ukončenie prevádzky elektronickej registračnej pokladnice. Tá ukončenie zapíše do knihy elektronickej registračnej pokladnice, do ktorej taktiež zapíše dátum ukončenia a sumu kumulovaného obratu.

Oznámenie o ukončení prevádzky elektronickej registračnej pokladnice

Po tom, čo servisná organizácia ukončila prevádzku starej pokladnice, má podnikateľ povinnosť oznámiť túto skutočnosť ktorémukoľvek daňovému úradu, a to tak, že osobne predloží knihu elektronickej registračnej pokladnice. Lehota na oznámenie daňovému úradu je do troch pracovných dní nasledujúcich po ukončení prevádzky pokladnice.

Prečítajte si tiež

Elektronické bločky v praxi: skúsenosti podnikateľov

Tento krok však podnikateľom odpadá, ak používa elektronickú registračnú pokladnicu do 30. júna 2019. Povinnosť navštíviť daňový úrad s knihou elektronickej registračnej pokladnice zaniká aj vtedy, ak podnikateľ v žiadosti o pridelenie kódu požiadal o ukončenie používania elektronickej registračnej pokladnice.

Ukončenie prevádzky elektronickej registračnej pokladnice je najlepšie počkať dovtedy, dokedy už podnikateľ nebude mať kúpenú a zapojenú novú pokladnicu. V opačnom prípade by sa mohlo stať, že sa ocitne bez pokladnice, a tak by nemohol evidovať tržby a musel by prevádzku dočasne zatvoriť.

Prevzatie dátového média od servisnej organizácie

Za poslednú povinnosť spojenú s prechodom na online registračnú pokladnicu možno považovať prevzatie a uchovanie dátového média od svojej servisnej organizácie. Jeho prevzatie potvrdí podpisom do knihy elektronickej registračnej pokladnice. Toto dátové médium musí uchovať do piatich rokov od konca roka, v ktorom ho prevzal, t. j. pri prevzatí v roku 2019 do konca roku 2024. Povinnosťou je taktiež archivácia knihy elektronickej registračnej pokladnice, ktorá sa musí archivovať desať rokov od konca roka 2019, t. j. do konca roka 2029.

Ukončenie prevádzky ERP do 30.6.2019, ak podnikateľ neprechádza na eKasu

Ak podnikateľ ukončuje prevádzku elektronickej registračnej pokladnice do 30.6.2019, musí si splniť uvedené povinnosti (požiadať servisnú organizáciu, oznámiť daňovému úradu a prevziať a uchovať dátové médium), a to bez ohľadu na to, či bude ďalej používať eKasu, alebo s používaním pokladnice končí úplne. Môže ísť o prípady zrušenia či pozastavenia živnosti alebo ak sa podnikateľ rozhodne, že už bude prijímať platby výlučne bezhotovostne, príp. na dobierku (kedy nie je povinnosť evidovať tržby prostredníctvom registračnej pokladnice/eKasy). Viac informácií nájdete v článku Kto (ne)musí mať eKasu od roku 2019?

Ukončenie prevádzky ERP po 1.7.2019

Nakoľko od 1.7.2019 už nie je možné podľa zákona o používaní ERP na evidenciu tržieb používať elektronickú registračnú pokladnicu, daňový kód pokladnice (DKP) bude z úradnej moci zrušený každej ERP, ktorá k tomuto dátumu DKP ešte nemá zrušený, t. j. aj takej ERP, ktorú fyzická osoba alebo právnická osoba na evidenciu tržieb používa na báze dobrovoľnosti. Aj v takomto prípade má podnikateľ povinnosť po 1.7.2019 požiadať servisnú organizáciu, ktorá je zapísaná v knihe ERP o vykonanie úkonov súvisiacich s ukončením prevádzky ERP. Lehota pre vykonanie úkonov zo strany servisnej organizácie nie je zákonom o ERP ustanovená. Povinnosť predkladať knihu ERP na daňový úrad sa na podnikateľa v danom prípade nevzťahuje. Pri ukončení prevádzky ERP je servisná organizácia povinná údaje z fiskálnej pamäte uložiť na dátovom médiu a dátové médium odovzdať podnikateľovi. Zo strany podnikateľa je potrebné dodržať archivovanie fiskálnej pamäte, dátového média ako aj knihy ERP v lehote ustanovenej zákonom o ERP, pričom prevzatie dátového média podnikateľ potvrdí podpisom do knihy ERP.