Na aké cestovné náhrady spojené s tuzemskou alebo zahraničnou pracovnou cestou má zamestnanec nárok v roku 2022? Aká je výška diét a ktoré výdavky (ne)treba dokladovať?
Aj keď súčasná pandémia zasiahla do množstva uskutočňovaných pracovných ciest, tak zamestnanci sú stále, aj keď v menšom rozsahu, vysielaní na tuzemské alebo zahraničné pracovné cesty.
Téma cestovných náhrad je široká téma, a tak sa cestovným náhradám venuje samotný zákon – zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o cestovných náhradách“).
V tomto článku sa budeme venovať cestovným náhradám zamestnancov, avšak aj živnostník, resp. SZČO si môže do daňových výdavkov zahrnúť výdavky vynaložené v súvislosti s činnosťou vykonávanou v inom mieste, ako je miesto, v ktorom činnosť pravidelne vykonáva, a to najviac vo výške, aká je ustanovená pre zamestnancov podľa zákona o cestovných náhradách. Ide o výdavky na stravovanie (pokiaľ strava nebola poskytnutá ako nepeňažné plnenie držiteľom poskytovateľovi zdravotnej starostlivosti), ubytovanie, cestovné dopravnými prostriedkami a nevyhnutné výdavky spojené s pobytom v tomto mieste. Samozrejme, výdavky na pracovné cesty musia spĺňať aj všeobecnú definíciu daňového výdavku, a síce, že ide o výdavok na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľných príjmov preukázateľne vynaložený daňovníkom, zaúčtovaný v účtovníctve daňovníka alebo zaevidovaný v daňovej evidencii.
Kedy ide o pracovnú cestu v roku 2022?
Podľa zákona o cestovných náhradách sa pracovnou cestou rozumie čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste do skončenia tejto cesty. Pre lepšie pochopenie definície pracovnej cesty je dôležitý opis pravidelného pracoviska.
Pravidelným pracoviskom sa rozumie miesto, ktoré zamestnávateľ písomne dohodol so zamestnancom. Ak takéto miesto nie je dohodnuté, tak sa za pravidelné pracovisko rozumie miesto výkonu práce dohodnuté v pracovnej zmluve, resp. dohode o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru.
Príklad na začiatok tuzemskej pracovnej cesty: Šimon je zamestnanec s pravidelným pracoviskom v Púchove. Zamestnávateľ ho v júli 2022 vyslal na pracovnú cestu autom do Košíc, za účelom výberu tovaru na ďalšiu sezónu. Začiatok pracovnej cesty je čas, kedy Šimon vyšiel z domu a naštartoval svoje auto. V prípade, ak by do Košíc cestoval vlakom, tak začiatok pracovnej cesty je čas, kedy vyšiel z domu za účelom cesty na vlak, a nie čas odchodu vlaku zo stanice Púchov.
Zahraničná pracovná cesta predstavuje čas pracovnej cesty vykonávanej v zahraničí vrátane výkonu práce v zahraničí do skončenia tejto cesty.
Príklad na zahraničnú pracovnú cestu: Nikola je zamestnankyňou s pravidelným pracoviskom v Bratislave. V marci 2022 bola vyslaná na pracovnú cestu do Prahy, pričom bude cestovať vlakom. Zahraničná cesta pre Nikolu začína (a potom následne končí) časom, kedy vlak prejde hranicu medzi Slovenskom a Českom.
Cestovné náhrady pri tuzemskej a zahraničnej pracovnej ceste v roku 2022
Nárok na cestovné náhrady v roku 2022 majú zamestnanci, ktorých zamestnávateľ vyslal na pracovnú cestu. Zamestnanec však musí s vyslaním na pracovnú cestu súhlasiť.
Cestovné náhrady predstavujú určité zvýhodnenie pre zamestnanca nad rámec jeho mzdy, ktoré mu prináležia za čas trvania pracovnej cesty. Cestovné náhrady sú odlišné pri:
- tuzemskej pracovnej ceste,
- zahraničnej pracovnej ceste.
Zamestnancovi vyslanému na tuzemskú pracovnú cestu v roku 2022 patrí:
- náhrada preukázaných cestovných výdavkov – napríklad lístok na autobus,
- náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie- napríklad úhrada za hotel,
- stravné – nárok vzniká automaticky bez dokladovania,
- náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov – napríklad poplatok za účasť na výstave alebo konferencii,
- náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu rodiny – pri tuzemských cestách dlhších ako je sedem kalendárnych dní.
Ak je zamestnanec vyslaný v roku 2022 na zahraničnú pracovnú cestu, tak okrem vyššie uvedených náhrad mu prináleží aj náhrada preukázaných výdavkov:
- za poistenie nevyhnutných liečebných nákladov v zahraničí – v prípade, ak sa zamestnanec poistil sám,
- za povinné alebo odporúčané očkovanie – a to Svetovou zdravotníckou organizáciou alebo Úradom verejného zdravotníctva Slovenskej republiky.
Pozor: povinné cestovné náhrady stanovené zákonom o cestovných náhradách nie sú zdaniteľným príjmom zamestnanca.
Stravné pri tuzemskej pracovnej ceste v roku 2022
Jedným z výdavkov, ktoré zamestnanec nemusí na pracovnej ceste preukazovať dokladom, sú výdavky na stravu. Zamestnancovi pritom patrí stravné za každý kalendárny deň tuzemskej pracovnej cesty, ktorá trvala viac ako 5 hodín.
Suma stravného nie je určená v zákone o cestovných náhradách, ale určuje ju Opatrenie Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny Slovenskej republiky č. 176/2019 Z. z. o sumách stravného, pričom pre rok 2022 neprišlo k zvýšeniu (ani zníženiu) týchto súm oproti roku 2021.
Výška stravného pri tuzemskej pracovnej ceste sa odvíja od jej dĺžky, pričom k trvaniu tuzemskej pracovnej cesty:
- 5 až 12 hodín prislúcha náhrada 5,10 €,
- 12 až 18 hodín prislúcha náhrada 7,60 €,
- nad 18 hodín prislúcha náhrada 11,60 €.
Ak pracovná cesta zamestnanca trvá kratšie ako 5 hodín a zamestnávateľ neumožní zamestnancovi stravovať sa zvyčajným spôsobom, tak môže zamestnancovi poskytnúť stravné až do sumy stravného pre časové pásmo 5 – 12 hodín, t. j. 5,10 €.
Pozor: Ak mal zamestnanec počas celej pracovnej cesty preukázateľne zabezpečené bezplatné stravovanie, tak nárok na stravné zamestnanec nemá. V praxi sa však stáva, že zamestnanec má zabezpečené bezplatné stravovanie iba počas časti pracovnej cesty, pričom ak mal bezplatne poskytnuté:
- raňajky – stravné sa zamestnancovi kráti o 25 % zo sumy 11,60 €
- obed – stravné sa zamestnancovi kráti o 40 % zo sumy 11,60 €,
- večeru – stravné sa zamestnancovi kráti o 35 % zo sumy 11,60 €.
Stravné pri zahraničnej pracovnej ceste v roku 2022
Zamestnanci pri zahraničnej pracovnej ceste patrí za každý kalendárny deň stravné v eurách alebo cudzej mene, pričom výška závisí od trvania zahraničnej pracovnej cesty mimo územia Slovenskej republiky. K trvaniu zahraničnej pracovnej cesty:
- do 6 hodín vrátane patrí 25 % zo základnej sadzby stravného,
- nad 6 hodín až 12 hodín patrí 50 % zo základnej sadzby stravného,
- nad 12 hodín patrí 100 % zo základnej sadzby stravného.
Výška súm poskytnutých diét na zahraničnej pracovnej ceste je iná ako pri pracovnej ceste na Slovensku a je uvedená v Opatrení Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 401/2012 Z. z. ktorým sa ustanovujú základné sadzby stravného v eurách alebo v cudzej mene pri zahraničných pracovných cestách.
Stravné v eurách alebo cudzej mene za kalendárny deň poskytne zamestnávateľ zamestnancovi v mene a vo výške stravného ustanoveného pre krajinu, v ktorej zamestnanec strávi v kalendárnom dni najviac hodín. Ak by bol strávený čas v krajinách rovnaký, poskytne sa zamestnancovi stravné v eurách alebo cudzej mene, ktoré je pre zamestnanca výhodnejšie.
Ak mal zamestnanec pri zahraničnej pracovnej ceste poskytnuté bezplatné stravovanie v celom rozsahu, resp. v určitej časti, tak sa stravné kráti v rovnakých percentách ako pri tuzemskej ceste s rozdielom, že sa nepoužije suma 11,60 €, ale základná sadzba stravného pre danú krajinu.
Náhrada preukázaných cestovných výdavkov v roku 2022
Zamestnancovi vyslanému na pracovnú cestu patrí aj náhrada preukázaných výdavkov na cestovanie. Zamestnanec môže na pracovnej ceste využiť rôzne druhy dopravy, napríklad firemné alebo súkromné motorové vozidlo, autobus, MHD, vlak, loď alebo lietadlo.
Ak zamestnanec využil verejné dopravné prostriedky, ktoré zaplatil z vlastných peňazí, musí svojmu zamestnávateľovi predložiť na vyúčtovanie doklad z tejto prepravy.
V niektorých prípadoch je však pre zamestnanca výhodnejšie použiť na pracovnej ceste súkromné motorové vozidlo. Takto však môže zamestnanec urobiť iba na základe písomného súhlasu od zamestnávateľa.
Náhrada preukázaných cestovných výdavkov pri použití súkromného motorového vozidla na pracovnej ceste v roku 2022
Zamestnancovi, ktorý počas pracovnej cesty použil súkromné motorové vozidlo, patrí:
- základná náhrada za každý 1 km jazdy,
- náhrada za spotrebované pohonné látky.
Pri využití osobného cestného motorového vozidla („klasického“ auta) patrí zamestnancovi základná náhrada 0,193 €/km cesty. Ak by použil motorku alebo trojkolku, náhrada je v sume 0,053 €/km jazdy.
Náhrada za spotrebované pohonné látky patrí zamestnancovi podľa cien pohonných látok prepočítaných podľa spotreby v technickom preukaze vozidla alebo v osvedčení o jeho evidencii.
Pre vyúčtovanie pracovnej cesty s použitím súkromného motorového vozidla v roku 2022:
- musí zamestnanec doložiť doklad, resp. doklady, o kúpe pohonných hmôt pred/počas pracovnej cesty,
- sa použije cena pohonnej látky, ktorá platila v čase nástupu na pracovnú cestu zistená Štatistickým úradom Slovenskej republiky – v prípade, ak zamestnanec doklady z predchádzajúceho bodu nedoložil.
Pozor: zamestnávateľovi vzniká povinnosť zahrnúť súkromné motorové vozidlo zamestnanca použité počas pracovnej cesty do daňového priznania k dani z motorových vozidiel.
Príklad na použitie súkromného vozidla na pracovnej ceste v roku 2021:
Andrej bol vyslaný na pracovnú cestu v júli 2022, pričom na základe dohody so zamestnávateľom využil vlastné auto. Celkový počet najazdených kilometrov počas pracovnej cesty bol 150. Pred začiatkom pracovnej cesty Andrej natankoval benzín v cene 1,489 €/liter. V technickom preukaze má Andrejove auto uvedenú spotrebu 7 l/ 100km. Náhrada za spotrebované pohonné látky sa vypočíta nasledovne: (7 l x 150 km)/100 x 1,489 € = 15,64 €. Andrejovi taktiež patrí základná náhrada 0,193 € x 150 km = 28,95 €.
Náš tip: Na výpočet cestovných náhrad za použitie súkromného vozidla použite našu kalkulačku.
Vreckové ako cestovná náhrada pri zahraničnej pracovnej ceste v roku 2022
Zaujímavou cestovnou náhradou pre zamestnanca je vreckové, ktoré mu môže zamestnávateľ poskytnúť pri vyslaní na zahraničnú pracovnú cestu. Dôležité je slovo môže, nakoľko vreckové v roku 2022 nie je povinnou cestovnou náhradou, a tak na ňu zamestnanec nemá automaticky nárok.
Maximálna hranica poskytnutého vreckového je do 40 % stravného pri zahraničnej pracovnej cesty.
Pozor: vreckové predstavuje pre zamestnanca zdaniteľný príjem, ktorý podlieha ako odvodom, tak aj dani z príjmov zamestnanca.
Vyúčtovanie pracovnej cesty v roku 2022
Zamestnanec po návrate z pracovnej cesty predloží zamestnávateľovi všetky doklady k cestovným výdavkom, ktoré vynaložil na pracovnej ceste, a to do 10 pracovných dní. Môže ísť napríklad o zaplatenú faktúru za ubytovanie, lístok na vlak, doklad z tankovania do vozidla, lístok na MHD alebo úhradu za účasť na konferencii.
Dôležité je, aby mal zamestnanec k výdavkom súvisiacich s pracovnou cestou (okrem stravného) doklad, inak môže zamestnávateľ odmietnuť ich vyúčtovanie. Zákon o cestovných náhradách berie do úvahy aj možnosť, že zamestnanec nedokáže niektoré výdavky preukázať. V takomto prípade mu môže zamestnávateľ poskytnúť náhrady v ním uznanej sume prihliadnutím na podmienky pracovnej cesty.
Všetky údaje súvisiace s pracovnou cestou sa spracujú do cestovného príkazu, resp. vrátane vynaložených výdavkov do vyúčtovania pracovnej cesty. Ide napríklad o osobné údaje zamestnanca, súhlas s vyslaním na pracovnú cestu, začiatok a koniec cesty, použité dopravné prostriedky, výdavky súvisiace s pracovnou cestou alebo poskytnuté zálohy. Zamestnávateľ je povinný vykonať vyúčtovanie pracovnej cesty do 10 pracovných dní odo dňa predloženia písomných dokladov (ak nie je dohodnutá dlhšia doba napr. v kolektívnej zmluve, najdlhšie však do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po kalendárnom mesiaci, v ktorom boli predložené písomné doklady). Výsledkom vyúčtovanej pracovnej cesty je väčšinou doplatok zamestnancovi za cestovné náhrady (ak nebol poskytnutý preddavok, alebo v nižšej výške, než sú náhrady).
