Prehľad výhod a nevýhod, ktoré pomôžu rozhodnúť sa, či si pri prechode na eKasa systém zaobstarať novú online registračnú pokladnicu alebo začať využívať virtuálnu registračnú pokladnicu.
Novelou zákona č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice v znení neskorších predpisov (ďalej aj ako „zákon o používaní elektronickej registračnej pokladnice“) sa zaviedol do praxe eKasa systém. Spočíva v napojení všetkých registračných pokladníc na systémy finančnej správy prostredníctvom internetu. Od 1. júla 2019 budú musieť všetci podnikatelia používať len registračné pokladnice kompatibilné s eKasa systémom. Môže ísť len o online registračnú pokladnicu alebo virtuálnu registračnú pokladnicu. V súčasnosti používaná elektronická registračná pokladnica (takzvaná „ERP-čka“) sa už od 1. júla 2019 používať nesmie. Podnikatelia sa teda do tohto dátumu musia rozhodnúť, ktorú z dvoch typov budú využívať. Sú medzi nimi viaceré rozdiely, na ktoré by mal podnikateľ pri rozhodovaní prihliadať.
Sankciovanie za nevyužívanie systému eKasa sa po schválení vládou odkladá. Bižšie informácie môžete nájsť v článku Odklad eKasy sa pre podnikateľov presúva z októbra 2019 na január 2020
Online registračná pokladnica (ORP), jej výhody a nevýhody
On-line registračná pokladnice je nový typ pokladnice, ktorý od 1. júla 2019 nahrádza klasickú elektronickú registračnú pokladnicu po zavedení systému eKasa. Navonok vyzerá rovnako ako ERP. Rozdiel medzi nimi bude „vo vnútri“. Online registračná pokladnica bude obsahovať softvér a hardvér, ktorý jej umožní prostredníctvom internetu v reálnom čase komunikovať s eKasa systémom finančnej správy. Pre súčasných podnikateľov (a prirodzene aj ich zamestnancov) používajúcich klasickú elektronickú registračnú pokladnicu teda prechod na online registračnú pokladnicu (ORP) nebude znamenať žiadny rozdiel v praktickom používaní.
Výhodou online registračnej pokladnice je to, že v jednom zariadení je všetok softvér aj hardvér, ktorý potrebujete na jej používanie. Ďalšou výhodou je aj to, že k nim ľahko môžete pripojiť rôzne externé zariadenia ako sú napríklad platobné terminálny, POS systémy, skenery čiarových kódov, digitálne váhy a podobne. Výrobcovia online registračných pokladníc (ORP) na všetky tieto periférne zariadenia myslia dopredu a ponúkajú ich ako plne kompatibilné doplnky ku svojim pokladniciam.
S virtuálnou registračnou pokladnicou (VRP) niektoré zo spomínaných zariadení s virtuálnou jednoducho nespárujete. Pomerne dôležitou výhodou niektorých online registračných pokladníc môže byť aj softvér, vďaka ktorému si môžete jednoducho programovať položky vami predávaných tovarov a služieb priamo vo vašom počítači alebo, čo je možno ešte dôležitejšie, si vytvárať rôzne reporty predaja. Napríklad môžete ľahko zistiť, ktorý tovar alebo variant tovaru sa lepšie predáva. Tieto analýzy vám môžu pomôcť pochopiť preferencie zákazníkov a prispôsobiť im ponuku.
Výhody online registračnej pokladnice spočívajú v kompatibilite s ďalším hardvérom a softvérom.
Aj online registračná pokladnica má nevýhody. V porovnaní s virtuálnou
registračnou pokladnicou je jej zaobstaranie finančne náročnejšie. Kúpa môže
vyjsť na niekoľko stoviek eur a ak sa rozhodnete pre zakúpenie ORP
formou služby, tak zaplatíte niekoľko desiatok eur mesačne.
Nie každá online registračná pokladnica je prenosná a umožňuje napájanie aj na batérie, takže ak by ste sa rozhodli predávať aj na trhových miestach, možno by ste si museli kúpiť novú prenosnú kasu. V prípade, že používate len jednu online registračnú pokladnicu a práve tá sa vám pokazí, môžete mať problém s evidenciou tržieb. Pri virtuálnej registračnej pokladnici postačuje, ak použijete iný mobil, tablet alebo počítač, keďže ide o službu v cloude. Ide teda o dostupnejšiu a pohotovejšiu náhrada ako zaobstarávať inú online registračnú pokladnicu.
Virtuálna registračná pokladnica - jej výhody a nevýhody
Virtuálna registračná pokladnica v praxi pozostáva len z bezplatného programu dodávaného priamo od finančnej správy a z akejkoľvek tlačiarne (minitlačiarne alebo klasickej tlačiarne). Je možné ju používať na počítači, mobile alebo tablete. Funguje tak, že podnikateľ sa s príslušným zariadením prihlási do aplikácie a následne pridáva do pokladničného dokladu jednotlivé tovary alebo služby zakúpené zákazníkom. Potom potvrdí vytlačenie dokladu. Následne sa doklad vytlačí v tlačiarni spojenej so zariadením cez kábel, bluetooth alebo WiFi a je odovzdaný zákazníkovi.
Výhodou virtuálnej registračnej pokladnice sú nízke náklady na jej obstaranie. Jej softvér od finančnej správy je bezplatný, podnikateľ si musí zakúpiť len tlačiareň (môže však používať aj svoju klasickú kancelársku tlačiareň) a zároveň potrebuje zariadenie, na ktorom bude virtuálnu registračnú pokladnicu používať (mobil, tablet, PC). Prenosnosť je jej veľkou výhodou. Minitlačiareň k virtuálnej registračnej pokladnici môže byť taká malá, že sa vám vojde aj do vrecka. Ak v druhom vrecku máte mobil, tak v skutočnosti nosíte celú kasu so sebou.
Výhodou virtuálnej registračnej pokladnice je aj to, že môžete použiť akékoľvek zariadenie na jej spustenie. Môže to byť mobil, tablet alebo počítač. Ak sa jedno pokazí, ľahko si zaobstaráte druhé. Softvérové prostredie virtuálnej registračnej pokladnice je pomerne prehľadné a ľahko ovládateľné, je v ňom tiež možné robiť rôzne prehľady, či exporty a importy predávaných položiek, ktoré je možné upravovať aj v počítači (napríklad v Exceli). Na úroveň možností, ktoré môžu byť k dispozícii so softvérom k online registračnej pokladnice, sa však s virtuálnou registračnou pokladnicou asi nedostanete. Zároveň treba podotknúť, že náklady na jej používanie rastú, ak musíte zaobstarávať aj mobil, či počítač. Ide teda o výhodnú možnosť najmä pre podnikateľov, ktorí podnikajú sami.
Virtuálna registračná pokladnica je hlavne lacná, prenosná a jednoduchá.
Tiež existuje aj niekoľko nevýhod virtuálnej registračnej pokladnice. Jej kompatibilita s rôznymi periférnymi zariadeniami, ako sú napríklad platobné terminálny, POS systémy a skenery čiarových kódov, môže byť značne obmedzená. V prípade, že chcete používať virtuálnu registračnú pokladnicu, počítajte s tým, že pre svojich zamestnancom musíte kúpiť nielen tlačiareň, ale aj zariadenie, na ktorom budú softvér používať – napríklad tablet. Podstatnou nevýhodou virtuálnej registračnej pokladnice je to, že ste úplne závislý od internetového pripojenia a ak ho práve nemáte, tak sa do aplikácie ani neviete prihlásiť. V porovnaní s tým, online registračná pokladnica pri výpadku internetového pripojenia vie fungovať aj v offline režime a informácie sa do systému eKasa odošlú neskôr. Problém môže nastať aj vtedy, keď váš zamestnanec zabudne prihlasovacie údaje do virtuálnej registračnej pokladnice alebo si prístup dokonca zablokuje.
Uvedenie online registračnej pokladnice (ORP) a virtuálnej registračnej pokladnice (VRP) do prevádzky
Uvádzanie online registračnej pokladnice do prevádzky v porovnaní so starou elektronickou registračnou pokladnicou sa novelou zákona o používaní elektronickej registračnej pokladnice zásadným spôsobom zjednodušilo.
Podnikateľ, ktorý chce začať používať online registračnú pokladnicu, si ju musí najskôr zaobstarať. Následne elektronicky na portáli finančnej správy vyplní žiadosť o pridelenie kódu pokladnice eKasa klient. V pomerne krátkom čase od podania žiadosti bude podnikateľovi v eKasa internetovej zóne sprístupnený kód pokladnice eKasa klient, certifikáty online registračnej pokladnice a identifikačné údaje o podnikateľovi. Tieto údaje potom podnikateľ sám nahrá do svojej online registračnej pokladnice a hneď ju môže začať používať. Nie je potrebná žiadna osobná návšteva daňového úradu s knihou elektronickej registračnej pokladnice a ani spustenie registračnej pokladnice servisnou organizáciou.
Uvedenie virtuálnej registračnej pokladnice do prevádzky je o niečo odlišné. Podnikateľ buď na stránke finančnej správy alebo priamo v mobilnej aplikácii virtuálnej registračnej pokladnice vyplní žiadosť o pridelenie kódu virtuálnej registračnej pokladnice. Pri vypĺňaní tohto formuláru okrem identifikačných údajov uvedie aj PIN kód. Formulár žiadosti o pridelenie kódu virtuálnej registračnej pokladnice sa potom podnikateľovi uloží do jeho zariadenia (mobilu, tabletu alebo počítača) vo formáte PDF. Následne musí podnikateľ tento formulár elektronicky odoslať finančnej správe. Po spracovaní žiadosti budú podnikateľovi vygenerované prihlasovacie údaje do virtuálnej registračnej pokladnice. Pri prvom prihlásení ich zadá do aplikácie virtuálnej registračnej pokladnice spolu s PIN kódom uvedeným v žiadosti. Následne bude vyzvaný k vytvoreniu nového hesla, s ktorým sa bude neskôr do aplikácie pokladnice prihlasovať. Potom je možné virtuálnu registračnú pokladnicu používať.
Prípadné skončenie používania ktoréhokoľvek typu eKasa klient pokladnice je podnikateľ povinný elektronicky oznámiť ktorémukoľvek daňovému úradu najneskôr do troch pracovných dní od ukončenia jej používania. Daňový úrad potom ukončí používanie pokladnice eKasa klient bez zbytočného odkladu.
Pre koho je po zavedení systému eKasa vhodnejšia ORP a pre koho je vhodnejšia VRP
Koncom roka 2018 bolo v prevádzke približne 230 000 elektronických registračných pokladníc a 40 000 virtuálnych registračných pokladníc. Jednoznačný záver aplikovateľný pre všetkých podnikateľov, či je lepšie začať od 1. júla 2019 používať online registračnú pokladnicu alebo virtuálnu registračnú pokladnicu, sa nedá vysloviť. Dôvodom je to, že konkrétne podmienky podnikateľov a aj požiadavky podnikateľov na funkcionalitu registračnej pokladnice sa od podnikateľa k podnikateľovi veľmi odlišujú. Aj v našom článku spomínané nevýhody niektorého typu pokladnice niektorému podnikateľovi nemusia vôbec prekážať. Rovnako to platí aj naopak v súvislosti s prednosťami toho-ktorého typu pokladnice, ktoré pre niektorého podnikateľa nemusia byť vôbec potrebné.
Dá sa však povedať, že virtuálna registračná pokladnica môže byť vhodným riešením pre tých, ktorý plánujú predávať nie veľké množstvo produktov a aj pre tých, ktorí tržbu v hotovosti prijímajú menej často. Môže byť zaujímavým riešením aj pre začínajúcich podnikateľov, ktorí si pri rozbehu podnikania nemôžu dovoliť drahé riešenia. Náročných používateľom už virtuálna registračná pokladnica stačiť nemusí. Pre podnikateľa, ktorí obchoduje s niekoľkými stovkami alebo tisíckami položiek alebo prijíma vo svojich prevádzkach tržbu veľmi často, môže byť vhodnejším riešením online registračná pokladnica. Vďaka doplnkom a softvéru dodávanému k nej môže mať všetko, čo potrebuje.
Porovnanie online registračnej pokladnice
a virtuálnej registračnej pokladnice po zavedení systému eKasa
| Porovnávaný faktor | Online registračná pokladnica (ORP) | Virtuálna registračná pokladnica (VPR) |
|---|---|---|
| obstarávacia cena pokladnice | vo všeobecnosti vyššia | nízka alebo žiadna (softvér pokladnice je bezplatný, je potrebné mať len akúkoľvek tlačiareň) |
| mobilita (prenosnosť) pokladnice | závisí od konkrétneho modelu a jeho prevedenia (či je na batérie alebo len na elektrickú sieť), avšak vo všeobecnosti ide o rozmernejšie zariadenia | vo všeobecnosti vysoká a neobmedzená (v prípade virtuálnej registračnej pokladnice v mobile, tablete alebo notebooku) |
| počet zariadení, ktoré tvoria samotnú pokladnicu | jedno – v pokladnici je zabudovaný všetok softvér aj hardvér (aj tlačiareň) | dve – pokladnicu tvorí mobil, tablet alebo počítač, ale tlačiareň je druhým nevyhnutným zariadením |
| závislosť od internetového pripojenia | internetové pripojenie je potrebné, ale pri výpadku pokladnice dokáže fungovať aj v režime off-line | internetové pripojenie je nevyhnutné aj na spustenie samotnej pokladnice |
| možnosť pripojiť k pokladnici rôzne externé zariadenia | v zásade neobmedzená | existujú obmedzenia |
| softvérové riešenia pre prácu s dátami v pokladnici (importy a exporty predávaných položiek a reporty predaja) | závisia od konkrétneho modelu, avšak vo všeobecnosti existujú softvérové riešenia na veľmi vysokej úrovni | sú obmedzené tým, čo ponúka finančná správa ako výrobca pokladnice (najdôležitejšie operácie s dátami sú dostupné, ale zložitejšie operáciu už nie) |
| hľadanie dočasnej náhrady za pokladnicu v prípade jej poruchy | je takmer nemožné, pokiaľ podnikateľ nemá v rezerve žiadnu inú pokladnicu | je bezproblémové, pretože postačuje použiť iný mobil, tablet alebo počítač |
Pri prechode medzi pokladnicami si preverte kompatibilitu exportovaných a importovaných súborov
Pri prípadnom prechode zo starej elektronickej registračnej pokladnice na virtuálnu registračnú pokladnicu (alebo neskôr aj z virtuálnej registračnej pokladnice na online registračnú pokladnicu) alebo pri prechode z elektronickej registračnej pokladnice jedného výrobcu na online registračnú pokladnicu iného výrobcu je potrebné myslieť aj na položky predávaných produktov uložených v pamäti pokladnice.
Exportované súbory z jedného zariadenia nemusia byť či už z hľadiska formátu alebo štruktúry vždy kompatibilné na import do druhého zariadenia. V najhoršom prípade sa vám preto môže stať, že jednotlivé predávané tovary budete musieť do nového zariadenia zadať manuálne. Ak predávate niekoľko stoviek tovarov, môže vám to trvať celé hodiny a je možné, že sa aj ľahko pomýlite.
Postup ako prejsť z virtuálnej na online registračnú pokladnicu približujeme v článku Prechod z VPR na ORP ekasu – ako zmeniť typ pokladnice
