Prehľad pravidelne sa opakujúcich povinností zamestnávateľa v súvislosti so zamestnávaním dohodárov.
Prehľad najdôležitejších povinností, ktoré pri zamestnávaní dohodára vznikajú v priebehu trvania dohody (v článku sú zoradené od mesačných, ročných až po sústavné povinnosti):
- vyplácanie mzdy vo výplatnom termíne,
- poskytovanie výplatnej pásky,
- zrážanie dane zo mzdy a jej odvádzanie daňovému úradu,
- mesačné podávanie prehľadu o zrazenej dani daňovému úradu,
- odvádzanie sociálnych odvodov do Sociálnej poisťovne za dohodára,
- predkladanie mesačného výkazu Sociálnej poisťovni,
- prihlasovanie/odhlasovanie študentov a dôchodcov do/zo Sociálnej poisťovne,
- odvádzanie zdravotných odvodov do zdravotnej poisťovne za dohodára,
- predkladanie výkazu preddavkov zdravotnej poisťovni,
- prihlasovanie/odhlasovanie dohodárov do/zo zdravotnej poisťovne,
- každoročné podávanie hlásenia o vyúčtovaní dane daňovému úradu,
- každoročné podpisovanie vyhlásenia na uplatňovanie nezdaniteľnej časti,
- vykonanie ročného zúčtovania dane pre dohodára,
- vystavenie potvrdenia o príjmoch za predchádzajúci rok,
- poskytovanie mzdy, ktorá nie je nižšia ako minimálna mzda,
- evidovanie pracovného času dohodárov a uzatvorených dohôd,
- zaisťovanie bezpečnosti a ochrany zdravia zamestnancov pri práci,
- ochrana spracúvaných osobných údajov dohodára.
Prvým balíkom povinností, ktoré treba periodicky plniť pri zamestnávaní dohodárov sú pravidelné mesačné povinnosti zamestnávateľa pri dohodároch.
Povinnosť zamestnávateľa vyplatiť dohodárovi mzdu
Pokiaľ ide o samotnú splatnosť mzdy dohodára, upravuje ju Zákonník práce. V prípade dohody o vykonaní práce je mzda za vykonanie pracovnej úlohy splatná po dokončení a odovzdaní práce, ak nebolo dohodnuté, že časť odmeny bude splatná už po vykonaní určitej časti pracovnej úlohy (môže ísť o pravidelný alebo nepravidelný príjem). V prípade dohody o brigádnickej práci študentov a dohody pracovnej činnosti je mzda splatná najneskôr do konca kalendárneho mesiaca, ktorý nasleduje po mesiaci, v ktorom sa práca vykonala (môže ísť len o pravidelný príjem).
Povinnosť zamestnávateľa vydať dohodárovi výplatnú pásku
Pri vyúčtovaní mzdy je zamestnávateľ povinný zamestnancovi vydať o tom doklad, tzv. „výplatnú pásku“. Tá musí obsahovať najmä údaje o jednotlivých zložkách mzdy, o jednotlivých plneniach poskytovaných v súvislosti so zamestnaním, o vykonaných zrážkach zo mzdy a o celkovej cene práce. Výplatnú pásku poskytuje zamestnávateľ zamestnancovi v písomnej forme, ale môžu sa spolu dohodnúť aj na elektronickej forme (napríklad e-mailom).
Mesačné zrážanie dane zo mzdy dohodára a jej odvádzanie daňovému úradu
Povinnosti vyplývajúce zo zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej aj ako „zákon o dani z príjmov“) súvisia s daňou z príjmov zo závislej činnosti, ktorú zamestnávateľ platí za dohodárov. Preddavok na daň z príjmov zo závislej činnosti zamestnanca (prípadne znížený o daňový bonus) je zamestnávateľ povinný odviesť daňovému úradu v lehote do piatich dní po dni výplaty, poukázania alebo pripísania zdaniteľnej mzdy zamestnancovi k dobru. Platbu dane je potrebné aj správne označiť, čo už upravuje vyhláška Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 378/2011 Z. z. o spôsobe označovania platby dane v znení neskorších predpisov.
Mesačné podávanie prehľadu o zrazenej dani daňovému úradu
Po odvedení preddavkov na daň z príjmov zo závislej činnosti musí zamestnávateľ daňovému úradu predložiť v lehote do konca kalendárneho mesiaca za predchádzajúci kalendárny mesiac prehľad o zrazených a odvedených preddavkoch na daň z príjmov zo závislej činnosti.
Daňovému úradu je potrebné odvádzať daň a predkladať prehľady.
Na splnenie tejto povinnosti slúži formulár „Prehľad o zrazených a odvedených preddavkoch na daň z príjmov zo závislej činnosti, ktoré zamestnávateľ, ktorý je platiteľom dane (ďalej len „zamestnávateľ“) zamestnancom vyplatil, o zamestnaneckej prémii a o daňovom bonuse za uplynulý kalendárny mesiac (ďalej len „prehľad“)“.
Pravidelné odvádzanie sociálneho poistenia do Sociálnej poisťovne
Zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov (ďalej aj ako „zákon o sociálnom poistení“) ukladá zamestnávateľovi pri dohodárovi povinnosť platenia sociálneho poistenia, predkladania výkazov, ale aj iné.
Vypočítanú sumu sociálneho poistenia plateného dohodárom spolu so sociálnym poistením plateným zamestnávateľom je zamestnávateľ povinný odviesť Sociálnej poisťovni najneskôr v lehote splatnosti poistného. Tá závisí od viacerých okolností a môže byť v zásada trojaká:
- deň určený na výplatu príjmov (ak nie je taký deň určený, lehota splatnosti poistného je posledný deň kalendárneho mesiaca nasledujúceho po kalendárnom mesiaci, za ktorý sa platí poistné), ak ide o dohodárov s pravidelným príjmom,
- ôsmy deň kalendárneho mesiaca nasledujúceho po kalendárnom mesiaci, v ktorom bol príjem vyplatený, ak ide o poistenie platené zamestnávateľom za zamestnanca pracujúceho na základe dohody o brigádnickej práci študentov s odvodovou výnimkou podľa § 227a zákona o sociálnom poistení za kalendárny mesiac, v ktorom jeho mesačný príjem z tejto dohody nepresiahol sumu 200 eur,
- ôsmy deň druhého kalendárneho mesiaca, ktorý nasleduje po kalendárnom mesiaci, v ktorom právny vzťah zanikol (ak bol príjem vyplatený neskôr, tak ôsmy deň kalendárneho mesiaca nasledujúceho po mesiaci, v ktorom sa príjem vyplatil), ak ide o dohodárov s nepravidelným príjmom.
Povinnosť zamestnávateľa zasielať mesačný výkaz poistného a príspevkov Sociálnej poisťovni
V lehote splatnosti odvádzaného sociálneho poistenia je zamestnávateľ povinný predkladať Sociálnej poisťovni výkaz poistného a príspevkov. Zamestnávateľ na vykázanie poistného pri dohodároch s pravidelným príjmom použije formulár „Mesačný výkaz poistného a príspevkov“ a na vykázanie poistného pri dohodároch s nepravidelným príjmom formulár „Výkaz poistného a príspevkov“. Tieto výkazy sa Sociálnej poisťovni predkladajú výhradne v elektronickej podobe, prostredníctvom elektronických služieb Sociálnej poisťovne. Za nepodanie výkazu hrozí zamestnávateľovi pokuta do 16 596,96 eura.
Prihlasovanie a odhlasovanie študentov a dôchodcov do/zo Sociálnej poisťovne
Pri študentoch pracujúcich na základe dohody o brigádnickej práci študentov alebo dôchodcoch pracujúcich na základe dohody o vykonaní práce alebo dohody o pracovnej činnosti, ktorí si uplatňujú odvodovú výnimku podľa § 227a zákona o sociálnom poistení, môže zamestnávateľovi v priebehu trvania pracovnoprávneho vzťahu vzniknúť povinnosť prihlasovať alebo odhlasovať ich do alebo z registra poistencov a sporiteľov starobného dôchodkového sporenia. Závisí to od toho, či v príslušnom období príjem tohto zamestnanca z tejto dohody presiahne alebo nepresiahne sumu 200 eur.
Zamestnávateľ je povinný zamestnanca pracujúceho na základe dohody o brigádnickej práci študentov alebo dôchodcu pracujúceho na základe dohody o vykonaní práce alebo dohody o pracovnej činnosti, ktorý si zároveň na túto dohodu uplatňuje odvodovú výnimku podľa § 227a zákona o sociálnom poistení, prihlásiť do Sociálnej poisťovne na dôchodkové poistenie najneskôr v lehote splatnosti poistného za kalendárny mesiac, v ktorom jeho príjem z tejto dohody presiahol sumu 200 eur.
Naopak, odhlásiť ho zo Sociálnej poisťovne z dôchodkového poistenia musí najneskôr v lehote splatnosti poistného za kalendárny mesiac, v ktorom jeho príjem z tejto dohody nepresiahol sumu 200 eur. Zamestnávateľ si tieto povinnosti plní na formulári „Registračný list fyzickej osoby“ elektronicky, prostredníctvom elektronických služieb Sociálnej poisťovne.
Študentov a dôchodcov niekedy treba prihlasovať do a odhlasovať zo Sociálnej poisťovne.
Prehľad kódov a termínov pri prihlasovaní študentov alebo dôchodcov do Sociálnej poisťovne nájdete v článku Prihlasovanie zamestnancov a dohodárov do Sociálnej poisťovne – termíny a kódy
Pravidelné povinnosti zamestnávateľa pri dohodároch vyplývajúce zo zákona o zdravotnom poistení
Zo zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení v znení neskorších predpisov (ďalej aj ako „zákon o zdravotnom poistení“) zamestnávateľovi pri dohodároch vyplývajú pomerne náročné povinnosti spájajúce sa predovšetkým si ich prihlasovaním do a odhlasovaním zo zdravotnej poisťovne.
Žiadna z nižšie uvedených povinností sa však nevzťahuje na študentov pracujúcich na základe dohody o brigádnickej práci študentov, poberateľov výsluhového dôchodku (ak dovŕšili dôchodkový vek), poberateľov invalidného výsluhového dôchodku, poberateľov starobného dôchodku a poberateľov invalidného dôchodku pracujúcich na základe dohody o vykonaní práce alebo dohody o pracovnej činnosti. Týchto dohodárov zákon o zdravotnom poistení nepovažuje za zamestnancov a preto s nimi zamestnávateľ nemá žiadne povinnosti.
Študenti a dôchodcovia nie sú zamestnancami podľa zákona o zdravotnom poistení.
Odvádzanie zdravotných odvodov za dohodára do zdravotnej poisťovni
Preddavok na zdravotné poistenie platený zamestnancom vrátane preddavku na zdravotné poistenie plateného zamestnávateľom je zamestnávateľ povinný odviesť príslušnej zdravotnej poisťovni najneskôr v lehote splatnosti preddavku na zdravotné poistenie. Touto lehotou je deň, ktorý je určený na výplatu príjmov zamestnancov za príslušný kalendárny mesiac (ak nie je takýto deň určený, preddavok na zdravotné poistenie za príslušný kalendárny mesiac je splatný v posledný deň kalendárneho mesiaca nasledujúceho po mesiaci, za ktorý sa platí preddavok na zdravotné poistenie).
Mesačné predkladanie výkazu preddavkov na zdravotné poistenie zdravotnej poisťovni
Následne je zamestnávateľ povinný do troch dní odo dňa splatnosti preddavku na zdravotné poistenie príslušnej zdravotnej poisťovni vykázať preddavky na zdravotné poistenie vo formulári „Výkaz preddavkov na poistné na verejné zdravotné poistenie zamestnávateľa“. Ak má zamestnávateľ menej ako troch zamestnancov, môže ho zdravotnej poisťovni doručovať písomne alebo elektronicky, v opačnom prípade je prípustná len elektronická možnosť jeho doručovania. Za nepodanie výkazu zdravotnej poisťovni hrozí zamestnávateľovi pokuta do 3 319 eur.
Mesačné prihlasovanie a odhlasovanie dohodárov do/zo zdravotnej poisťovne
Administratívne i časovo náročnou povinnosťou pri dohodároch je ich neustále prihlasovanie do a odhlasovanie zo zdravotnej poisťovne. Táto povinnosť vyplýva z § 24 písm. c) v spojení s § 11 ods. 3 druhou vetou zákona o zdravotnom poistení a vzťahuje sa na dohodárov, ktorí majú právo na pravidelný mesačný príjem a nepracujú každý pracovný deň a na dohodárov, ktorí nemajú právo na pravidelný mesačný príjem (bez ohľadu na to, či pracujú alebo nepracujú každý pracovný deň).
Dohodárov, ktorí majú právo na pravidelný mesačný príjem a nevykonávajú závislú prácu každý pracovný deň, je zamestnávateľ povinný do konca nasledujúceho kalendárneho mesiaca prihlásiť do zdravotnej poisťovne na konkrétne dni, počas ktorých pracovali (začatím výkonu závislej práce a skončením výkonu závislej práce u nich dochádza k zmene platiteľa poistného).
Väčšinu dohodárov treba opakovane prihlasovať do a odhlasovať zo zdravotnej poisťovne.
Dohodárov, ktorí nemajú právo na pravidelný mesačný príjem, je zamestnávateľ povinný do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po mesiaci, v ktorom bol zamestnancovi príjem vyplatený, prihlásiť do zdravotnej poisťovne na posledný deň kalendárneho mesiaca, ktorý predchádza mesiacu, v ktorom bol zamestnancovi príjem vyplatený. Zamestnávateľ si tieto povinnosti plní na formulári „Oznámenie zamestnávateľa o poistencoch pri zmene platiteľa poistného na verejné zdravotné poistenie“.
Aké odvody sú povinní platiť dohodári a aké zamestnávatelia nájdete v článku Odvody dohodárov v roku 2017.
Druhou skupinou povinností, ktoré sa periodicky opakujú sú pravidelné ročné povinnosti zamestnávateľa pri dohodároch.
Povinnosť zamestnávateľa každoročne podávať hlásenia o vyúčtovaní dane daňovému úradu
Do konca apríla zamestnávateľ daňovému úradu predkladá aj hlásenie o vyúčtovaní dane a o úhrne príjmov zo závislej činnosti poskytnutých jednotlivým zamestnancom za predchádzajúci rok. Na splnenie tejto povinnosti potom slúži formulár „Hlásenie o vyúčtovaní dane a o úhrne príjmov zo závislej činnosti, poskytnutých jednotlivým zamestnancom bez ohľadu na to, či ide o peňažné alebo nepeňažné plnenie za uplynulé zdaňovacie obdobie, o zrazených preddavkoch na daň, o zamestnaneckej prémii a o daňovom bonuse (ďalej len „hlásenie")“.
Každoročné podpisovanie vyhlásenia na uplatňovanie nezdaniteľnej časti pre dohodára
Aj dohodári si častokrát uplatňujú nezdaniteľnú časť základu dane na daňovníka, prípadne aj daňový bonus. Na prelome rokov je k tomu potrebné každoročne najneskôr do konca januára predložiť „Vyhlásenie na uplatnenie nezdaniteľnej časti základu dane na daňovníka a daňového bonusu podľa § 36 ods. 6 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov“. Ak bude vyhlásenie predložené neskôr, uplatňovanie sa začne až od neskoršieho kalendárneho mesiaca.
Povinnosť zamestnávateľa vykonať zúčtovanie dane pre dohodára
Zamestnanec môže zamestnávateľa najneskôr do 15. februára roka nasledujúceho po uplynutí zdaňovacieho obdobia písomne požiadať o vykonanie ročného zúčtovania preddavkov na daň z príjmov zo závislej činnosti. Používa sa na to formulár „Žiadosť o vykonanie ročného zúčtovania preddavkov na daň z príjmov zo závislej činnosti podľa § 38 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon“) za zdaňovacie obdobie“. Zamestnávateľ je povinný ročné zúčtovanie preddavkov na daň z príjmov zo závislej činnosti vykonať do 31. marca nasledujúceho po uplynutí zdaňovacieho obdobia na formulári „Ročné zúčtovanie preddavkov na daň z príjmov fyzickej osoby zo závislej činnosti za zdaňovacie obdobie (rok) podľa zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon“)“. Zamestnancovi je následne potrebné najneskôr do konca apríla odovzdať doklad o vykonanom ročnom zúčtovaní preddavkov na daň z príjmov zo závislej činnosti.
Vystavenie potvrdenia o príjmoch za predchádzajúci rok pre dohodára
Ďalšou povinnosťou zamestnávateľa je vystaviť zamestnancovi potvrdenie o zdaniteľných príjmoch fyzickej osoby zo závislej činnosti na formulári „Potvrdenie o zdaniteľných príjmoch fyzickej osoby zo závislej činnosti a ďalších údajoch podľa § 39 ods. 5 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon“) za zdaňovacie obdobie“. Zamestnávateľ musí toto potvrdenie zamestnancovi doručiť do 10. marca zdaňovacieho obdobia, v ktorom sa podáva daňové priznanie. Ak zamestnanec žiada o vykonanie ročného zúčtovania iného zamestnávateľa a o vystavenie potvrdenia o príjmoch požiada najneskôr do 5. februára, musí mu ho zamestnávateľ doručiť najneskôr do 10. februára.
Tretí balík povinností zamestnávateľa pri dohodároch nemá konkrétnu periódu v akej sa opakujú a zamestnávateľ musí zabezpečiť ich sústavné plnenie.
Povinnosť zabezpečiť, aby mzda dohodára nikdy neklesla pod minimálnu mzdu
Mnoho povinností zamestnávateľovi prirodzene ukladá aj samotný zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov (ďalej aj ako „Zákonník práce“). Aj zamestnanec pracujúci na základe dohody o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru (ďalej aj ako „dohoda“) má za svoju prácu nárok mzdu, ktorá nesmie byť nižšia ako minimálna mzda. Minimálna mzda sa môže meniť a preto je potrebné jej výšku zohľadňovať aj v už uzatvorených dohodách (podľa potreby v nich odmenu zvýšiť).
Povinnosť viesť evidenciu pracovného času dohodárov
Zákonník práce prikazuje zamestnávateľovi aj prácu dohodárov evidovať. U zamestnancov, ktorí vykonávajú prácu na základe dohody o brigádnickej práci študentov a dohody o pracovnej činnosti, je zamestnávateľ povinný viesť evidenciu pracovného času tak, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu.
U zamestnancov, ktorí vykonávajú prácu na základe dohody o vykonaní práce, je zamestnávateľ povinný viesť evidenciu vykonanej práce tak, aby v jednotlivých dňoch bola zaznamenaná dĺžka časového úseku, v ktorom sa práca vykonávala.
Zamestnávateľ musí evidovať uzatvorené dohody a aj pracovný čas dohodárov.
K priebežným evidenčným povinnostiam zamestnávateľa vo vzťahu k dohodám o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru patrí aj povinnosť viesť evidenciu uzatvorených dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru v poradí, v akom boli uzatvorené.
Povinnosť zabezpečiť bezpečnosť a ochranu zdravia zamestnancovi pri práci aj pre dohodárov
Aj pri zamestnávaní dohodárov sa na zamestnávateľa vzťahujú povinnosti súvisiace s bezpečnosťou a ochranou zdravia zamestnancov pri práci. Rozsah povinností, ktoré si zamestnávateľ bude musieť v súvislosti s bezpečnosťou a ochranou zdravia pri práci splniť, závisí hlavne od rizikovosti práce vykonávanej dohodárom. V každom prípade je zamestnávateľ povinný sústavne zaisťovať tak bezpečnosť a ochranu zdravia zamestnancov pri práci, ako aj ochranu pred požiarmi. Takisto musí zamestnávateľ najmenej raz za dva roky vykonať pre zamestnancov aj školenie o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci. Pre všetkých dohodárov musí tiež zamestnávateľ zabezpečiť primeraný zdravotný dohľad prostredníctvom pracovnej zdravotnej služby.
Povinnosť zamestnávateľa chrániť osobné údaje dohodárov
Téma súvisiaca s ochranou osobných údajov je v poslednom období veľmi často spomínaná. Zamestnávateľ sa pri plnení vyššie uvedených povinností nezaobíde bez toho, aby neprišiel do styku a nespracúval osobné údaje dohodárov. Preto je povinný zabezpečovať ochranu osobných údajov dohodárov predovšetkým v súlade so zákonom č. 18/2018 o ochrane osobných údajov a nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov (tiež známym ako „GDPR“).
Pri spracúvaní osobných údajov zamestnancov by zamestnávateľ mal dodržiavať všeobecné zásady spracúvania osobných údajov a množstvo iných povinností, o ktorých sa viac dočítate v našej téme o ochrane osobných údajov.
V prípade zamestnávania prvého dohodára, máme pre vás článok Povinnosti zamestnávateľa pri zamestnaní zamestnanca na dohodu.
