Registratúrny plán a registratúrny poriadok

Kto musí a kto nemusí vypracovať registratúrny plán a registratúrny poriadok a čo tieto dokumenty obsahujú?

Rozhodujúca je kategória pôvodcu registratúry

Pre určenie toho, či niekto má alebo nemá povinnosť vypracovať registratúrny plán alebo registratúrny poriadok, je rozhodujúce jeho zaradenie z hľadiska pôvodcu registratúry. Podľa toho, aké registratúrne záznamy sú výsledkom činnosti pôvodcu registratúry, sa pôvodcovia registratúry zaraďujú do troch kategórií. Rozhoduje o tom štátny archív.

Kategórie pôvodcov registratúry:

• pôvodca registratúry I. kategórie: do tejto kategórie pôvodcov registratúry patria tí pôvodcovia registratúry, ktorí sú štátnymi orgánmi, orgánmi územnej samosprávy a inými orgánmi verejnej správy (všetky ministerstvá, úrady, obce a podobne),
• pôvodca registratúry II. kategórie: do tejto kategórie pôvodcov registratúry patria tí, o ktorých tak rozhodlo Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky prostredníctvom štátneho archívu (ide spravidla o tých pôvodcov registratúry, z ktorých činnosti vznikajú registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou),
• pôvodca registratúry III. kategórie: do tejto kategórie pôvodcov registratúry patria ostatní pôvodcovia registratúry (ide spravidla o tých pôvodcov registratúry, z ktorých činnosti nevznikajú registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou).

Viac sa o zatrieďovaní pôvodcov registratúry do jednotlivých kategórií dočítate v článku Registratúra – kto je pôvodca registratúry a aké má povinnosti.

Registratúrny plán – kto ho musí mať vypracovaný

Povinnosť vypracovať registratúrny plán majú len pôvodcovia registratúry I. kategórie a pôvodcovia registratúry II. kategórie. To znamená, že v prípade podnikateľov majú povinnosť vypracovať registratúrny plán len tí, ktorí patria do II. kategórie pôvodcov registratúry. Ide o tie podnikateľské subjekty, z ktorých činnosti vznikajú aj registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou, o čom tak môže rozhodnúť len príslušný štátny archív.

Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o archívoch a registratúrach“ v príslušnom tvare) hovorí, že povinnosť vypracovať registratúrny plán nemá ani ten pôvodca registratúry, ktorého výsledky činnosti sú predmetom autorského práva (napr. autori diel z oblasti umenia, literatúry alebo vedy, autori audiovizuálnych diel a pod).

Čo je to registratúrny plán a čo musí obsahovať

Registratúrny plán člení registratúru pôvodcu registratúry do vecných skupín. Jednoducho povedané to znamená, že registratúrny plán obsahovo zhodným skupinám dokumentov prisudzuje rovnaké označenie registratúrnou značkou. Na základe toho sa dokumenty (registratúrne záznamy) systematicky triedia a ukladajú. Registratúrny plán je teda metodická pomôcka na to, aby bol v dokumentoch vznikajúcich v rámci činnosti podnikateľa nejaký systém. Výsledkom je v praxi napríklad to, že spoločenská zmluva a dokumenty súvisiace s ňou sa nachádzajú z hľadiska času zoradené v samostatnom šanóne a nie sú zamiešané medzi obchodnými zmluvami, pre ktoré je vyhradený tiež samostatný šanón.

Registratúrne značky ako základ registratúrneho plánu

Základom pre spomínanú systematiku v registratúrnych záznamoch sú registratúrne značky. Môžu byť zostavené z písmen, z číslic alebo ako kombinácia písmen a číslic. Posledná možnosť je v praxi najčastejšie používaným spôsobom na tvorbu registratúrnych značiek. V prípade registratúrnych značiek pozostávajúcich z písmen a číslic môže prvé písmeno označovať typ agendy, druhé písmeno vecnú skupinu spisov v rámci danej agendy a číslica druh registratúrneho záznamu v rámci danej vecnej skupiny. Podľa toho napríklad právna agenda môže mať registratúrnu značku B (pred ňou je iná agenda s registratúrnou značkou A a po nej je iná agenda s registratúrnou značkou C a podobne). V rámci nej registratúrna značka BB označuje obchodné zmluvy a tie sa potom členia na kúpne zmluvy s registratúrnou značkou BB1, zmluvy o dielo s registratúrnou značkou BB2 a podobne. Podobným spôsobom sa v registratúrnom pláne systematicky triedia všetky dokumenty.

Registratúrny plán triedi dokumenty do rovnorodých skupín a zabezpečuje v nich poriadok.

V registratúrnom pláne však nesmie pre žiadnu vecnú skupinu registratúrneho záznamu chýbať ani znak hodnoty a lehota uloženia. Znak hodnoty môže byť buď „A“ alebo žiaden. Znakom hodnoty „A“ sa označujú tie registratúrne záznamy, ktoré majú trvalú dokumentárnu hodnotu. Ostatné sa neoznačujú žiadnym znakom hodnoty. Pre každú vecnú skupinu registratúrneho záznamu sa musí v registratúrnom pláne uviesť aj lehota uloženia. Pred uplynutím lehoty uloženia nie je možné registratúrny záznam vyradiť (zlikvidovať). Lehota uloženia sa uvádza v rokoch tak, aby pôvodcovi registratúry umožňovala prístup k registratúrnym záznamom po celý čas, v ktorom ich bude potrebovať na svoju činnosť, vrátane lehôt ustanovených pre vymáhanie práv a plnenie povinností podľa osobitných predpisov.

Výsledkom je potom to, že každý šanón alebo škatuľa s dokumentami je podľa registratúrneho plánu označený podľa toho, čo obsahuje. Podnikateľ na základe toho, čo je uvedené na spisovom obale napríklad v podobe nálepky na šanóne, presne vie to, aké dokumenty sa v ňom nachádzajú, či majú trvalú dokumentárnu hodnotu a aká je ich lehota uloženia.

Ako vyzerá registratúrny plán v praxi (ukážka)

Nižšie je uvedená časť z registratúrneho plánu podnikateľa, ktorá sa týka jeho personálnej a mzdovej agendy. Prislúcha jej registratúrna značka D, lebo si to tak podnikateľ zvolil. Písmená A, B, C, E, F a podobne budú prislúchať iným agendám, napríklad všeobecnej agende, právnej agende, agende majetku. Podobne bude vyzerať systematika členenia registratúrnych záznamov aj pre tieto ostatné vecne zhodné skupiny registratúrnych záznamov. U každého podnikateľa bude však registratúrny plán vyzerať inak, pretože u každého podnikateľa vznikajú iné registratúrne záznamy. Registratúrny plán je teda individuálna záležitosť a nie je vhodným riešením ho vypracovať tak, že sa bezo zmeny použije registratúrny plán inej osoby.

Schvaľovanie registratúrneho plánu archívom

Pôvodcovia registratúry, ktorí majú povinnosť mať vypracovaný registratúrny plán, ho musia predložiť na schválenie štátnemu ústrednému archívu alebo štátnemu archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou. Tieto archívy sa nachádzajú v mnohých väčších mestách, avšak nie vo všetkých okresných mestách. Ich zoznam je možné nájsť na stránke Ministerstva vnútra Slovenskej republiky. Po predložení návrhu registratúrneho plánu ho príslušný štátny archív posúdi a prípadne navrhne nejaké úpravy. Po schválení registratúrneho plánu je možné ho používať v praxi na členenie registratúrnych záznamov.

Registratúrny poriadok – kto ho musí mať vypracovaný

Registratúrny poriadok má povinnosť vypracovať pôvodca registratúry, ktorý je orgánom verejnej moci, právnickou osobou zriadenou orgánom verejnej moci, právnickou osobou zriadenou zákonom alebo právnickou osobou, ktorej postavenie upravuje zákon. To znamená, že registratúrny poriadok majú povinnosť vypracovať predovšetkým všetky ministerstvá, mestá, obce, vyššie územné celky, všetky úrady, školy a ostatné subjekty verejnej správy.

Registratúrny poriadok musí mať verejná správa a podnikatelia s bezpečnostnou previerkou.

Okrem týchto subjektov verejnej správy majú povinnosť vypracovať registratúrny poriadok len podnikatelia, ktorí žiadajú o vydanie potvrdenia o priemyselnej bezpečnosti alebo majú v súčasnosti platné potvrdenie o priemyselnej bezpečnosti. Ide teda o tých podnikateľov, ktorí prichádzajú do styku s utajovaným skutočnosťami a z tohto dôvodu musia mať bezpečnostnú previerku podľa zákona č. 215/2004 Z. z. o ochrane utajovaných skutočností a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

U tých pôvodcov registratúry, ktorí má povinnosť vypracovať aj registratúrny poriadok, je registratúrny plán súčasťou registratúrneho poriadku.

Registratúrny poriadok musí u pôvodcu registratúry upravovať tieto témy:

• evidovanie, tvorbu, ukladanie, ochranu registratúrnych záznamov, prístup k registratúrnym záznamom a ich vyraďovanie,
• personálne, priestorové a materiálno-technické zabezpečenie správy registratúry,
• úlohy a opis činností zamestnancov pôvodcu registratúry na jednotlivých úsekoch správy registratúry,
• používanie pečiatok, kvalifikovaného elektronického podpisu, kvalifikovanej elektronickej pečate a časovej pečiatky.

Kto nemusí mať registratúrny plán ani registratúrny poriadok

Povinnosť vypracovania registratúrneho plánu ani registratúrneho poriadku sa nevzťahuje na tých pôvodcov registratúry, ktorí patria do III. kategórie pôvodcov registratúry. Ide teda o tých pôvodcov registratúry, z ktorých činnosti spravidla nevznikajú registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou a ktorých na základe toho do tejto kategórie zatriedil štátny archív. Do tejto skupiny bude patriť väčšina malých a stredných podnikateľov.

Títo pôvodcovia registratúry majú len obmedzené povinnosti vyplývajúce im zo zákona o archívoch a registratúrach. Napríklad musia zabezpečovať evidenciu registratúrnych záznamov, zabezpečiť trvanlivosť registratúrneho záznamu, umiestniť registratúru v priestoroch alebo na technických zariadeniach, ktoré zaručujú jej zachovanie a ďalšie. Môžete si o nich prečítať v článku Evidencia a správa registratúry.