Prihlasovanie zamestnancov a dohodárov do Sociálnej poisťovne – termíny a kódy

V akom termíne a pod akým kódom treba prihlásiť zamestnanca či dohodára do Sociálnej poisťovne?

Termín na prihlásenie zamestnancov do Sociálnej poisťovne

Zamestnávateľ má povinnosť zaregistrovať zamestnanca v Sociálnej poisťovni deň pred vznikom poistenia, avšak najneskôr pred začatím výkonu činnosti zamestnanca. Znamená to, že zamestnanec musí byť v Sociálnej poisťovni prihlásený už pri nástupe do práce.

Prihlásenie zamestnanca v Sociálnej poisťovni treba urobiť prostredníctvom tlačiva Registračný list fyzickej osoby, ktoré je voľne dostupné na stránke Sociálnej poisťovne. Tlačivo sa odovzdá elektronickým podaním, a preto musí zamestnávateľ spolu so Sociálnou poisťovňou uzatvoriť Dohodu o používaní elektronických služieb Sociálnej poisťovne pre odvádzateľov poistného. Táto dohoda sa podpisuje pri registrácií zamestnávateľa do registra zamestnávateľov Sociálnej poisťovne. Novinkou je možnosť prihlásiť sa do elektronických služieb Sociálnej poisťovne aj prostredníctvom občianskeho preukazu s elektronickým čipom.

Viac o registrácií zamestnávateľa v Sociálnej poisťovni a ďalších povinnostiach sa dočítate v článku Prvé povinnosti zamestnávateľa pri začatí pracovného pomeru.

Ak by zamestnávateľ nedodržal termín na prihlásenie zamestnanca, Sociálna poisťovňa mu môže uložiť pokutu v rozmedzí 0,30 € až 3,32 € za každý deň omeškania. Ak by zamestnávateľ zamestnanca neprihlásil na Sociálne poistenie ani po uplynutí 7 dní od začatia výkonu jeho práce, ide o nelegálne zamestnávanie podľa zákona č. 85/2005 Z. z. o nelegálnej práci a nelegálnom zamestnávaní. Neznamená to však, že zamestnávateľ má na prihlásenie zamestnanca 7 dní, ale to, že ak by zamestnávateľ dodatočne do tejto lehoty sám prihlásil zamestnanca (bez zistenia nesplnenia povinnosti kontrolnými orgánmi), nedopúšťa sa nelegálneho zamestnávania.

Postup na prihlásenie zamestnancov do Sociálnej poisťovne

Ako už bolo vyššie v článku spomenuté, na prihlásenie zamestnanca do Sociálnej poisťovne sa používa Registračný list fyzickej osoby (ďalej len „RLFO“).

V tlačive treba uviesť identifikačné údaje zamestnanca ako je jeho meno, rodné číslo, adresa alebo bankový účet. Do RLFO sa vypĺňajú aj údaje zamestnávateľa a obdobie poistenia – napríklad dátum vzniku/zániku poistenia alebo dátum začiatku/skončenia materskej dovolenky.

Kľúčový údaj pri vypĺňaní tohto tlačiva je typ zamestnanca, ktorý sa nachádza už v záhlaví RLFO. Typ zamestnanca závisí od toho,  či  je zamestnanec zamestnaný na pracovný pomer alebo na dohodu o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru. Existujú tri druhy dohody, a to dohoda o vykonaní práce, dohoda o pracovnej činnosti a dohoda o brigádnickej práci študentov. Viac o týchto dohodách sa dočítate v článkoch Dohoda o vykonaní práce a dohoda o pracovnej činnosti v roku 2019 a Brigády študentov v roku 2019 – dane a odvody.

K zisteniu správneho kódu, pod ktorým treba zamestnanca prihlásiť, treba ešte vedieť, či bude zamestnancovi vyplácaný pravidelný alebo nepravidelný príjem. Pod pravidelným príjmom sa rozumie mzda vyplácaná zamestnancovi každý mesiac napríklad na základe pracovného pomeru, resp. dohody (ide o nárok na mzdu/odmenu za každý mesiac; ak by napríklad osoba zamestnaná na dohodu o pracovnej činnosti za daný mesiac nič neodpracovala, odmena by jej vyplatená nebola, ale má nárok na pravidelný – každomesačný príjem). Za nepravidelný príjem možno považovať prácu zamestnanca na základe dohody o vykonaní práce, pričom odmena za prácu sa vyplatí napríklad 1 – 2-krát po odovzdaní úloh. Za nepravidelný príjem sa taktiež považuje uzatvorenie dohody na dobu trvania maximálne jedného mesiaca.

Podľa toho, na aký pomer sa zamestnanec prihlasuje a zároveň podľa toho, či má nárok na pravidelný a nepravidelný príjem sa danému zamestnancovi priradí číselný kód, ktorý je jednomiestny alebo dvojmiestny. Pod týmto kódom zamestnávateľ prihlási zamestnanca do Sociálnej poisťovne.

Kódy pre prihlásenie zamestnanca do Sociálnej poisťovne

Pre prihlásenie zamestnanca do registra Sociálnej poisťovne použije zamestnávateľ tieto kódy:

Príklad na prihlásenie zamestnanca pracujúceho na pracovný pomer do Sociálnej poisťovne:

Zamestnávateľ uzavrel pracovnú zmluvu 24.6.2019 s jeho novým zamestnancom Martinom s dátumom nástupu do práce 2.7.2019. Mzda bude Martinovi vyplácaná na mesačnej báze. Zamestnávateľovi vznikla povinnosť prihlásiť Martina do Sociálnej poisťovne deň pred začatím výkonu práce, t. j. 1.7.2019. Prihlási ho prostredníctvom RLFO, kde uvedie ako typ zamestnanca kód 1, ktorý prislúcha pracovnému pomeru a pravidelnému príjmu.

Za zamestnanca, ktorý je dlhodobo nezamestnaný sa považuje zamestnanec, ktorý bol vedený v evidencii uchádzačov o zamestnanie najmenej 12 po sebe nasledujúcich mesiacov. Pri zamestnaní takéhoto zamestnanca sa nerozlišuje, či má pravidelný alebo nepravidelný príjem. Pravidelnosť príjmu sa taktiež nerozlišuje pri zamestnancoch zamestnaných na základe dohody do 31.12.2012. Kód pre tento typ zamestnanca sa však už nevyužíva. Pre prihlásenie zamestnanca, pri ktorom sa nerozlišuje, či ide o prácu s právom na pravidelný alebo nepravidelný príjem použije zamestnávateľ tieto kódy:

Zamestnanec pracujúci na základe dohody o vykonaní práce alebo dohody o pracovnej činnosti, ktorý je poberateľom starobného dôchodku, predčasného starobného dôchodku, invalidného dôchodku, výsluhového dôchodku podľa osobitného predpisu a dovŕšil dôchodkový vek, invalidného výsluhového dôchodku podľa osobitného predpisu si môžu určiť jednu dohodu, pri ktorej si uplatní výnimku z platenia poistného na dôchodkové poistenie. Takáto výnimku z platenia poistného môže byť uplatnená do výšky 200,00 € mesačne.

Pre dohody o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru platia od 1.7.2018 tieto kódy pre prihlásenie tzv. dohodára dôchodcu, ktorý si chce uplatniť odvodovú výnimku, do registra Sociálnej poisťovne:

Príklad na prihlásenie dohodára dôchodcu z dôchodkového poistenia:

Zamestnávateľ Podnikajte.sk, s.r.o. uzavrel 22.7.2019 dohodu o pracovnej činnosti s pánom Jozefom, ktorý je poberateľom starobného dôchodku a má pravidelný príjem. Bude si uplatňovať odvodovú výnimku od začiatku trvania dohody a nástup do práce má stanovený na 24.7.2019. Podnikajte.sk, s.r.o. má teraz povinnosť Jozefa prihlásiť do Sociálnej poisťovne najneskôr deň pred nástupom do práce, t. j. 23.7.2019. Na Sociálne poistenie ho prihlási prostredníctvom tlačiva RLFO kde uvedie ako typ zamestnanca kód 55, ktorý prislúcha dohode o pracovnej činnosti a pravidelnému príjmu.

V minulosti platilo, že ak už zamestnávateľ zamestnával dohodára dôchodcu na základe dohody o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru pred dátumom 1.7.2018 a tento zamestnanec sa rozhodol, že si chce uplatniť odvodovú výnimku na platenie dôchodkového poistenia, nemusel s ním túto dohodu ukončiť a uzatvoriť novú dohodu. Avšak dohoda môže byť uzatvorená na dobu trvania maximálne jedného roka, a tak by dohoda uzatvorená pred dátumom 1.7.2018, napríklad 30.6.2018, skončila najneskôr 29.6.2019 (t. j. v minulosti). Pre to sa už ani tieto kódy nepoužívajú: