Koľko kontrol sa za posledné roky uskutočnilo so zameraním na oblasť registratúry, aké sú najčastejšie nedostatky a aké vysoké pokuty boli v posledných rokoch uložené?
Kto vykonáva kontrolu ohľadom správy registratúry
Kontrolu dodržiavania ustanovení zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a vyhlášky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, vykonáva Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky. To túto kontrolnú činnosť vykonáva prostredníctvom štátnych archívov, ktorými môžu byť štátny ústredný archív alebo štátny archív s regionálnou územnou pôsobnosťou.
Oprávnenia a povinnosti kontrolujúcich zamestnancov
Štátny zamestnanec vykonávajúci kontrolu v oblasti registratúry má právo:
- vstupovať do priestorov, v ktorých sa nachádza registratúra,
- požadovať potrebné doklady, údaje, informácie a vysvetlenia, ktoré sa týkajú dodržiavania povinností ustanovených predpismi upravujúcimi registratúru (nie je oprávnený robiť si výpisy a odpisy z registratúrnych záznamov alebo ich kópie okrem prípadov, ak registratúrne záznamy alebo ich časti preukazujú porušenie povinností),
- požadovať preukázanie totožnosti osôb vykonávajúcich činnosti podľa predpisov upravujúcich registratúru pri správe registratúry.
Štátny zamestnanec vykonávajúci kontrolu v oblasti registratúry je povinný:
- preukázať sa vopred preukazom oprávňujúcim na výkon kontroly,
- poskytnúť na požiadanie informáciu, odbornú radu a usmernenie,
- zachovávať mlčanlivosť o skutočnostiach, o ktorých sa dozvedel pri výkone kontroly,
- spísať po skončení kontroly záznam a odovzdať alebo doručiť ho pôvodcovi registratúry a správcovi registratúry iného pôvodcu registratúry.
Počet kontrol zameraných na registratúru v rokoch 2017 až 2020
Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky na svojej internetovej stránke zverejňuje plán kontrolnej činnosti na nasledujúci rok so zoznamom subjektov, u ktorých bude vykonaná kontrola zameraná na správu registratúry. Keďže ide o plán, môže sa zoznam kontrolovaných subjektov v skutočnosti mierne rozšíriť alebo zúžiť.
Štátne archívy ročne vykonajú kontrolu zameranú na registratúru u takmer 500 subjektov.
V nižšie uvedenom grafe sú uvedené počty skutočne vykonaných kontrol zameraných na dodržiavanie predpisov upravujúcich registratúru v rokoch 2017 až 2020. Ako je možné vidieť, štátne archívy za kalendárny rok stihnú vykonať približne 500 kontrol. Zmena trendu nastala až v roku 2020, čo je potrebné si vysvetliť epidemiologickou situáciou spôsobenou pandémiou ochorenia COVID-19, vyhlásením mimoriadnej situácie a s tým súvisiacimi obmedzeniami, ktoré sa dotkli aj kontrolnej činnosti v oblasti registratúry.
Počet kontrol v rokoch 2017 až 2020 podľa kategórií pôvodcov registratúry
Subjekty, ktoré majú povinnosť sa zaoberať registratúrou (tzv. „pôvodcovia registratúry“) sa členia do troch kategórií. Na základe toho sa rozlišujú pôvodcovia registratúry I. kategórie, pôvodcovia registratúry II. kategórie a pôvodcovia registratúry III. kategórie. Zaradenie do príslušnej kategórie pôvodcov registratúry nikdy nesmie byť samovoľné, ale rozhoduje o ňom štátny archív. Orgány verejnej moci (ministerstvá, úrady, obce a podobne) vždy patria do I. kategórie pôvodcov registratúry. Ostatné subjekty vrátane podnikateľov môžu byť buď pôvodcami registratúry II. kategórie alebo pôvodcami registratúry III. kategórie.
Ak z činnosti podnikateľa vznikajú registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou (jeho činnosť je významná z hľadiska príslušného regiónu), tak bude patriť do II. kategórie pôvodcov registratúry, bude mať viac povinností a bude na neho sústredená väčšia pozornosť štátnych archívov. Ostatní podnikatelia budú patriť do III. kategórie pôvodcov registratúry s menšími povinnosťami a s menším sústredením pozornosti štátnych archívov.
| Počet uskutočnených kontrol zameraných na oblasť registratúry podľa kategórie pôvodcu registratúry | ||||
|---|---|---|---|---|
| Kategória pôvodcu registratúry/rok | 2017 | 2018 | 2019 | 2020 |
| Pôvodca registratúry I. kategórie | 422 | 411 | 393 | 259 |
| Pôvodca registratúry II. kategórie | 46 | 63 | 59 | 28 |
| Pôvodca registratúry III. kategórie | 3 | 0 | 3 | 1 |
| Spolu | 471 | 474 | 455 | 288 |
Predchádzajúca tabuľka obsahuje údaje o počtoch vykonaných kontrol zameraných na oblasť registratúry v člení podľa toho, u akej kategórie pôvodcu registratúry k tejto kontrole došlo. Z týchto údajov je zrejmé, že najviac kontrol zameraných na oblasť správy registratúry bolo vykonaných u pôvodcov registratúry I. kategórie. To sú orgány verejnej moci. U ostatných pôvodcov registratúry, kam patria aj všetci podnikatelia, sú kontroly menej časté. V prípade podnikateľov zaradených do III. kategórie pôvodcov registratúry dokonca môžeme hovoriť o pár kontrolovaných subjektoch ročne.
V koľkých prípadoch nájdu štátne archívy nedostatky v registratúre
Zamestnanci štátneho archívu pri výkone kontroly (štátneho odborného dozoru) zameranej na dodržiavanie povinností podľa predpisov upravujúcich registratúru pri výkone tejto činnosti nachádzajú aj nedostatky. Podiel kontrolovaných subjektov, u ktorých boli zistené nedostatky, je pomerne veľký. V posledných štyroch rokoch sa pohybuje od 71,55 % v roku 2017 až do 84,03 % v roku 2020. Uvedené čísla teda znamenajú to, že minimálne sedem z desiatich kontrolovaných subjektov má nedostatky v oblasti správy registratúry.
V nasledujúcej tabuľke je počet kontrol zameraných na oblasť registratúry, v ktorých boli zistené nedostatky, zobrazený v členení podľa kategórie pôvodcu registratúry. Na základe týchto čísiel nie je možné povedať, že by u pôvodcov registratúry niektorej kategórie bol zaznamenaný výrazne vyšší alebo nižší podiel kontrol so zistenými nedostatkami v porovnaní s inými. Viac-menej teda platí to, že frekvencia nedostatkov v oblasti registratúry je u všetkých pôvodcov registratúry približne rovnaká bez ohľadu na to, do ktorej kategórie patria.
| Počet uskutočnených kontrol zameraných na oblasť registratúry, v ktorých boli zistené nedostatky, v členení podľa kategórie pôvodcu registratúry | ||||
|---|---|---|---|---|
| Kategória pôvodcu registratúry/rok | 2017 | 2018 | 2019 | 2020 |
| Pôvodca registratúry I. kategórie | 307 | 306 | 299 | 221 |
| Pôvodca registratúry II. kategórie | 29 | 37 | 42 | 20 |
| Pôvodca registratúry III. kategórie | 1 | 0 | 1 | 1 |
| Spolu | 337 | 343 | 342 | 242 |
Najčastejšie nedostatky zistené pri kontrolách v oblasti správy registratúry
Na stránke Ministerstva vnútra Slovenskej republiky sa každoročne zverejňuje aj vyhodnotenie kontrolnej činnosti v oblasti registratúry za uplynulý rok. Z týchto správ je možné identifikovať najčastejšie nedostatky, s ktorými sa štátne archívy pri kontrolách stretávajú.
Štátne archívy zhodne konštatujú, že najzávažnejším a pravidelne sa opakujúcim nedostatkom je nedôsledné evidovanie doručených a odoslaných registratúrnych záznamov. Registratúrne denníky, ktoré sú základným prostriedkom na evidovanie registratúrnych záznamov, neobsahujú potrebné náležitosti alebo ich jednotlivé rubriky nie sú vyplnené (napríklad sa nevyplní registratúrna značka alebo vybavenie). K ďalším častým zisteným nedostatkom patrí aj nezaraďovanie registratúrnych záznamov do spisov a neoznačovanie spisov, nedôsledné a nedostatočné označovanie a usporiadanie úložných jednotiek (napríklad šanónov alebo škatúľ) v príručných archívoch, ale rovnako aj v registratúrnych strediskách.
Zanedbávanie povinností pri správe registratúry sa častokrát objavuje pri elektronických registratúrnych záznamoch. Pôvodcovia registratúry častokrát nedôsledne evidujú alebo vôbec neevidujú doručené a odoslané elektronické registratúrne záznamy vrátane tých, ktoré im prichádzajú do elektronickej schránky ako elektronické úradné správy. V súvislosti s elektronickými registratúrnymi záznamami sa zamestnanci štátneho archívu mnohokrát stretávajú s tou chybou, že sa takéto registratúrne záznamy tlačia a s týmito kópiami sa následne manipuluje ako s neelektronickými záznamami, a teda sa uchovávajú v príručnej registratúre alebo registratúrnom stredisku. Takáto manipulácia nie je správna, pretože vytlačený dokument je len kópiou a vôbec sa nemá uchovávať. Uchovávať sa má dokument, ktorý prišiel v elektronickej podobe, pretože ten je originál.
Za opakujúci sa problém, s ktorým sa zamestnanci štátnych archívov pri výkone kontrol stretávajú, je možné označiť neaktualizované registratúrne plány pôvodcov registratúry, ktoré už nereflektujú zmenené podmienky napríklad v súvislosti so vznikom novej vecnej skupiny registratúrnych záznamov alebo zmenenými lehotami uloženia podľa osobitných predpisov. U mnohých pôvodcov registratúry chýba na spisových obaloch s registratúrnymi záznamami obsahujúcimi osobné údaje označenie „obmedzený prístup“ a doba obmedzenia prístupu. Z vyhodnotení kontrolnej činnosti vyplýva aj to, že k najčastejšie zisteným nedostatkom patrí aj nedodržiavanie zákonom stanovej lehoty pre uskutočňovanie vyraďovacieho konania. Vyraďovanie registratúrnych záznamov sa vo väčšine kontrolovaných subjektov nevykonáva pravidelne v lehote najmenej raz za päť rokov a pôvodcovia registratúry často vyraďujú registratúrne záznamy, ktorým uplynula lehota uloženia, až po vykonaní kontroly.
Všeobecne kontrolóri štátnych archívov konštatujú, že zistené nedostatky svedčia o tom, že registratúrne plány nie sú po schválení reálne zavedené do praxe napriek tomu, že sú pri procese posudzovania opakovane konzultované a pripomienkované, aby boli dôsledne upravené na podmienky pôvodcu registratúry. Zamestnanci dotknutých subjektov ich obsah nepoznajú a pri každodennej manipulácii s registratúrnymi záznamami sa nimi neriadia.
Pokuty ukladané štátnymi archívmi za nedostatky v registratúre
Podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov možno za priestupky v súvislosti s registratúrou uložiť pokutu do 33 193 eur. Ustanovenie o ukladaní pokuty je formulované tak, že štátny ústredný archív alebo štátny archív s regionálnou územnou pôsobnosťou môže, ale nemusí pri zistení nedostatku pôvodcovi registratúry uložiť pokutu.
Za posledné štyri roky bola v oblasti registratúry uložená len jedna jediná pokuta.
Z vyhodnotení kontrolnej činnosti za uplynulé roky a rovnako aj z počtu kontrolovaných subjektov, ktorým bola uložená pokuta, vyplýva, že za nedostatky v oblasti registratúry sa pokuty ukladajú naozaj len vo výnimočných prípadoch. Väčšina kontrol zameraných na oblasť registratúry sa teda aj v prípade zistených nedostatkov končí podaním metodických usmernení v priebehu kontroly a uložením opatrení na odstránenie zistených nedostatkov.
| Počet a výška pokút vyplývajúcich z kontrol zameraných na oblasť registratúry, v ktorých boli zistené nedostatky, v členení podľa kategórie pôvodcu registratúry | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Kategória pôvodcu registratúry/rok | 2017 | 2018 | 2019 | 2020 | ||||
| Počet | Výška | Počet | Výška | Počet | Výška | Počet | Výška | |
| Pôvodca registratúry I. kategórie |
0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 2 000 eur | 0 | 0 |
| Pôvodca registratúry II. kategórie | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Pôvodca registratúry III. kategórie | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Spolu | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 2 000 eur | 0 | 0 |
Ako je možné vidieť na základe údajov predchádzajúcej tabuľky, tak za roky 2017 až 2020 bola pokuta za porušenie povinností týkajúcich sa registratúry uložená len jednému pôvodcovi registratúry, a to vo výške 2 000 eur. Vzhľadom na to, že v týchto štyroch rokoch boli zistené nedostatky v 1 264 prípadoch, išlo o ojedinelý prípad, ktorý sa výnimočne skončil uložením sankcie. Navyše išlo o pôvodcu registratúry I. kategórie, kam patria len orgány verejnej moci.
