Počas zamestnávania je potrebné plniť si povinnosti jednak voči zamestnancom, ale aj voči rôznym inštitúciám. Prinášame prehľad pravidelne sa opakujúcich povinností zamestnávateľov.
Byť zamestnávateľom znamená nielen určitú zodpovednosť, tento status so sebou prináša aj rozličné povinnosti. Niektoré vznikajú len na začiatku, iné je potrebné plniť si pravidelne počas celej doby zamestnávania či pri jeho ukončení. Ďalšie povinnosti môžu zamestnávateľom pribúdať podľa rôznych situácií – napríklad ak vyšlú zamestnancov na pracovnú cestu alebo sa rozhodnú prispievať im na 3. pilier. Taktiež netreba zabúdať ani na povinnosti, ktoré vznikajú s narastajúcim počtom zamestnancov, napríklad platenie koncesionárskych poplatkov pri zamestnávaní 3 a viac zamestnancov alebo zasielanie informácií o hromadnom prepúšťaní na úrad práce pri zamestnávaní 21 a viac zamestnancov a pod. Za neplnenie povinností súvisiacich so zamestnávaním sú jednotlivými zákonmi upravené aj pokuty. V tomto článku sa zameriame na povinnosti, ktoré sa u zamestnávateľa opakujú a je potrebné ich plniť od prvého zamestnanca, pričom nie sú naviazané na počet zamestnancov. Primárne sa zameriame na tie povinnosti, ktoré súvisia so zamestnávaním zamestnancov, ale väčšina z nich sa týka aj dohodárov.
Výpočet miezd a vyplácanie miezd zamestnancom
V súlade so Zákonníkom práce je zamestnávateľ povinný poskytovať zamestnancovi mzdu za vykonanú prácu. Mzda sa vypláca v stanovenom výplatnom termíne, ktorý môže byť najneskôr na konci nasledujúceho kalendárneho mesiaca. Obvykle majú zamestnávatelia stanovený výplatný termín okolo 10. dňa nasledujúceho kalendárneho mesiaca.
Podkladom pre výpočet miezd sú najmä evidencie pracovného času, vrátane prestávok v práci, práce nadčas, nočnej práce či aktívnej časti a neaktívnej časti pracovnej pohotovosti zamestnanca. Na základe evidencie pracovného času (pracovného výkazu) zamestnanca je možné vypočítať hrubú mzdu, príplatky ku mzde a náhrady mzdy.
Pri výpočte miezd je teda potrebné brať do úvahy rôzne skutočnosti – okrem hrubej mzdy napríklad odmeny, príplatky (napr. za prácu vo sviatok či nadčas), náhradu mzdy za dovolenku, náhradu príjmu počas PN či ďalšie nároky (napr. nepeňažné príjmy), prípadne zrážky zo mzdy zamestnanca (za stravné lístky, exekúcie a pod.). Zároveň platí, že mzda nesmie byť nižšia ako minimálna mzda stanovená pre daný rok, pre príslušný stupeň náročnosti práce. Potrebné je tiež odvádzať preddavky na daň a poistné v správnej výške. Ak si chcete informatívne vypočítať výšku čistej mzdy či poznať cenu práce, využite našu mzdovú kalkulačku.
Náš tip: So správnym výpočtom miezd a plnením ďalších povinností vám pomôže Olymp – mzdový softvér pre všetkých mzdárov, personalistov, manažérov a účtovné firmy. Počítajte výplaty v programe, ktorý za vás sleduje novinky v zákonoch a vyplní viac ako 200 mzdových dokumentov. Ušetríte tak čas a eliminujete chyby.
Poskytovanie výplatnej pásky zamestnancom
Zamestnávateľ je pri výplate mzdy povinný vydať zamestnancovi tzv. výplatnú pásku. Tento doklad musí obsahovať údaje o:
- jednotlivých zložkách mzdy,
- plneniach poskytovaných v súvislosti so zamestnaním,
- stave účtu konta pracovného času (jedine u zamestnancov, u ktorých je zavedené konto pracovného času),
- vykonaných zrážkach zo mzdy,
- o celkovej cene práce.
Okrem písomnej formy je možné výplatné pásky zasielať zamestnancom elektronicky, avšak len po vzájomnej dohode. Ak teda chce zamestnávateľ so zamestnancom komunikovať elektronickou formou, uzavrieť je potrebné dohodu o elektronickom doručovaní. Následne je možné zasielať výplatné pásky, príp. iné dohodnuté dokumenty zabezpečeným e-mailom, príp. prostredníctvom aplikácií, ako je napríklad MyJob od KROSu.
Zabezpečenie stravovanie zamestnancov
Zákonník práce upravuje, že povinnosť zabezpečiť zamestnancovi stravovanie vzniká, ak v rámci pracovnej zmeny odpracuje viac ako štyri hodiny. Stravovanie je možné zabezpečiť niekoľkými spôsobmi:
- vo vlastnom stravovacom zariadení (napr. vo vlastnej kantíne),
- v stravovacom zariadení iného zamestnávateľa (napr. v kantíne inej firmy) alebo
- poskytnutím stravovacích poukážok, resp. stravovacej karty. V tomto prípade je možné dať zamestnancom na výber medzi gastrolístkom a finančným príspevkom na stravovanie. Od roku 2022 už ide z hľadiska daní a odvodov o úplne rovnocenné alternatívy.
Na stravovanie zamestnancov je zamestnávateľ povinný prispievať sumou minimálne 55 % z ceny jedla, najviac do sumy 55 % zo stravného poskytovaného pri pracovnej ceste v trvaní 5 až 12 hodín, t. j. od 1. mája 2022 najviac do sumy 3,30 eura (pozn.: plánované je aj ďalšie zvýšenie ešte v roku 2022). Treba pripomenúť, že nakoľko ide o účelovo viazaný príspevok vo forme gastrolístkov alebo peňazí, v oboch prípadoch musí byť príspevok zamestnancovi poskytnutý vopred, aby ho mohol využiť na stravovanie v reálnom čase.
Povinnosti zamestnávateľa voči zdravotnej poisťovni
Jedna z inštitúcií, voči ktorej je potrebné plniť si povinnosti pravidelne, je zdravotná poisťovňa, a to tá, v ktorej je váš zamestnanec poistencom. Zo mzdy zamestnanca sa zráža preddavok na poistné na zdravotné poistenie. Zároveň platí odvody do zdravotnej poisťovne aj zamestnávateľ. Výšku odvodov zistíte pri výpočte miezd, pričom okrem hrubej mzdy môžu do vymeriavacieho základu vstupovať aj ďalšie položky. Taktiež je potrebné uplatniť správnu sadzbu poistného – obvykle 4 % zamestnanec a 10 % zamestnávateľ, pričom polovičné sadzby sú v prípade zdravotne ťažko postihnutého alebo invalidného zamestnanca. Ak si zamestnanec uplatňuje odpočítateľnú položku na zdravotné poistenie, výpočet odvodov zamestnanca však bude o čosi komplikovanejší.
Príslušnej zdravotnej poisťovni musí zamestnávateľ:
- podávať mesačne výkaz preddavkov na poistné na verejné zdravotné poistenie zamestnávateľa najneskôr do 3 dní odo dňa splatnosti odvádzaného preddavku poistného, a to elektronicky,
- odvádzať preddavky na zdravotné poistenie najneskôr vo výplatnom termíne.
Ďalej je potrebné plniť si oznamovacie povinnosti, napríklad v prípade zmeny identifikačných údajov alebo pri poberaní náhrady príjmu pri dočasnej PN (ukončenie tohto obdobia sa neoznamuje, ak po desiatom dni trvania PN-ky práceneschopnosť pokračuje a zamestnanec od jedenásteho dňa poberá nemocenské). Taktiež zákon o zdravotnom poistení upravuje vedenie evidencií a uchovávania dokladov súvisiacich so zdravotným poistením.
Povinnosti zamestnávateľa voči Sociálnej poisťovni
Okrem zdravotných odvodov sa zamestnávateľa týka aj zrážanie a odvádzanie poistného do Sociálnej poisťovne. V tomto prípade ide o rôzne druhy poistení, napr. nemocenské, dôchodkové a pod. Podrobné informácie o sociálnych aj zdravotných odvodoch a ich sadzbách nájdete v článku Odvody zamestnanca a zamestnávateľa od 1.1.2022.
Sociálnej poisťovni musí zamestnávateľ:
- podávať elektronicky mesačný výkaz poistného a príspevkov (príp. výkaz poistného a príspevkov) spolu s prílohou, a to najneskôr v deň určený na výplatu príjmov (príp. v ôsmy deň mesiaca nasledujúceho po mesiaci, v ktorom bol príjem vyplatený pri nepravidelných príjmoch),
- odvádzať poistné najneskôr vo výplatnom termíne, resp. neskôr pri nepravidelných príjmoch.
Oznamovacie povinnosti je potrebné si plniť aj voči Sociálnej poisťovni, napr. pri prerušení nemocenského, dôchodkového poistenia a poistenia v nezamestnanosti zamestnanca, zmene svojho názvu a sídla atď. Sociálnej poisťovni sa tiež písomne oznamuje pracovný úraz, ktorý si vyžiadal lekárske ošetrenie alebo dočasnú pracovnú neschopnosť. Aj zákon o sociálnom poistení vyžaduje vedenie evidencií (na účely sociálneho poistenia), ktoré je potrebné viesť počas celého trvania pracovného pomeru.
Povinnosti zamestnávateľa voči daňovému úradu
Ak podnikateľ zamestnáva, stáva sa platiteľom dane z príjmov zo závislej činnosti. S tým súvisia aj ďalšie periodické povinnosti. Tieto je možné rozdeliť do niekoľkých kategórií:
1. opakujúce sa mesačné povinnosti – medzi ktoré patrí:
- zrážanie a odvádzanie preddavku na daň daňovému úradu (ako ho vypočítať nájdete napríklad v článku Výpočet čistej mzdy zamestnanca v roku 2022) do 5 dní po dni výplaty mzdy zamestnancovi,
- podávanie prehľadu o zrazených a odvedených preddavkoch na daň z príjmov zo závislej činnosti najneskôr do konca mesiaca nasledujúceho po uplynutí kalendárneho mesiaca, za ktorý sa prehľad podáva (resp. bez sankcie je možné splniť si túto povinnosť v lehote do 5 dní);
2. povinnosti po skončení roka – súvisia najmä s ročným zúčtovaním dane zamestnancov za kalendárny rok, ktoré zahŕňa samotné ročné zúčtovanie a súvisiace povinnosti, ako aj vystavenie potvrdení o zdaniteľných príjmoch či pre účely poukázania 2 % z dane. Raz ročne je potrebné podať tiež hlásenie o vyúčtovaní dane, ktorého termín je do 30. apríla;
3. evidenčné povinnosti – ktoré zahŕňajú vedenie mzdových listov, výplatných listín a rekapituláciu miezd za každý mesiac aj za celé zdaňovacie obdobie.
Tvorba a použitie sociálneho fondu pre zamestnancov
Sociálny fond slúži na realizáciu sociálnej politiky podniku v oblasti starostlivosti o zamestnancov. Tvorí sa vo výške 0,6 % až 1 % z miezd zamestnancov zamestnaných na trvalý pracovný pomer, príp. ďalším prídelom alebo zo zisku. Následne je sociálny fond priebežne používaný napríklad na stravovanie, dopravu či rekreáciu zamestnancov. Zamestnávateľ môže tvorbu a čerpanie sociálneho fondu viesť na osobitnom účte v banke alebo na bežnom bankovom účte, pričom sa analyticky sleduje účet sociálneho fondu.
Povinnosti zamestnávateľa súvisiace s BOZP, OPP a PZS
Zamestnávateľa neminú ani povinnosti súvisiace s bezpečnosťou a ochranou zdravia pri práci (BOZP), ochranou pred požiarmi (OPP) a pracovnou zdravotnou službou (PZS). Týmito je potrebné sa zaoberať už pri začatí zamestnávania, ale existujú aj povinnosti, ktoré je potrebné plniť si opakovane. Zamestnávateľ totiž musí sústavne zaisťovať bezpečnosť a ochranu zdravia pri práci, aj ochranu pred požiarmi. S tým súvisí napríklad vydávanie vnútorných predpisov, pravidelné preškoľovanie a overovanie vedomostí zamestnancov, zabezpečovanie pitného režimu či pravidelné lekárske prehliadky. Zamestnávateľ musí taktiež zabezpečiť zamestnancom primeraný zdravotný dohľad a posúdenie zdravotného rizika. Pri týchto povinnostiach je vhodné, a niekedy nevyhnutné, spoľahnúť na externých dodávateľov (bezpečnostného/požiarneho technika, pracovníka pracovnej zdravotnej služby), ktorý vás na ne upozorní, resp. pri nich asistuje.
Ďalšie povinnosti súvisiace so zamestnávaním
V súvislosti so zamestnávaním sa môžu zamestnávateľa týkať aj ďalšie povinnosti. Dajte si preto pozor na ochranu osobných údajov (v súlade s nariadením GDPR) alebo na uchovávanie registratúrnych záznamov týkajúcich sa zamestnancov. V prípade vyslania zamestnanca na pracovnú cestu je potrebné rešpektovať ustanovenia zákona o cestovných náhradách, špecifické povinnosti prináša tiež zamestnávanie cudzincov. V oblastiach, kde si nie je zamestnávateľ celkom istý, je dobré sa poradiť s odborníkmi. Celkom určite je však pri plnení mnohých povinností nápomocný kvalitný mzdový softvér.
Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.
