Pri účtovaní o tržbách je potrebné rozlišovať moment predaja (úbytku tovaru, resp. iných zásob, poskytnutie služby) a moment inkasovania platby. Za tovar alebo službu môže účtovná jednotka (podnikateľ) inkasovať peňažné prostriedky ihneď alebo s časovým odstupom, ak vystavuje faktúru. Faktúru za tovar alebo poskytnuté služby účtovná jednotka (podnikateľ) nemôže účtovať v peňažnom denníku, ale účtuje o nej v knihe pohľadávok (knihe pohľadávok sa nebudeme v tomto článku bližšie venovať). V peňažnom denníku sa účtujú tržby inkasované v hotovosti (na základe príjmového pokladničného dokladu), inkasované na bankový účet (na základe výpisu z bankového účtu) alebo inkasované cez platobný (POS) terminál (na základe interného účtovného dokladu).
Príklad: Účtovná jednotka (podnikateľ – neplatiteľ DPH) v mesiaci máj 2013 predala tovar v hotovosti, inkasovala faktúru za poskytnuté služby a poskytla služby, za ktoré zákazník zaplatil platobnou kartou. Ako zaúčtovať vzniknuté skutočnosti v peňažnom denníku je zobrazené na obrázku nižšie.
Tržba za predaný tovar v hotovosti sa v peňažnom denníku zaúčtuje na základe príjmového pokladničného dokladu (skratka a poradie PPD2), ktorým sa preukazuje príjem hotovosti do pokladnice. Účtovanie o príjme v súvislosti s prijatím platby cez platobný terminál musí účtovná jednotka (podnikateľ) zaúčtovať pomocou priebežných položiek, pretože ku dňu prijatia platby nemôže účtovať príjem na bankovom účte (účtovný prípad číslo 22). Príjem peňažných prostriedkov na bankový účet sa účtuje na základe výpisu z bankového účtu (účtovný prípad číslo 21 a 23).
Upozornenie: Aj podnikatelia, ktorí inkasujú tržby v hotovosti prostredníctvom elektronickej registračnej pokladnice, sú povinní vyhotoviť príjmový pokladničný doklad. Doklad z elektronickej registračnej pokladnice nespĺňa všetky náležitosti účtovného dokladu a z toho dôvodu nemôže účtovná jednotka (podnikateľ) na jeho základe vykonať účtovný zápis v peňažnom denníku.
Poznámka: Účtovná jednotka (podnikateľ) je povinná zaúčtovať príjmy peňažných prostriedkov z inkasovaných tržieb v hotovosti aj do pokladničnej knihy, ktorá sa vedie k pokladnici, do ktorej bol príjem hotovosti inkasovaný. Príjem peňažných prostriedkov na účtoch v bankách je účtovná jednotka povinná zaúčtovať v knihe účet v banke, ktorá sa vzťahuje k bankovému účtu, na ktorý bol príjem peňažných prostriedkov inkasovaný.
