Kalendár je kľúčový nástroj pri manažovaní akéhokoľvek podnikania. Je preto potrebné vedieť, ako si vybrať tú najlepšiu aplikáciu a zosynchronizovať ju. Pozrite sa preto na tie najúspešnejšie na trhu.
Existuje jedna vec, bez ktorej si žiadny podnikateľ nevie predstaviť život, a to kalendár. Stále menej a menej ľudí však používa jeho klasickú papierovú podobu. Keďže je 21. storočie a takmer každý už vlastní smartfón (inteligentný mobilný telefón), postupne všetci presúvajú svoje dáta (a teda aj kalendáre) do týchto zariadení. Potreby sú rôzne, ale dnes sa už na trhu nájde niečo pre každého.
Po výbere ideálneho kalendára je k dokonalosti potrebná už len synchronizácia. To znamená, že konkrétny kalendár bude vždy aktuálny na každom zariadení, ktoré podnikateľ používa (tablet, PC, smártfón). Navyše nie je problém zdieľať kalendáre s ostatnými ľuďmi. V praxi to môže vyzerať napríklad i tak, že firemný kalendár budú mať prístupný zamestnanci vo firme, ďalší zasa partneri a ostatné kalendáre, podľa potreby, ostanú privátne.
Kalendár od Apple
Kalendár od Apple, alebo tiež nazývaný iCalendar alebo iCal, ponúka toho viac, ako by sa mohlo na prvý pohľad zdať. Obsahuje množstvo funkcií, ktoré dokážu prekvapiť a vedia pomôcť v rôznych situáciách. Vytvorenie prakticky neobmedzeného počtu kalendárov je samozrejmosťou. Pre každý je možné zvoliť špecifický názov, farbu a dokonca i to, s kým ho zdieľať a na ktorom zariadení sa má zobrazovať. Cestovateľom ponúka podporu časových zón, takže po prílete nie je dôvod obávať sa zmeškaného stretnutia kvôli časovému posunu. Ak sa k udalosti doplní i lokalita, nie je problém v momente spustiť navigáciu, nakoľko aplikácia je plnohodnotne prepojená s aplikáciou Mapy. Bohužiaľ, táto funkcionalita je zatiaľ dostupná iba pre zariadenia od Apple. Do detailov udalosti je možné doplniť oveľa viac. Pridať sa dá webová stránka, poznámka alebo dokonca príloha. Ako v každom kalendári, aj tu je možné nastaviť čas, trvanie udalosti, jej opakovanie či upozornenie pred udalosťou. Do udalosti sa dajú pozvať ľudia, ktorí by sa jej mali zúčastniť. Pozvánky môžete odosielať a prijímať prostredníctvom e-mailu.
Všetky kalendáre sa synchronizujú v reálnom čase medzi všetkými zariadeniami, takže nie je potrebné sa obávať, že niektorú udalosť z kalendára zmeškáte.
V dizajne produktov spoločnosti Apple je na prvom mieste jednoduchosť a uhladenosť. To platí aj pre užívateľské rozhranie, takže sa väčšinou vždy všetko nachádza na správnom mieste.
Kalendár je dostupný bezplatne pre všetkých. Na zariadeniach od spoločnosti Apple (iPhone, iPad, Mac), je už predinštalovaný ako vstavaná aplikácia, takže sa stačí prihlásiť pomocou Apple ID a začať ho používať.
Na akomkoľvek inom počítači s MS Windows stačí do internetového prehliadača zadať adresu www.icloud.com a prihlásiť sa pomocou Apple ID. Sprístupnia sa všetky služby od kalendára, To-Do listu, služby Find My iPhone, kontaktov až po kancelársky balík iWork a e-mail. Samozrejme, za pomoci iCloud panelu pre Windows, ktorý je možné stiahnuť na oficiálnej stránke Apple, je možné kalendár priamo synchronizovať s tým vo Windowse alebo v MS Outlook.
Pre použitie Apple kalendára na smartfónoch a tabletoch s Androidom je možné stiahnuť si aplikáciu Smoothsync. Nie je to síce jediná alternatíva, ale určite sa radí medzi najlepšie riešenia. Do aplikácie stačí zadať Apple ID, heslo a preferované nastavenia. Po spustení poskytuje obojsmernú synchronizáciu Android zariadenia a kalendára od Apple.
Google kalendár
Google kalendár, rovnako ako ten od Apple, patrí k absolútnej špičke. Google je taktiež známy inovátor v mnohých oblastiach a nie je tomu inak ani v prípade kalendára. Samozrejmosťou je vytvorenie niekoľkých kalendárov, ktoré je možné od seba navzájom odlíšiť. Do každej udalosti je taktiež možné pridať viacero detailov. Využiť je možné poznámku, lokalitu a pripomienky. Čo sa týka pripomienok, tak Google, ako jediný, ponúka možnosť SMS notifikácie udalostí a to dokonca bez akéhokoľvek poplatku. Rovnako ako u Apple, môžete potrebných ľudí na udalosť pozvať a pozvánky rozoslať e-mailom. Na rozdiel od ostatných, je tu dostupné nastavenie, vrámci ktorého môžete určiť právomoci pozvaných ľudí. Môžu udalosť upravovať alebo pozývať ďalších ľudí. Zoznam hostí je možné i skryť, takže sa nikto nemusí dozvedieť, kto všetko sa zúčastní. Táto funkcia je síce dostupná aj v Apple kalendári, avšak prepojenie kalendáru s Gmailom je predsa len o niečo viac prepracované. Ak sa v správe nachádza nejaký dátum či čas, jednoduchým klikom je možné ihneď vytvoriť udalosť v daný termín. Rozpozná i také tvary, ako napríklad ‘v nedeľu večer‘. Veľmi zaujímavou funkciou je aj možnosť publikácie Google kalendára na webe. Aplikácia automaticky vygeneruje embedovaný kód, ktorý stačí pridať na webovú stránku. Ďalej je možné prispôsobiť veľkosť či dizajn potrebám stránky. Je to výborná pomôcka pre tých, ktorí si spravujú alebo aktualizujú svoju webovú stránku. Nie je totiž potrebné prihlasovať sa do systému stránky a týmto spôsobom aktualizovať kalendár, ale stačí na smartfóne pridať udalosť do konkrétneho kalendára a tá sa automaticky objaví na napríklad na firemnom webe. Je to jednoduché, praktické a hlavne rýchle. Pre tých, ktorí cestujú naprieč rôznymi časovými zónami je taktiež dostupná podpora časových zón.
Synchronizácia prebieha medzi všetkými smartfónmi, tabletmi a počítačmi prostredníctvom internetu v reálnom čase. Rovnako, ako v kalendári od Apple, je možné vybrané kalendáre ďalej zdieľať s kýmkoľvek, čo sa dá výborne využiť s možnosťou použitia na webovej stránke. Príslušný kalendár možno zdieľať s kolegami, ktorí môžu aktualizovať kalendár spolu s vami a pritom nemusia mať prístup do administrácie webu.
Návod ako nastaviť Google kalendár a Outlook.com na iPhone/iPad (postup je identický na OS X - MacBook, iMac).
Ako väčšina aplikácií od Google, i kalendár je bezplatný a dostupný na všetkých platformách. Na MS Windows je ho možné spustiť jednoducho vo webovom prehliadači na stránke Googlu. Prípadne je k dispozícií i synchronizácia s MS Outlook. V prípade smartfónov alebo tabletov s Androidom si stačí stiahnuť aplikáciu Google kalendár z Google Play a prihlásiť sa do nej prostredníctvom Google účtu (Gmail). Následne sa sprístupnia všetky kalendáre, ktoré sú zároveň synchronizované medzi všetkými zariadeniami. Na zariadeniach od Apple (iPhone, iPad, Mac) je nastavenie takmer identické. Na iPhone či iPade je potrebné otvoriť záložky Maily, Kontakty, Kalendáre a pridať účet. Po zadaní údajov Google účtu a voľbe položiek, ktoré sa majú synchronizovať, bude zariadenie prepojené s kalendárom. Postup na OS X (MacBook, iMac, Mac Pro) je takmer rovnaký. V nastaveniach stačí zvoliť Internetové účty, pridať Google účet.
Outlook.com – nie len kalendár od Microsoftu
Služba Outlook.com od Microsoftu nie je iba kalendár, zahŕňa množstvo ďalších funkcií, ako napríklad e-mailový klient, messenger a mnohé ďalšie. Zamerajme sa však práve na kalendár. Táto služba vznikla pred relatívne krátkym časom, respektíve nahradila pôvodný Hotmail a priniesla so sebou množstvo noviniek a výrazný redesign. Rovnako, ako na vyššie spomínané kalendáre, je náhľad naň možný v rôznych režimoch, ako napríklad v týždennom, dennom, či mesačnom. Na začiatku poteší vstavaná funkcia štátnych sviatkov a predpoveď počasia, ktorá sa objaví po otvorení malej ikony. Navyše príjemne prekvapí vstavaným To-Do listom (zoznam úloh). Samozrejme, štandardom je pridanie niekoľkých kalendárov, ktoré je možné odlíšiť navzájom farbou. Do detailu udalosti sa dajú taktiež pridávať rôzne detaily, ako upozornenie, lokalita a ďalšie. Tento štandard ponúkajú dnes už všetky dobré kalendáre. Za najväčšiu odlišnosť od Apple a Google kalendáru sa považuje integrácia sociálnych sietí. Prepojiť ho je možné s Facebookom a pre podnikateľov veľmi užitočným LinkedIn. Rozosielanie pozvánok na udalosť vybraným ľuďom zvládne bez problémov. Synchronizácia so všetkými prepojenými zariadeniami prebieha okamžite. Synchronizovať a zdieľať kalendáre je možné aj s priateľmi, kolegami, rodinou, či spoločníkmi.
Outlook.com je dostupný na všetkých platformách a to bez akéhokoľvek poplatku. Na Windowse postačí do prehliadača zadať adresu www.outlook.com a prihlásiť sa. V prípade zariadení s Androidom je potrebné stiahnuť aplikáciu Outlook.com z obchodu Google Play, ktorá ponúka všetky služby tohto balíka. Na iPhone, iPade alebo OS X je postup úplne rovnaký ako pri Google kalendári. V nastaveniach je iba potrebné pridať Microsoft účet, ktorý sa následne postará o synchronizáciu.
Sunrise Calendar – kvalitná alternatíva
Sunrise Calendar je kalendár od spoločnosti Sunrise Atelier, ktorý bol ohodnotený portálom TechCrunch či CNN. Ponúka všetky štandardné funkcie, rovnako, ako vyššie spomenuté kalendáre. Pozornosť si ale zaslúži dizajn a jednoduchosť tejto aplikácie, ktorá si aj týmto získala už množstvo používateľov. Pri vytváraní udalosti je tu jednoduchosť taktiež na prvom mieste. Stačí napísať prvé písmeno a kalendár ihneď ponúkne všetky najčastejšie možnosti. Podobne ako Apple kalendár, je Sunrise priamo prepojený s mapami, takže navigácia na miesto stretnutia je otázka sekundy. Integráciou Facebooku disponuje podobne, ako Outlook.com.
Aplikáciu Sunrise Calendar je možné stiahnuť na iOS (iPhone, iPad) z App Store a na Android z obchodu Google Play. Používať ho je možné i na MS Windows a OS X (Mac) prostredníctvom webového prehliadača na adrese www.sunrise.am. Od začiatku júla je však dostupná aplikácia aj pre OS X, ktorú je taktiež možné stiahnuť z App Store.
Ako vidieť v tabuľke, štandardnými funkciami disponujú všetky z týchto kalendárov, avšak každý trochu po svojom. Časové zóny napríklad podporujú všetky aplikácie, avšak niektoré ich nastavia automaticky podľa polohy. Zdieľať kalendáre je možné na všetkých, taktiež s drobnými rozdielmi. Na väčšie odlišnosti narazíte pri špecifických funkciách, ako je napríklad SMS notifikácia, prepojenie so sociálnymi sieťami či zdieľanie na webovú stránku.
Vybrať si správny kalendár a zosynchronizovať ho so všetkými zariadeniami teda nie je problém. Spravidla je to otázka niekoľkých minút. Na trhu sa nachádza obrovské množstvo kalendárov, pričom každý má svoje špecifické funkcie, dizajn a rozhranie. Z tejto širokej ponuky si určite každý vyberie pre seba ten ideálny, ktorý mu vyhovuje najviac.
