Je pečiatka zákonnou povinnosťou? Majú úrady či obchodní partneri právo ju od podnikateľa vyžadovať? Kedy pečiatka uľahčuje podnikateľovi život?
Orgány štátnej správy majú povinnosť vlastniť pečiatku, ktorej súčasťou musí byť slovenský štátny znak, ide napr. o súdnych znalcov, či notárov. Ako je to však s povinnosťou vlastniť pečiatku u podnikateľa, sa dozviete v tomto článku.
Pečiatka nie je zákonnou povinnosťou podnikateľa
Nakoľko v žiadnom zo zákonov Slovenskej republiky nie je povinnosťou podnikateľa vlastniť pečiatku, nemusí ju používať v obchodnom (napr. v spolupráci so zákazníkmi), či úradnom styku (napr. v kontakte so Sociálnou poisťovňou).
Uvedené platí, či už pre fyzické osoby (napr. živnostníkov), ako aj pre právnické osoby (napr. s. r. o.).
Je potrebné však upozorniť na to, že spôsob, akým napríklad konateľ s. r. o. koná v tejto obchodnej spoločnosti (napr. uzatvára zmluvy s klientmi, či zastupuje spoločnosť vo vzťahu k štátnym inštitúciám) sa uvádza do Obchodného registra a s tým môže súvisieť aj používanie pečiatky v spoločnosti. Spravidla je v Obchodnom registri uvedené, že konateľ koná tak, že k napísanému, vytlačenému alebo inak zobrazenému (napr. prostredníctvom pečiatky) obchodnému menu pripojí svoj vlastnoručný podpis. Viac informácií nájdete v článku Konateľ s.r.o. – práva a povinnosti
Uvádzanie povinných náležitostí v obchodných dokumentoch podnikateľa
Nakoľko podľa § 3a zákona č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov (ďalej len „Obchodný zákonník“) je každý podnikateľ povinný na svojich obchodných listoch a objednávkach vyhotovených v písomnej alebo elektronickej forme, t. j. na obchodných dokumentoch uvádzať určité povinné náležitosti a tieto náležitosti uvádzať aj v písomnom úradnom styku, mnohí podnikatelia si tak uľahčujú prácu s vypisovaním týchto náležitostí, ktoré vymenia za odtlačok pečiatky. Takýto odtlačok pečiatky obsahuje všetky zákonom stanovené náležitosti a nie je preto potrebné ich uvádzať aj písomne.
Napriek tomu, že mnohí podnikatelia majú v pečiatke zákonom stanovené náležitosti, ktoré sú povinní uvádzať na obchodných dokumentoch, obvykle sú tieto náležitosti uvádzané aj inde na dokumente, napr. v hlavičke dokumentu a pod.
Podnikateľ je povinný podľa Obchodného zákonníka uvádzať tieto povinné náležitosti na obchodných dokumentoch:
- obchodné meno, sídlo alebo miesto podnikania,
- právnu formu právnickej osoby,
- identifikačné číslo (ak je pridelené),
- označenie registra, ktorý podnikateľa zapísal a číslo zápisu.
Spravidla pečiatka podnikateľa obsahuje povinné náležitosti obchodného dokumentu podľa Obchodného zákonníka, ale môže obsahovať aj ďalšie informácie, napríklad e-mailovú adresu podnikateľa, webovú stránku, či telefónne číslo.
Uvádzanie pečiatky na faktúre
V prípade neplatiteľov DPH ustanovuje povinné náležitosti, ktoré by mal obsahovať účtovný doklad (t. j. aj faktúra) zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov v § 10. V prípade platiteľov DPH ustanovuje povinné náležitosti faktúry § 74 zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov. Ani v jednej z oboch ustanovení nie je upravené, že by bol odtlačok pečiatky podnikateľa povinnou náležitosťou faktúry, a teda podnikateľ ho nemusí na faktúre, či žiadnom účtovnom doklade uvádzať.
Viac informácií o povinných náležitostiach faktúry si môžete prečítať v článku Faktúra – vzor a povinné náležitosti v roku 2020.
Pečiatka v styku s úradmi (Sociálna poisťovňa, zdravotná poisťovňa a pod.)
Napriek tomu, že používanie pečiatky nie je zákonnou povinnosťou podnikateľov, väčšina z nich ju používa v obchodnom styku.
Okrem obchodného styku využívajú podnikatelia pečiatku veľmi často aj v úradnom styku. Mnohé tlačivá Sociálnej poisťovne, zdravotnej poisťovne, daňového úradu, príp. iných inštitúcií obsahujú miesto na podpis a pečiatku podnikateľa/zamestnávateľa. S rastúcou elektronizáciou a podávaním tlačív elektronicky už tieto kolónky nemajú svoje opodstatnenie. Avšak, ak podávate tlačivo listinne, upozorňujeme, že žiadna z týchto štátnych inštitúcií od podnikateľa nemôže vyžadovať pečiatku, ak ju nemá, nakoľko to neprikazuje zákon.
