Máte malú firmu a nerobíte si finančný plán na nasledujúce mesiace? Určite nie ste jediný, no robíte podnikateľskú chybu. Neexistujúce finančné plánovanie je totiž jeden z dôvodov, prečo sa toľko malých firiem neudrží na trhu.
Každá firma potrebuje dosahovať zisk. O tom je podnikanie. Ibaže začínajúci a menší podnikatelia zvyknú opakovať jednu chybu – pozerajú sa na to, koľko peňazí zarobia, ale už nesledujú, kedy im peniaze reálne prídu na účet. Potom sa stáva, že hoci si svoju prácu odrobili, produkty dodali, majú problém s platením ľudí, priestorov a tovarov. A to sme ešte neprišli k neočakávaným okolnostiam.
Napríklad v tomto príbehu dvojica chalanov, otvárajúca si laser arénu, opisuje, ako ich krátko pred dokončením prevádzky vytopilo. Koberce na podlahách, časť zariadenia a maľovanie stien potrebovali riešiť nanovo. Tesne pred otvorením. Tým sa im nielen navýšili náklady, ale ešte sa im posunula doba otvorenia, čím sa prvé príjmy vzdialili. Našťastie, ich to nepoložilo, ale zocelilo a aj vďaka partnerstve s bankou sú z nich dnes úspešní podnikatelia.
Finančný plán sa niekedy nazýva aj finančné očakávania. Je to preto, že nič, s čím plánujete do budúcnosti, nie je isté. Ak však máte plán, možné turbulencie budúcich udalostí vás neohrozia natoľko, ako keby ste po celý čas improvizovali.
Tu sa núka ešte jedno dôležité vysvetlenie – ak hovoríme o finančnom pláne, nemyslíme tým žiadnu sofistikovanú analýzu či nákup špeciálneho softvéru. Na základný prepočet finančnej situácie pri malých firmách úplne postačí excelovská tabuľka, dokonca si poradíte aj s perom a papierom. Všetky ostatné špeciálne a finančne nákladné online aplikácie využívajte až vtedy, keď trochu narastiete.
Sledujte si splatnosť faktúr
Na rozdiel od zamestnania nedostanete pri podnikaní peniaze pravidelne začiatkom mesiaca. Dokonca aj keď si odrobíte zákazku.
Dohodnite sa vopred s firmou, ktorej služby dodávate, na splatnosti faktúr. Ideálne je, ak dostanete zaplatené vopred za celú prácu alebo aspoň jej časť. V praxi však často firmy očakávajú splatnosť 15 dní, niektoré 30, ale nie je výnimka ani 60 či 90 dní. Znamená to, že ak na projekte pracujete v júni a júli, v auguste ho vyfakturujete, peniaze na účte pri 60-dňovej splatnosti budete mať niekedy na prelome septembra/októbra. A to stále hovoríme o odmene za prácu, ktorú ste odovzdali začiatkom leta.
Myslite na to, že peniaze máte vtedy, keď sú na účte alebo v pokladni. Nie vtedy, keď ste dokončili prácu. A to ešte stále rátame s variantom, že faktúra bude preplatená načas a nie s tým, či vôbec bude preplatená.
Ideálne je robiť finančný plán vždy na štvrťrok, s výhľadom na jeden rok a revidovať ho aspoň raz za mesiac. Nájdite si svoj vlastný systém k finančnému plánovaniu. Najmä ho nepodceňujte. Finančný plán je pre podnikanie dôležitý rovnako ako schopnosť predávať.
Rozdeľte väčšiu zákazku na menšie
Aby ste dobu čakania na peniaze skrátili čo najviac, fakturujte hneď po odovzdaní projektu, tovaru, služby. Prípadne, zvážte ešte jednu možnosť – agilný prístup k projektom.
Rozdeľte – ak to vaše podnikanie dovoľuje – objednávku na viac častí a odovzdávajte a fakturujte ju postupne. Napríklad programujete e-shopy. Ak si zákazku rozdelíte na štyri fázy – koncept, grafika, riešenie, nasadenie, môžete ich postupne odovzdávať a fakturovať.
Po tom ako klient schváli grafiku, môžete ju vyfakturovať a programujete už počas doby, keď čakáte na preplatenie faktúry. Takýmto spôsobom viete rozdeliť mnohé podnikateľské aktivity, len sa na tom treba vopred dohodnúť s klientom.
Zároveň ste pri tomto prístupe krytý aj pre situácie, keď sa klient rozhodne zmeniť vo fáze štyri nastavenia z fázy jedna. Povedzme, že pred dokončením projektu chce zmeny v grafike, ktorú predtým odsúhlasil. Takto mu ich viete fakturovať, pretože už táto časť riešenia bola odovzdaná a máte podpísané, že s ňou bol spokojný.
Sledujte cash flow, nie len zisk
Dobre nastavený finančný plán ráta s nákladmi aj so ziskom. Je preto lepšie, ak svoju pozornosť venujete sledovaniu cash flow než zisku z daných projektov. Ak ide cash flow, bude aj zisk. Ale ak sa tešíte zo zisku, neznamená to, že o dva mesiace budete mať z čoho zaplatiť faktúry alebo DPH.
Finančný plán je preto aj podkladom pre obchodné aktivity. Ak viete, že peniaze z júnového projektu dostanete až v septembri, potrebujete vymyslieť, ako prefinancovať júl až september. Na to treba vymyslieť krátkodobé projekty, predať viac produktov alebo sa dohodnúť na riešení s bankou – napríklad mať zriadené prečerpanie na podnikateľskom účte. Dokonca začínajúci podnikatelia môžu využiť tento bankový produkt na základe biznis plánu alebo obratov na účte.
Päť rád nielen pre začínajúcich podnikateľov:
1. Sledujte si cash flow
Pri podnikaní sa potrebujete naučiť rozmýšľať o peniazoch nie ako o hodnote, ale ako o prostriedku, ktorým sa dosahuje hodnota. Preto doslovný výraz „peňažný tok“. Peniaze si plnia svoju úlohu, ak „tečú“ a vy tento tok potrebujete sledovať, aby ste v ktoromkoľvek okamihu vedeli plniť svoje záväzky. Alebo vedeli včas reagovať, ak veci nejdú podľa plánu. V podnikaní je toľko rizík, že je nebezpečné improvizovať tam, kde sa dá plánovať.
2. Majte vždy rezervu
Ľahko sa hovorí, ťažko realizuje. Ale finančná rezerva nevznikne sama od seba. Treba ju naplánovať a podniknúť kroky k tomu, aby vznikla.
3. Maximalizujte príjmy
Urobte všetko pre to (napr. krátke splatnosti faktúr, včasné vystavenie faktúr), aby ste mali peniaze na účte čo najskôr. A platby posúvajte na čo najneskôr – ale plaťte vždy načas, v dátume splatnosti.
4. Pravidelne overujte cenu svojich produktov
Nemôže váš produkt stáť viac? A čo keby stál menej, nekúpi si ho viac ľudí? Kde ešte sú vaši zákazníci a doteraz o vás nevedia? Všetky tieto otázky si dávajte pravidelne. Dobre nastavené produkty súvisia so stabilným cash flow.
5. Ak ste v problémoch, komunikujte
Ak neviete načas zaplatiť faktúru alebo platby štátu, čím skôr sa spojte s druhou stranou a dohodnite si možnosti riešenia. Nikto nemá rád neistotu, najmä ak sa dotýka peňazí. Týka sa to nielen vás, ale aj podnikateľov a inštitúcií na druhej strane.
Pred tým, ako sa pustite do podnikania alebo vyčleníte peniaze na jeho rýchlejší rozbeh, nezabudnite sa na to dobre pripraviť. Vzorový biznis plán, ktorým vás Slovenská sporiteľňa usmerní nielen v tom, ako pripraviť finančný plán, ale aj ako získať financie na rozbeh, si stiahnete na www.zacinamepodnikat.sk.
