Organizácia času predstavuje kľúčový prvok úspešného podnikania a moderné technológie Vám s ňou môžu pomôcť.
Existuje celý rad výhod, ktorými on-line rezervačné a objednávkové systémy predčia konvenčné spôsoby vedenia zákaziek. Skúste sa zamyslieť a povedať si, či viete, na koľko percent ste využili svoje prevádzkové kapacity, akú máte rezervu v termínoch alebo aká bola prevádzka v rovnakom mesiaci minulého roka. Rastiete, stagnujete alebo je Vaša prevádzka pod svojimi možnosťami?
Dnešné rezervačné systémy predstavujú silný a efektívny nástroj pre riadenie najrôznejších prevádzok, od malých "garážových" firiem až po stredné a veľké podniky. Poskytujú možnosť on-line rezervácií cez webové stránky alebo s využitím mobilných aplikácií s ohľadom na minimálne náklady potrebné pre ich prevádzku. Trendom sú systémy, ktoré pracujú v "cloude", vďaka čomu odpadá nutnosť starať sa o technickú stránku prevádzky. Tiež pripojenie k internetu dnes nie je potrebné považovať za bariéru pre využitie online nástrojov. Správa celého rezervačného systému tak vyžaduje len minimálne vstupné náklady, ktoré sú spoľahlivo vyvážené vyššou kontrolou nad podnikateľskými aktivitami a komfortom pre zákazníkov. Neopomenuteľnou výhodou je tiež fakt, že takéto cloudové riešenia môžu rásť s Vašim podnikaním a nie sú závislé od počtu prevádzok, zamestnancov alebo klientov.
Keď čas sú naozaj peniaze
Organizácia času je kľúčovým faktorom bez ohľadu na smer a veľkosť podnikania. Kaderníctvo chce mať v ideálnom prípade stále obsadené kreslá, zubár nechce mať čakáreň naplnenú zbytočne čakajúcimi pacientmi, masážny salón chce mať stále uvoľneného klienta na masážnom stole, na tenisovom kurte by stále mali lietať loptičky a advokát chce mať rozvrh taký, aby mohol po ťažkom stretnutí pár minút vstrebávať informácie. Vo všetkých prípadoch je možné využiť rezervačný systém, či už pre maximalizáciu celkového vyťaženia prevádzky alebo pre vlastnú organizáciu času s ohľadom na individuálne požiadavky. Dobrý rezervačný systém ponúkne celý rad funkcií, ktorými sa takáto organizácia času dá robiť ľahko a pokiaľ možno automatizovane. Stráži kolízie, zdrojové obmedzenia, posiela upozornenia o nových rezerváciách či stornách, prehľadne zobrazuje rozvrh alebo umožní termíny presúvať, opakovať a pod.
Z pohľadu samotnej prevádzky je potom príjemné, keď viete, čo Vás v najbližšej dobe čaká, nestresujete sa čakajúcimi klientami a máte prehľad o tom, čo, kde a kedy bude prebiehať. Prečo to mať ale elektronicky, keď už mám tučný diár? Okrem vyššie uvedených automatických funkcií systému, ktoré za Vás diár rozhodne neurobí, je potrebné sa na celú vec pozrieť aj z pohľadu Vášho zákazníka. Ten sa do Vášho papierového diára nepozrie. V online rezervačnom systéme si nájde voľné okno vo Vašom rozvrhu, dostane k dispozícii varianty termínov, je upozornený na blížiaci sa termín vykonanej rezervácie, má možnosť dostávať upozornenia na prípadné zmeny a to najdôležitejšie je, že Vám šetrí čas mnohokrát zbytočnými telefonátmi a dotazmi typu: "Kedy môžem prísť? Nešlo by to iný deň? Budem čakať? Čo keď to nestihnem?". Úspora času je teda na oboch stranách a rezervačný systém tak prináša niečo, čo by sme mohli nazvať komfortom pri organizácii času. Je to akýsi bonus, ktorým sa môžete odlíšiť od konkurencie a zároveň spríjemniť Vašim zákazníkom inak poskytované služby.
Nestraťte kontakt so svojim zákazníkom
Rezervačný systém by mal ponúknuť prehľadnú správu zákazníkov. Nejde však len o pasívnu databázu kontaktov, kam človek nahliadne v prípade, že potrebuje nájsť telefónne číslo na pani Novákovú. Systém správy by mal byť aktívny prinajmenšom v súvislosti s prebiehajúcimi rezerváciami v zmysle zasielania upozorňovacích e-mailov či SMS. Pridanou hodnotou sú potom poskytované štatistiky, ktoré sa stali neoddeliteľnou súčasťou dobre organizovaných prevádzok. Možnosť osloviť klienta v čase, keď očakávame, že by mohol využiť Vašu službu, je na nezaplatenie. Predovšetkým je to ale jedna z ciest, ako vo vhodnej dobe pritiahnuť klienta k Vám a nie k Vašej konkurencii.
Elektronická databáza kontaktov môže byť samozrejme vhodne využitá na marketingové účely a zviditeľnenie noviniek vo forme newsletterov či iných obchodných oznámení. Tu je však dôležité, aby si každý uvedomil rozumnú mieru poskytovaných informácií, ich frekvenciu a hodnotu tak, aby zákazníka pritiahol a neodradil.
Peniaze sú dôležité
Zarobiť peniaze je primárnym cieľom vo väčšine druhov podnikania. Poznať cenu poskytovaných služieb či ponúkaných produktov je iba začiatok celého procesu. Podstatnú úlohu hrá samotný spôsob a čas úhrady. Takisto tu môžu on-line rezervačné systémy napomôcť k lepšiemu cashflow. Napojením na certifikovanú platobnú bránu, akou je napríklad systém GoPay, získa ako zákazník, tak prevádzkovateľ systému. Zákazník bude mať možnosť vybrať si z rôznych foriem platieb a prevádzkovateľ systému bude mať svoje peniaze za poskytované služby vopred. Platobná brána potom garantuje, že finančné prostriedky plynú bez prieťahov rovno na Vami určený účet. Eliminuje sa tak taktiež nepríjemná manipulácia s fyzickou pokladňou.
Ako poznať dobrý rezervačný systém?
Dnes existuje celý rad rezervačných systémov, ktoré sú v základe takmer rovnaké. Ponúkajú možnosť vytvárať termíny, rezervácie, spravovať zdroje, umožňujú kontakt so zákazníkom a veľa ďalších užitočných funkcií. Vždy je otázkou, čo je najdôležitejšie pre Vás, čo od systému očakávate a ako so systémom chcete v budúcnosti pracovať. V bežnej prevádzke je potom dôležité, do akej miery je systém intuitívny a príjemný pre prácu, či je lokalizovaný v jazyku, v akom potrebujete, či podporuje zobrazenie na mobilných zariadeniach, či ide integrovať do Vašich existujúcich webových stránok a aké sú bariéry a náklady pre pilotné spustenie systému. Z tohto pohľadu sa už systémy môžu značne líšiť a je teda dobré systém najskôr vyskúšať, pokiaľ možno v bezplatnom režime. Konečná voľba je vždy otázkou rozumného uváženia s ohľadom na dlhodobú perspektívu Vášho podnikania.
Rezervačný systém reenio
Jedným z moderných riešení je systém reenio. Je to komplexný nástroj, ktorý Vám pomôže sledovať vyťaženie Vašich zamestnancov alebo zariadení a optimalizovať čas s ohľadom na poskytované termíny a ponúkané služby. Jedná sa o on-line rezervačný nástroj postavený na najnovších technológiách spoločnosti Microsoft a využíva cloudové riešenie Microsoft Azure. Autorom je česká firma GARVIS Solutions s.r.o. s dlhoročnými skúsenosťami s tvorbou webových systémov a mobilných aplikácií.
Systém reenio je poskytovaný formou služby v podobe predplatených balíčkov, pričom základný balíček ponúka rezervačný systém zadarmo na neobmedzene dlhú dobu s plnohodnotnou funkčnosťou. Vyššie balíčky sprístupnia pokročilé funkcie rezervačného systému. Systém tiež automaticky vytvorí stránku pre Vašich zákazníkov, cez ktorú si budú môcť rezervovať Vaše služby. Ak už máte svoj web, môžete ho prepojiť so systémom reenio prostredníctvom rezervačného tlačidla alebo naopak celý rezervačný kalendár jednoducho integrovať do Vašich internetových stránok.
Pre prvé spustenie stačí iba navštíviť stránky systému na adrese www.reenio.cz a pripraviť si pár minút voľného času na vykonanie registrácie. Počas niekoľkých málo okamihov Vám systém sprevádzkujeme a budete ho môcť začať využívať. Systém umožňuje jednoduché napojenie na platobnú bránu GoPay, kedy po vybavení formalít zadáte do systému reenio iba zodpovedajúce identifikátory poskytované prevádzkovateľom platobnej brány. V prípade otázok alebo pomoci pri prvotnom nastavení je k dispozícii podpora, ktorá Vám so všetkým pomôže. Tiež môžete postupovať podľa video tutoriálov a manuálov na webe systému.
On-line rezervačný systém určite nevyrieši všetky peripetie dnešného podnikania. Iste je to ale nástroj, ktorý podnikanie uľahčí a spríjemní.
