Prečo by mala účtovná jednotka mať vnútorné predpisy (interné smernice)? V čom spočíva ich význam? Ktoré smernice vyžaduje zákon o účtovníctve a postupy účtovania pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva?
Predpis (smernica) je vo všeobecnosti písomný záznam pokynov a zásad, ktoré popisujú a riešia určitú činnosť. V tomto článku sa budeme venovať ich významu z pohľadu vedenia účtovníctva, otázkam, prečo by účtovná jednotka mala mať vnútorné predpisy a v čom spočíva ich kvalita. Na záver ponúkame zoznam najdôležitejších smerníc, ktoré vyžaduje zákon o účtovníctve a postupy účtovania pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva s odvolávkou na konkrétne paragrafy.
Vypracovanie vlastných kvalitných smerníc mnohé účtovné jednotky podceňujú. Neuvedomujú si ich význam pri svojej práci. Napriek tomu, že viaceré zákony smernice vyžadujú, v praxi sa často stáva (najmä pri malých a stredných podnikoch), že ich vôbec nemajú. Prípadne majú, ale vo veľmi všeobecnej verzií – ako doslovný prepis celých paragrafov.
Kvalitná smernica musí vyplývať z potrieb účtovnej jednotky. Nemala by obsahovať všetky možnosti poskytované zákonom, ale len postup, ktorý účtovná jednotka zvolila. Nemusí obsahovať presné znenie zákona, ale mala by spracovávať predovšetkým tie miesta v zákone, ktoré dávajú účtovnej jednotke možnosť voľby. Účtovná jednotka v smernici uvádza iba také údaje a informácie, s ktorými pracuje. Ak napríklad neúčtuje o zákazkovej výrobe, nemusí mať k tejto téme ani vypracovanú internú smernicu. Naopak, vypracovanie takejto smernice spôsobí v účtovnej jednotke neprehľadnosť v smerniciach a ich následné nepoužívanie. Práve preto treba dbať na to, aby smernica obsahovala iba oblasti, pre ktoré má účtovná jednotka obsahovú náplň. Musí byť napísaná tak, aby sa podľa nej dalo presne postupovať v praxi.
Kvalitné smernice, teda v účtovnej jednotke stanovujú systém pre jednotný postup, v rámci účtovnej jednotky, pri jej činnosti. Znamená to, že v rámci jedného podniku napríklad pri viacerých prevádzkach, budú všetci zamestnanci postupovať rovnako. Ak máte napríklad v podniku niekoľko účtovníčok, vďaka kvalitnej smernici docielite ich identické účtovanie. Kvalitná smernica ďalej vytvára premyslené organizačné usporiadanie a vymedzenie povinnosti a zodpovednosti osôb. Vďaka tomuto bodu je podnik schopný výrazne obmedziť duplicitné činnosti a zamedziť nevedomosti zamestnancov, čo spadá do ich kompetencií a aké sú ich povinnosti. Na základe tohto bodu možno povedať, že smernica eliminuje neefektívne postupy a slúži ako prostriedok kontroly. Význam smernice spočíva aj v tom, že vylučuje vplyv náhody (použitia rôznych riešení rovnakého prípadu) a znižuje chybovosť ľudskej činnosti.
Smernica pre systém vedenia účtovníctva
Z účtovného hľadiska môžeme za jednu z najdôležitejších smerníc považovať takú, ktorá sa venuje systému vedenia účtovníctva. V ďalšej časti článku sa budeme zaoberať touto smernicou podrobnejšie.
Vnútroorganizačná smernica s názvom: Systém vedenia účtovníctva vyplýva z ustanovení §1 - §16 Zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p (ďalej len „Zákon o účtovníctve“). Účtovná jednotka v tomto predpise uvedie:
- účtovnú sústavu, v ktorej vedie účtovníctvo (sústava jednoduchého alebo podvojného účtovníctva),
- organizačnú štruktúru účtovnej jednotky,
- účtovné obdobie (hospodársky alebo kalendárny rok),
- účtovný záznam, s ktorým účtovná jednotka pracuje, ktorý akceptuje, akú formu používa, podpisový záznam (§31 - §34 Zákona o účtovníctve),
- menu, v akej účtovná jednotka vedie účtovníctvo a zostavuje účtovnú závierku (pozn.: v mene euro viesť musí, ale uvedie, či má povinnosť viesť aj v cudzej mene a v akej),
- jazyk – účtovná jednotka má povinnosť podľa Zákona o účtovníctve § 4 ods. 8 viesť účtovníctvo a zostaviť účtovnú závierku v štátnom jazyku – v smernici uvedie, ako postupuje v prípade nadobudnutia účtovného dokladu v inom jazyku,
- údaje o tom, kto vedie účtovníctvo účtovnej jednotky,
- používané účtovné zásady a metódy,
- účtovný doklad – kto a kedy v účtovnej jednotke doklad vyhotovuje, náležitosti, ktoré musí obsahovať podľa §10 ods. 1 Zákona o účtovníctve, postup v prípade jeho znehodnotenia alebo straty, proces jeho schvaľovania a kontroly, obeh dokladov v účtovnej jednotke, zoznam používaných znakov napríklad OF – odberateľská faktúra, VPD – výdavkový pokladničný doklad a pod.,
- spôsob vykonávania účtovných zápisov a zoznam využívaných účtovných kníh (denník, hlavná kniha, pokladničná kniha v mene..., kniha vystavených a prijatých faktúr,...) podľa Zákona o účtovníctve §11 a §12,
- uchovávanie a ochranu účtovnej dokumentácie Zákon o účtovníctve §35 a §36.
