Účtovanie stravného v podvojnom účtovníctve – gastrolístky a karta

Aké účtovné prípady vznikajú v súvislosti so stravovacími poukážkami (gastrolístkami) a s elektronickými stravovacími kartami v podvojnom účtovníctve? Dozviete sa v článku.

Zamestnávateľ má povinnosť pre zamestnancov, ktorí v rámci pracovnej zmeny vykonávali prácu viac ako 4 hodiny, zabezpečiť stravovanie priamo na pracovisku alebo v jeho blízkosti, a to najmä poskytnutím jedného teplého jedla vrátane vhodného nápoja v priebehu pracovnej zmeny. Zákonník práce uvádza, že tak môže urobiť nasledovnými spôsobmi:

• vo vlastnom stravovacom zariadení,
• v stravovacom zariadení iného zamestnávateľa,
• poskytnutím gastrolístkov alebo vo forme elektronickej stravovacej karty (prostredníctvom fyzickej alebo právnickej osoby, ktorá má oprávnenie sprostredkovať stravovacie služby, ak ich sprostredkuje u právnickej alebo fyzickej osoby, ktorá má oprávnenie poskytovať stravovacie služby).

Od 1. marca 2021 platí, že ak zamestnávateľ poskytne zamestnancom účelovo viazaný finančný príspevok na stravovanie, nemusí zabezpečiť stravu podľa vyššie uvedených spôsobov. Zamestnávateľ má teda v praxi dve alternatívy - zabezpečenie stravy alebo poskytnutie finančného príspevku na stravovanie.

V článku sa venujeme účtovaniu v sústave podvojného účtovníctva jedného zo spôsobov zabezpečenia stravovania, a to vo forme tzv. gastrolístkov a elektronickej stravovacej karty. Aké účtovné prípady vzniknú v sústave jednoduchého účtovníctva sa dočítate v článku Účtovanie stravného v jednoduchom účtovníctve – gastrolístky a karta.

Výška stravného v roku 2024

Zamestnávateľ prispieva na stravovanie v sume najmenej 55 % ceny jedla, najviac však na každé jedlo do sumy 55 % stravného poskytovaného pri pracovnej ceste v trvaní 5 až 12 hodín podľa zákona o cestovných náhradách.

Ak zamestnávateľ zabezpečuje zamestnancovi stravovanie prostredníctvom stravovacích poukážok (gastrolístky, elektronická stravovacia karta), cenou jedla sa rozumie hodnota stravovacej poukážky. Jej hodnota musí predstavovať najmenej 75 % stravného poskytovaného pri pracovnej ceste v trvaní 5 až 12 hodín.

Jednotlivé aktuálne platné hodnoty stravného sme zhrnuli v nasledujúcej tabuľke. Od 1.9.2024 sa budú sumy stravného opäť zvyšovať v zmysle mechanizmu zvyšovania cien stravného na základe štatistických údajov z apríla 2024.

Povinný príspevok zamestnávateľa na stravu je limitovaný. Sumy poskytované nad rozsah Zákonníka práce sú zamestnancovi zdanené ako tzv. zamestnanecký benefit, ktorý okrem dane zo závislej činnosti podlieha aj sociálnym a zdravotným odvodom. Takto zdanený benefit zamestnanca je pre zamestnávateľa daňovým výdavkom. Podmienkou daňovej uznateľnosti je dojednanie príspevkov nad rámec v pracovnej zmluve, kolektívnej zmluve alebo v internom predpise.

Nad rámec príspevkov zamestnávateľa sa môže použiť v rámci sociálnej politiky aj príspevok zo sociálneho fondu. Takýto príspevok nie je limitovaný. Samotné vyplatenie príspevku zo sociálneho fondu na stravovanie zamestnancov nie je výdavkom (nákladom) zamestnávateľa.

Formy stravovacích poukážok – sú elektronické karty povinné?

Od 1.1.2023 je zamestnávateľ povinný zabezpečiť stravovanie stravovacími poukážkami primárne v ich elektronickej forme. Existuje však výnimka, v ktorej zamestnanec musí od zamestnávateľa aj naďalej povinne dostať namiesto dobitej elektronickej karty klasický gastrolístok v papierovej podobe. Takáto situácia nastáva, keď nie je možné použiť stravovaciu elektronickú kartu počas pracovnej zmeny na pracovisku alebo v jeho blízkosti.

Účtovanie stravovacích poukážok v podvojnom účtovníctve

V podvojnom účtovníctve sa účtovanie stravovacích poukážok môže líšiť v závislosti od formy, v akej sú poskytované – či už ide o tradičné papierové gastrolístky alebo elektronické stravovacie karty. V nasledujúcej časti podrobne popisujeme účtovanie oboch typov stravovacích poukážok.

Účtovanie gastrolístkov v podvojnom účtovníctve

Stravovacie poukážky v papierovej forme predstavujú pre zamestnávateľa z účtovného hľadiska ceniny. Podľa zákona o účtovníctve sa ceniny oceňujú ich menovitou hodnotou, teda cenou, ktorá je na nich uvedená.

Vzhľadom na to, že zamestnávateľ je povinný zabezpečiť stravovanie zamestnancovi, gastrolístky musia byť poskytnuté vopred, aby mal zamestnanec možnosť si za ne kúpiť stravu. Vopred odovzdané gastrolístky na určitý čas sa účtujú na ťarchu účtu 335 – Pohľadávky voči zamestnancom so súvzťažným zápisom v prospech účtu 213 – Ceniny. Tento účtovný zápis sa vykoná v momente odovzdania gastrolístkov zamestnancovi.

Skutočný nárok na gastrolístky podľa dochádzky zamestnanca sa účtuje na ťarchu účtu (pre účely príkladu sme vytvorili aj analytické účty):

• 527.100 – Zákonné sociálne náklady v sume podľa Zákonníka práce,
• 527.200 – Zákonné sociálne náklady v sume nad rámec Zákonníka práce a súčasne ide o daňový výdavok zamestnávateľa podľa zákona o dani z príjmov,
• 528 – Ostatné sociálne náklady, ak zamestnávateľ prispieva zamestnancom na stravovanie nad rámec Zákonníka práce a zároveň ide o daňovo neuznaný výdavok podľa zákona o dani z príjmov,
• 472 – Záväzky zo sociálneho fondu v sume, akou zamestnávateľ prispieva na stravovanie zo sociálneho fondu.

Na strane Dal sa pri vyúčtovaní skutočného nároku použije účet 335 – Pohľadávky voči zamestnancom.

V súvislosti s nákupom gastrolístkov účtuje zamestnávateľ odmenu (províziu) dodávateľa za dodanie stravovacích poukážok, a to na ťarchu účtu 518 – Ostatné služby a v prospech účtu 321 – Dodávatelia. Výška poplatku za sprostredkované stravovacie služby môže byť maximálne 2 % z hodnoty sumy uvedenej na stravovacej poukážke.

Príklad na účtovanie gastrolístkov a vysporiadanie rozdielu medzi jednotlivými mesiacmi

Zamestnávateľ obstaráva pre svojich zamestnancov gastrolístky v počte 100 ks mesačne. Nominálna hodnota 1 gastrolístku je 5,85 eur. Príspevky na 1 gastrolístok sú nasledovné:

Príspevok zamestnávateľa 55 % z 5,85 eur = 3,22 eur

Príspevok zo sociálneho fondu = 0,70 eur

Príspevok zamestnanca (zrážka zo mzdy) = 1,93 eur

Zamestnávateľ poskytol novému zamestnancovi gastrolístky na mesiac vopred (v máji na jún). Jún má 20 pracovných dní, júl má 22 pracovných dní a august má 21 pracovných dní. Na konci mesiaca zamestnávateľ zistí, že zamestnanec čerpal v júni 4 dni dovolenky a za tieto dni mu podľa pracovnoprávnych podmienok nevzniká nárok na stravovanie. Zamestnávateľ na základe vnútorného predpisu rozdiel, medzi vydanými gastrolístkami a skutočným nárokom na ne podľa počtu odpracovaných dní, vysporadúva v jednom z nasledujúcich mesiacov, v tomto prípade dochádza k vysporiadaniu v auguste.

Dodávateľ gastrolístkov si účtuje províziu za dodávku a balné vo výške 2 % z celkovej ceny za odobraté poukážky.

Príklad je ilustrovaný na výdaji gastrolístkov pre 1 zamestnanca.

Účtovanie elektronických stravovacích kariet v podvojnom účtovníctve

Stravovacie poukážky v elektronickej forme sú poskytované zamestnávateľom pre zamestnancov prostredníctvom dobitia elektronickej stravovacej karty v určitej hodnote. Sumu, ktorú dobije zamestnávateľ na kartu, zodpovedá sume stravného, na akej sa zamestnanec a zamestnávateľ dohodli. Táto suma je na kartu pripísaná za účelom stravovania. Elektronické karty nepredstavujú z účtovného hľadiska ceniny, ako je to v prípade gastrolístkov, pretože stravovacia karta pred jej vydaním zamestnancovi nemá hodnotu, z ktorej sa dá čerpať po jej vydaní do užívania.

Podľa usmernenia Finančnej správy SR k účtovaniu účtovných prípadov súvisiacich so zabezpečením stravovania zamestnancov v sústave podvojného účtovníctva sa nadobudnutie elektronických stravovacích kariet účtuje v podsúvahe s podrobnou analytickou evidenciou za každého zamestnanca, ktorému je poskytnutá elektronická karta. V podsúvahe sa rovnako zachytí aj moment odovzdania elektronickej stravovacej karty zamestnancovi. V praxi však môžu existovať situácie, keď všeobecné obchodné podmienky poskytovateľa elektronických kariet môžu ovplyvniť účtovanie odlišne od usmernenia Finančnej správy SR.

Zamestnávateľ dobíja elektronické stravovacie karty cez poskytovateľa elektronických stravovacích kariet. Poskytovateľ elektronických kariet za určité obdobie vystaví zamestnávateľovi faktúru za odobratú stravu. Dobitie elektronickej karty sa vykáže v podsúvahovej evidencii na základe faktúry od poskytovateľa elektronických kariet.

Na základe doručenej faktúry účtuje zamestnávateľ záväzok voči poskytovateľovi elektronických kariet na stranu Dal účtu 321 – Dodávatelia súvzťažne na stranu Má dať (pre účely príkladu sme vytvorili aj analytické účty):

• účtu 527.100 – Zákonné sociálne náklady v sume podľa Zákonníka práce,
• účtu 527.200 – Zákonné sociálne náklady v sume príspevku na stravovanie nad rámec Zákonníka práce, ktoré sú zároveň daňovým výdavkom podľa ustanovení zákona o dani z príjmov,
• účtu 528 – Ostatné sociálne náklady, ak zamestnávateľ prispieva zamestnancom na stravovanie nad rámec Zákonníka práce a zároveň ide o daňovo neuznaný výdavok podľa ustanovení zákona o dani z príjmov,
• účtu 472 – Záväzky zo sociálneho fondu suma príspevku na stravovanie zo sociálneho fondu, ak naň zamestnávateľ prispieva,
• účtu 335 – Pohľadávky voči zamestnancom v sume, v akej prispieva zamestnanec.

Ak si určitou čiastkou prispieva aj zamestnanec, zamestnávateľ účtuje o zrážke na ťarchu účtu 331 – Zamestnanci a v prospech účtu 335 – Pohľadávky voči zamestnancom.

Ak zamestnávateľ na začiatku, resp. pred začiatkom mesiaca "dobije" elektronickú kartu sumou, ktorá neodráža skutočný počet odpracovaných dní zamestnanca v danom mesiaci (napr. kvôli čerpaniu dovolenky), môže nastať nesúlad. Zamestnávateľ tento rozdiel vyrovná následným "dobitím" elektronickej karty v krátenej hodnote o tie dni, na ktoré zamestnancovi nevznikol nárok.

Príklad na účtovanie elektronickej stravovacej karty a vysporiadanie rozdielu medzi jednotlivými mesiacmi

Zamestnávateľ zabezpečuje stravu pre zamestnancov poskytnutím elektronických stravovacích kariet. V marci ich obstaral v počte 50 ks, pričom poskytovateľ kariet si účtuje 2 eurá za kus bez DPH. Nominálna hodnota dobitia elektronickej karty na jeden deň je 5,85 eur. Príspevky na jeden deň sú nasledovné:

Príspevok zamestnávateľa v zmysle Zákonníka práce = 4,29 eur

Príspevok zamestnávateľa nad rámec Zákonníka práce = 0,96 eur (účtovné prípady týkajúce sa zdaňovania v príklade neuvádzame)

Príspevok zo sociálneho fondu = 0,60 eur

Príspevok zamestnanca (zrážka zo mzdy) = 0,00 eur

Suma, ktorou prispieva zamestnávateľ nad rámec, je pre zamestnanca zdaniteľným príjmom a pre zamestnávateľa daňovým výdavkom. Zamestnávateľ dobil novému zamestnancovi stravovaciu kartu na mesiac vopred (v máji na jún). Jún má 20 pracovných dní, júl má 22 pracovných dní a august má 21 pracovných dní. Na konci mesiaca zamestnávateľ zistí, že zamestnanec čerpal v júni 4 dni dovolenky a za tieto dni mu podľa pracovnoprávnych podmienok nevzniká nárok na stravovanie.

Príklad je ilustrovaný na dobití stravovacej karty pre 1 zamestnanca.