Povinnosti pri používaní elektronickej a virtuálnej registračnej pokladnice

Podnikateľom, ktorí majú povinnosť používať registračnú pokladnicu - elektronickú alebo virtuálnu - vznikajú určité povinnosti. Aký je rozdiel medzi povinnosťami pri používaní elektronickej registračnej pokladnice a virtuálnej registračnej pokladnice sa dočítate v tomto článku.

Čo je elektronická registračná pokladnica (ERP) a virtuálna registračná pokladnica (VRP)

Elektronickou registračnou pokladnicou (ERP) rozumieme elektronické registračné zariadenie, ktoré je vybavené pamäťou (prevádzkovou a fiskálnou), registračným zariadením, zobrazovacím zariadením pre zákazníka, hodinami, tlačiarňou a klávesnicou, ktoré dokopy tvoria jeden celok. Ide o štandardnú elektronickú registračnú pokladnicu, t. j. zariadenie vyrobené priamo na tento účel.

Ako elektronickú registračnú pokladnicu je možné používať aj počítač, ak bude vybavený registračným programom a fiskálnou tlačiarňou.

Za virtuálnu registračnú pokladnicu (VRP) považujeme prostredie na webe, ktoré je zriadené Finančným riaditeľstvom SR, ktoré komunikuje s podnikateľom prostredníctvom koncového zariadenia. Virtuálna registračná pokladnica (VRP) je v podstate online aplikácia, ku ktorej sa môžete pripojiť cez koncové zariadenie. Pod koncovým zariadením rozumieme stolový počítač, notebook, tablet, dokonca smartfón (so stanoveným operačným systémom).

Povinnosti pri používaní elektronickej registračnej pokladnice

1. Evidencia tržby bez zbytočného odkladu po jej prijatí. Podnikateľ, ktorý predáva tovar alebo poskytuje služby uvedené v prílohe č. 1 zákona o ERP, je povinný evidovať tržbu v ERP bez zbytočného odkladu po jej prijatí. Rovnakú povinnosť má aj podnikateľ, ak je na neho vyhlásený konkurz a naďalej prevádzkuje svoju činnosť. Túto povinnosť nemá podnikateľ v likvidácii a podnikateľ, na ktorého je vyhlásený konkurz, ak ďalej nepodniká.
2. Zakúpenie potrebného zariadenia. Podnikateľ má povinnosť zakúpiť si elektronickú registračnú pokladnicu (ERP) na vlastné náklady. Môže ísť o špeciálne zariadenie (tzv. kasu) alebo napr. o počítač, softvér a tlačiareň.
3. Registrácia na daňovom úrade. Podnikateľ má povinnosť podať žiadosť príslušnému daňovému úradu na pridelenie kódu ERP, ktorý podnikateľ uvedie na svoj pokladničný blok. Okrem toho musí predložiť kópiu rozdhodnutia o certifikácii ERP a knihu ERP.
4. Uzatvorenie zmluvy so servisnou organizáciou na uvedenie ERP do prevádzky.
5. Zabezpečenie údržby a vykonávanie opráv. Podnikateľ je povinný, pri poruche ERP, nahlásiť túto skutočnosť a odovzdať ERP do opravy bez zbytočného odkladu. Opravu ERP vykoná servisná organizácia do 48 hod. Údržbu ERP musí zabezpečiť aspoň raz za 5 rokov.
6. Výmena fiskálnej pamäte, ak je vyčerpaná kapacita fiskálnej pamäte alebo pri poruche fiskálnej pamäte.
7. Prerušenie prevádzky ERP (porucha, oprava poruchy, údržba, výmena fiskálnej pamäte), musí podnikateľ bezodkladne nahlásiť servisnej organizácií a zapísať do knihy ERP dátum a čas nahlásenia poruchy, odovzdania do opravy servisnej organizácií, údržby a opätovného začatia používania.
8. Vystavenie paragónu pri prerušení prevádzky ERP. Podnikateľ má povinnosť vystavovať paragón v 2 vyhotoveniach a kópiu paragónu archivovať po dobu 5 rokov po ukončení roku, v ktorom bol paragón vyhotovený.
9. Predloženie obsahu fiskálnej pamäte daňovému alebo colnému úradu. Na požiadanie DÚ alebo CÚ je podnikateľ povinný predložiť obsah fiskálnej pamäte v elektronickej podobe.
10. Nahlásenie zmeny údajov. Podnikateľ musí predložiť knihu ERP príslušnému daňovému úradu na zapísanie zmien, ktoré nastali, napr. zmena adresy, obchodného mena a pod.
11. Vyhotovenie dennej uzávierky. Podnikateľ má povinnosť vyhotovovať dennú uzávierku ERP za každý deň, v ktorom mal tržbu, môže ju však vyhotoviť kedykoľvek raz za deň. Túto dennú uzávierku je povinný archivovať v tlačenej podobe 5 rokov po uplynutí roka, v ktorom bola uzávierka vyhotovená tak, aby bol tento doklad čitateľný, avšak, podnikateľ už nemá povinnosť prikladať alebo pripevňovať doklad dennej uzávierky do knihy ERP.
12. Vyhotovenie intervalovej a prehľadovej uzávierky. Podnikateľ má povinnosť vyhotoviť intervalovú a prehľadovú uzávierku, ale vytlačiť ich musí iba na základe požiadavky daňového úradu. Okrem toho, povinnosť vytlačiť intervalovú a prehľadovú uzávierku vzniká podnikateľovi do lehoty, po ktorej zaniká nárok na vyrubenie dane alebo rozdielu dane. Obe uzávierky si však podnikateľ môže vyhotoviť a vytlačiť aj pre svoje potreby.
13. Zabezpečenie ochrany ERP (samotného zariadenia), údajov, ktoré sú uložené v ERP a dátových médií, ktoré slúžia na externé ukladanie dát, napr. CD, externý disk a pod.
14. Ukončenie prevádzky. Pri ukončení prevádzky musí podnikateľ požiadať servisnú organizáciu o ukončenie, pričom servisná organizácia zaeviduje ukončenie prevádzky ERP (spolu s dátumom ukončenia) do knihy ERP. Ďalej musí podnikateľ podať príslušnému daňovému úradu oznámenie o ukončení prevádzky najneskôr do 3 pracovných dní od dňa ukončenia prevádzky. Podnikateľ si taktiež musí prevziať dátové médium s uloženou fiskálnou pamäťou od servisnej organizácie a uchovať toto médium do 5 rokov od konca roka, v ktorom podnikateľ prevzal toto médium. Všetky činnosti, ktoré sú spojené s ukončením prevádzky musí podnikateľ zaznamenať do knihy ERP spolu s podpismi a pečiatkami príslušných organizácií.

Povinnosti pri používaní virtuálnej registračnej pokladnice

1. Evidencia tržby bez zbytočného odkladu po jej prijatí. Podnikateľ, ktorý predáva tovar alebo poskytuje služby uvedené v prílohe č. 1 zákona o ERP, je povinný evidovať tržbu v ERP bez zbytočného odkladu po jej prijatí. Rovnakú povinnosť má aj podnikateľ, ak je na neho vyhlásený konkurz a naďalej prevádzkuje svoju činnosť. Túto povinnosť nemá podnikateľ v likvidácii a podnikateľ, na ktorého je vyhlásený konkurz, ak ďalej nepodniká.
2. Zakúpenie potrebného zariadenia. Podnikateľovi vzniká povinnosť zakúpiť si koncové zariadenie s pripojením na Internet (napr. PC, tablet, smartfón) a tlačiareň.
3. Registrácia na daňovom úrade. Pri registrácií VRP musí podnikateľ podať žiadosť daňovému úradu na pridelenie kódu VRP a prihlasovacích údajov. Túto žiadosť môže podať písomne alebo elektronicky.
4. Zabezpečenie údržby a vykonávanie opráv. Pri poruche vzniká podnikateľovi povinnosť zabezpečiť opravu koncového zariadenia VRP alebo ho nahradiť novým zariadením do 48 hod.
5. Vystavenie paragónu pri prerušení prevádzky VRP. Podnikateľ má povinnosť vystavovať paragón v 2 vyhotoveniach a kópiu paragónu archivovať po dobu 5 rokov po ukončení roka, ich vyhotovenia.
6. Nahlásenie zmeny údajov. Podnikateľ je povinný ohlásiť všetky zmeny, ktoré nastali daňovému úradu.
7. Vyhotovenie intervalovej a prehľadovej uzávierky. Podnikateľ má povinnosť vyhotoviť intervalovú a prehľadovú uzávierku, ale vytlačiť ich musí iba na základe požiadavky daňového úradu. Okrem toho, povinnosť vytlačiť intervalovú uzávierku vzniká podnikateľovi do lehoty, po ktorej zaniká nárok na vyrubenie dane alebo rozdielu dane. Obe uzávierky si však podnikateľ môže vyhotoviť a vytlačiť aj pre svoje potreby.
8. Zabezpečenie ochrany VRP. Podnikateľovi vzniká povinnosť zabezpečiť ochranu prihlasovacích údajov k VRP.
9. Ukončenie prevádzky VRP. Pri ukončení prevádzky VRP musí podnikateľ podať písomné oznámenie ukončenia prevádzky daňovému úradu do 3 pracovných dní od dňa ukončenia prevádzky.

Porovnanie povinností pri používaní elektronickej registračnej pokladnice a virtuálnej registračnej pokladnice