Ako obchodníci hodnotia zasielanie elektronických pokladničných dokladov na mail či do aplikácie, aký záujem o túto službu zákazníci majú a ako náročné je jej zavedenie?
Používanie on-line registračnej pokladnice alebo virtuálnej registračnej pokladnice (VRP) nie je pre podnikateľov žiadnou novinkou, túto povinnosť im už niekoľko rokov ukladá zákon č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice, ktorý obe súhrnne nazýva „pokladnica e-Kasa klient“. Ustanovenie § 8 tohto zákona upravuje tiež povinnosť po zaevidovaní tržby v pokladnici e-Kasa odovzdať kupujúcemu pokladničný doklad okamžite po jeho vytlačení. Zároveň však platí, že pokladničný doklad vyhotovený pokladnicou e-Kasa klient môže podnikateľ kupujúcemu zaslať alebo sprístupniť v elektronickej podobe, ak s tým kupujúci súhlasí a ak o to požiada pred vytlačením pokladničného dokladu, a podnikateľ pokladničný doklad nevytlačí. Znamená to, že po splnení týchto podmienok možno bloček v elektronickej podobe zaslať zákazníkovi napríklad na e-mail či do aplikácie.
Pravidlá pri zasielaní elektronických bločkov
Ak chce podnikateľ sprístupniť pokladničný doklad zákazníkovi elektronicky, podmienkou je, aby bloček z e-Kasy obsahoval všetky povinné náležitosti podľa § 8 ods. 6 zákona č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice. To znamená, že musí obsahovať najmenej:
- kód pokladnice e-Kasa klient,
- daňové identifikačné číslo,
- identifikačné číslo organizácie, ak podnikateľovi bolo pridelené,
- identifikačné číslo pre daň z pridanej hodnoty, ak podnikateľ je platiteľom dane z pridanej hodnoty,
- dátum a čas vyhotovenia,
- označenie tovaru alebo označenie služby, množstvo tovaru alebo rozsah služby a priradenie sadzby dane z pridanej hodnoty, okrem prípadu, ak platiteľ dane z pridanej hodnoty uplatňuje osobitnú úpravu uplatňovania dane podľa zákona o DPH,
- cenu tovaru alebo cenu služby,
- obchodné meno, sídlo alebo miesto podnikania podnikateľa a predajné miesto, ak je odlišné od sídla/miesta podnikania,
- zaokrúhlenie ceny,
- celkovú sumu platenej ceny,
- unikátny identifikátor dokladu,
- čitateľný QR kód,
- poradové číslo,
- overovací kód podnikateľa a môže obsahovať unikátny identifikátor kupujúceho, ak je predložený kupujúcim pred zaevidovaním prijatej tržby; pri vrátení tovaru alebo pri oprave evidovanej položky v pokladnici e-Kasa klient musí pokladničný doklad obsahovať aj pôvodný identifikátor pokladničného dokladu,
- ďalšie údaje, ktorých uvedenie vyplýva z osobitného predpisu.
Zároveň, ak je podnikateľ platiteľom DPH (okrem prípadu, ak platiteľ DPH uplatňuje osobitnú úpravu uplatňovania dane podľa zákona o DPH), musí ďalej bloček obsahovať:
- základ dane z pridanej hodnoty v členení podľa sadzieb,
- sadzbu dane z pridanej hodnoty alebo údaj o oslobodení od dane z pridanej hodnoty v členení podľa sadzieb,
- výšku dane z pridanej hodnoty spolu v členení podľa sadzieb.
Tieto náležitosti sú rovnaké v prípade tlačeného aj v prípade elektronického bločku.
Zároveň je podmienkou, aby kupujúci s elektronickým odovzdaním dokladu súhlasil. Ako pre Podnikajte.sk uvádza Finančná správa SR, spôsob odovzdania (sprístupnenia) dokladu elektronicky je už na podnikateľovi, resp. na výrobcovi pokladničného programu, ako ho implementuje (napr. zaslanie e-mailom, sprístupnenie v aplikácii a podobne). „Na zaslanie pokladničného dokladu elektronicky obchodník potrebuje pokladnicu, ktorá má takúto funkčnosť implementovanú (nie všetky certifikované pokladnice takúto funkčnosť majú) alebo virtuálnu registračnú pokladnicu, ktorá umožňuje vystavenie elektronického dokladu a jeho zasielanie e-mailom,“ upozorňuje finančná správa.
Dôležité je dodať, že v prípade elektronického zaslania bločku zákazníkovi, mu už nesmie byť vydaný fyzický pokladničný doklad.
Poznámka: Nevydávanie pokladničných dokladov je dlhodobo najčastejším porušením podnikateľov používajúcich eKasy. V rámci kontrolnej akcie „Horúce leto 3“ zrealizovala finančná správa už takmer 1 950 kontrol. Z výsledkov vyplýva, že približne 41 % prevádzok si neplní povinnosť vydávať pokladničné doklady. Doteraz finančná správa od začiatku kontrolnej akcie „Horúce leto 3“ udelila pokuty vo výške 224 300 eur a plánuje zvyšovať ukladané pokuty. Prečítajte si aj o ďalších správnych deliktoch a sankciách v článku Pokuty v súvislosti s eKasou.
Elektronické bločky už aj v potravinách či lekárňach
Hoci spočiatku zavedenie možnosti zasielania bločkov v elektronickej podobe vítali skôr obchody, pre ktoré boli dôležité aspekty súvisiace s udržateľnosťou a šetrením životného prostredia či predajcovia s tovarom dlhodobej spotreby, dnes sa s touto službou možno stretnúť už aj v predajniach potravín alebo lekárňach.
Napríklad v domácej sieti COOP Jednota si môžu zákazníci aktivovať službu e-doklad počas registrácie do COOP Jednota Klubu a toto nastavenie si vie kedykoľvek zmeniť. Ako pre Podnikajte.sk uviedla Jana Kuklová, hovorkyňa predajnej siete, mesačne si službu e-doklad zvolí (aktivuje) priemerne 35 % držiteľov vernostnej karty COOP Jednota Klub. „Po aktivácii služby e-doklad sa všetky zaslané elektronické doklady bezpečne uchovávajú v zákazníckom konte po dobu dvoch rokov. Originál pokladničného dokladu môže byť len jeden, preto, ak je vyhotovená elektronická forma, nesmie byť doklad zároveň vytlačený na pokladnici a opačne. Elektronický doklad musí byť dostatočne rýchlo sprístupnený zákazníkovi,“ vysvetľuje.
Ako doplnkovú službu si zákazník tejto spoločnosti môže aktivovať aj posielanie elektronického dokladu na e-mail. Táto služba má ale podľa J. Kuklovej zo strany zákazníkov klesajúci trend. „Naopak, zvyšuje sa počet zákazníkov, ktorí na kontrolu e-dokladov využívajú našu mobilnú aplikáciu alebo zákaznícke konto cez webovú stránku coopklub.sk.“
Čo sa týka počtu zaslaných pokladničných dokladov elektronickým spôsobom, od roku 2022 zákazníkom odoslali viac ako 2,6 milióna e-dokladov, no v roku 2023 sa v rámci ich systému vytvorilo 5 miliónov e-dokladov, čo predstavuje úsporu viac ako 1 350 km papiera.
Elektronické bločky zaviedla 1.6.2023 aj sieť lekární Dr. Max. Ako uviedol PR manažér Peter Sedláček, ich ambíciou na začiatku projektu bolo, aby aspoň 5 % všetkých nákupov končilo blokmi vydanými v elektronickej podobe a nie tlačeným pokladničným dokladom. „Hneď v prvom mesiaci sme dosiahli konverziu 5,9 % všetkých nákupov na e-bloky. Po roku od zavedenia evidujeme záujem na úrovni 13 – 15 % zo všetkých nákupov v lekárňach Dr. Max. V súvislosti s projektom je dôležité uviesť, že podmienkou zaslania e-bloku je členstvo v klube Dr. Max CLUB (dostupný súhlas a e-mail na zákazníka). Tu sa vieme pozerať na konverziu v rámci nákupov členov nášho vernostného programu, kde dosahujeme ešte lepšie výsledky. Konverzia za posledný kvartál je 20 % zo všetkých nákupov u členov Dr. Max Club.“
Proces zavedenia môže byť finančne a časovo náročný
Ako uvádza Martin Krajčovič zo Slovenskej aliancie moderného obchodu (SAMO), službu zasielania bločkov elektronicky zaviedli už viaceré obchodné siete v rámci aliancie a ďalšie to zvažujú. Každá zmena chce ale podľa odborníka svoj čas. „Tak, ako sme si v minulosti nevedeli predstaviť, že fyzické letáky sa premiestnia čisto do digitálnej formy a dnes je to realita, časom môže prejsť do digitálnej podoby oveľa výraznejšie množstvo účteniek. Momentálne však stále prevláda fyzická forma.“
Elektronické potvrdenie o platbe je síce účtovne rovnocenné s papierovou formou, no odrádzať obchodníkov môže problematickejšie samotné posielanie. „Musí ísť totiž o registrovaného zákazníka, aby sa s ním platba automaticky spárovala a zároveň sa zabezpečila ochrana osobných údajov,“ vysvetľuje Krajčovič.
Ako spomína hovorkyňa COOP Jednoty, išlo o finančne aj časovo náročný projekt. „Na zavedenie služby e-doklad pre našich zákazníkov sme sa pripravovali postupne, pričom ostrej prevádzke predchádzal pilotný projekt a testovanie v regiónoch. Od novembra 2021 sme testovali službu e-doklad v rámci všetkých predajní regionálneho spotrebného družstva COOP Jednota Krupina. Zákazníci túto možnosť ocenili a reagovali pozitívne, uvedomujúc si fakt, že papierový pokladničný doklad sa častokrát ihneď po vytlačení stane odpadom. V priebehu roka 2022 sa do testovania zapojili viaceré regionálne spotrebné družstvá. Od februára 2023 je služba e-doklad sprístupnená v rámci celého systému COOP Jednota a záujem o službu zo strany zákazníkov postupne rastie,“ uvádza J. Kuklová.
O dlhodobý projekt išlo aj v prípade spoločnosti Dr. Max. „Od rozhodnutia, že ho ideme realizovať, až po zaslanie prvého elektronického bloku prešiel viac ako rok. Celý proces zahŕňal vývoj softvéru, ktorý generuje e-bloky, spracuje ich, uloží a zašle zákazníkovi,“ vysvetľuje P. Sedláček a dodáva, že pokiaľ ide o nákladovú stránku, išlo rádovo o desiatky tisíc eur.
Výhody elektronických bločkov nie sú len v znižovaní odpadu
Napriek náročnosti zavedenia projektu, má podľa obchodníkov zasielanie e-bločkov niekoľko výhod pre zákazníka aj firmu. Ako jednu z hlavných motivácií zaviesť e uvádzajú obchodníci ekologický rozmer. „V súčasnosti sa spotrebuje v špecializovaných sieťach zhruba tri tony papiera, v rámci veľkých obchodných sietí je to aj do 150 ton ročne. Jedna z výhod je tak ušetrenie špeciálneho papiera, čo je pozitívne z finančnej aj ekologickej stránky,“ uvádza M. Krajčovič. Zároveň ale dodáva, že niektorí obchodníci prešli na modré pokladničné bloky, ktoré sú recyklovateľné na rozdiel od bielych, ktoré patria do zmesového odpadu, čím taktiež napĺňajú ekologický rozmer.
„Spustenie služby e-doklad pre držiteľov vernostnej karty COOP Jednota Klub v našej obchodnej sieti bolo súčasťou digitalizácie a zmien vernostného programu. Zákazníkov sme chceli motivovať nielen k znižovaniu environmentálnej záťaže, ale im tiež priniesť moderný a prehľadný spôsob uchovávania ich pokladničných dokladov. E-doklad je zákazníkom zasielaný do zákazníckeho konta hneď po zaplatení a súčasne majú zákazníci možnosť sa rozhodnúť, či im bude e-doklad posielaný aj do e-mailovej schránky,“ odôvodňuje zavedenie služby zasa J. Kuklová.
Zlepšenie správania spoločnosti v oblasti udržateľného podnikania uvádza ako jeden z dôvodov aj P. Sedláček za lekárne Dr. Max. „Ekologickú rovinu vníma veľa našich zákazníkov ako jeden z dôležitých impulzov vstupu do nášho vernostného klubu. To je jedna z výhod pre našu spoločnosť,“ uvádza. Avšak dodáva, že pre nich bola prvotným impulzom optimalizácia nákladov spojených s neustálym rastom cien papiera, z ktorého sa vyrábajú pásky do tlačiarní pokladničných blokov. Zároveň chceli priniesť vyšší komfort pre zákazníkov. „Do niekoľkých sekúnd majú pokladničný blok vo svojej e-mailovej schránke a majú tak okrem iného prehľad o svojich predošlých nákupoch.“
Práve prehľad o predchádzajúcich nákupoch môže byť benefitom pre zákazníkov aj v prípade reklamácií v špecializovaných obchodoch (napríklad predajne elektro spotrebičov alebo športového náčinia). Napríklad v prípade spoločnosti Nay zameranej na predaj elektro spotrebičov stačí zákazníkom klubová karta NAY Extra, kde majú uložené bločky z nákupov a e-shopu až po dobu 6 rokov. Vďaka tomu vybavia reklamáciu či výmenu tovaru bez fyzického pokladničného dokladu. Zákazníci nemusia mať obavy, že bloček stratia alebo sa znehodnotí. A nakoľko ide o nutnosť registrácie zákazníka vo vernostnom programe, ide o benefit pre firmu v podobe získavania nových členov a šancu pre ich návrat na nákup do predajne.
