Ako opraviť či stornovať pokladničný doklad vo VRP a ORP (eKase)

Praktický návod ako postupovať pri oprave alebo storne pokladničných dokladov vyhotovených eKasou? Jednotný postup je pri používaní virtuálnej pokladnice (VRP) a líšiť sa môže pri jednotlivých online kasách (ORP).

Online registračná pokladnica (ORP) a virtuálna registračná pokladnica (VRP)

Od 1. januára 2020 budú musieť všetci podnikatelia evidovať svoje tržby v hotovosti prostredníctvom systému eKasa, ktorý upravuje zákon č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o používaní ERP“). Podľa tohto zákona sa systémom eKasa klient rozumie:

• online registračná pokladnica (ďalej len „ORP“) – tento druh pokladne nahrádza ERP a obsahuje softvér a hardvér umožňujúci prostredníctvom internetu komunikáciu so systémom finančnej správy,
• virtuálna registračná pokladnica (ďalej len „VRP“) – tento druh pokladnice pozostáva z bezplatného programu, ktorý dodáva priamo finančná správa a z akejkoľvek tlačiarne, pričom ju možno používať na počítači, mobile alebo tablete.

Viac o VRP a ORP sa dočítate napríklad v článkoch:

• Zmeny týkajúce sa eKasy of roku 2020,
• Zmeny vo virtuálnej registračnej pokladnici (VRP) od 1.4.2019,
• eKasa – čo robiť, ak nefunguje internet?
• eKasa na Slovensku – problémy a ich riešenia.

Čo znamená oprava a storno pokladničného dokladu v eKase

Podnikateľ používajúci eKasu by mal vedieť, ako opraviť alebo stornovať nesprávne zaevidovaný doklad vo VRP alebo v ORP.

Opravou sa podľa zákona o používaní ERP rozumie oprava zaslaných údajov do systému eKasa alebo uložených v chránenom dátovom úložisku pri prekročení hraničnej doby odozvy s uvedením pôvodného identifikátora pokladničného dokladu, ku ktorému sa položka vzťahuje.

Stornom sa zase rozumie zrušenie evidovanej položky po jej vytlačení na pokladničnom doklade z elektronickej registračnej pokladnice, pričom pokladničný doklad nebol uzavretý.

Položka je údaj o predanom tovare alebo o vrátenom tovare evidovanom v ERP alebo v pokladnici eKasa klient alebo údaj o poskytnutej službe evidovanej v ERP alebo v pokladnici eKasa klient.

Oprava a storno pokladničného dokladu vo virtuálnej registračnej pokladnici (VRP)

K oprave nesprávne zaevidovaného pokladničného dokladu prostredníctvom VRP vydalo Finančné riaditeľstvo Slovenskej republiky informáciu, v ktorej sú popísané jednotlivé kroky, ktoré treba vykonať pre opravu pokladničného dokladu.

Prostredie programu VRP je pre všetkých rovnaké, a teda aj jednotlivé kroky opravy dokladov sú rovnaké pre všetkých užívateľov VRP. Zákon o používaní ERP stanovuje podmienku, že pri vrátení tovaru alebo pri oprave evidovanej položky v pokladnici eKasa klient musí pokladničný doklad obsahovať aj pôvodný identifikátor pokladničného dokladu.

Pri oprave nesprávne zaevidovanej celkovej sumy pri úhrade faktúry odporúča finančné riaditeľstvo použiť tento postup:

1. Podnikateľ klikne na: „Nový doklad“ → „Pokladničný doklad“,
2. Typ položky (odrolovať a vybrať) „Oprava“,
3. Kliknúť na: „Manuálne zaevidovanie“,
4. Typ opravy: Záporná,
5. Identifikátor dokladu zadať celé ID opravovaného dokladu. Cez vystavené doklady si ho môže podnikateľ nájsť ,
6. Kliknúť na Názov tovaru/služby: (napísať úhrada faktúry a jej číslo .......),
7. Množstvo: 1,
8. Jednotková cena s DPH: (uviesť sumu, ktorá bola nesprávne nahratá),
9. Sadzba DPH: (vybrať 0%),
10. Kliknúť na: „Pridať položku“ a
11. Kliknúť na: „Vytvoriť doklad“.

Za nasledujúcim postupom sa ešte odporúča skontrolovať „Zostatok“ v pokladnici – na hlavnej obrazovke a zároveň aj vystavený doklad v časti „Vystavené doklady“.

Po spustení virtuálnej registračnej pokladnice v roku 2015 boli zverejnené prípady pokladničných dokladov na dve miliardy, sto či štyri miliónov eur. Tieto omyly vznikli zadaním čísla uhrádzanej faktúry do políčka určeného pre vypísanie sumy úhrady. Dotyční užívatelia VRP si však svoju chybu po pár dňoch uvedomili a spomínané pokladničné doklady stornovali. Chybne zadanú sumu je možné vystornovať cez pokladničný doklad, a to tak, že sa vytvorí mínusový pokladničný doklad. V prípade potreby sa môže podnikateľ obrátiť aj na call centrum finančnej správy.

Postup pri oprave chybne zaevidovanej položky je odlišný od opravy nesprávne zaevidovanej celkovej sumy pri úhrade faktúry. Pri oprave chybne zaevidovanej položky sa použije tento postup:

1. Podnikateľ klikne na: „Nový doklad“ → „Pokladničný doklad“,
2. Typ položky: (odrolovať a vybrať) „Oprava“,
3. Dátum zaevidovania: (zadať dátum zaevidovania nesprávneho pokladničného dokladu – cez kalendár),
4. Číslo pokladničného dokladu: (zadať číslo nesprávneho pokladničného dokladu),
5. Kliknúť na: „Vyhľadať“,
6. Kliknúť na: „Názov tovaru/služby“: (odrolovať a vybrať názov tovaru/služby). Po vybratí položky sa zobrazí jednotková cena, sadzba DPH, množstvo.
7. Kliknúť na: „Pridať položku“ – „Pridať všetky položky“,
8. Kliknúť na : „Vytvoriť doklad“.

Odrolovať názov tovaru a služby je možné po jednej položke, resp. ak pokladničný doklad obsahuje viaceré položky, tak je možné naraz vybrať všetky položky z pokladničného dokladu kliknutím na všetky položky.

Aj po vykonaní týchto krokov sa odporúča skontrolovať si „Zostatok“ v pokladnici – na hlavnej obrazovke a zároveň aj vystavený doklad v časti „Vystavené doklady“.

Oprava a storno pokladničného dokladu v online registračnej pokladnici (ORP)      

Pre opravu alebo storno pokladničného dokladu v online registračnej pokladnici (ORP) nemožno stanoviť rovnaké kroky, ktoré by platili pre všetkých užívateľov ORP. Je to najmä preto, že eKasy ponúkajú na predaj rôzni výrobcovia, ktorých ponúkané programy sa líšia. Iný postup by bol teda pri zrušení a storne dokladu napríklad od firmy Ventus, s.r.o. a iný napríklad od operátorov ako Slovak Telekom či O2. Znamená to, že postup pre opravu alebo storno dokladu pri eKase treba hľadať v používateľskej príručke alebo v manuáli, ktorý sa vzťahuje na konkrétnu eKasu.

Pozrite si zoznam pokladníc certifikovaných pre eKasa systém.

Prečítajte si tiež

Zmeny v DPH a v dani z finančných transakcií od roku 2025

Znamená to, že paušálne sa nedá stanoviť jeden postup opravy a storna pokladničného dokladu v ORP.

Aj napriek tomu stanovuje zákon o používaní ERP podmienku, ktorá je platná pri používaní ORP, ale aj VRP, a teda že pri vrátení tovaru alebo pri oprave evidovanej položky v pokladnici eKasa klient musí pokladničný doklad obsahovať aj pôvodný identifikátor pokladničného dokladu. Znamená to, že doklad vrátenia musí obsahovať:

• unikátny identifikátor – ak ide o vrátenie alebo opravenie položky zaevidované cez systém eKasa,
• overovací kód podnikateľa – ak ide o vrátenie alebo opravenie položky, ktorá nemá unikátny identifikátor, a teda je z off-line dokladu,
• pôvodné číslo dokladu – ak ide o vrátenie alebo opravenie položky z dokladu, ktorý bol vytvorený ešte pred systémom eKasa, a teda z ERP.