V minulosti firmy kupovali majetok (autá, budovy, IT zariadenia) takmer výlučne z vlastných prostriedkov. V ostatnom období však manažment mnohých firiem pochopili, že pri položkách majetku, ako sú autá či IT nemá firma benefity z ich vlastníctva, ale z využívania. Preto sa okrem obstarania z vlastných zdrojov začal využívať finančný lízing a v čoraz častejšie aj operatívny lízing.
Možnosti obstarania informačných technológií
- Nákup z vlastných prostriedkov (hotovosť) – využitie vlastných peňažných prostriedkov na obstaranie majetku do vlastníctva – t.j. okamžité nadobudnutie právneho a ekonomického vlastníctva k obstarávanému majetku. Vo firmách na Slovensku ide o najčastejšie sa vyskytujúci spôsob obstarania informačných technológií do firmy.
- Finančný lízing (dlhodobý prenájom) - dlhodobý nájomný vzťah založený na oddelení právneho a ekonomického vlastníctva k predmetu lízingu. Finančný lízing sa uzatvára na dobu zvyčajne pokrývajúcu dobu odpisovania resp. na dlhšiu dobu trvania s tým, že vlastníctvo prejde po skončení trvania lízingovej zmluvy na lízingového nájomcu.
- Operatívny lízing (krátkodobý prenájom) - je prenájom na dobu zvyčajne kratšiu ako doba odpisovania, s predpodkladom, že vlastníctvo neprejde na lízingového nájomcu. Počas trvania lízingovej zmluvy, ako aj po skončení je vlastníctvo IT zariadení na strane lízingovej spoločnosti. Minimálna doba trvania lízingovej zmluvy nie je stanovená. Môže byť výrazne kratšia ako doba odpisovania IT zariadení. V praxi sa zvyčajne pohybuje v priemere 24-36 mesiacov (t.j. po dobu, kedy je na IT zariadenie poskytuje plnú záruku dodávateľ).
Aké faktory zohľadňovať pri nákupe IT zariadení
V porovnaní so situáciou v západnej Európe a USA je nakupovanie IT zariadení z vlastných zdrojov na Slovensku využívané oveľa častejšie. Jedným z dôvodov je, že iba minimum firiem robí pred nákupom analýzu a porovnanie nákladov (zohľadňujúc všetky náklady) na obstaranie a prevádzku IT zariadení z vlastných zdrojov v porovnaní s lízingom. Ak firma uprednostňuje pri zaobstarávaní informačných technológií vlastné finančné prostriedky, spravidla si neuvedomuje, že nekupuje majetok, ale záväzky. Uvažuje len nad tým, čo je na začiatku životného cyklu informačných technológií. Neuvažuje však už nad tým, čo bude na jeho konci. Vážnou chybou teda je, že firmy zvyčajne nekalkulujú s celkovými nákladmi vlastníctva IT zariadení (TCO – total costs of ownership). Do celkových nákladov na IT zariadenia je potrebné kalkulovať nasledovné nákladové položky:
- Náklady na kontrolu, reporting stavu IT zariadení (nákladové strediská, špecifikácia, ID kód, vek zariadení, používanosť IT zariadení).
- Odstránenie IT zariadenia po skončení doby používania:
o Recyklácia – Po skončení životnosti majú firmy povinnosť recyklácie IT zariadení v zmysle platných legislatívnych noriem.
o Sanitizácia dát – IT zariadenia často obsahujú citlivé údaje, napr. osobné údaje o zamestnancoch, osobné údaje o klientoch (napr. banky). Tieto údaje je potrebné odstrániť z harddiskov zariadení spôsobom, ktorý zaručí ochranu týchto údajov.
Takto vopred stanovené dodatočné náklady (recyklácia, sanitizácia) sa môžu pohybovať v intervale 15%-20% z obstarávacej ceny IT zariadení v závislosti od zložitosti zariadení a IT infraštruktúry. - Garancie – záruky a podpora počas životnosti IT zariadení zo strany dodávateľov. Ak počítame s garanciou a servisnými úkonmi od dodávateľa na dlhšie obdobie ako štandardná 2-3 ročná záručná doba, ktorú poskytuje väčšina dodávateľov značkových IT zariadení, tak náklady rastú enormne za dodatočné obdobie a premietnu sa do obstarávacej ceny.
- Potenciálny výpadok po skončení garancií. Vo väčšine prípadov firmy nepočítajú so situáciou, koľko bude stáť výpadok a následná náprava IT systému (navrátenie do pôvodného funkčného stavu), ak dôjde k poruche v období, kedy nepodlieha garanciám ani servisným zmluvám s dodávateľom.
Výhody a nevýhody obstarávania IT zariadení z vlastných zdrojov (nákup za hotovosť)
- Firma získa do vlastnému majetku informačné technológie, ktoré odpisuje (daňová legislatíva stanovuje dobu odpisovania na 4 roky). Počas obdobia štyroch rokov nie je firma schopná reagovať plnohodnotne na technologický vývoj a potreby IT (napr. potreba výkonnejších IT zariadení) bez daňových dôsledkov.
- Firma je plne zaťažená nákladmi na údržbu IT zariadení počas ich životnosti, keďže ide o jej majetok, a to aj za obdobie, kedy by v prípade operatívneho lízingu využívala už nové a technologicky vhodnejšie riešenie (t.j. od 4.roku používania IT zariadení).
- Firma je zaťažená nákladmi na recykláciu po skončení doby použiteľnosti IT zariadení.
- Firma je zaťažená nákladmi na bezpečnú likvidáciu citlivých dát z IT zariadení.
- Ide o veľmi rýchly a relatívne bezstarostný spôsob obstarania IT zariadení, pokiaľ ide o administratívne úkony spojené so samotným obstaraním. Využitie preto nachádza najmä pri nižších hodnotách investícii do IT zariadení (cca do 10 - 15 000 EUR).
Pri tomto spôsobe obstarania používa firma vlastné finančné prostriedky na nákup potrebných, ale neproduktívnych aktív (majetku).
Výhody a nevýhody obstarávania IT zariadení finančným lízingom
Možno povedať, že ide o získanie financií z externých zdrojov (lízingová spoločnosť) na nákup potrebných, ale neproduktívnych aktív. Po skončení nájomného vzťahu získa firma IT do vlastného majetku a získava tak všetky záväzky s ním súvisiace (recyklácia, bezpečná likvidácia citlivých údajov a pod.). Firma sa tak dostáva do podobnej situácie ako pri obstaraní IT zariadení z vlastných zdrojov. Celkové náklady na vlastníctvo sú porovnateľné ako pri obstaraní z vlastných zdrojov a starosti s IT zariadeniami počas ich životnosti a po ich skončení sú porovnateľné.
Výhody a nevýhody obstarávania IT zariadení operatívnym lízingom
- Nájomca platí iba mesačnú (štvrťočnú) splátku, v ktorej sú zahrnuté všetky náklady súvisiace s IT zariadeniami.
- Vlastné zdroje tak môže firma využívajúca tento spôsob obstarania IT zariadení použiť na svoj hlavný predmet činnosti a nie na nákup neproduktívnych aktív.
- Lízingová spoločnosť má v nájomnom zakalkulované všetky náklady súvisiace so životným cyklom IT zariadení a nájomcovi už nevznikajú žiadne dodatočné finančné náklady ani starosti v zmysle právnych predpisov súvisiacich s recykláciou nepotrebných zariadení a bezpečným odstránením citlivých. Nájomca si vie stanoviť vopred TCO v súvislosti s užívaním IT zariadenia.
- Nájomca má absolútny prehľad o IT zariadeniach, vie presne kalkovať peňažné toky (cash-flow) . Ide o lacnejší spôsob obstarania ako nákup za vlastné prostriedky.
- IT oddelenie nájomcu je tak dôležitým partnerom pre strategické rozhodnutia firmy a nie iba hasičom problémov vznikajúcich pri používaní starších IT zariadení.
Využíva sa najmä vo firmách, ktoré chcú IT zariadenia využívať a nie vlastniť. Ide najmä o sposob obstarania IT, kde celkové náklady investície sú rádovo vyššie (+30 000 EUR).
Prečo moderné firmy IT zariadenia prenajímajú a nenakupujú
- Motiváciou obstarávania IT zariadení nie je potreba vlastníctva IT zariadení
- Nie je potrebné držať IT zariadenia kým nebudú odpísané a premeškať tak obmenu v čase (odpisová pasca)
- Operatívny lízing je lacnejší ako vlastníctvo
- Vlastné peňažné prostriedky využívajú na hlavné aktivity firmy, ktoré produkujú zisk a nie na majetok, ktorý sa znehodnocuje
- Majú potrebu väčšej flexibility pri obmene IT zariadení
- Kladú väčší dôraz na riadenie firemných rozpočtov s predvídateľným cash-flow. Presne vedia koľko je mesačný náklad na IT zariadenia.
- Odbúravajú starosti súvisiace s IT zariadeniami po skončení životnosti (recyklácia, sanitizácia, zvýšené riziko výpadkov celého IT systému, atď.)
Daniel Veselovský
Leasing Manager
CSI Leasing Slovakia, s.r.o.
