Prinášame prehľad softvérov (nástrojov) na riadenie projektov a porovnanie vlastností voľne dostupných verzií štyroch z nich. Ktorý sa najviac hodí pre menšie projekty?
Aj keď si to človek nie vždy uvedomí, ale rôznymi projektami sa pravidelne stretávame, či už v súkromnom alebo pracovnom živote, napr. príprava oslavy. Každý projekt má stanovený cieľ, teda to čo chceme projektom dosiahnuť a postupne hľadáme spôsob ako tento cieľ splniť. Projekt je v širšom chápaní jedinečná úloha, ktorá je časovo vymedzená, známe sú zdroje a tiež výsledok resp. cieľ projektu.
V súčasnosti je projektové riadenie rozšírené a je súčasťou takmer každého projektu, bez ohľadu na jeho veľkosť. Softvérové riešenia sú prispôsobené pre náročné požiadavky používateľov a neustále sa jednotlivé nástroje zlepšujú.
Ponuka softvérov na riadenie projektov sa zvyšuje a s tým je spojené aj zrýchľovanie vývoja týchto softvérov. Pre manažéra je výber softvéru na riadenie projektu kľúčová úloha, keďže tento softvér bude používať celý čas trvania projektu. Čím má manažér na starosti viac projektov, tým je pre neho výber softvéru dôležitejší. Softvér má prácu manažéra uľahčovať, preto by malo byť jeho používanie jednoduché. Manažér by nemal strácať veľa času s učením sa používania softvéru, ani so zaúčaním členov projektového tímu na jeho používanie.
Softvéry (nástroje) na riadenie projektov
V nasledujúcich riadkoch je výber bezplatných softvérov na riadenie projektov nájdených v rámci voľne dostupných zdrojov:
- Trello,
- Zoho Projects (bezplatný len 1 projekt),
- Freedcamp,
- Wrike (bezplatný do 5 používateľov),
- 2-plan (nie je online),
- Aceproject (bezplatný len pre 5 ľudí),
- Teamwork (30 dňová free verzia),
- LiquidPlanner (skúšobná verzia bezplatná),
- Asana,
- Basecamp (bezplatný pre študentov, učiteľov a NO, skúšobná verzia tiež bezplatná),
- Bambam! (14 dňová free verzia),
- Bitrix24.
Z vyššie uvedeného zoznamu sme vybrali štyri najvhodnejšie softvéry, ktoré sme vyskúšali a porovnali.
Akým spôsobom sme hodnotili porovnávané softvéry (nástroje) na projektové riadenie
Hodnotené softvéry sme testovali na jednoduchom projekte rozdelenom na úlohy a podúlohy a tieto sme zaraďovali jednotlivým členom tímu, následne spracovávali a uzatvárali. Každé kritérium na hodnotenie softvéru na riadenie projektov má rovnakú hodnotu.
Hodnotenie voľne dostupných softvérov (nástrojov) na riadenie projektov
Trello - online nástroj na riadenie projektov a osobných úloh
Trello je jednoduchý, bezplatný, flexibilný a vizuálny nástroj pomocou ktorého možno spravovať svoje projekty a organizovať čokoľvek.
Úlohy sa do nástroja na riadenie projektov Trello pridávajú pomerne jednoducho. Prideliť úlohu konkrétnemu členovi tímu sa dá až keď je úloha vytvorená. Za jednu úlohu môže byť zodpovedných viac členov tímu. Na tabuli je pekne vidieť, kto má aké úlohy, takže sa môžu členovia tímu navzájom kontrolovať alebo sledovať v ako štádiu sa jednotlivé oblasti nachádzajú. Každý z členov tímu si môže v svojom profile zvoliť obrázok alebo fotografiu, ktorá sa bude zobrazovať pri jeho úlohe. Dôležité úlohy si môže každý člen vyznačiť sám, príslušnou farebnou nálepkou alebo ak si do úlohy vloží dátum. S blížiacim sa dátumom sa úloha farebne odlíši.
Prideľovanie práv používateľom je rozdelené na dve skupiny a to na adminov, ktorý môžu meniť okrem nadstavení jednotlivých úloh, aj nadstavenia celého projektu a potom na bežných používateľov, ktorý môžu meniť len nadstavenia v rámci úloh. Kalendár je prehľadný a jednoduchý, avšak patrí medzi prídavné funkcie, z ktorých si v bezplatnej verzii môžeme zvoliť iba jednu. Komunikácia, informačný tok a diskusia prebieha vo forme komentárov pod každou úlohou. Meranie časovej náročnosti sa v bezplatnej verzii nenachádza. Notifikácie a hlásenia sú riešené formou e-mailu, ktoré si môže každý používať nadstaviť podľa potreby.
Grafické výstupy a možnosť ich prezentácie sa v bezplatnej verzii nenachádzajú rovnako ako rozpočet a pripojenie zdrojov k činnostiam. Celkové ovládanie Trella bolo veľmi jednoduché a k bežným úkonom nie je potrebný žiadny návod. Všetko je jasné hneď z hlavnej tabule a z možností pri každej úlohe. Preto je Trello dobrý pomocník aj pre ľudí, ktorí prvýkrát začínajú používať nástroj na riadenie projektov.
Zhrnutie: Trello je vhodný nástroj pre používateľov, ktorí ešte nikdy nepracovali v podobnom softvéri na riadenie projektov. Vďaka svojej prehľadnosti a jednoduchosti vytvára priateľské prostredie a každý používateľ má prehľad v úlohách, či už svojich alebo celého tímu. Softvér v porovnaní so svojimi konkurentami nemá niektoré funkcionality, ale pri riadení malého projektu sú tieto nedostatky nepodstatné. Na tabuli sa na úlohy dajú prilepiť nálepky, ktoré môžu pomôcť graficky lepšie označiť úlohu napr. smajlíkom, krížikom a pod. Veľkou výhodou je aj „checklist“, ktorý sa dá vytvoriť v rámci každej úlohy.
Asana - online aplikácia pre správu a sledovanie projektov
Asana je cloudový nástroj na riadenie projektov, ktorý je zadarmo až pre 15-členný tím. Má aj jednoduchú aplikáciu do mobilných zariadení, v ktorej sa dá pracovať aj offline.
Aj v tomto softvéri je na úvodnej tabuli všetko, čo k zostaveniu plánu úloh pro konkrétny projekt potrebujeme. Postupne pridávame oblasti a k jednotlivým oblastiam aj zodpovedajúce úlohy. K úlohám sa potom dá prideliť osoba, ktorá je za danú úlohu zodpovedná. Každý z tímu si môže k svojmu profilu pripojiť aj fotku, čím sa ešte viac sprehľadnia pridelené úlohy.
Termíny úloh, ktoré sú dnes, alebo zajtra, sú vyznačené zelenou farbou. Tie, ktoré sú už po termíne sú vyznačené červenou farbou a termíny, ktoré sú o dva dni alebo neskôr sú bez vyznačenia. Ak je úloha splnená vyznačí sa fajkou a zostáva na tabuli vyšednutá.
Práva sú rozdelené na člena, ten má všetky práva, čo sa týka úpravy daného projektu, alebo potom používateľ ako hosť, ktorému je umožnené vidieť len položky, ktoré sú určené práve jemu, ale nemôže ich nijako upravovať.
Kalendár je prehľadný a je prístupný neobmedzene pre všetkých členov tímu. Každý si môže pozrieť spoločný kalendár (všetky úlohy spolu) alebo jednotlivo.
V Asane je komunikácia projektového tímu zabezpečená vo forme interného chatu, kde sa vytvorí príspevok a pod ním sa diskutuje. V bezplatnej verzii nie je možné merať časovú náročnosť projektu. Notifikácie a hlásenia prichádzajú na e-mail a dajú sa nadstaviť podľa potreby. Jediný výstup, ktorý je možný v bezplatnej verzii je graf úloh, na ktorom je na časovej osi znázornené, koľko je splnených úloh a koľko na splnenie čaká. Rozpočet a pripojenie zdrojov k činnostiam sa v tomto softvéri taktiež nenachádza. Celý proces zadávania projektu do softvéru bol jednoduchý a intuitívny, prostredie je príjemné a obsluhu zvládne aj prvotný používateľ takého typu softvéru.
V každej úlohe sú možnosti, ako sa dá s úlohou pracovať a čo sa dá na danej úlohe vyznačiť. Do úloh sa dajú nahrávať súbory, potrebné pre prácu, taktiež každá úlohy má v sebe históriu, kde je zaznamenaná každá zmena, ktorá bola vytvorená. Po prihlásení sa do softvéru sa každému spustí úvodné, zoznamovacie video.
Zhrnutie: Asana je softvér na riadenie projektov pre začínajúcich používateľov. Tabuľa je veľmi prehľadná a jednoducho sa ovláda. Veľkou výhodou je história každej úlohy, kde môžeme vidieť všetky kroky, ktoré boli doteraz vykonané. Ďalším pozitívom je chat, kde celý projektový tím alebo jednotliví členovia môžu medzi sebou komunikovať bez použitia ďalšieho nástroja. Asane tiež chýbajú niektoré funkcionality, ale nie je to prekážkou pri malých projektoch. Pri väčších tímoch (15 a viac členov) je ASANA spoplatnená.
Freedcamp - bezplatné riešenie na riadenie projektov pre malé a stredné podniky
Cieľom nástroja na riadenie projektov Freedcamp je poskytnúť centralizovaný systém s intuitívnymi funkciami. Freedcamp poskytuje priestor pre neobmedzený počet projektov a používateľov, má inovatívne riadenie úloh pomocou programu úloh a migračných nástrojov, ktoré umožňujú import informácií z existujúcich projektov.
Prihlásenie do nástroja na riadenie projektov Freedcamp je jednoduché a prvotné kroky sú sprevádzané sprievodcom, ktorý ukazuje možnosti a tipy ako so softvérom pracovať. Pridávanie úloh je tiež jednoduché, pri pridávaní úlohy sme mohli určiť meno komu má byť úloha pridelená, prioritu a termín úlohy a taktiež aj komu má prísť notifikácia ak sa nejaká informácia v úlohe zmení.
Pri zadávaní úloh sme si vytvorili oblasti. Hlavná tabuľa na ktorú sme pridávali úlohy bola rozdelená na tri časti a to na úlohy, ktoré ešte nikto nezačal riešiť, ďalej na úlohy, ktoré sú v štádiu riešenia a posledná časť obsahuje úlohy, ktoré sú už hotové. Preto keď sme pridali všetky úlohy, tak tabuľa vyzerala v jednej časti veľmi plno a nevyzeralo to priateľsky. Zadania úloh sa dali aj stesniť aby sme nemuseli skrolovať dlho dole, ale potom zase nebolo vidieť celý popis úlohy a hlavne nebolo vidieť termín. Termíny je vidieť priamo v úlohe ak nie je stesnená, normálne sú šedou farbou, ak je deň, kedy má byť úloha splnená sú zvýraznené červenou farbou a červenou už potom zostanú zvýraznené.
Pri vytváraní tímu sa dalo hneď určiť, kto má aké práva. Práva boli rozdelené na štyri skupiny a to na usporiadateľ, ktorý mal všetky práva okrem zrušenia celého projektu, ďalej tímový hráč, ktorý mal všetky možnosti okrem pozývania ďalších ľudí do tímu a inštalovaním prídavných aplikácií, ďalší používateľ je prispievateľ, ktorý môže vkladať úlohy, upravovať a uzatvárať úlohy, ktoré vytvoril a posledný je pozorovateľ, ktorý môže celý projekt iba pozorovať a nemá žiadne právo do projektu zasahovať.
Kalendár je prehľadný a nachádzajú sa v ňom všetky úlohy, ktorým bol vyznačený termín. Pre komunikáciu a informačný tok je pre členov tímu pripravená záložka s názvom diskusia, kde sa dajú vytvárať diskusie s rôznymi témami. Meranie časovej náročnosti je v tomto nástroji podporovaná funkcia. Každá úloha, ktorá je v štádiu riešenia alebo v časti hotové, môže byť časovaná. Každý si môže merať časovú náročnosť iba tých úloh, v ktorých je vyznačený. Jednotlivé merania sa aj spočítavajú a je vidieť aj celkový čas, ktorý bol venovaný projektu. Notifikácie a hlásenia sú formou e-mailu a každý člen tímu si môže nadstaviť citlivosť notifikácií.
Grafické výstupy a možnosť ich prezentácie tento softvér neponúka, jediná možnosť ako získať výstup je export dát do Excelu. Funkcia rozpočet sa v tejto verzii nenachádza. Softvér ponúka jedine možnosť vytvárania faktúr, ktoré sa potom automaticky dajú odoslať na email. Používanie Freecampu je o niečo zložitejšie ako v predchádzajúcich softvéroch. Úvodná tabuľa je menej prehľadná, čo by mohlo začiatočníka odrádzať.
Zhrnutie: Freedcamp ako nástroj na riadenie projektov môže byť pre používateľa začiatočníka odrádzajúci, vzhľadom na jeho neprehľadnú tabuľu resp. rozdelenie tabule. Výhodou je meranie časovej náročnosti úloh. Kalendár je prehľadný a taktiež softvér ponúka priestor na komunikáciu v tíme. Pridanou hodnotou je vytváranie faktúr.
Bitrix24 - sada nástrojov na spoluprácu, komunikáciu a riadenie organizácie
Začiatok práce s Bitrix24 bol v porovnaní s ostatnými komplikovanejší. Keďže po prihlásení je potrebné sa na podstránku nástroja na riadenie projektu preklikať. Pri zakladaní projektu dostane manažér jedinečný link, vďaka ktorému sa bude môcť jednoducho prihlásiť, rovnako ako aj ostatní členovia tímu. Členov tímu sme pozvali pomocou e-mailu.
Prideľovanie úloh jednotlivým členom tímu bolo možné až po ich registrácii. Pre projektového manažéra to je zbytočné zdržanie. Aj jednotlivé prideľovanie úloh bolo zložitejšie. V každej úlohe bolo veľa možností ako túto úlohu nadstaviť. Mohli sme si zvoliť, kto je za úlohu zodpovedný ale aj to, kto má ešte na úlohe spolupracovať.
Termín ukončenia úlohy sa zobrazuje hneď na tabuli pri každej úlohe, ktorá je časovo ohraničená. Ak je úloha po termíne, tak celá úloha sa vyznačí červenou farbou. Ak je deň termínu splnenia úlohy alebo ešte nie je termín splnenia úlohy, tak úloha je klasicky vyznačená modrou farbou alebo čiernou ak je úloha už v štádiu riešenia. Členov projektu sme mohli rozdeliť na dve skupiny a to na používateľov a administrátorov.
Kalendár nebol veľmi prehľadný. V kalendári boli význačné úlohy počas všetkých dní trvania úlohy. Takže bolo vyznačených veľmi veľa dní, s množstvom úloh. Kalendár pôsobil zmätočne. V kalendári sme si mohli zvoliť, koho úlohy chceme vidieť. Pre používateľov je pripravený chat aj s video hovorom, kde môžu komunikovať a riešiť problémy. Jednotlivé konverzácie sa dajú označiť a tým bude komunikácia prehľadnejšia.
Meranie časovej náročnosti je možné aj v bezplatnej verzii. Ku každej úlohe sme mohli už pri jej vytváraní nadstaviť, ako dlho sa má zodpovedný venovať práve tej úlohe napr. čas na riešenie úlohy má byť 12 hodín. Všetky upozornenia na zmeny sa zobrazujú priamo v softvéri po prihlásení, rovnako si každý člen môže nadstaviť aké notifikácie chce dostávať e-mailom. Výstupy z projektu sú vo forme grafov a štatistík. Najviac výstupov je možných získať z úloh, koľko úloh je rozpracovaných, výstupy z merania času, koľko sa kto venoval úlohám a pod. Možnosť rozpočtu softvér neponúka. Softvér je zložitejší a je to spôsobené hlavne tým, že ponúka viac funkcií ako predchádzajúce. Pre používateľa, ktorý zatiaľ nemal s podobnými softvérmi skúsenosti, by to mohlo byť kontraproduktívne a odrádzajúce. Skúsenejší používatelia by s používaním nemali mať problém a mal by byť pre nich prínosom.
Zhrnutie: Bitrix24 je riadiaci nástroj s mnohými možnosťami. Najväčšou výhodou softvéru je meranie časovej náročnosti a určenie koľko času treba venovať konkrétnej úlohe. Nevýhodou je úvodná tabuľa, ktorá je neprehľadná rovnako ako kalendár. Softvér je skvelý pomocník pre skúsenejších používateľov. Pre začiatočníkov by pôsobil mätúco a museli by venovať viac času príprave na používanie tohto softvéru.
Ktorý softvér (nástroj) na riadenie projektov si vybrať?
Na otázku, ktorý sofvér na riadenie projektov je najvhodnejší neexistuje univerzálna odpoveď. V našom porovnaní a testovaní sme sa zamerali na štyri, ktoré sú určené pre malé tímy. Trello je jednoduchý a prehľadný softvér, vhodný pre začínajúcich používateľov. Je neobmedzený čo sa týka počtom používateľov a rovnako aj počtom projektov. ASANA je tiež vhodná pre používateľov, ktorí s takýmito nástrojmi nemajú skúsenosť, vyniká hlavne históriou úloh a interným chatom. Pre väčšie pracovné skupiny je spoplatnená. Freedcamp je výnimočný svojím časovaním úloh a vytváraním faktúr priamo v softvéri. Bitrix24 zas ponúka mnoho možností a hlavnou výhodou je časovanie úloh.
Zo všetkých vyššie spomínaných softvérov v našom testovaním vyšiel ako najvhodnejší pre malé projekty softvér ASANA. Je to hlavne pre jeho jednoduchosť, intuitívnosť, prehľadnosť a interný chat.
