Projektový manažment vo firme: predchádza problémom a šetrí financie

Venovať pozornosť projektovému manažmentu by mala každá firma – bez ohľadu na veľkosť. Prečo je dôležitý, ako efektívne projekty riadiť a na čo dať pozor, aby sa ich realizácia nepredlžovala a nepredražovala?

Projektový manažment je bežným nástrojom riadenia zmeny a prístupu ku komplexným úlohám vo veľkých spoločnostiach. To, čo je vo veľkých spoločnostiach každodenným chlebíčkom, postupne prebúdza zvedavosť aj v malých a stredných firmách. Nezávisle od toho, aká veľká je firma alebo v akom odvetví pôsobí – každý podnik čelí rastúcemu tlaku na efektívnejšie riadenie svojich zdrojov a nutnosť znižovať náklady. Aj z týchto dôvodov bude v malých firmách narastať potreba zavádzať profesionálny projektový manažment alebo aspoň jeho prvky. Firmy môžu totiž pomocou projektového manažmentu efektívnejšie riadiť svoje zdroje: financie, čas, ľudský kapitál, know-how a technológie.

Ako sa projekt líši od bežnej pracovnej činnosti?

Niekedy v praxi nie je jednoduché na prvý pohľad rozlíšiť tzv. „bežnú prácu“ od práce na projekte. Ak sa ale firma rozhodne rozvíjať koncepčné projektové myslenie u svojich zamestnancov, je dôležité na tieto rozdiely v začiatkoch pravidelne poukazovať.

Rozdiely medzi prácou na projekte a bežnou prácou vysvetľuje nasledovná tabuľka:

Projekt zväčša prebehne len raz, neopakuje sa. Za projekt môžeme označiť napríklad „spustenie nového predajného kanála -  e-shopu“ vo firme, v rámci ktorého treba do určitého dátumu naprogramovať informácie o výrobkoch, ktoré sa cez e-schop budú predávať. Výsledkom projektu môže byť nový proces, ktorý sa už ale po jeho zavedení opakovať bude – čím sa stane bežnou náplňou práce zamestnancov. Zamestnanci budú v e-shope aj neskôr pravidelne upravovať informácie o predávaných produktoch a pridávať nové produkty, kedykoľvek si to situácia bude vyžadovať.  

Ďalším príkladom projektu, na ktorý si ešte veľa slovenských podnikateľov pamätá, bolo zavedenie pravidiel GDPR vo firme v roku 2018. Ale to, ako dnes firmy citlivé informácie spravujú a ako k nim pristupujú, je už príklad každodenných procesov, ktoré prebiehajú podľa nastavených firemných pravidiel (ktoré boli výsledkom GDPR projektu).  

Projektový manažment pomáha vo firme zefektívniť procesy

Ak vo firme dlhodobo chýba projektové riadenie alebo aspoň schopnosť zamýšľať sa nad väčšími úlohami ako nad projektmi, ktoré majú pevný začiatok a koniec, môže to mať za následok negatívne správanie vo firme:

• Neustále „hasenie“ operatívnych problémov bez koncepčnej zmeny, ktorá by týmto problémom dokázala v budúcnosti predísť: „Na toto teraz nemáme čas, musíme vyriešiť to, čo horí.“
• Presúvaním priorít sa u zamestnancov upevňuje pocit, že úlohy, ktoré by sa mali riešiť projektom, vlastne riešiť netreba a rastie odpor ku zmene a inováciám: „Načo to treba meniť, veď to takto robíme už päť rokov.“
• Problémy v nejakom procese sa riešia iba čiastkovo (napr. na jednom oddelení) – čo má za následok niekoľkonásobné predlžovanie času na vyriešenie problému a neefektívne narábanie s firemnými zdrojmi: „Čo si to zase na tom obchodnom oddelení vymysleli, akurát nám v sklade skomplikovali prácu.“  
• Vo firme sa riešia akútne problémy bez toho, aby bol dostatok času pozrieť sa na to, aký dopad bude mať toto urgentné riešenie na firemné procesy v budúcnosti, a či je v súlade s dlhodobými cieľmi firmy: „Potrebujeme rýchlo vyčistiť databázu klientov, lebo platí nový zákon o GDPR a mohli by nás pokutovať.“
• Ak sa problém nerieši systémovo a komplexne, ale v čiastkových úlohách – zväčša sa to vo firme zbytočne predraží: „Túto funkcionalitu v e-shope teraz nepotrebujeme, naprogramujte nám iba základné funkcie aby sme mohli čo najskôr predávať online.“

Firma dokáže zlepšiť riadenie projektov aj bez profesionálneho projektového tímu

Ak má firma aspoň jedného projektového manažéra, ktorý má v náplni práce len riadenie projektov a príslušné know-how o projektových nástrojoch, môžeme už v podstate hovoriť o projektovom oddelení. Mať vo firme projektového manažéra alebo manažérku neznamená, že táto osoba bude jediná, ktorá bude na projektoch pracovať. Na úspešných projektoch pracujú aj špecialisti z rôznych oblastí, ktorí najlepšie rozumejú svojej práci, a preto sú prizývaní do projektových tímov.

Pokiaľ firma nemá samostatné projektové oddelenie, za realizáciu projektov zodpovedajú zväčša jej senior manažéri. Mnohí z nich možno nemajú „riadenie projektov“ explicitne vo svojej náplni práce, ale napriek tomu skoro každý z nich už nejaký projekt viedol a za jeho úspešnú realizáciu zodpovedal. Títo manažéri pri práci na projektoch kombinujú svoje odborné know-how a intuíciu, výsledkom čoho sú realizované projekty. Čo sú teda konkrétne aktivity a nástroje, zavedením ktorých by riadenie projektov aj v malých firmách mohlo prebiehať výrazne efektívnejšie?

1. Základné vzdelávanie v oblasti projektového manažmentu pre kľúčových ľudí vo firme, súčasťou ktorého je plánovanie, time manažment, určovanie cieľov a priorít.
2. Zavedenie niektorých nástrojov projektového manažmentu, napr. špeciálnej aplikácie alebo systému na riadenie projektov.
3. Vytváranie formálnych projektových skupín zamestnancov s jasným zadaním projektu, jeho termínu ukončenia a individuálnymi zodpovednosťami na projekte, ktoré sú aj formálne spísané a kontrolované nadriadeným.
4. Lepšie plánovanie financií a úloh pre zamestnancov, ktoré budú potrebné na realizáciu projektu a pravidelná kontrola rozpočtu a efektivity vynaloženej práce.
5. Vyhodnotenie na konci každého projektu – aký je výsledok, či sa dodržal naplánovaný rozpočet a kde boli odchýlky, čo sa vo firme počas projektu ľudia naučili a spísanie, čo by nabudúce mali robiť inak (napr. vytvorenie interného dokumentu „pravidlá dobrej praxe pri vedení projektov“).

Projektový tím v malých firmách je zväčša tvorený zo zamestnancov, ktorí prácu na projekte vnímajú ako prácu navyše

Malé firmy tvoria väčšinou projektové tímy z ľudí, ktorí už dnes majú práce dostatok. Preto je pri rozbehu každého projektu kľúčovou a zároveň jednou z najťažších úloh človeka zodpovedného za projekt (dočasného projektového manažéra), nadchnúť ostatných zamestnancov pre prácu na projekte. A presvedčiť ich o tom, ako zo zmeny, ktorú úspešný projekt prinesie, môžu profitovať aj oni a že sa im oplatí do projektu aktívne zapojiť a neostať bokom.

Ľudia majú tendenciu podporovať myšlienky, ktorým rozumejú. Ak niečomu nerozumieme – prirodzene voči tomu máme nedôveru, ktorá sa vo firme pretaví do odmietavého prístupu, dokonca v niektorých prípadoch aj do otvoreného bojkotu. V praxi sa tak môže stať, že spoločnosť investuje napr. do nového informačného systému a po pol roku od jeho zavedenia zistí, že niektorí zamestnanci obchádzajú nový proces manuálnou prácou a paradoxne niektoré úkony trvajú ešte dlhšie ako pred jeho zavedením. A deje sa presne opak toho, čo sa očakávalo – časová a finančná úspora.

Jasné vymedzenie a naplánovanie cieľa projektu a oboznámenie celého tímu o dôvode, prečo sa ide firma do projektu pustiť a prečo práve teraz je na to vhodný čas – je na začiatku projektu kľúčové. Čím viac ľudí sa pre myšlienku nadchne hneď na začiatku, tým ľahšie sa projekt vo firme uskutoční a zároveň sa už pripravuje pôda na to, že keď sa projekt skončí a prejde do každodenného života firmy, celá snaha nevyjde nadarmo.

Ak chce firma projektom docieliť významnú procesnú zmenu, ktorá sa dotkne celého jej fungovania – o projekte informuje hneď na začiatku všetkých zamestnancov, ktorých sa táto zmena v budúcnosti dotkne. Samozrejme, nie všetci zamestnanci budú aj členmi projektového tímu – ten treba tvoriť s ohľadom na potreby projektu a voľné kapacity ľudí, ktorí na projekte budú aktívne pracovať počas jeho realizácie.

Projekty sa odlišujú svojou komplexnosťou aj dĺžkou trvania

To, či sa firma do nejakého projektu pustí, záleží predovšetkým od jej aktuálnych potrieb, ekonomickej situácie, dlhodobých cieľov a firemnej kultúry, ktorá reflektuje nálady a správanie všetkých zamestnancov. Niekto môže mať vo firme výborný nápad na zlepšenie – ale ak sa snaží presadzovať svoju myšlienku v nesprávnom čase, neuspeje. V praxi zväčša v každej firme beží niekoľko projektov naraz. Ideálna je kombinácia viacerých menších a stredne veľkých projektov a jedného (maximálne dvoch) väčších projektov, ktoré bežia v rovnakom čase. Napríklad zavádzanie nového e-shopu a zmena ERP systému v rovnakom období, môže znieť na začiatku ako dobrý nápad – ale keď sa firma pokúsi manažovať v rovnakom čase oba projekty s rovnakými pracovnými kapacitami, aké má dnes, môže to spôsobiť príliš veľa problémov a frustrácie zo strany zamestnancov ako keby projekty riešila jeden po druhom.

Majitelia firiem a ich manažéri musia k rozhodovaniu o projektoch a ľudských kapacitách pristupovať ako ku investovaniu. Do čoho idú investovať nielen konkrétne financie, ale aj pozornosť a čas ľudí – čo od toho firma očakáva a o aké príležitosti prichádza, keď títo zamestnanci nebudú robiť svoju každodennú prácu, ale budú pracovať na projekte. Ak je prioritou firmy spustenie nového predajného kanála napr. e-shopu, počas tohto obdobia ostane prirodzene na iné obchodné aktivity menej času. Marketingové oddelenie bude viac pracovať napríklad na dizajne e-shopu ako na propagovaní nových produktov alebo na tom, ako zvýšiť konverziu na sociálnych sieťach.

Príklady krátkodobých projektov (7 – 30 dní):

• zavedenie GDPR v menšej firme,
• vytvorenie nového mzdového reportingu pre potreby manažmentu,
• nastavenie pravidiel automatických e-mailov na prvotný dopyt od zákazníka,
• zlepšenie systému firemných porád – nastavenie pravidiel a komunikácia na zamestnancov.

Príklady strednodobých projektov (2 – 6 mesiacov):

• zmena organizačnej štruktúry vo firme – presun úloh a právomocí medzi oddeleniami,
• zavedenie nového systému odmeňovania,
• zoštíhlenie portfólia všetkých firemných dodávateľov a vyjednanie nových podmienok,
• aktualizácia a vyčistenie kmeňových firemných dát v IT systémoch (o zákazníkoch, materiáloch, cenách, produktoch/službách, atď.),
• zavedenie nových bezpečnostných pravidiel vo firme (kybernetická bezpečnosť, práca s citlivými dátami, SBS služba pri vstupe, atď.)

Príklady dlhodobých projektov (viac ako 7 mesiacov):

• výber dodávateľa e-shopu a spustenie nového predajného kanála,
• otvorenie ďalšej obchodnej pobočky alebo predajne,
• zmena alebo výrazný upgrade informačného systému,
• nadviazanie strategického partnerstva s novým zákazníkom a rozbehnutie spolupráce,
• zlúčenie dvoch firiem a zladenie procesov,
• vývoj nového produktu alebo služby.

Dodržiavanie termínov je zásadným predpokladom úspešného ukončenia projektu

Projektový manažér si počas realizácie projektu vedie zoznam s jednotlivými úlohami (čo treba urobiť?), termínmi (dokedy má byť úloha hotová?) a osobami, ktoré na úlohe pracujú (kto je zodpovedný?). Takýto zoznam sa môže vytvoriť napríklad v Exceli a uložiť na firemný disk, alebo využiť jednu z digitálnych aplikácií, ktoré sú na projektový manažment prispôsobené. Obľúbenými sú napríklad: Trello, Asana, Monday, alebo slovenská aplikácia Fushky .

Väčšina výrobcov projektových aplikácií ponúka jej používanie v skúšobnej dobe zadarmo, preto je vhodné vyskúšať si viaceré aplikácie predtým, ako sa do nejakej firma rozhodne investovať. Veľkou výhodou aplikácií oproti napr. Excelu je nielen to, že v každom momente je možné mať jasný prehľad o tom, v akom stave sa projekt nachádza, ale aj pripomínanie blížiacich sa termínov pomocou e-mailov, čo sa v niektorých aplikáciách dá ľahko nastaviť. Automatické pripomienky zvýšia úspešnosť toho, že úlohy členov projektového tímu budú urobené načas a projekt sa nebude naťahovať – a tým predražovať. Návratnosť finančnej investície do projektového softvéru alebo do aplikácie sa aj z tohto dôvodu môže výrazne skrátiť. 

Nemusí však vždy ísť len o samostatnú projektovú aplikáciu, so sledovaním zodpovednosti a dodržiavaním termínov pri riadení projektov môže pomôcť aj komplexný podnikový systém. Niektoré obsahujú modul na riadenie úloh a sledovanie termínov, čo pomáha splniť stanovené výsledky a včas odhaliť prípadné problémy. ERP systém poskytuje tiež rôzne dáta a ukazovatele výkonnosti (finančné, obchodné, logistické), ktoré uľahčujú profesionálne riadenie projektov. Do systému majú navyše prístup viacerí oprávnení používatelia a sú tak jednoduchšie zastupiteľní, čo uľahčuje plynulosť projektu.

Reálne nastavenie termínov a kontrola čiastkových míľnikov sú nielen predpokladom úspešného ukončenia projektu, ale aj jednou z hlavných úloh projektového manažéra, ktorý za projekt zodpovedá. Projektové termíny majú byť nastavené reálne a zohľadňovať už spomínaný fakt, že niektorí členovia projektového tímu budú pracovať na projekte nad rámec svojich bežných povinností. Aj preto musia s termínmi súhlasiť a aktívne projektového manažéra informovať, ak si nestíhajú plniť svoje povinnosti a dodávať dohodnuté výstupy načas. 

Úspešný projekt nemusí byť ale len ten, ktorý má ukončených 100 percent z naplánovaných úloh. Počas každého projektu vystanú vo firme nové otázky a aj situácie, na ktoré sa nedalo pripraviť vopred. Niekedy je treba zmeniť kurz, inokedy posunúť termín, doplniť kapacity, alebo rozhodnúť o (ne)navýšení rozpočtu. O tom, či bol projekt úspešne ukončený rozhoduje zadávateľ projektu (napr. riaditeľ alebo majiteľ firmy) – ktorý na celý projekt dozerá. Preto je osoba zodpovedná za riadenie projektu v neustálom kontakte so zadávateľom projektu a ich spoločnou úlohou je aj rozhodnúť o tom, kedy sa projekt ukončí, za akých podmienok a čo bude nasledovať ďalej.