Od roku 2022 sa mení spôsob prihlasovania do e-Služieb. Akým spôsobom a ako to bude v prípade účtovných firiem? Odpovede na najčastejšie otázky prinášame v článku.
Klienti, ktorí sa v súčasnosti prihlasujú do e-Služieb pomocou GRID karty, si môžu vybrať z dvoch možností:
- prihlasovanie pomocou mena, hesla a aplikácie,
- prihlasovanie pomocou elektronického občianskeho preukazu.
GRID karty sa pre prihlásenie už nebudú používať. Ide o starší bezpečnostný prvok, ktorý je na ústupe a nezodpovedá moderným štandardom pre ochranu osobných údajov.
Prihlásenie pomocou mena, hesla a aplikácie je oproti GRID karte pre klientov komfortnejšie a hlavne bezpečnejšie. Profil v e-Službách si budú môcť spravovať sami a jednoducho si zmenia i heslo alebo aktivujú nové v prípade zabudnutia. Nemusia preto navštevovať pobočku Sociálnej poisťovne. Získajú tak modernejší, bezpečnejší a rýchlejší prístup do e-Služieb a lepšiu kontrolu nad ním.
Bezpečný prístup a spravovanie svojho profilu v e-Službách majú k dispozícii aj klienti, ktorí sa budú prihlasovať pomocou elektronického občianskeho preukazu. Tým, ktorí už v súčasnosti využívajú tento prístup, sa v prihlásení do e-Služieb nič nemení.
Zároveň treba pripomenúť, že používanie GRID kariet bude ukončené až 31. decembra 2021. Klienti majú dostatok času sa rozhodnúť, ktorý spôsob prihlasovania si zvolia, oboznámiť sa s novým spôsobom prihlásenia a podniknúť potrebné kroky pre jeho nastavenie.
V tejto súvislosti Sociálna poisťovňa pripravila zoznam najčastejších otázok a odpovedí k prechodu na nové prihlasovanie do e-Služieb.
Prečo a ako sa zmení elektronická komunikácia so Sociálnou poisťovňou
Prečo Sociálna poisťovňa prichádza s novým spôsobom prihlásenia do e-Služieb?
Kľúčovým dôvodom je bezpečnosť. Existujúce GRID karty, už nie sú vyhovujúcim bezpečnostným prvkom, pretože nezodpovedajú súčasným štandardom pre ochranu osobných údajov klientov. Povinnosťou Sociálnej poisťovne (SP) je pritom garantovať ochranu osobných údajov. Týmto zároveň SP vychádza v ústrety aj požiadavkám na širšiu elektronizáciu služieb, ktorá je nevyhnutná a treba s ňou počítať aj v budúcnosti. Ukončenia platnosti GRID kariet sa netreba obávať, klient bude mať naďalej dve možnosti pre prihlásenie do e-Služieb: pomocou mena, hesla a aplikácie alebo pomocou elektronického občianskeho preukazu. Oba tieto spôsoby garantujú, že sa prihlási bezpečným spôsobom. Sú to zároveň moderné a rýchle spôsoby prihlásenia, ktoré po ich aktivovaní uľahčujú užívateľovi prístup do e-Služieb a kontrolu nad ním.
Ako sa mi zmení elektronická komunikácia so Sociálnou poisťovňou?
Komunikácia so Sociálnou poisťovňou sa nijako nezmení. Zmení sa len to, že sa už klienti nebudú prihlasovať pomocou GRID karty. Nemusia sa obávať, že ju stratia alebo že niekto nepovolaný z nej zneužije údaje a získa prístup ku klientom. Okrem toho po aktivovaní nového prístupu a prihlásení budú môcť jednoducho odosielať dokumenty za všetkých zamestnávateľov, ktorých majú priradených k účtu, a to bez ďalšieho overovania kódov cez GRID kartu. Čiže táto zmena je zmenou k modernejšiemu, rýchlejšiemu a bezpečnejšiemu prístupu.
Nový prístup si klienti SP aktivujú pomocou mena, hesla a mobilnej aplikácie alebo budú využívať doterajšiu možnosť prihlasovania pomocou elektronického občianskeho preukazu. Po aktivovaní niektorého z týchto prihlásení si klient môže spravovať svoj profil sám. Môže si zmeniť heslo v záujme ochrany pred zneužitím alebo si ho obnoviť, ak ho zabudne.
Čo potrebujú vedieť účtovnícke firmy či zamestnávatelia?
Ako to bude po skončení platnosti GRID kariet v prípade účtovnej firmy, ktorá plní povinnosti voči SP za 100 firiem? Čo napríklad v prípade, že doteraz fungovali tak, že prístup do e-Služieb mala len jedna osoba za všetky spravované firmy a ďalšie pracovali s GRID kartami a údajmi, ktoré im táto osoba poskytla, aby si rovnomerne rozdelili prácu?
Tento postup mal nižšiu mieru bezpečnosti a nebol ani v súlade s podmienkami dohody o využívaní elektronických služieb. Aj pri aktivovaní nového prístupu (s menom, heslom a aplikáciou) platí, že každý prístup je viazaný na fyzickú osobu, aby sa zabezpečila ochrana osobných údajov všetkých klientov. To znamená, že aj v prípade účtovnej firmy je potrebné, aby si účtovníčky, ktoré chcú do e-Služieb vstupovať a pracovať s nimi, vybavili vlastný prístup a uzavreli dohodu so SP. Každá z účtovníčok potom môže mať prístup aj pre rovnakých 100 firiem (rozdelenie práce medzi účtovníčkami je internou záležitosťou). Prístup si zriadia jednoducho v pobočke SP. Každá k tomu potrebuje splnomocnenie pre elektronické odosielanie dokumentov do SP od firiem, ktoré im ho vystavia.
Zostanú účtovníčke po skončení platnosti GRID kariet a novom prihlásení do e-Služieb prístupy za firmy, zamestnávateľov ako doteraz? Čo ak nejaká firma pribudne?
Áno, účtovníčky nemusia mať obavy, prístupy za viacerých zamestnávateľov, ktoré mali doteraz, im zostanú. Firmy (zamestnávatelia) ich poverujú elektronickým zasielaním dokumentov do SP prostredníctvom splnomocnenia a uzavretím dohody so SP. V prípade, že ich chce poveriť touto činnosťou ďalšia firma, je potrebné, aby so súhlasom účtovníčky doručila splnomocnenie do pobočky SP, ktorá zriadila prístup do e-Služieb. SP priradí zamestnávateľa (firmu) v e-Službách pod prístup účtovníčky (ako fyzickej osoby). Čiže po prihlásení bude ďalej spravovať všetkých zamestnávateľov (firmy) ako doteraz.
Ako je to so splnomocnením pre elektronické zasielanie dokumentov? Čo má obsahovať a ako ho treba doručiť?
Sociálna poisťovňa akceptuje splnomocnenie od firmy (zamestnávateľa), ktorá poverí ďalšie osoby (účtovníčky, účtovníkov) plnením ich povinností voči SP. Je potrebné, aby splnomocnenie obsahovalo identifikačné údaje:
- Kto splnomocňuje (splnomocniteľ): názov, IČO, variabilný symbol, meno/priezvisko splnomocniteľa
- Koho splnomocňuje (splnomocnenec): rodné číslo, prihlasovacie meno (SSN),
- Druh služby, ktorej sa splnomocnenie týka (registračné listy, mesačné výkazy, ELDP, SZČO – Saldokonto)
Zamestnávateľ môže žiadať o vybavenie a doručiť splnomocnenie:
- Zaslaním požiadavky elektronickou poštou cez ústredný portál verejnej správy www.slovensko.sk (nie je potrebné dodatočné overenie podpisu žiadateľa)
- Osobnou návštevou pobočky konateľom firmy (nie je potrebné dodatočné overenie podpisu žiadateľa – pobočka overí údaje na mieste)
- Osobnou návštevou pobočky účtovníčkou – je potrebné, aby sa účtovníčka preukázala splnomocnením s úradne overeným podpisom štatutára zamestnávateľa
- Písomne poštou – je potrebné zaslať overenú žiadosť (notárom alebo matrikou).
Čo ak zamestnávateľ po rôznych zmenách stratil prehľad, ktoré osoby majú právo posielať elektronické dokumenty v jeho mene?
Sociálna poisťovňa na žiadosť zamestnávateľa oznámi informáciu, kto a s akým prístupovým právom má aktuálne možnosť prezerať a posielať dokumenty v jeho mene cez e-Služby. Dôležité je, aby zamestnávateľ vždy požiadal SP o pridanie alebo odobratie prístupu, pretože SP nemá vedomosť, kedy sa spolupráca zamestnávateľa s účtovníčkou začala alebo skončila.
Detaily postupu aktivovania nového prístupu do e-Služieb
Ako postupovať, ak si chce klient aktivovať nový prístup a nemá telefón pre sťahovanie aplikácií?
Ak nemá vhodný mobilný telefón, môže využiť elektronický občiansky preukaz a prihlásiť sa do e-Služieb pomocou neho.
Ak však hovoríme o novom prístupe, môže si stiahnuť doplnok aj do počítača a využívať ten. Tento plnohodnotne nahradí mobilnú aplikáciu a má rovnaké funkcie (tiež nasníma QR kód a vygeneruje jedinečný kód). Môže to byť niektorý z týchto doplnkov nižšie – podľa toho, aký webový prehliadač klient používa:
- CHROME: Authenticator - Chrome Web Store (google.com)
- FIREFOX: Authenticator – Get this Extension for Firefox (en-US) (mozilla.org)
- EDGE: Authenticator - Chrome Web Store (google.com)
Aký bude po novom postup pri registrácii nového zamestnávateľa v Sociálnej poisťovni? Bude sa so Sociálnou poisťovňou uzatvárať dohoda o používaní elektronických služieb?
Nový zamestnávateľ sa bude do Sociálnej poisťovne registrovať rovnako, ako doteraz, nič sa nemení. Ďalej bude uzatvárať aj dohodu o používaní elektronických služieb. Každý zamestnávateľ musí mať uzavretú dohodu o využívaní e-Služieb SP. Poisťovňa mu odporúča, aby sa dobre oboznámil s podmienkami, ktoré sú súčasťou dohody. Pri podpise sa overia viaceré údaje. Až po podpise dohody sa môže prvý raz prihlásiť do e-Služieb (menom, heslom a aplikáciou alebo elektronických občianskym preukazom eID). Zamestnávateľ alebo splnomocnená osoba môžu dohodu podpísať osobne v pobočke SP alebo zaslať cez ústredný portál verejnej správy (www.slovensko.sk) elektronicky. Toto platí aj pre splnomocnenú osobu – napríklad účtovníčku. Každá fyzická osoba, ktorá je splnomocnená na výkon činností v mene zamestnávateľa uzatvára dohodu (za každého zamestnávateľa – ak ich má na starosti viacero).
Je potrebné najprv Sociálnej poisťovni doručiť Registračný list zamestnávateľa (osobne, poštou, resp. cez ústredný portál verejnej správy) a následne sa prostredníctvom aplikácie prihlásiť do e-Služieb? Alebo bude možné zaregistrovať sa do e-Služieb SP a už prostredníctvom nich podať aj Registračný list zamestnávateľa?
Nový zamestnávateľ si tieto dve veci vybavuje súčasne – podpíše dohodu o používaní e-Služieb a súčasne vypíše a odovzdá aj registračný list zamestnávateľa. Urobí to priamo v pobočke SP alebo dokumenty zašle cez ústredný portál verejnej správy elektronicky. Elektronickú cestu už využíva väčšina zamestnávateľov, ktorí takto zasielajú naraz oba tieto základné dokumenty. Touto cestou môže zamestnávateľ zároveň splnomocniť ďalšie osoby pre elektronické zasielanie dokumentov do SP, ktoré následne uzavrú so SP dohodu.
Čo sa týka súčasných užívateľov e-Služieb (zamestnávateľov), tí už majú tieto povinnosti vybavené a neriešia ich. Vyriešia si už len nový modernejší prístup – prestanú používať GRID kartu a aktivujú si nový bezpečnejší prístup do e-Služieb s menom, heslom a aplikáciou alebo budú využívať prístup pomocou elektronického občianskeho preukazu.
Ak je zamestnávateľ v situácii, že už bol v minulosti v e-Službách registrovaný a teraz je odhlásený a nepracuje s nimi, má to rovnako jednoduché. Opätovné prihlásenie si aktivuje rovno cez e-Služby (ak mu zostali prístupy a nepožiadal o ich odobratie).
Prečo pri novom prístupe do e-Služieb potrebuje účtovníčka využívať vlastnú e-mailovú adresu?
Klient, ktorému sa zriadi účet a priradí služba (odvádzateľ poistného – ako účtovníčke) ho predstavuje ako fyzickú osobu. Okrem služby odvádzateľ poistného môžete získať aj iné služby, napríklad individuálny účet poistenca a podobne. To už sú služby určené pre klienta osobne, nie pre zamestnávateľa. Preto sa účet vytvára pre ňu ako osobu a zadávajú sa v ňom jej osobné údaje (mail a telefón). Nový prístup s menom, heslom, aplikáciou teda predpokladá, že klient využíva jedinečnú, vlastnú e-mailovú adresu, ku ktorej nemá prístup iná osoba (rovnako je to aj pri prihlasovaní s elektronickým občianskym preukazom, kde klient vždy využíva pre prihlásenie len svoj vlastný občiansky preukaz).
Mailová adresa je teda súčasťou overenia osoby pri bezpečnom prihlásení sa do e-Služieb. Nie je možné, aby išlo o spoločnú mailovú adresu, ktorú využívajú viaceré osoby. Rovnako ani svoj mobilný telefón neposkytujeme inej osobe pre prihlasovanie sa do e-Služieb (alebo internet bankingu banky a pod). Ak tú istú mailovú adresu využíva viacero klientov, upozorní ich na to správa v e-Službách.
Ako si aktivovať nový prístup s menom, heslom a aplikáciou?
O konkrétnych krokoch sme informovali v článku Prihlasovanie do e-Služieb Sociálnej poisťovne sa mení, GRID karty budú končiť a o postupe pre zamestnávateľov sme tiež informovali v článku Elektronické služby v Sociálnej poisťovni – postup pre nového zamestnávateľa.
Sociálna poisťovňa je pripravená zodpovedať aj ďalšie otázky prostredníctvom kontaktného formulára pre e-Služby alebo telefónnych liniek +421 906 171 737, +421 2 3247 1737. Prístupy do e-Služieb zriaďujú pobočky SP, na ktoré sa klienti môžu obrátiť v praktických otázkach a vyriešiť si konkrétnu situáciu.
Zdroj: Sociálna poisťovňa
