Inventarizácia a inventúra majetku, záväzkov a vlastného imania

Čo je to inventarizácia a aký je rozdiel medzi inventúrou a inventarizáciou? Ako často sa musí robiť inventúra a inventarizácia majetku, záväzkov a vlastného imania?

Právnou úpravou vzťahujúcou sa na inventúru a inventarizáciu je zákone o účtovníctve 431/2002 Z. z. v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“), ktorý v § 29, ods. 1 definuje inventarizáciu: Inventarizáciou sa overuje či stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov (t. j. vlastného imania) v účtovníctve, zodpovedá skutočnosti.

 Inventarizácia pozostáva z piatich častí:

• inventúra,
• porovnávanie účtovného stavu so skutočným stavom,
• zaúčtovanie inventarizačných rozdielov,
• posúdenie reálnosti ocenenia majetku a záväzkov v účtovníctve so skutočnosťou,
• zostavenie inventarizačného zápisu.

Kedy vykonať inventarizáciu?

Inventarizácia majetku, záväzkov aj vlastného imania sa vykonáva ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, pričom môže ísť o:

• riadnu účtovnú závierku,
• priebežnú účtovnú závierku (len na účely vyjadrenia ocenenia podľa zákona o účtovníctve),
• mimoriadnu účtovnú závierku.

Zákon o účtovníctve však stanovuje odlišnú lehotu pre inventarizáciu dlhodobého hmotného majetku a zásob:

• Účtovná jednotka môže vykonať inventarizáciu hmotného majetku (okrem zásob a peňažných prostriedkov v hotovosti) aj v inej lehote ako ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, nesmie však prekročiť štyri roky.
• Fyzickú inventúru zásob môže účtovná jednotka vykonávať kedykoľvek v priebehu účtovného obdobia. Pritom sa musí preukázať stav zásob ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, údajmi fyzickej inventúry upravenými o prírastky a úbytky uvedeného majetku.

Peňažné prostriedky v hotovosti musí účtovná jednotka inventarizovať ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka.

Zákon o účtovníctve povoľuje vykonať fyzickú inventúru hmotného majetku okrem zásob, ktorú nemožno vykonať ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, v priebehu posledných troch mesiacov účtovného obdobia, prípadne v prvom mesiaci nasledujúceho účtovného obdobia. Pritom sa musí preukázať stav hmotného majetku ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, údajmi fyzickej inventúry upravenými o prírastky a úbytky uvedeného majetku za dobu od skončenia fyzickej inventúry do konca účtovného obdobia, prípadne za dobu od začiatku nasledujúceho účtovného obdobia do dňa skončenia fyzickej inventúry v prvom mesiaci tohto účtovného obdobia.

Pre zhrnutie uvádzame tabuľku lehôt na vykonanie inventarizácie jednotlivých zložiek majetku, záväzkov a vlastného imania.

Čo je to inventúra?

Inventúrou sa zisťuje skutočný stav majetku, záväzkov a vlastného imania. Inventúra je jednou z častí inventarizácie. Existujú tri typy inventúry:

• dokladová,
• fyzická,
• kombinovaná.

Fyzická inventúra sa vykonáva na zistenie skutočného stavu hmotného majetku, napríklad dlhodobý hmotný majetok, hmotné zásoby a podobne. Ide o fyzické počítanie, váženie alebo meranie stavu majetku priamo na jeho mieste.

Dokladová inventúra sa vykonáva na zistenie skutočného stavu vlastného imania, záväzkov, pohľadávok a pri majetku, pri ktorom nemožno vykonať fyzickú inventúru. Inventúra sa vykonáva na základe dostupných dokumentov, ktoré preukazujú stav daného majetku ku dňu ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka (napr. obchodné a úverové zmluvy, výplatné listiny alebo na základe odsúhlasenia stavu pohľadávok/záväzkov s odberateľmi/dodávateľmi). Ak je to možné, používa sa kombinácia fyzickej a dokladovej inventúry (napr. nehnuteľnosti – fyzická obhliadka stavby a výpis z katastra).

Ako sa inventúra dokumentuje?

Ešte pred začatím inventúry, musí mať účtovná jednotka vypracovaný Vnútorný predpis o inventarizácii, ktorý dokumentuje spôsob vykonávania inventarizácie. V súlade so zákonom o účtovníctve § 30 je vypracovanie tohto dokumentu povinné a zároveň je potrebné dodržať zákonom stanovené náležitosti. Vnútorný predpis o inventarizácií musí obsahovať časový harmonogram inventarizácie, osoby zodpovedné za vykonanie inventarizácie, dátumy jej vykonania a spôsob účtovania inventarizačných rozdielov.

Inventúrny súpis je účtovný záznam, ktorý sa zostavuje po skončení inventúry. Následne sa stav v inventúrnom súpise porovná so stavom v účtovníctve. Výsledky porovnania skutočného stavu so stavom v účtovníctve sa následne zaznamenajú v inventarizačnom zápise.

Inventúrny súpis musí obsahovať náležitosti podľa zákona o účtovníctve § 30, ods. 2:

• obchodné meno alebo názov účtovnej jednotky, sídlo (PO), bydlisko (FO),
• deň začatia inventúry, deň, ku ktorému bola inventúra vykonaná a deň skončenia inventúry,
• stav majetku s uvedením jednotiek množstva a ceny,
• miesto uloženia majetku,
• meno, priezvisko a podpisový záznam hmotne zodpovednej osoby alebo zodpovednej osoby za príslušný druh majetku,
• zoznam záväzkov a ich ocenenie,
• zoznam skutočného stavu rozdielu majetku a záväzkov,
• odporúčania na posúdenie reálnosti ocenenia majetku a záväzkov k dátumu, ku ktorému sa účtovná závierka zostavuje, zistené pri vykonávaní inventúry na účely úpravy ocenenia majetku a záväzkov, ak sú takéto skutočnosti známe osobám, ktoré vykonali inventúru,
• meno, priezvisko a podpisový záznam osôb zodpovedných za zistenie skutočného stavu majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov,
• poznámky.

Porovnanie skutočného stavu so stavom v účtovníctve

Výsledkom porovnania skutočného stavu majetku, záväzkov a vlastného imania so stavom v účtovníctve môže byť rovnosť alebo inventarizačný rozdiel. Inventarizačným rozdielom môže byť:

• manko (pri peňažných prostriedkoch schodok),
• prebytok.

Manko vzniká, ak je stav v účtovníctve vyšší ako skutočný stav. Avšak nie každý rozdiel musí byť hneď manko. Napríklad v prípade zásob sa často stanovuje norma prirodzeného úbytku. Ak je inventarizačný rozdiel v rámci tejto normy, manko nevzniká. Prebytok vzniká, ak je stav v účtovníctve nižší ako skutočný stav. V prípade, ak sa skutočný stav rovná stavu v účtovníctve, nevzniká žiadny inventarizačný rozdiel. Zistené inventarizačné rozdiely sa zaúčtujú do účtovného obdobia, za ktoré sa inventarizáciou overuje stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov (čiže ak ide napr. o inventúru k 31.12.2021, inventarizačné rozdiely sa zaúčtujú tiež k tomuto dňu).

Posúdenie reálnosti ocenenia majetku a záväzkov v účtovníctve so skutočnosťou

Ako súčasť inventarizácie je účtovná jednotka povinná overiť, či je ocenenie majetku, záväzkov a vlastného imania porovnateľné so skutočnosťou. Účtovná jednotka teda musí upraviť ocenenie tak, aby zodpovedalo skutočnosti, a to napríklad prostredníctvom:

• vytvorenia opravnej položky,
• zrušenia opravnej položky,
• vytvorenia rezerv,
• zrušenia rezerv.

Napríklad, ak bolo pri inventúre zistené, že určitý majetok je poškodený, účtovná jednotka vytvorí k nemu opravnú položku. Opravné položky sa netvoria k záväzkom. Rozdiely vyplývajúce z úpravy ocenenia nie sú inventarizačné rozdiely.

Inventarizačný zápis

Inventarizačný zápis je účtovný záznam, ktorým sa preukazuje vecná správnosť účtovníctva. Zároveň je poslednou časťou inventarizácie. Podľa zákona o účtovníctve § 30, ods. 3, musí inventarizačný zápis obsahovať:

• obchodné meno alebo názov účtovnej jednotky, sídlo (PO), bydlisko (FO),
• výsledky vyplývajúce z porovnania skutočného stavu majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov s účtovným stavom,
• výsledky vyplývajúce z posúdenia reálnosti ocenenia majetku a záväzkov,
• meno, priezvisko a podpisový záznam osoby alebo osôb zodpovedných za vykonanie inventarizácie v účtovnej jednotke.