Účtovanie miezd a odvodov

Účtovanie o mzdách a odvodoch je v praxi firiem veľmi časté. V článku sa dozviete, ako ich správne zaúčtovať v podvojnom aj v jednoduchom účtovníctve.

Základným zákonom týkajúcim sa zamestnávania je zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov. Ďalej sú upravené jednotlivými zákonmi daňové a odvodové povinnosti, potrebné je orientovať sa tiež v ďalších zákonoch, napríklad v zákone o sociálnom fonde a mnohých ďalších.

 Účtovanie o mzdových nákladoch a záväzkoch je upravené v nasledujúcej právnej úprave:

• zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov,
• opatrenie Ministerstva financií Slovenskej republiky z 13. decembra 2007 č. MF/27076/2007-74 v znení neskorších predpisov (pre jednoduché účtovníctvo),
• opatrenie Ministerstva financií SR č. 23054/2002-92 zo 16. decembra 2002 v znení neskorších predpisov (ďalej len „postupy účtovania v PÚ“).

Náš tip: So správnym výpočtom miezd vám pomôže softvér Olymp. Počítajte výplaty v programe, ktorý za vás sleduje novinky v zákonoch a vyplní viac ako 200 mzdových dokumentov.

Účtovanie miezd zamestnancov – najčastejšie účtovné prípady

V súlade s postupmi účtovania v PÚ sa o mzdách zamestnancov a spoločníkov účtuje ako o nákladoch, súvzťažne so záväzkami. Mzdy sa účtujú na základe interného účtovného dokladu (napríklad ZVL – Zúčtovacia a výplatná listina).

V súvislosti so mzdami sa v podvojnom účtovníctve účtuje najmä o:

• hrubej mzde zamestnanca, prípadne spoločníkov/konateľov, resp. ich odmene,
• zrážke z miezd zamestnancov/spoločníkov na sociálne a zdravotné poistenie (poistné platené zamestnancom),
• záväzku z titulu poistného plateného do Sociálnej a zdravotných poisťovní (poistné platené zamestnávateľom za zamestnanca),
• záväzku z titulu dane zo závislej činnosti,
• výplate čistej mzdy,
• sociálnom fonde,
• rôznych zrážkach zo mzdy, napríklad za stravné, exekúcie alebo za spôsobené manká a škody,
• záväzku z titulu príspevkov na doplnkové dôchodkové sporenie,
• záväzku z nároku zamestnancov na daňový bonus,
• záväzku z dôvodu náhrady mzdy pri dočasnej práceneschopnosti.

Účtovanie o mzdách a poistnom zamestnancov v sústave podvojného účtovníctva

O hrubej mzde zamestnancov sa účtuje na účte 521 – Mzdové náklady, súvzťažne s účtom 331 – Zamestnanci. V prípade spoločníkov alebo konateľov spoločnosti sa na účtovanie hrubej mzdy/odmeny používa nákladový účet 522 – Príjmy spoločníkov a členov zo závislej činnosti súvzťažne s účtom záväzkov 366 – Záväzky voči spoločníkom a členom zo závislej činnosti.

Poistné do Sociálnej a zdravotnej poisťovne platené zamestnávateľom za zamestnanca sa účtuje na nákladovom účte 524 – Zákonné sociálne poistenie, súvzťažne s účtom záväzkov  336 – Zúčtovanie s orgánmi sociálneho zabezpečenia a zdravotného poistenia.

Poistné platené zamestnancom sa účtuje ako zrážka zo mzdy, teda na účte 331 – Zamestnanci, súťažne s účtom 336 – Zúčtovanie s orgánmi sociálneho zabezpečenia a zdravotného poistenia. Účtovanie o poistnom platenom za spoločníkov/konateľov zostáva nezmenené.

Preddavok na daň z príjmov sa podobne, ako poistné platené zamestnancom, účtuje ako o zrážke zo mzdy, teda na účte 331 – Zamestnanci (prípadne účet 366 ak ide o spoločníka/ konateľa), súvzťažne s účtom záväzkov 342 – Ostatné priame dane.

Úhrada čistej mzdy, preddavku na daň z príjmov a poistného do Sociálnej a zdravotnej poisťovne sa účtuje na účte príslušného záväzku súvzťažne s účtom 221 – Bankové účty, prípadne 211 – Pokladnica, ak je mzda vyplácaná v hotovosti.

Príklad na účtovanie miezd v sústave podvojného účtovníctva

Spoločnosť ALFA, s.r.o. má jedného zamestnanca, ktorého hrubá mzda za mesiac august 2021 bola vo výške 1 200 eur. Podľa platných sadzieb výšky poistného do Sociálnej a zdravotnej poisťovne pre rok 2021, je poistné za zamestnanca do Sociálnej a zdravotnej vo výške 13,40 % z hrubej mzdy (teda 160,80 eur). Poistné platené zamestnávateľom je vo výške 35,20 % z hrubej mzdy zamestnanca (teda 422,40 eur). Preddavok na daň z príjmov je vo výške 19 % z hrubej mzdy znížený o nezdaniteľnú časť základu dane, teda 126,02 eur. Čistá mzda zamestnanca predstavuje sumu 913,18 eur (1 200 – 160,80 – 126,02). Spoločnosť ALFA, s.r.o. účtuje o mzde zamestnanca dňa 31.8.2021 a mzda je zamestnancovi vyplatená dňa 10.9.2021.

Náš tip: na výpočet sumy poistného a preddavkov na daň z príjmov môžete použiť mzdovú kalkulačku.

Účtovanie o mzdách a poistnom zamestnancov v sústave jednoduchého účtovníctva

Záväzky súvisiace so mzdami sa zaznamenávajú v Knihe záväzkov, v časti Mzdy. Medzi záväzky súvisiace so mzdami patria:

• čistá mzda zamestnanca,
• poistné do Sociálnej poisťovne v členení za zamestnanca a zamestnávateľa,
• preddavky na zdravotné poistenie za zamestnanca a zamestnávateľa,
• preddavky na daň zo závislej činnosti a daňový bonus,
• iné bonusy a príplatky k mzde zamestnanca.

Pri účtovaní záväzkov súvisiacich so mzdami sa mzdy napríklad za august 2021 zaúčtujú v knihe záväzkov k 31.8.2021, pričom v stĺpci dátum splatnosti sa uvedie deň výplaty mzdy, napríklad 15.9.2021.

Výplata miezd a platby do Sociálnej poisťovne, zdravotných poisťovní a daní z príjmov sa zaznamenávajú v Peňažnom denníku, pričom:

• výplata čistej mzdy zamestnanca sa účtuje v stĺpci Čistá mzda zamestnanca,
• preddavok na daň z príjmov sa účtuje v stĺpci Daň z príjmu,
• poistné za zamestnávateľa za zamestnanca do Sociálnej a zdravotnej poisťovne sa účtujú v stĺpci Poistné a príspevky za zamestnanca (niekedy označované aj ako Platby do fondov).

Výdavky spojené s výplatou miezd patria medzi výdavky na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov, teda daňové výdavky a majú tak vplyv na základ dane daňovníka.

Zároveň je potrebné zaúčtovať výdavok z bankového účtu vo výške čistej mzdy a v sume preddavkov do zdravotnej poisťovne, platby do Sociálnej poisťovne a preddavku na daň z príjmu.

Príklad na zaúčtovanie miezd a poistného do Sociálnej a zdravotnej poisťovne v jednoduchom účtovníctve

V príklade budeme vychádzať zo zadania uvedeného vyššie pri podvojnom účtovníctve.

Mzdy, poistné a preddavok na daň z príjmov sa zaúčtujú v Knihe záväzkov nasledovne:

Výplata mzdy, platieb poistného a preddavkov na daň z príjmov sa zaúčtuje v peňažnom denníku nasledovne:

Účtovanie odvodov živnostníka (SZČO) do Sociálnej poisťovne a zdravotných poisťovní v jednoduchom účtovníctve

Živnostník účtujúci v sústave jednoduchého účtovníctva účtuje o odvodoch do Sociálnej poisťovne a zdravotných poisťovní v Knihe záväzkov. Poistné do Sociálnej poisťovne a preddavok do zdravotných poisťovní je splatný do ôsmeho dňa kalendárneho mesiaca nasledujúceho po kalendárnom mesiaci, za ktorý sa platí poistné, čiže mesiac pozadu. V Knihe záväzkov sa preto odvody SZČO za august 2021 zaúčtujú k 31.8.2021, pričom v stĺpci splatnosť sa uvedie dátum 8.9.2021.

Úhrada preddavku do zdravotnej poisťovne a platba do Sociálnej poisťovne sa účtuje v Peňažnom denníku a patrí medzi výdavky ovplyvňujúce základ dane v stĺpci Poistné a príspevky platené za FO (nazývaný aj Odvody alebo Fondy).

Po skončení zdaňovacieho obdobia vykonáva zdravotná poisťovňa ročné zúčtovanie, ktorého výsledkom môže byť preplatok alebo nedoplatok. Nedoplatok sa účtuje v Knihe záväzkov a jeho úhrada sa zaznamenáva v Peňažnom denníku v časti Poistné a príspevky platené za FO (nazývaný aj Odvody alebo Fondy). Preplatok živnostník zaúčtuje v Knihe pohľadávok.

Viac o účtovaní o mzdových nákladoch a odvodoch v sústave jednoduchého účtovníctva sa dočítate v článku Jednoduché účtovníctvo – príklady na stravné, odvody a mzdy.