Vedenie daňovej evidencie

Daňová evidencia je vhodná najmä pre daňovníkov vykonávajúcich podnikateľskú alebo inú samostatnú zárobkovú činnosť, ktorí nikoho nezamestnávajú, majú nízky obrat, malý počet účtovných dokladov a neoplatí sa im uplatňovať paušálne výdavky. Spravidla nie sú platiteľmi DPH. Cieľom daňovej evidencie je poskytnúť údaje potrebné na zistenie a vyčíslenie základu dane ako aj samotnej dane z príjmov fyzických osôb. Obsahuje údaje o zdaniteľných príjmoch a skutočne preukázateľne vynaložených daňových výdavkoch, ako aj o majetku a záväzkoch podnikateľa. Možno konštatovať, že daňová evidencia je vo svojej podstate veľmi zredukovanou a zjednodušenou formou jednoduchého účtovníctva. V nasledovnom článku nájdete ako viesť daňovú evidenciu spolu so šablónami na evidenciu jednotlivých položiek.

Pokladáme za dôležité poukázať na skutočnosť, že podnikateľ, ktorý sa rozhodol viesť daňovú evidenciu, nie je považovaný za účtovnú jednotku v zmysle zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“). Z uvedeného vyplýva, že takýto podnikateľ nemusí viesť účtovníctvo, nemá povinnosť inventarizácie majetku a záväzkov, nie je povinný zostaviť účtovnú závierku a ani účtovné výkazy.

Kto môže viesť daňovú evidenciu

Daňová evidencia je legislatívne upravená v zákone o dani z príjmov konkrétne v § 6 ods. 14 a 15, v § 51 a v § 52g ods. 3.

Daňovú evidenciu môže viesť podnikateľ, ktorý vykonáva

• podnikateľskú činnosť alebo
• inú samostatne zárobkovú činnosť, prípadne
• dosahuje príjmy z použitia diela a použitia umeleckého výkonu podľa § 6 ods. 1, 2 a 4

ak súčasne spĺňa všetky z nasledujúcich podmienok:

• nezamestnáva žiadnych zamestnancov
• jeho príjem nepresiahne v bezprostredne predchádzajúcom zdaňovacom období sumu 170 000 €
• uplatňuje skutočne preukázateľne vynaložené daňové výdavky na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie svojich príjmov.

Zákon o dani z príjmov umožňuje viesť daňovú evidenciu aj podnikateľom, ktorí sú platiteľmi dane z pridanej hodnoty (ďalej len „platiteľ DPH“). Platitelia DPH sa musia okrem zákona o dani z príjmov, riadiť aj zákonom č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o DPH“). Medzi podmienkami na možnosť vedenia daňovej evidencie by sme nenašli žiadnu zmienku o dani z pridanej hodnoty, ako je to v prípade možnosti uplatňovania paušálnych výdavkov (len podnikateľ, ktorý nie je platiteľom DPH, prípadne je platiteľom DPH len časť zdaňovacieho obdobia môže uplatňovať paušálne výdavky). V praxi je obvyklé, že aj podnikatelia registrovaní za platiteľov DPH vedú daňovú evidenciu. Obrat (príjem) pre povinnú registráciu za platiteľa DPH za najviac 12 predchádzajúcich po sebe nasledujúcich kalendárnych mesiacoch je stanovený vo výške 49 790 € (§ 4 ods. 1 zákona o DPH) a pre vedenie daňovej evidencie je obrat stanovený maximálne do výšky 170 000 €. Ak teda podnikateľ dosiahne obrat 49 790 € za stanovené obdobie, vzniká mu povinnosť registrácie za platiteľa DPH.

V prípade, ak podnikateľ v priebehu zdaňovacieho obdobia nedodrží podmienky stanovené na možnosť viesť daňovú evidenciu (čo i len jednu napríklad by začal zamestnávať zamestnancov), pokračuje vo vedení daňovej evidencie už len v tomto zdaňovacom období. V bezprostredne nasledujúcom zdaňovacom období je takýto podnikateľ povinný viesť účtovníctvo podľa zákona o účtovníctve. Podnikateľ, ktorý sa rozhodol pre vedenie daňovej evidencie, je povinný viesť daňovú evidenciu počas celého zdaňovacieho obdobia. Daňovú evidenciu musí podnikateľ uchovávať po dobu piatich rokov od konca roka, v ktorom podnikateľovi vznikla povinnosť podať daňové priznanie k dani z príjmov.

Zákon o dani z príjmov neukladá povinnosť viesť daňovú evidenciu podnikateľovi samostatne. Podnikateľ môže poveriť vedením svojej daňovej evidencie aj odborníka akým je účtovník alebo účtovnícka spoločnosť, ktorý pravidelne sledujú legislatívne zmeny. V prípade, ak podnikateľ zverí vedenie daňovej evidencie na odborníka má väčšiu záruku a môže predísť chybám, ktorých by sa mohol dopustiť, či už pri vedení daňovej evidencie alebo pri výpočte dane z príjmov a zostavení daňového priznania k dani z príjmov.

V prípade, ak by ste chceli viesť daňovú evidenciu odporúčame vyplniť nasledujúci formulár a založiť si ho k daňovej evidencii.

• Vzor formulára - vyplnený
• Vzor formulára - nevyplnený

Možnosti vedenia daňovej evidencie

V porovnaní s vedením účtovníctva je vedenie daňovej evidencie určitým zjednodušením. Na prvý pohľad nie je vedenie daňovej evidencie náročné na čas a informácie ako vedenie účtovníctva, najmä v súvislosti s povinnosťami vyplývajúcimi na konci zdaňovacieho obdobia. Pri vedení daňovej evidencie je veľmi dôležité, aby podnikateľ dôkladne poznal ustanovenia zákona o dani z príjmov. Najmä musí vedieť, ktoré výdavky možno považovať za daňovo uznané a naopak, ktoré nie. Aj v prípade hmotného alebo nehmotného majetku, ktorý podnikateľ eviduje a požíva pri vykonávaní svojej podnikateľskej činnosti, je žiaduce, aby poznal ustanovenia zákona o dani z príjmov o hmotnom a nehmotnom majetku.  V zákone o dani z príjmov je stanovený len obsah daňovej evidencie. Forma a spôsob vedenia daňovej evidencie je ponechaná na podnikateľa (nie je záväzne stanovená). Podnikateľ však musí kedykoľvek vedieť preukázať správcovi dane stav svojho majetku a záväzkov.

Pre prehľadnosť sme uviedli v nasledujúcej tabuľke porovnanie možností vedenia daňovej evidencie s uvedením výhod a nevýhod jednotlivých alternatív:

Obsah daňovej evidencie

Podnikatelia spĺňajúci súčasne všetky podmienky stanovené zákonom o dani z príjmov, môžu viesť počas celého zdaňovacieho obdobia zjednodušenú daňovú evidenciu. Musia však mať prehľad a evidenciu minimálne o:

• príjmoch a daňových výdavkoch v časovom slede vrátane prijatých a vydaných dokladov, ktoré spĺňajú náležitosti účtovných dokladov (podľa zákona o účtovníctve)
• hmotnom majetku a nehmotnom majetku, využívaných podnikateľom pri výkone svojej podnikateľskej činnosti
• zásobách, pohľadávkach a záväzkoch.

Platitelia DPH sú povinní viesť okrem vyššie uvedených evidencií aj evidenciu podľa § 70 zákona o DPH („Vedenie záznamov“). Označovaná aj ako „Evidencia DPH“, ktorá slúži podnikateľom na správne stanovenie daňovej povinnosti k DPH. Platiteľ DPH je podľa § 70 ods. 1 zákona o DPH povinný viesť podrobné záznamy podľa jednotlivých zdaniteľných období (mesačné, prípadne kvartálne) o dodaných tovaroch a službách a o prijatých tovaroch a službách. Vo všetkých záznamoch je platiteľ DPH povinný uvádzať údaje pre správne určenie dane z pridanej hodnoty.

Informácie o tom, ako má vyzerať daňová evidencia prinášame v článku Daňová evidencia - vzor

Forma daňovej evidencie

Podnikateľ vo svojej daňovej evidencii eviduje príjmy a výdavky, ktoré súvisia s výkonom jeho podnikateľskej činnosti. V súvislosti s výdavkami zahrnie do svoje evidencii len výdavky spojené s jeho obchodným majetkom (majetkom používaným výlučne pri výkone podnikateľskej činnosti). Je dôležité upozorniť, že do daňovej evidencie podnikateľ zahrnie len daňové výdavky. Na rozdiel od vedenia sústavy jednoduchého účtovníctva, kde podnikateľ účtuje všetky svoje výdavky v členení na daňové výdavky (výdavky ovplyvňujúce základ dane z príjmov) a nedaňové výdavky (výdavky neovplyvňujúce základ dane z príjmov).

Konkrétna forma daňovej evidencie je do značnej miery ovplyvnená od jednotlivých zložiek obchodného majetku podnikateľa. Daňová evidencia by mala zachytávať:

• peňažné prostriedky v evidencii o príjmoch a výdavkoch (príklad ako môže evidencia vyzerať pre neplatiteľ aj platiteľa DPH v jednoduchšej podobe alebo v rozšírenej podobe)
• hmotný a nehmotný majetok v evidencii hmotného a nehmotného majetku
• zásoby v evidencii zásob
• pohľadávky v knihe pohľadávok
• záväzky v knihe záväzkov
• zdaniteľné obchody a odpočítanie dane z pridanej hodnoty v evidencii DPH (ak ide o platiteľa DPH). Príklad na evidenciu DPH (zdaniteľné obchody) a evidenciu DPH (odpočítanie dane).

Podnikatelia, ktorí vedú daňovú evidenciu môžu využívať niektoré tlačivá a evidencie, ktoré vedú podnikatelia účtujúci v sústave jednoduchého alebo podvojného účtovníctva. Aj vyššie uvedené evidencie nápadne pripomínajú evidencie a účtovné knihy používané v sústave jednoduchého účtovníctva.

Výsledkom daňovej evidencie by mal byť správne stanovený základ dane z príjmov, ktorý podnikateľ vypočíta ako rozdiel zdaniteľných príjmov a výdavkov získaných z daňovej evidencie. Daňová evidencia nevymedzuje povinné náležitosti daňového dokladu. Ustanovenie § 6 ods. 14 zákona od dani z príjmov však uvádza, aby prijaté a vydané doklady spĺňali náležitosti účtovných dokladov podľa zákona o účtovníctve. Preto považujeme za dôležité uvedenie aspoň minimálnych náležitostí, ktoré by mali daňové doklady zahrnuté do daňovej evidencie obsahovať:

• slovné a číselné označenie dokladu (napríklad P01-P13-001 - príjmový pokladničný doklad číslo1 alebo FAKTÚRA číslo:2013001)
• obsah hospodárskej operácie a jeho účastníkov (napríklad Dodávateľ: Jozef Filipovič - NITKA  & IHLIČKA a jeho identifikačné údaje, Odberateľ: Janka Malá a jej identifikačné údaje, Text hospodárskej operácie: predaj 3 ks kostýmov)
• dátum uskutočnenia hospodárskej operácie (napríklad 22. 2. 2013)
• dátum vyhotovenia dokladu, ak by nebol zhodný s dátumom uskutočnenia hospodárskej operácie
• podpis oprávnenej osoby.

Podnikateľ, ktorý je registrovaný ako platiteľ DPH musí mať na pamäti, že jeho doklady musia spĺňať aj náležitosti dokladov vyplývajúce zo zákona o DPH. Jednotlivé ustanovenia sa nachádzajú v § 71 až § 75 zákona o DPH. V jednotlivých paragrafoch zákona o DPH sú stanovené vymedzenia čo je považované za faktúru, sú tu definované osoby povinné vyhotoviť faktúru, lehoty na vyhotovenia faktúry, presné požiadavky na náležitosti a obsah faktúry a definovanie súhrnnej faktúry. V prípade platiteľov DPH odporúčame podrobnejšie preštudovanie vyššie uvedených paragrafov.