Daňová evidencia v praxi a jej vzor

Daňovú evidenciu môžu viesť fyzické osoby s preukázateľnými výdavkami, môže ísť aj o platiteľov DPH. Prinášame vzor na stiahnutie, ako aj pomôcku pri zápise do evidencie.

Fyzická osoba má na výber z dvoch spôsobov uplatňovania výdavkov (nákladov). Prvým spôsobom je uplatnenie tzv. paušálnych výdavkov, t. j. percentom z príjmov, avšak tento spôsob nemôže uplatniť tá fyzická osoba, ktorá je počas celého zdaňovacieho obdobia platiteľom DPH. Druhým spôsobom je uplatnenie preukázateľných výdavkov, pričom ak sa fyzická osoba rozhodne pre tento spôsob uplatnenia daňových výdavkov, môže:

• o nich účtovať v sústave jednoduchého alebo podvojného účtovníctva, alebo
• ich evidovať v daňovej evidencii.

V tomto článku sa dozviete informácie o tom, kto môže viesť daňovú evidenciu a čo obsahuje vedenie daňovej evidencie v praxi.

Kto môže viesť daňovú evidenciu?

Daňovú evidenciu upravuje § 6 ods. 11 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o dani z príjmov“).

Daňovú evidenciu môžu viesť fyzické osoby, ktoré:

1. uplatňujú skutočne preukázateľné výdavky, t. j. výdavky, ktoré preukázateľne vynaložili na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľných príjmov,
2. dosahujú nasledovné príjmy:

Síce sme si vyššie definovali, aké sú to skutočne preukázateľné daňové výdavky, ale uveďme si aj zopár príkladov. Spravidla u každej fyzickej osoby je daňovým výdavkom:

• zaplatené poistné (odvody) do Sociálnej a zdravotnej poisťovne,
• výdavky na spotrebované pohonné látky do auta využívaného na podnikanie,
• výdavky na cestovné a stravné pri pracovných cestách podnikateľa,
• výdavky na nájomné (ak na svoje podnikanie potrebuje priestory),
• a iné, ktoré súvisia s jej podnikaním a dosahovaním príjmov (napr. nákup farby u maliara, nákup počítača a tlačiarne u účtovníka a pod.).

Kto nemôže viesť daňovú evidenciu?

Daňovú evidenciu nemôže viesť tá účtovná jednotka, ktorá je povinná účtovať v sústave podvojného účtovníctva, ide o:

• účtovné jednotky, ktoré sú zapísané v obchodnom registri (t. j. obchodné spoločnosti – napr. s. r. o. a družstvá),
• niektoré účtovné jednotky nezaložené alebo nezriadené na účel podnikania, ktoré podnikajú a spĺňajú osobitné podmienky (napr. cirkev, občianske združenia a pod.).

Z vyššie uvedeného vyplýva, že fyzická osoba nemá povinnosť účtovať v sústave podvojného účtovníctva, a preto, ak bude uplatňovať preukázateľné výdavky, môže sa rozhodnúť pre účtovanie v sústave jednoduchého účtovníctva alebo pre evidovanie týchto výdavkov v daňovej evidencii.

Viac informácií sa dozviete v článku Kto musí viesť účtovníctvo.

Môže viesť daňovú evidenciu platiteľ DPH?

Fyzická osoba, ktorá je platiteľom DPH a ktorá uplatňuje preukázateľné výdavky, môže viesť daňovú evidenciu. Pozor však na to, že takáto osoba je povinná viesť na účely DPH podrobné záznamy v súlade s § 70 zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o DPH“).

Čo obsahuje daňová evidencia?

Podľa § 6 ods. 11 zákona o dani z príjmov je daňová evidencia prehľad o:

1. príjmoch v časovom slede v členení potrebnom na zistenie základu dane vrátane prijatých dokladov, ktoré spĺňajú náležitosti účtovných dokladov,
2. daňových výdavkoch v časovom slede v členení potrebnom na zistenie základu dane vrátane vydaných dokladov, ktoré spĺňajú náležitosti účtovných dokladov,
3. hmotnom a nehmotnom majetku zaradenom do obchodného majetku,
4. zásobách a pohľadávkach,
5. záväzkoch.

Ako môžeme teda vidieť, v daňovej evidencii fyzická osoba eviduje príjmy a daňové výdavky v časovom slede, a preto je potrebné, aby v daňovej evidencii mal každý príjem, resp. daňový výdavok samostatný riadok (zápis). Do daňovej evidencie fyzická osoba zapisuje všetky príjmy, t. j. príjmy zahrňované do základu, ako aj príjmy nezahrňované do základu dane. Čo sa týka výdavkov, tak fyzická osoba do daňovej evidencie zapisuje len daňové výdavky, t. j. tie, ktoré ovplyvňujú základ dane.

Upozornenie: Aj pri uplatňovaní paušálnych výdavkov je potrebné viesť „daňovú evidenciu“, avšak v menšom rozsahu, ako je tomu pri preukázateľných výdavkoch, o ktorých píšeme v tomto článku. Viac informácií o evidencii v súvislosti s paušálnymi výdavkami nájdete v článku Paušálne výdavky v roku 2022.

Súčasťou daňovej evidencie sú aj prijaté doklady a vydané doklady, ktoré spĺňajú náležitosti účtovných dokladov, preto fyzická osoba musí dbať na to, aby tieto doklady spĺňali nasledovné náležitosti:

1. slovné a číselné označenie účtovného dokladu (napríklad príjmový pokladničný doklad č. 001 – PPD č. 001),
2. obsah účtového prípadu a označenie jeho účastníkov (napríklad nákup tovaru),
3. peňažnú sumu alebo údaje o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,
4. dátum vyhotovenia účtovného dokladu.

Pozor aj na to, že fyzická osoba, ktorá sa rozhodla pre vedenie daňovej evidencie, je povinná v nej robiť zápisy počas celého zdaňovacieho obdobia.

Ako vyzerá daňová evidencia?

V zákone o dani z príjmov nie je špecifikované to, ako má vyzerať daňová evidencia. To, ako bude vyzerať, prípadne akú formu bude mať, je na rozhodnutí daňovníka. Fyzická osoba môže viesť daňovú evidenciu sama, alebo môže vedenie daňovej evidencie zveriť do rúk účtovníka, pričom môže viesť daňovú evidenciu aj napr. pomocou tabuliek v exceli.

Fyzická osoba však môže využiť aj účtovný softvér a vybrať si v súčasnosti aj z účtovných softvérov (programov), ktoré sú aj v bezplatnej verzii. Bezplatné verzie však majú stále isté obmedzenia, a to napr. sú dostupné len na určitý počet zápisov v evidencii a pod., preto je dobré si preveriť, či práve bezplatná verzia nám bude alebo nebude postačovať.

Daňová evidencia a jej vzor v exceli

Prinášame vám jednoduchý vzor daňovej evidencie v exceli na stiahnutie, ktorý si môžete podľa potreby upraviť alebo sa ním inšpirovať pri vedení vlastnej daňovej evidencie.

Ako viesť daňovú evidenciu v praxi?

Vieme, že súčasťou daňovej evidencie je napr. prehľad o príjmoch, ale čo do tohto prehľadu zapísať? Prinášame jednoduchú pomôcku s uvedením účtovných prípadov a k tomu zápisu do daňovej evidencie:

Aké sú výhody vedenia daňovej evidencie?

Fyzická osoba, ktorá uplatňuje preukázateľné výdavky a rozhodne sa pre vedenie daňovej evidencie, získa oproti účtovaniu v sústave jednoduchého účtovníctva tieto výhody:

• nie je považovaná za účtovnú jednotku,
• tým, že nemusí viesť účtovníctvo, neriadi sa zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a nemôže byť podľa tohto zákona ani pokutovaná,
• nie je povinná robiť inventarizáciu majetku a záväzkov,
• nie je povinná zostaviť účtovnú závierku,
• vedenie daňovej evidencie je menej administratívne náročné,
• a iné.

Viac sa dozviete v článku Jednoduché účtovníctvo alebo daňová evidencia?

Je daňová evidencia prílohou k daňovému priznaniu k dani z príjmov fyzickej osoby?

Výstupy z daňovej evidencie, t. j. povinné prehľady sú dôležitými podkladmi pri vypĺňaní daňového priznania k dani z príjmov fyzickej osoby, pretože práve z týchto výstupov fyzická osoba, resp. poverený účtovník čerpá číselné údaje do daňového priznania.

Daňová evidencia samotná však netvorí povinnú prílohu k daňovému priznaniu, a preto sa k daňovému priznaniu nepripája. Pozor však na to, že fyzická osoba musí vyznačiť skutočnosť, že uplatňuje preukázateľné výdavky v daňovom priznaní a je povinná aj vyplniť príslušnú tabuľku pod uvedenými príjmami podľa § 6 zákona.

Daňová evidencia pri príjmoch z prenájmu nehnuteľnosti

Nesmieme zabudnúť aj na často používanú daňovú evidenciu pri príjmoch z prenájmu nehnuteľnosti, nakoľko ak má fyzická osoba príjmy z prenájmu nehnuteľnosti podľa § 6 ods. 3 zákona, môže uplatniť len preukázateľné výdavky (paušálne nie), a teda má na výber, či:

1. bude účtovať v sústave jednoduchého alebo podvojného účtovníctva,
2. bude evidovať výdavky v daňovej evidencii.

Pozor, fyzická osoba, ktorá dosahuje príjem z prenájmu nehnuteľnosti podľa § 6 ods. 3 a ktorá sa rozhodne pre účtovanie v jednej zo sústav účtovníctva, nie je považovaná za účtovnú jednotku, a preto nie je povinná predložiť aj účtovnú závierku. V praxi je však najčastejšie využívaný spôsob práve vedenie daňovej evidencie.

Viac informácií nájdete v článku Daňové výdavky a evidencia pri prenájme nehnuteľnosti.