Ak má podnikateľ zásoby, má okrem vedenia účtovníctva povinnosť viesť aj skladovú evidenciu. Čo všetko táto povinnosť zahŕňa a ako na vedenie skladu?
Kto je povinný viesť skladovú evidenciu?
Subjekty, ktoré majú povinnosť viesť skladovú evidenciu, si rozdelíme na dve skupiny:
- účtovné jednotky – t. j. právnické osoby so sídlom v SR, zahraničné osoby podnikajúce na území SR, fyzické osoby zapísané v Obchodnom registri SR alebo fyzické osoby, ktoré sa rozhodli viesť jednoduché alebo podvojné účtovníctvo,
- daňovníkov, ktorí nie sú účtovnými jednotkami – vedú napríklad daňovú evidenciu alebo si uplatňujú výdavky percentom z príjmov.
Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“) upravuje predmet účtovníctva. Predmetom účtovníctva je účtovanie skutočností o:
- stave a pohybe majetku,
- stave a pohybe záväzkov,
- rozdiele majetku a záväzkov,
- výnosoch,
- nákladoch,
- príjmoch,
- výdavkoch,
- výsledku hospodárenia účtovnej jednotky.
Pod pojem majetok sa zaraďuje celý majetok účtovnej jednotky, ktorým môžu byť okrem rôznych strojov, zariadení, automobilov alebo stavieb aj skladové zásoby. Z toho vyplýva, že účtovná jednotka má zo zákona o účtovníctve povinnosť účtovať o stave a pohybe svojich skladových zásob. Na to, aby mohla o skladových zásobách účtovať, musí viesť skladovú evidenciu.
Daňovníci, ktorí vedú daňovú evidenciu (k svojim príjmom vykazujú preukázateľné, t. j. skutočné výdavky) alebo daňovníci, ktorí si uplatňujú paušálne výdavky (k svojim príjmom si uplatňujú výdavky percentom z príjmov), majú podľa zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o dani z príjmov“) povinnosť viesť (okrem iného aj) evidenciu o zásobách. Z uvedeného vyplýva, že aj títo daňovníci musia viesť skladovú evidenciu.
V prípade, ak právnické alebo fyzické osoby – podnikatelia nemajú žiadne zásoby, tak skladovú evidenciu viesť nemusia, resp. ich evidencia je nulová.
Čo zahŕňa skladová evidencia?
Po definovaní povinnosti viesť skladovú evidenciu je kľúčové určiť, čo všetko skladová evidencia zahŕňa.
Skladová evidencia môže zahŕňať:
- tovar – o tovare hovoríme vtedy, ak ho podnik kúpil a v nezmenenom stave predáva ďalej svojim zákazníkom, napr. kúpa izbových kvetov a ich ďalší predaj zákazníkovi,
- materiál – môže ísť o suroviny, ktoré priamo vstupujú do výroby (napr. umelé kvety určené na výrobu smútočných aranžmánov), pomocné látky vstupujúce priamo do výrobku (napr. sadra slúžiaca na zasadrovanie kvetov), prevádzkové látky potrebné na prevádzku podniku (napr. čistiace prostriedky), ale aj obaly (napr. baliaci papier na zabalenie kytice pri predaji),
- zásoby vlastnej výroby – v prípade, ak podnik vyrába vlastné výrobky – môže ísť teda o samotné výrobky (napr. ušité šaty z odevného podniku), ale aj nedokončenú výrobu (napr. šaty v procese výroby), polotovary vlastnej výroby (rozdiel oproti nedokončenej výrobe je ten, že polotovary vlastnej výroby možno predať, mohlo byť ísť napr. o základný vzor šiat, ktoré ešte nie sú 100 % dokončené, ale odkúpi ich iná dielňa na dokončenie) a v niektorých prípadoch aj zvieratá (napr. chovné zvieratá, sliepky alebo psy).
Akou formou viesť sklad?
V legislatíve nie je určené, akou formou treba viesť skladovú evidenciu. Subjekty si teda samy zvolia, akou formou ho budú viesť.
Forma vedenia skladovej evidencie závisí najmä od množstva zásob podniku. Cieľom je, aby podnik vedel určiť stav zásob na sklade a ich ocenenie nielen ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka (zväčša 31.12.), resp. zostavuje daňové priznanie, ale aj k inému dňu v priebehu roka (napr. pre vlastný prehľad alebo účtovanie).
Podniku, ktorý neeviduje veľa druhov a aj kusov zásob, by stačilo viesť skladovú evidenciu v programe Excel. Veľkou výhodou je najmä to, že na kúpu programu Excel nemusí subjekt vynakladať dodatočné náklady, keďže väčšina počítačov ho má už automaticky, resp. má zakúpený balík Microsoft Office, ktorý ho zahŕňa. Nevýhodou môže byť prácne vedenie skladu, neprepojenie na e-kasu, resp. e-shop alebo neprehľadnosť pri väčšom množstve zásob.
Vedenie skladu prostredníctvom programu Excel môže byť výhodné napríklad pre obchody poskytujúce zväčša služby, pričom predávajú aj menšie množstvo tovaru, napríklad kaderníctva alebo kozmetické salóny.
Sofistikovanejšou možnosťou pre vedenie skladovej evidencie je skladový softvér. Túto možnosť využívajú najmä firmy, ktoré majú veľa druhov zásob a z nich veľké množstvá, majú veľký pohyb tovaru alebo výrobu vlastných výrobkov. Výhodou skladového softvéru je najmä automatizovanie procesov – príjem tovaru na sklad alebo jeho úbytok pri predaji cez e-kasu alebo e-shop, vysoká prehľadnosť, automatická kalkulácia ceny výrobkov alebo obchodnej prirážky k nákupnej cene, zjednodušené vystavovanie faktúr, zoskupovanie tovarov do skupín a podskupín alebo hromadné zadávanie zliav. Nevýhodou môžu byť vyššie náklady na kúpu softvéru, príp. náklady na jeho aktualizácie v priebehu ďalších rokov.
Vedenie skladu prostredníctvom špeciálneho softvéru je výhodné napríklad pre rôzne druhy obchodných alebo výrobných spoločností, napríklad potraviny, pekáreň, obchod s oblečením alebo aj reštaurácie.
Čo musí obsahovať skladová evidencia?
Skladová evidencia by mala obsahovať informácie o tovaroch, materiáloch alebo zásobách vlastnej výroby, ktoré má podnik na sklade. Ide najmä o údaje, akými sú množstvo zásob na sklade, nákupná a predajná cena alebo dátum prijatia zásob na sklad, resp. ich úbytok.
Skladová evidencia v programe Excel by mohla obsahovať stĺpce ako druh zásob, dátum prijatia na sklad, meno dodávateľa, merná jednotka, nákupná cena, miesto uloženia zásob, množstvo na sklade, hodnota zásob, dátum vyradenia alebo predajná cena/ks. Aké detaily bude podnik v skladovej evidencii sledovať je v podstate na jeho rozhodnutí. Najlepšie je určiť si vlastný systém, ktorý mu bude najviac vyhovovať, a zároveň poskytovať aj potrebné informácie pre účtovníctvo aj pre interné potreby firmy.
Efektívnejším riešením je vedenie skladovej evidencie prostredníctvom špeciálneho softvéru. Jedným z nich je podnikový informačný systém ONIX od firmy KROS, ktorý obsahuje viacero zaujímavých modulov. ONIX poskytuje na rozdiel od klasického skladového programu napríklad aj tieto benefity:
- jednoduchú tlač pokladničného dokladu priamo z programu,
- vývoj predaja vybraného druhu tovaru – napríklad prehľad ziskovosti jednotlivých tovarov,
- prepojenie programu s e-shopom – automatická aktualizácia stavu zásob alebo prehľad prijatých objednávok,
- tvorba rôznych druhov cenníkov,
- hromadné vystavovanie faktúr pre vybraných obchodných partnerov,
- sledovanie efektivity zákazky už priamo na doklade,
- pomocné funkcie pre vlastnú výrobu – napríklad prehľad stupňa dokončenia výrobku alebo automatické oceňovanie hotových výrobkov.
Inventúra a inventarizácia skladu
Pojmy inventúra a inventarizácia sa často považujú za synonymá, a pritom ide o dva odlišné pojmy a procesy.
Inventarizáciu definuje zákon o účtovníctve takto: Inventarizáciou overuje účtovná jednotka, či stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov v účtovníctve zodpovedá skutočnosti. Inventarizácia musí byť pri zásobách vykonaná ku dňu, ku ktorému sa zostavuje riadna alebo mimoriadna účtovná závierka.
Inventarizácii však predchádza inventúra, ktorou sa zisťuje skutočný stav majetku, a teda aj zásob. Pri majetku hmotnej a nehmotnej povahy sa skutočný stav zisťuje fyzickou inventúrou a pri druhoch majetku, pri ktorých nemožno vykonať fyzickú inventúru, sa skutočný stav zisťuje dokladovou inventúrou, resp. kombináciou fyzickej a dokladovej inventúry. S inventúrou súvisí inventúrny súpis, ktorý zabezpečuje preukázateľnosť účtovníctva a musí obsahovať údaje uvedené v zákone o účtovníctve.
Následne sa zistený stav majetku porovná s účtovným stavom, a teda so stavom v skladovej evidencii a prípadné rozdiely sa uvedú v inventarizačnom zápise. Aj jeho náležitosti obsahuje zákon o účtovníctve.
Fyzickú inventúru zásob môže účtovná jednotka vykonať kedykoľvek v priebehu účtovného obdobia. Pritom sa musí preukázať stav hmotného majetku ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, údajmi fyzickej inventúry upravenými o prírastky a úbytky uvedeného majetku za dobu od skončenia fyzickej inventúry do konca účtovného obdobia do dňa skončenia fyzickej inventúry v prvom mesiaci tohto účtovného obdobia. Z uvedeného vyplýva, že podnik nemusí počas celého dňa, ku ktorému zostavuje účtovnú závierku (najčastejšie 31.12.), počítať svoje zásoby. Inventúru môže vykonať napríklad aj 10.1. a stav zásob následne upraví o prírastky a úbytky zásob v období od 31.12. do 10.1.
V praxi to vo väčších obchodných prevádzkach zväčša vyzerá tak, že jeden deň (alebo viac dní, resp. počas noci) prebehne fyzická inventúra, počas ktorej je prevádzka zatvorená. Dátum inventúry je najčastejšie okolo 31.12., nakoľko k tomuto dňu zostavuje účtovnú závierku najviac firiem. Počas inventúry zamestnanci fyzicky počítajú všetky zásoby podniku nachádzajúce sa či už v predajni alebo v sklade. Najjednoduchšie to ide s ručnými snímačmi, ktorých pamäť sa na konci inventúry stiahne do skladového programu. Po spustení inventarizácie sám program vygeneruje inventarizačné rozdiely, a teda rozdiel skutočného stavu medzi stavom v sklade. Ak by systém odhalil veľké rozdiely niektorých druhov zásob, odporúča sa ešte raz skontrolovať fyzický, resp. účtovný stav.
Ak má firma menšie zásoby, tak možno inventúru spraviť napríklad večer po zatvorení prevádzky. Zásoby možno počítať aj ručne na papier alebo si reálny stav zapisovať do programu Excel. Ak podnik aj eviduje skladovú evidenciu v Exceli, tak v ňom tiež ľahšie porovná fyzický stav zásob s tým účtovným.
Viac informácií o inventúre a inventarizácii sa dočítate v článku Inventarizácia a inventúra majetku, záväzkov a vlastného imania.
Ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka (najčastejšie 31.12.), musí účtovná jednotka posúdiť ocenenie majetku, a teda aj zásob na sklade. Na základe skladovej evidencie vie podnik posúdiť, či má na sklade zásoby, ktoré už nebude vedieť predať za aktuálnu predajnú cenu a bude ich musieť napríklad zlacniť (môže ísť o morálne zastaraný alebo fyzicky poškodený tovar). Ak takéto zásoby má, musí tvoriť opravnú položku k zásobám.
Spôsoby účtovania zásob
Zo skladovej evidencie sa čerpajú informácie aj pre účtovníctvo. Pri vedení podvojného účtovníctva si môže podnik vybrať z dvoch spôsobov účtovania:
- spôsob A – informácie zo skladu sa získavajú priebežne počas celého roka,
- spôsob B – informácie zo skladu sa získavajú najmä na konci účtovného obdobia.
Spôsob A účtovania zásob môžu využiť všetky účtovné jednotky, pričom ho musia využiť všetky účtovné jednotky, ktoré majú povinnosť mať účtovnú závierku overenú audítorom. Prakticky ide o prácnejšie, ale presnejšie a pravidelné účtovanie zásob počas celého účtovného obdobia.
Spôsob B účtovania zásob môžu využiť tie účtovné jednotky, ktoré nemajú povinnosť mať účtovnú závierku overenú audítorom. Ide o jednoduchší a menej prácny spôsob účtovania zásob, keďže stav zásob sa zaúčtuje na začiatku a potom až na konci účtovného obdobia. Počas roka teda účtovníctvo neposkytuje informácie o stave zásob.
V prípade, ak živnostník vedie jednoduché účtovníctvo, tak výdavky na nákup zásob uvádza v časti peňažného denníka – Výdavky ovplyvňujúce základ dane – Zásoby. Príjmy za predaj zásob uvádza v časti Príjmy ovplyvňujúce základ dane – Tovar, resp. Výrobky a služby.
Najjednoduchším riešením pre väčšie firmy je prepojenie účtovného softvéru so skladovým programom. Zo skladového programu sa jednoducho importujú údaje do toho účtovného, a tak dôjde k automatickému zaúčtovaniu dokladov alebo účtovných prípadov.
Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.
