Dôležité termíny a povinnosti týkajúce sa eKasy pre podnikateľov a výrobcov

Kedy skončí platnosť autentifikačných údajov ORP alebo sa zaplní chránené dátové úložisko? Aké termíny by si mali podnikatelia či výrobcovia eKasy pamätať?

Podnikatelia, ktorí sú povinní používať online registračnú pokladnicu (ORP), resp. výrobcovia, dovozcovia či distribútori pokladničných programov, by si mali dať pozor pri dodržiavaní ustanovení zákona č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o používaní ERP“) okrem iného, aj na skončenie lehoty:

• platnosti autentifikačných údajov online registračnej pokladnice (ORP),
• chráneného dátového úložiska, či
• platnosti rozhodnutia o certifikácii pokladničných programov a chránených dátových úložísk.

Do kedy sú platné autentifikačné údaje online registračnej pokladnice (ORP) e-kasa klient?

Podnikateľovi, ktorý požiadal o pridelenie kódu pokladnice e-kasa klient pre online registračnú pokladnicu (ORP) Finančná správa sprístupnila v osobnej internetovej zóne, v sekcii „Autorizované služby“ – „eKasa“ tzv. inicializačný balíček, ktorý sa skladá z:

• identifikačných údajov, a
• autentifikačných údajov.

Kým identifikačné údaje ORP sú základné údaje, ktoré je podnikateľ povinný uvádzať na pokladničnom doklade, t. j. základné údaje o podnikateľovi, adresu predajného miesta, kód pokladnice e-kasa, tak autentifikačné údaje ORP sú údaje, ktoré umožňujú overiť identitu ORP pri komunikácii so systémom e-kasa.

Nakoľko pod autentifikačnými údajmi ORP sa rozumie elektronický certifikát, ktorý slúži pre autentifikáciu ORP pri zasielaní dátovej správy do systému e-kasa, má stanovenú lehotu platnosti. Lehota platnosti autentifikačných údajov ORP e-kasa klient je 2 roky od ich vydania, pričom podľa § 4a ods. 2 písm. s) zákona o používaní ERP by mala pokladnica e-kasa klient spĺňať požiadavku zobrazenia informácií pre podnikateľa o uplynutí platnosti týchto údajov najneskôr 30 dní pred uplynutím tejto lehoty. Podnikateľom táto lehota uplynie v roku 2021 (ak žiadali o autentifikačné údaje v roku 2019), resp. neskôr.

Po uplynutí 2 rokov od vydania autentifikačných údajov je potrebné, aby podnikateľ požiadal opätovne o nové autentifikačné údaje v eKasa zóne podnikateľa.

Nové autentifikačné údaje a zneplatnenie autentifikačných údajov v eKase

Podnikatelia sa stretávajú s prolémom, že v prípade, ak zadajú požiadavku „vytvoriť nové autentifikačné údaje“, systém im ukáže chybové hlásenie „UI-04-09 / -19 / Celkový počet aktívnych autentifikačných údajov spolu s novými žiadosťami o vytvorenie autentifikačných údajov, ktoré nie sú v stave "Spracovanie ukončené" alebo "Chyba pri spracovaní" nemôže byť väčší ako 2". Zároveň ukazuje dve rôzne sériové čísla – dva autentifikačné údaje k rovnakej pokladnici e-kasa klient. V čom je chyba? Podnikateľ môže mať v e-kasa zóne maximálne 2 aktívne - platné autentifikačné údaje k jednej pokladnici. V prípade, že podnikateľ potrebuje vygenerovať ďalší autentifikačný údaj, musí jeden vygenerovaný autentifikačný údaj „zneplatniť“ (ten, ktorý nie je v pokladnici nahratý). Toto „zneplatnenie“ je potrebné vykonať cez osobnú internetovú zónu, po prihlásení na stránku finančnej správy do ekasa zóny. Zneplatnenie nie je možné vykonať zo strany FS SR. Podrobnejšie informácie k „zneplatneniu“ autentifikačných údajov sú zverejnené v informačnom materiáli Finančnej správy.

Kedy končí platnosť chráneného dátového úložiska (CHDÚ)?

Každá online registračná pokladnica (ORP) obsahuje aj chránené dátového úložisko, ktoré je jej súčasťou. Ide o pamäťové zariadenie, ktoré zaznamenáva každý vyhotovený pokladničný doklad, či iné údaje, ktoré boli eKasou vytlačené alebo odoslané.

Ako každé pamäťové zariadenie, aj chránené dátové úložisko má svoju kapacitu. Pri chránenom dátovom úložisku sa podnikateľ neriadi dátumom platnosti (ktorý ani stanovený nie je), ale kapacitou tohto chráneného dátového úložisko, ktorá môže vydržať cca od 2 do 6 rokov od začiatku používania ORP.

Prečítajte si tiež

Elektronické bločky v praxi: skúsenosti podnikateľov

ORP by mala podnikateľa vopred upozorniť na dochádzajúcu kapacitu chráneného dátového úložiska a podnikateľ je povinný chránené dátové úložisko vymeniť.

Upozorňujeme, však, že zaplnené chránené dátové úložisko je podnikateľ povinný archivovať, a to podľa § 9 ods. 2 a 3 zákona o používaní ERP, minimálne do uplynutia lehoty na zánik práva vyrubiť daň alebo rozdiel dane. Viac informácií o jeho archivácii si môžete prečítať v článku Ukončenie používania a predaj eKasy.

Aká je platnosť rozhodnutia o certifikácii pokladničných programov a chránených dátových úložísk?

V prvom rade musíme uviesť informáciu, že ak podnikateľ používa na predaj online registračnú pokladnicu („klasickú“ eKasu), môže používať len takú, ktorá používa pokladničný program a chránené dátové úložisko, na ktoré bolo vydané rozhodnutie o certifikácii. Zoznam pokladníc, na ktoré bolo vydané rozhodnutie o certifikácii nájdete aj v našom článku Zoznam pokladníc certifikovaných pre eKasa systém, či na webovej stránke Finančného riaditeľstva SR.

Každý výrobca, ktorý chce predávať online registračnú pokladnicu (ORP) musí podať žiadosť o certifikáciu konkrétneho pokladničného programu a chráneného dátového úložiska. Finančné riaditeľstvo následne po prešetrení tejto žiadosti vydá rozhodnutie o certifikácii danej ORP.

Rozhodnutie o certifikácii ORP má však stanovenú aj lehotu platnosti, ktorá sa však viaže len na výrobcu danej ORP, nie na samotného podnikateľa. Rozhodnutie o certifikácii ORP je platné najviac 5 rokov odo dňa právoplatnosti rozhodnutia. Ak chce výrobca pokračovať v predaji danej ORP, musí požiadať znova o certifikáciu.

Upozorňujeme, že ak skončí platnosť rozhodnutia o certifikácii danej ORP, podnikateľ ju môže naďalej používať, a to až do doby, pokiaľ bude táto ORP spĺňať zákonom stanovené požiadavky.

Zhrnutie dôležitých lehôt týkajúcich sa eKasy pre podnikateľov a výrobcov

Všetky potrebné informácie o eKase nájdete aj v našej sekcii eKasa