Podľa metodiky FRANCHISING made in Slovakia sú prevádzkové príručky (manuály) franchisingového konceptu uvedené v druhom module franchisingového balíka pod súhrnným názvom Prevádzkový manuál.
Prevádzkový manuál vo franchisingovom balíku
Prevádzkový manuál obsahuje kompletnú metodológiu praktického riadenia prevádzky franchisingového podniku. Je duševným vlastníctvom poskytovateľa franchisingového konceptu (franchisora) a pod ochranou jeho autorských práv. Z uvedeného dôvodu musí byť v písomnej forme. Prevádzkový manuál je súčasťou právnych dokumentov (najmä franchisingovej zmluvy), ktorými franchisor chráni svoje know-how a obchodné tajomstvo.
V prevádzkovom manuáli je podrobne popísané úplné know-how franchisingového konceptu, teda všetky pravidlá, postupy a činnosti franchisingovej prevádzky. Je hlavným zdrojom informácií pre prijímateľa franchisingu (franchisee), obsahuje všetky relevantné údaje predmetného podnikania. Jeho rozsah aj obsah je závislý od charakteru a náročnosti vykonávaných činností, preto táto metodika rámcovo uvádza najmä tie oblasti (kapitoly), ktoré by v prevádzkovom manuáli nemali chýbať. Je dôležité aby prevádzkový manuál úplne popisoval aj všetky situácie, ktoré môžu vzniknúť počas prevádzky a realizácie finálneho produktu. Takýmto spôsobom je formalizovaný celý prevádzkový proces, od nákupu surovín (dodávateľský systém) až po odbyt výstupov. Jednotlivé činnosti, prevádzkové návody a pokyny sú detailne popísané v čiastkových manuáloch ktoré je franchisant v zmysle franchisingovej zmluvy povinný dodržiavať.
V úvode Prevádzkového manuálu je spravidla základná charakteristika činností a všeobecná obchodná filozofia daného konceptu, tiež popis praktickej spolupráce poskytovateľa a prijímateľa predmetnej franchisingovej licencie (vzájomné práva a povinnosti sú podrobne uvedené vo franchisingovej zmluve).
Corporate Identity Manual
Grafickým symbolom franchisingového konceptu je jeho registrovaná ochranná známka, ktorá sa spravidla marketingovo využíva ako logo. Značka a logo reprezentuje daný produkt alebo koncept, prípadne symbolizuje jeho obsah a malo by vytvárať u spotrebiteľa podvedomú pozitívnu emóciu. Odlišuje ho od iných podobných produktov (konceptov) konkurencie a poskytuje účinný marketingový nástroj pri jeho realizácii na trhu. V praxi sa marketingovo využívajú aj rôzne iné výrazové prostriedky (napr. charakteristické farby a grafické riešenia reklamy, vizuál interiéru aj exteriéru prevádzky (aj motorových vozidiel), jednotného odevu personálu, písomností... a pod.) Popis (zobrazenie) všetkých charakteristických výrazových prostriedkov konceptu a pravidlá ich používania obsahuje Corporate Identity Manual.
Manuál organizačného systému
Franchisingový podnik (reťazec) je organizačný systém, ktorý je popísaný v osobitnom manuáli. Tento obsahuje aktuálnu organizačnú schému reťazca, organizačnú štruktúru predmetnej franchisingovej prevádzky, pracovný poriadok franchisingovej prevádzky, kvalifikačné podmienky a pracovné náplne jednotlivých pracovných pozícií vo franchisingovej prevádzke. Môže byť v ňom uvedený tiež postup prijímania nových zamestnancov vrátane vstupného školenia a následných priebežných školení a kontrol, systém striedania zmien a pod.
Prevádzkový systém franchisingovej prevádzky
Prevádzkový systém popisuje dispozičné riešenie, technologické a softvérové vybavenie prevádzky. Jednotlivé manuály na obsluhu majú všetky stroje a zariadenia. Príručky obsahujú popis jednotlivých prevádzkových činností (technologické postupy, receptúry) a ich vzájomné nadväznosti v procese realizácie od nákupu vstupov (predpis dodávateľského systému a normy kvality a množstva nakupovaného sortimentu) cez realizáciu (výrobu) až po odbyt produktov a služieb.
Tento modul by mal obsahovať všetku systematizovanú dokumentáciu súvisiacu s praktickou (výrobnou a realizačnou) činnosťou franchisingovej prevádzky.
Kapitoly v tejto časti uvádzajú aj predpisy na vykonávanie inventarizácie a spôsoby kontrolných činností, prípadne špecifikácia druhu povinného poistenia. Povinnou súčasťou je požiarny a evakuačný plán, pravidlá bezpečnosti práce, tiež predpisy a opatrenia súvisiace s ochranou osobných údajov. V dokumentačnej časti sú vložené všetky dôležité povolenia, normy kvality, certifikáty, predpísané tlačivá a vzory formulárov využívané pri zabezpečovaní činností franchisingovej prevádzky (napr. rozpis služieb a striedania zmien).
Marketingová stratégia franchisingového konceptu
Franchising sa zjednodušene definuje ako matketingovo-odbytový systém, marketing ako dôležitá súčasť je obsiahnutá už v jeho názve. Marketingový manuál je preto dôležitou súčasťou franchisingového balíka.
Každý franchisingový koncept má svoju vlastnú marketingovú stratégiu a marketingový mix. Marketingový mix je súhrn viacerých elementov, ktoré spolu vytvárajú konečný výsledok. Sú to produkt, propagácia, distribúcia a cena. Tieto štyri komponenty marketingového mixu a ich správne nastavenie sú väčšinou rozhodujúce o úspešnosti daného biznisu.
V rámci franchisingovej siete v štruktúre franchisingová centrála - franchisingové prevádzky sa marketing realizuje na dvoch úrovniach. Celoplošný marketing na území pôsobenia celej franchisingovej siete zabezpečuje franchisigová centrála, lokálny marketing v mieste svôjho pôsobenia si zabezpečujú jednotlivé franchisingové prevádzky v zmysle franchisingovej stratégie a pokynov franchisora.
V rámci zabezpečenia podkladov pri príprave novej franchisingovej prevádzky sú pre overenie marketingovej stratégie užitočné výstupy analýzy konkurenčného prostredia jej v záujmovom území (doporučujeme použiť Porterov model piatich konkurenčných faktorov a SWOT analýzu silných a slabých stránok vonkajšieho i vnútorného prostredia).
Ekononomika, účtovníctvo, informačný a pokladničný systém
Franchising je štandardné podnikanie, platia v ňom všetky všeobecné predpisy súvisiace s ekonomikou, účtovníctvom a daňami. Účtovníctvo je v každej firme osobitná činnosť, na ktorú je potrebný odborník s príslušnou kvalifikáciou, pokiaľ sa nezabezpečuje externe.
Poskytovateľ franchisigovej licencie môže predpísať konkrétny (jednotný) prevádzkový, pokladničný a účtovný systém (softvér) vo všetkých franchisingových prevádzkach v celom reťazci a špecifikovať súbor údajov, ktoré je franchisingová prevádzka predkladať franchisingovej centrále.
V tomto manuáli sa popisujú aj všetky činnosti súvisiace s evidenciou a vykazovaním údajov pre účtovníka (uzávierky pokladne, inventúry), personalistu, tiež predpisy na manipuláciu s hotovosťou, platobnými a úverovými kartami a pod.
Aktualizácia prevádzkových manuálov
Franchisingový koncept nie je statický dokument, vyvíja a dopĺňa sa v dôsledku zmien na trhu, reflektuje nové vedeckotechnické poznatky a technológie. Jeho manuály sa priebežne aktualizujú a vylepšujú, aj v dôsledku získaných poznatkov a skúseností pri ich používaní v praxi. Formálne sa to realizuje dodatkami k jednotlivým manuálom alebo novými prevádzkovými predpismi a pokynmi franchisora. Pri všetkých zmenách a úpravách konceptu (manuálov) je ale potrebné zohľadniť predovšetkým požiadavky a predstavy zákazníkov (trhu), požadovanú kvalitu výstupov a ekonomickú efektívnosť prevádzky.
V nasledujúcom článku popíšeme tretí modul franchisingového balíka - Interný manuál franchisora.
