Ako má postupovať spoločnosť pri zmene svojho obchodného mena a komu musí túto zmenu oznámiť?
Čo je to obchodné meno spoločnosti?
Obchodné meno je definované v zákone č. 513/1991 Z. z. Obchodný zákonník (ďalej len „Obchodný zákonník“) ako názov, pod ktorým podnikateľ vykonáva právne úkony pri svojej podnikateľskej činnosti.
Obchodným menom obchodných spoločností (napríklad s.r.o., a.s.) a družstva sa rozumie názov, ktorý je zapísaný v obchodnom registri. Súčasťou obchodného mena je aj dodatok označujúci právnu formu.
Súčasťou obchodného mena fyzickej osoby je jej meno a priezvisko, pričom môže obsahovať dodatok odlišujúci osobu podnikateľa alebo druh podnikania, napríklad Jozef Krátky – maliar.
Zmena obchodného mena a rozhodnutie spoločníkov
Zmenu obchodného mena musí prijať valné zhromaždenie a to dvojtretinovou väčšinou, resp. vyšším počtom hlasov uvedeným v spoločenskej zmluve. Rozhodnutie o zmene obchodného mena musí byť písomné, avšak nemusí byť úradne osvedčené. K valnému zhromaždeniu je potrebné vypracovať aj zápisnicu o valnom zhromaždení, ktorej prílohu tvorí zoznam prítomných spoločníkov.
Ak ide o spoločnosť s jedným spoločníkom, a teda s.r.o. bez valného zhromaždenia, môže jediný spoločník prijať rozhodnutie o zmene obchodného mena, ktoré musí byť taktiež písomné.
Ak sa spoločnosť rozhodne, že chce zmeniť svoje obchodné meno, musí myslieť aj na to, že nové meno, ktoré si chce dať zapísať už môže byť v obchodnom registri zapísané.
Obchodné meno taktiež nesmie byť zameniteľné s obchodným menom iného podnikateľa a nesmie vzbudzovať klamlivú predstavu o podnikateľovi alebo predmete podnikania.
Zároveň na odlíšenie obchodného mena právnickej osoby nestačí rozdielne označenie právnej formy, t. j. nemôže súčasne existovať firma Kvety, s.r.o. a Kvety, a.s. V prípade fyzickej osoby stačí pre odlíšenie uvedenie iného miesta podnikania, avšak pozor – ak má fyzická osoba rovnaké meno aj priezvisko ako iný podnikateľ v tom istom mieste podnikania, musí svoje obchodné meno doplniť dodatkom týkajúcim sa mena alebo druhu podnikania tak, aby sa tieto dve obchodné mena dali jasne odlíšiť.
Zmena obchodného mena a obchodný register
Po schválení nového obchodného názvu spoločnosti valným zhromaždením, resp. jediným spoločníkom, je potrebné podať návrh na zápis zmeny do obchodného registra.
Zápis zmeny obchodného mena v obchodnom registri upravuje zákon č. 530/2003 Z. z. o obchodnom registri v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o obchodnom registri“).
Od 1. októbra 2020 je návrh na zmenu údajov možné podávať výlučne elektronickými prostriedkami prostredníctvom elektronického formulára zverejneného napríklad na webovej stránke obchodného registra. Návrh musí byť podaný spolu s listinami v elektronickej podobe, z ktorých vyplývajú údaje, ktoré sa majú do obchodného registra zapísať, a listinami, z ktorých vyplývajú skutočnosti, ktoré sa majú preveriť. V návrhu je potrebné uviesť pravdivé údaje a doložiť ho listinami, ktorých obsah zodpovedá skutočnosti. Ako príloha sa prikladá rozhodnutie spoločníkov alebo valného zhromaždenia spoločnosti o zmene spoločenskej zmluvy, ktorú vlastne tvorí zápisnica z valného zhromaždenia, resp. rozhodnutie jedného spoločníka.
Podľa zákona o obchodnom registri musia zmenu nahlásiť fyzické osoby oprávnené konať v mene zapísanej právnickej osoby najneskôr do 30 dní odo dňa uvedeného v rozhodnutí spoločníkov alebo orgánu spoločnosti, inak odo dňa, keď bolo toto rozhodnutie prijaté.
Pri zápise zmeny do obchodného registra je potrebné uhradiť aj súdny poplatok 33 €. Nové obchodné meno smie spoločnosť používať až dňom zápisu zmeny v obchodnom registri.
TIP: Chystáte sa zmeniť obchodné meno, prípadne iné údaje o spoločnosti? Využite služby odborníkov a nechajte si zapísať zmeny do obchodného registra.
Zmena obchodného mena a povinnosti voči správcovi dane
Zmenu obchodného mena musí spoločnosť oznámiť aj správcom dane, medzi ktorých patrí daňový úrad, colný úrad a aj príslušná obec, a to do 30 dní odo dňa, keď nastali.
V tejto lehote predloží daňový subjekt správcovi dane aj osvedčenie o registrácii, tzv. „kartičky“ DIČ, resp. IČ DPH, ak ide o platiteľa DPH. Ich odovzdanie je dôležité, nakoľko sa do nich musí zmena mena zapísať. Tieto kartičky je možné odovzdať osobne na daňovom úrade alebo ich poslať poštou mieste príslušnému daňovému úradu.
Zmenu názvu oznámi obchodná spoločnosť daňovému aj colnému úradu elektronicky prostredníctvom formulára Všeobecné podanie – Register, ktorý sa nachádza na webovom sídle finančnej časti.
Po spracovaní zmeny obchodného mena vydá daňový úrad nové kartičky osvedčenia o pridelení DIČ, prípade aj IČ DPH. S oznámením zmeny daňovému a colnému úradu sa nespájajú žiadne poplatky.
Príslušná obec je správnom dane napríklad pri dani z nehnuteľnosti, a tak treba o zmene obchodného mena informovať aj ju, ak ste daňovníkom tejto dane.
Zmena obchodného mena a eKasa
Registračnú pokladnicu – eKasu upravuje zákon č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnici v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o ERP“). Podľa § 7a tohto zákona sú súčasťou eKasy autentifikačné a identifikačné údaje podnikateľa, ktorými sú v prípade právnickej osoby – obchodné meno a sídlo, predajné miesto, ak je odlišné od sídla, identifikačné číslo organizácie, daňové identifikačné číslo, identifikačné číslo pre DPH, ak ide o platiteľa DPH.
Podnikateľ je povinný pri zmene týchto údajov zabezpečiť ich aktualizáciu v eKase. Zmenu:
- obchodného mena,
- predajného miesta, ak je odlišné od miesta podnikania alebo sídla,
- hlavného predmetu činnosti podľa Štatistickej klasifikácie ekonomických činností (SK NACE), pri ktorej bude pokladnicu eKasa používať,
musí podnikateľ oznámiť miestne príslušnému daňovému úradu do 30 dní od uskutočnenia tejto zmeny. Daňový úrad následne vykoná zmenu tohto údaja vo svojej evidencii. Túto zmenu nahlási daňovému úradu elektronicky prostredníctvom formulára Oznámenie o zmene predajného miesta alebo predmetu činnosti alebo o zmene obchodného mena podnikateľa.
Ak podnikateľ používa on-line registračnú pokladnicu, tak po aktualizácii identifikačných údajov je potrebné stiahnuť nové identifikačné údaje z eKasa zóny a nahrať ich do on-line registračnej pokladnice. Autentifikačné údaje už nie je potrebné nanovo sťahovať.
Ak podnikateľ využíva virtuálnu registračnú pokladnicu, tak po spracovaní formulára sa zmeny v tejto pokladnici premietnu automaticky.
Zmena obchodného mena a povinnosť voči zdravotnej poisťovni
Povinnosť pri zmene obchodného mena spoločnosti voči zdravotnej poisťovni nastáva iba v prípade, ak je spoločnosť aj zamestnávateľom. V takomto prípade musí zmenu obchodného mena oznámiť do 8 dní odo dňa zmeny, a to na predpísanom formulári Oznámenie o vzniku, zmene a zániku platiteľa poistného. Toto tlačivo sa nachádza na webových stránkach jednotlivých zdravotných poisťovní. Povinnou prílohou k tomuto oznámeniu je kópia úradného dokladu, ktorý potvrdzuje vznik, existenciu a platnosť údajov o spoločnosti, ktorou môže byť výpis z obchodného registra, živnostenského oprávnenia, zriaďovacia listina a iné, ak nie sú dostupné v referenčných registroch.
Zmena obchodného mena a povinnosť voči Sociálnej poisťovni
Povinnosť oznámiť zmenu obchodného mena Sociálnej poisťovni sa vzťahuje taktiež iba na zamestnávateľov. Zmena obchodného mena sa vykoná prostredníctvom tlačiva Registračného listu zamestnávateľa, na ktorom sa zaškrtne možnosť zmena. Zmena obchodného mena musí byť Sociálnej poisťovni oznámená do ôsmich dní od tejto zmeny.
Zmena obchodného mena a povinnosti voči zamestnancom
V prípade, ak zamestnávateľ zmenil svoje obchodné meno, nemá povinnosť uzatvárať nové pracovné zmluvy so svojimi zamestnancami, pretože nejde o zmenu podstatných náležitostí pracovnej zmluvy, ktorými sú:
- druh práce, na ktorý sa zamestnanec prijíma, a jeho stručná charakteristika,
- miesto výkonu práce,
- deň nástupu do práce,
- mzdové podmienky, ak nie sú dohodnuté v kolektívnej zmluve.
Zmenu obchodného mena by však zamestnávateľ mal svojim zamestnancom oznámiť, či už písomne alebo ústne, poprípade si dať toto oznámenie zamestnancami podpísať.
Ak by zamestnávateľ zmenil sídlo firmy a spolu s ním by sa zmenilo aj miesto výkonu práce zamestnancov, ktoré je podstatnou náležitosťou pracovnej zmluvy, tak má spoločnosť povinnosť vyhotoviť dodatky k pôvodným pracovným zmluvám zamestnancov. Dohodnutý obsah pracovnej zmluvy však možno zmeniť len vtedy, ak sa zamestnávateľ a zamestnanec dohodnú na jeho zmene, pričom zmena pracovnej zmluvy musí byť vyhotovená písomne.
Zmena obchodného mena a obchodní partneri
Spoločnosť musí zmenu svojho obchodného mena oznámiť aj svojim obchodným partnerom ako napríklad svojim dodávateľom, bankám alebo poisťovniam. Hlavný dôvod je ten, že títo dodávatelia vystavujú spoločnosti faktúry, resp. iné doklady, ktoré by obsahovali nesprávne obchodné meno spoločnosti v prípade, ak by sa im zmena mena neoznámila.
Obchodné meno je jednou z podstatných náležitostí faktúr či už na základe zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (účtovný doklad musí obsahovať označenie jeho účastníkov) alebo podľa zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov (faktúra musí okrem iného obsahovať aj meno a priezvisko alebo názov príjemcu tovaru alebo služby).
Zmenu obchodného mena nezabudnite uviesť aj na vašom webovom sídle alebo sociálnych sieťach. Taktiež je potrebné vymeniť aj pečiatku a preveriť aj interné dokumenty.
