V čom sa líši sídlo a miesto podnikania, aké možnosti má firma pri rozhodovaní o tom, akú adresu bude používať a aké praktické otázky musí riešiť?
Sídlo a miesto podnikania
Podľa Obchodného zákonníka sa sídlom právnickej osoby rozumie adresa, ktorá je ako sídlo zapísaná v obchodnom registri, v živnostenskom registri alebo v inej evidencii podľa osobitných predpisov. Jednoducho povedané, sídlo obchodnej spoločnosti (napr. s.r.o.) je len adresa, ktorú si táto obchodná spoločnosť podľa vlastného uváženia rozhodla zapísať ako sídlo do príslušných registrov. Slovenská obchodná spoločnosť môže mať sídlo kdekoľvek na Slovensku.
Podobne je to aj u fyzických osôb – podnikateľov, no legislatíva už nehovorí o sídle, ale o mieste podnikania. Podľa Obchodného zákonníka je miestom podnikania adresa, ktorá je ako miesto podnikania zapísaná v živnostenskom registri alebo v inej evidencii podľa osobitných predpisov. Aj v prípade fyzických osôb platí, že slovenské fyzické osoby môžu mať miesto podnikania kdekoľvek na Slovensku.
Ako sa miesto podnikania či sídlo firmy líši od prevádzkarne
Sídlo obchodnej spoločnosti a miesto podnikania fyzickej osoby si nemožno zamieňať s prevádzkarňou. Prevádzkareň je priestor, v ktorom sa prevádzkuje živnostenské podnikanie, teda priestor, kde podnikateľ skutočne vykonáva svoju činnosť. Adresa sídla a miesta podnikania môžu byť úplne odlišné od adresy prevádzkarne. Obchodná spoločnosť zaoberajúca sa opravou áut môže mať sídlo napríklad v bytovom dome, ale svoju činnosť môže vykonávať v dielni (v prevádzkarni), ktorá sa nachádza na inom mieste. Zjednodušene preto možno povedať, že miesto podnikania či sídlo firmy je len adresou (poštovou schránkou), ktorá slúži ako kontaktné miesto pre styk s konkrétnym podnikateľom.
Kde môže mať obchodná spoločnosť sídlo a fyzická osoba miesto podnikania
Podnikateľský subjekt môže mať sídlo či miesto podnikania na adrese:
- nehnuteľnosti, ktorej je vlastníkom alebo
- nehnuteľnosti, ktorej nie je vlastníkom.
V prípade cudzej nehnuteľnosti môže ísť najčastejšie o:
- nehnuteľnosť, ktorú si firma prenajíma,
- nehnuteľnosť, ktorá je tzv. „virtuálnym sídlom“.
Pri obchodných spoločnostiach je ešte jedna možnosť, a to nehnuteľnosť, ktorej vlastníkom je spoločník spoločnosti.
Miesto podnikania a sídlo firmy vo vlastných priestoroch
V prípade, že má obchodná spoločnosť sídlo alebo fyzická osoba miesto podnikania na adrese nehnuteľnosti, ktorú vlastní, ide o najjednoduchší spôsob zabezpečenia sídla alebo miesta podnikania. Registrový súd, živnostenský úrad alebo iná inštitúcia adresu takejto nehnuteľnosti zapíše do obchodného registra, živnostenského registra alebo inej evidencie bez toho, aby bolo potrebné toto vlastníctvo preukazovať ďalšími dokladmi (výpisom z listu vlastníctva). Vlastníctvo k tejto nehnuteľnosti si registrový súd, živnostenský úrad alebo iná inštitúcia preverí v katastri nehnuteľností. V prípade sídla alebo miesta podnikania vo vlastnej nehnuteľnosti má podnikateľský subjekt kontrolu nad prípadnou zmenou vo vlastných rukách. Kým nehnuteľnosť vlastní, nikto mu nemôže vypovedať nájomnú zmluvu alebo odvolať súhlas so zriadením sídla alebo miesta podnikania.
Sídlo je len kontaktná adresa, ktorú má firma zapísanú v obchodnom registri.
Obchodná spoločnosť, ktorá si zriadi sídlo vo vlastnej nehnuteľnosti, tam má obvykle aj svoju prevádzkareň a reálne na tom mieste aj svoju činnosť vykonáva. Nevznikajú jej teda žiadne problémy s doručovaním pošty, ktorú by bolo potrebné niekam doposielať. Na druhej strane je potrebné povedať, že mať sídlo vo vlastnej nehnuteľnosti patriacej priamo obchodnej spoločnosti (nie jej spoločníkovi alebo príbuznému spoločníka), je pri začínajúcich firmách skôr raritou. Preto sa novovzniknuté obchodné spoločnosti pri zriaďovaní sídla skôr obhliadajú po iných možnostiach.
Pokiaľ ide o fyzické osoby a miesto podnikania je zároveň aj adresou trvalého pobytu podnikateľa, je dôležité rozlíšiť, či tam podnikateľ podnikateľskú činnosť skutočne vykonáva, alebo nie. Ak áno, tak je celkom pravdepodobné, že tento byt alebo dom je pôvodne určený na bývanie. V prípade, že ho bude podnikateľ využívať sčasti aj na podnikateľské účely a chce mať všetky formality v poriadku, je potrebné požiadať stavebný úrad o zmenu účelu užívania stavby. Ak to tak ale nebude a táto adresa trvalého pobytu fyzickej osoby bude slúžiť výhradne len ako miesto podnikania (kontaktné miesto podnikateľa), tak nie je potrebné si plniť žiadne ďalšie povinnosti.
Sídlo firmy na adrese trvalého pobytu spoločníka
Častým riešením zriadenia sídla obchodnej spoločnosti je použitie adresy trvalého pobytu spoločníka, prípadne jeho rodičov. V takomto prípade registrový súd zapíše aj adresu trvalého pobytu spoločníka ako sídlo len v prípade, že mu bude doložený súhlas vlastníka nehnuteľnosti (alebo väčšiny podielových spoluvlastníkov) so zápisom nehnuteľnosti ako sídla do obchodného registra s úradne osvedčeným podpisom. Problémy s poštou v prípade zriadenia obchodnej spoločnosti na adrese trvalého pobytu spoločníka prakticky nevznikajú.
Pri zriadení sídla na adrese trvalého pobytu spoločníka však môžu nastať prekážky vtedy, ak tam bude spoločnosť aj skutočne vykonávať podnikateľskú činnosť. Pôvodne je totiž byt alebo dom určený na bývanie. Ak ho bude podnikateľ využívať sčasti aj na podnikateľské účely, bude potrebné požiadať stavebný úrad o zmenu účelu užívania stavby. V prípade, že bude adresa trvalého pobytu spoločníka slúžiť len ako sídlo a „poštová schránka“ obchodnej spoločnosti, tak ďalšie povinnosti nevznikajú.
Sídlo a miesto podnikania v prenajatej nehnuteľnosti
Zriadenie sídla obchodnej spoločnosti alebo miesta podnikania fyzickej osoby v prenajatej nehnuteľnosti je pomerne častým riešením. O túto možnosť majú záujem väčšinou tí podnikatelia, ktorí potrebujú aj nejaký priestor na vykonávanie svojej činnosti (prevádzkareň). Pri zriadení sídla alebo miesta podnikania na adrese prenajatej nehnuteľnosti si podnikateľ na základe nájomného vzťahu túto adresu môže zapísať do obchodného registra, živnostenského registra alebo inej evidencie ako svoje sídlo alebo miesto podnikania vtedy, ak to nájomná zmluva nevylučuje (prípadne je to v nej vyslovene povolené).
Na toto je potrebné pri prenájme nehnuteľnosti, v ktorej si chce obchodná spoločnosť zriadiť sídlo alebo fyzická osoba zriadiť miesto podnikania, myslieť vopred, aby sa nestalo, že prenajímateľ síce nehnuteľnosť prenajme, ale nájomcovi nedovolí, aby si tam zriadil aj svoje sídlo alebo miesto podnikania. Podobne ako v prípade vlastnej nehnuteľnosti, tak aj v prípade prenajatej nehnuteľnosti, v ktorej má podnikateľ sídlo alebo miesto podnikania a aj tam skutočne svoju činnosť vykonáva, nevzniká problém s poštou. Všetky zásielky sú doručované priamo na adresu, ktorú podnikateľ pravidelne navštevuje.
Miesto podnikania a sídlo firmy zriadené ako tzv. „virtuálne sídlo“
Pomerne špecifickou možnosťou zriadenia sídla pre obchodnú spoločnosť alebo miesta podnikania pre fyzickú osobu je tzv. „virtuálne sídlo“. Už samotný názov naznačuje, že toto riešenie spočíva v tom, že podnikateľ má na adrese nejakej nehnuteľnosti zriadené len sídlo alebo miesto podnikania, ale v skutočnosti tam nevykonáva žiadnu činnosť a ani nijakým iným spôsobom tieto priestory na danej adrese nevyužíva. Virtuálne sídlo slúži len na splnenie zákonnej povinnosti – aby obchodná spoločnosť niekde mala zriadené sídlo, prípadne fyzická osoba niekde mala zriadené miesto podnikania, ktoré sa zapíše do príslušného registra. Virtuálne sídlo je zjednodušene povedané len „poštová schránka“, na ktorej je napísané obchodné meno podnikateľa (väčšinou spolu s obchodnými menami ďalších desiatok firiem, ktoré tam virtuálne sídlo majú tiež zriadené).
Virtuálne sídlo je lacnejšia možnosť ako prenájom nehnuteľnosti. Cena sa pohybuje, v závislosti od adresy a rozsahu služieb, od niekoľkých eur po niekoľko desiatok eur mesačne. Túto možnosť využívajú najmä podnikatelia, ktorí nepotrebujú priestory na podnikanie, pretože pracujú z domu alebo z iného miesta len s použitím informačných technológií.
Z podstaty virtuálneho sídla vyplýva aj niekoľko praktických problémov. Akákoľvek korešpondencia totižto prichádza na adresu, ktorú podnikateľ pravidelne nenavštevuje. Preto je potrebné tam občas ísť. Mnoho firiem ponúkajúcich virtuálne sídlo však za poplatok poskytuje pravidelné oznamovanie pošty e-mailom alebo SMS správou alebo dokonca aj jej skenovanie alebo doposielanie na inú poštovú adresu.
V prípade virtuálneho sídla je podľa legislatívy potrebný súhlas vlastníka nehnuteľnosti (alebo väčšiny podielových spoluvlastníkov) so zápisom tejto nehnuteľnosti ako sídla alebo miesta podnikania do obchodného registra, živnostenského registra alebo inej evidencie s úradne osvedčeným podpisom. Tento súhlas môže byť buď súčasťou zmluvy o poskytovaní služby virtuálneho sídla alebo môže byť udelený na samostatnom dokumente.
Musí na adrese sídla alebo miesta podnikania byť podnikateľ zastihnuteľný?
Mnohým v súvislosti so sídlom obchodných spoločností a miestom podnikania fyzických osôb napadne otázka, či by mal byť podnikateľ (alebo iný, ním poverený, človek) na tejto adrese zastihnuteľný. Odpoveď znie: „Nie“. Žiadne predpisy totiž takúto povinnosť podnikateľovi neukladajú. Existujú však predpisy, ktoré podnikateľovi ukladajú povinnosť umožniť kontrolným orgánom (napríklad daňovému úradu, inšpekcii práce, obchodnej inšpekcii) vstup do jeho sídla, miesta podnikania, prevádzkových priestorov. Nejde ale o povinnosť podnikateľa byť v každom čase na týchto miestach prítomný.
Čo so sídlom a miestom podnikania, ak uplynutie nájom alebo sa odvolá súhlas?
So zriadením sídla alebo miesta podnikania na adrese cudzej nehnuteľnosti, ktorá nepatrí obchodnej spoločnosti, jej spoločníkovi alebo fyzickej osobe – podnikateľovi, súvisí aj riziko, že podnikateľ príde o užívacie právo alebo o udelený súhlas vlastníka nehnuteľnosti (či väčšiny podielových spoluvlastníkov) so zápisom nehnuteľnosti ako sídla / miesta podnikania do obchodného registra, živnostenského registra alebo inej evidencie. Môže sa to stať odvolaním takéhoto súhlasu, prípadne výpoveďou či uplynutím nájomnej zmluvy na nehnuteľnosť, v ktorej má podnikateľ sídlo alebo miesto podnikania. V takýchto prípadoch je potrebné vzniknutú situáciu ihneď riešiť.
Ak firma príde o právo k nehnuteľnosti alebo o súhlas so sídlom, môže ju súd zrušiť.
Obchodnej spoločnosti dokonca hrozí jej zrušenie. Vlastník nehnuteľnosti totiž môže registrovému súdu podať návrh na začatie konania o zrušenie zápisu údajov do obchodného registra (vymazanie sídla). Podľa § 68b ods. 1 písm. c) Obchodného zákonníka súd aj bez návrhu rozhodne o zrušení spoločnosti v prípade, ak spoločnosť k nehnuteľnosti zapísanej v obchodnom registri ako sídlo nemá vlastnícke právo, užívacie právo alebo súhlas vlastníka nehnuteľnosti (alebo väčšiny podielových spoluvlastníkov) so zápisom nehnuteľnosti ako sídla do obchodného registra. Ak sa chce firma takémuto scenáru vyhnúť, musí si nájsť nové sídlo a v určenej lehote ho dať zapísať do obchodného registra.
U fyzických osôb – podnikateľov strata užívacieho práva alebo súhlasu vlastníka nehnuteľnosti (či väčšiny podielových spoluvlastníkov) so zápisom nehnuteľnosti ako miesta podnikania do živnostenského registra alebo do inej evidencie nemusí skončiť až tak fatálne ako v prípade obchodných spoločností. Napríklad zákon o živnostenskom podnikaní v takomto prípade podnikateľovi živnostenské oprávnenie nezruší. Aj tu však platí, že miesto podnikania je potrebné čo najskôr riadne zabezpečiť.
Lehota na zápis zmeny sídla a miesta podnikania do príslušných registrov
V prípade, že dôjde k zmene sídla obchodnej spoločnosti alebo miesta podnikania fyzickej osoby z bežných dôvodov či pre to, že podnikateľovi skončila nájomná zmluva, alebo mu bol odňatý súhlas so zápisom nehnuteľnosti ako sídla do obchodného registra / miesta podnikania do živnostenského registra alebo do inej evidencie, je potrebné túto zmenu vykonať aj v príslušných registroch.
V prípade obchodných spoločností platí, že štatutárny orgán (napríklad v prípade s. r. o. sú to konatelia) je povinný najneskôr do 30 dní odo dňa, keď nastali účinky právnej skutočnosti, ktorá má za následok zmenu sídla, podať registrovému súdu návrh na zápis zmeny sídla do obchodného registra. To v praxi väčšinou znamená, že zmenu sídla obchodnej spoločnosti musia napr. konatelia firmy registrovému súdu oznámiť najneskôr do 30 dní odo dňa, keď k tejto zmene dôjde na základe rozhodnutia najvyššieho orgánu obchodnej spoločnosti (napríklad v prípade s. r. o. je to valné zhromaždenie). V prípade, že si túto povinnosť fyzické osoby oprávnené konať v mene obchodnej spoločnosti nesplnia, registrový súd im uloží pokutu do výšky 3 310 eur.
Vo vzťahu k živnostenskému registru platí, že podnikateľ je povinný oznámiť príslušnému živnostenskému úradu všetky zmeny a doplnky týkajúce sa údajov a dokladov ustanovených na ohlásenie živnosti. Jedným z takýchto údajov je aj miesto podnikania fyzickej osoby a sídlo právnickej osoby. Z tohto dôvodu sú fyzické osoby a právnické osoby zapísané do živnostenského registra povinné živnostenskému úradu oznámiť zmenu miesta podnikania alebo sídla do 15 dní od vzniku tejto zmeny. Za nesplnenie povinnosti hrozí podnikateľovi od živnostenského úradu pokuta až do výšky 663 eur.
