Ako vybrať tlačiareň do firmy? Radia odborníci z praxe

Aké parametre zvážiť pri kúpe tlačiarne do firmy? Je výhodnejšia atramentová alebo laserová? Prečo by sa na výber tlačiarne mala inak pozerať právnická firma a inak grafické štúdio?

Napriek rastúcej digitalizácii, si len máloktorá firma dokáže predstaviť fungovať bez tlačiarne. Denne ňou prejdú desiatky či stovky papierov, na ktorých sú vytlačené texty zmlúv, faktúr alebo rôzne pracovné dokumenty či iné podklady. Vybrať si tú správnu ale môže byť náročné, pretože sa líšia nielen vo veľkosti, tvare, no najmä v technológii tlače. Čo zohráva rolu pri výbere tlačiarne a v čom sú rozdiely medzi jednotlivými druhmi?

Ako vybrať tlačiareň – aké parametre zvažovať pri kúpe?

Ak sa podnikateľ rozhoduje, akú tlačiareň si kúpi, je podľa odborníkov potrebné zvážiť niekoľko parametrov. Treba si zodpovedať základné otázky, ktoré Daniel Víta, category manažér firmy DATART, opisuje nasledovne: „Prvou otázkou je, ako často a aké množstvo potrebuje podnikateľ tlačiť. S tým súvisí aj to, či potrebuje všestrannú tlačiareň, ktorá je schopná tlačiť rôznorodé dokumenty, teda aj fotografie, alebo skôr výkonný prístroj, ktorý bude tlačiť stovky listov denne. Druhou otázkou je, či potrebuje tlačiť farebné alebo čiernobiele listy. A treťou otázkou, ktorú by si mal položiť, je, či potrebuje mať tlačiareň s viacerými funkciami, ako je skener a kopírka.“

Ak si na tieto otázky podnikateľ odpovie, mal by si ešte stanoviť cenovú hladinu, v ktorej chce tlačiareň zaobstarať, a tiež rozmery prístroja. Pri rozhodovaní zohráva úlohu aj niekoľko ďalších faktorov. „Je nutné vziať na vedomie, akú kvalitu tlače firma potrebuje – na bežné dokumenty stačí prístroj s rozlíšením 600 x 600 DPI (pozn. redakcie: počet bodov na palec), zatiaľ čo pre tlač fotografií je potrebné rozlíšenie 4 800 x 1 200 DPI a viac,“ vysvetľuje Ondřej Hnát, obchodný riaditeľ internetového obchodu Alza. Taktiež je podľa neho ďalšou podstatnou informáciou rýchlosť tlače, čo môže byť zásadné pre firmy, ktoré pracujú s veľkým množstvom dokumentov.

Keďže technológie idú stále dopredu, pre podnikateľov môžu byť zaujímavé aj ďalšie moderné funkcie tlačiarní. Je vhodné všímať si ich pri kúpe, či ich zariadenie má. Ide napríklad o bezdrôtovú tlač, kedy sa počítač diaľkovo napojí na tlačiareň a nie je potrebný USB kábel alebo o sieťovú tlač, kedy je možné tlačiť z viacerých zariadení v rámci firmy. Ako uviedla spoločnosť Axdata, zameraná na online predaj elektroniky, zaujímavou funkciou tlačiarní je duplexná tlač – čiže automatická obojstranná tlač, vďaka čomu sa šetrí papier. Tiež dnes dokážu niektoré zariadenia tlačiť nielen na bežný formát A4, ale aj na formát A3.

Jedným z rozhodujúcich parametrov je tiež ekológia a udržateľnosť. Ako uviedla spoločnosť Epson, zameraná na výrobu tlačiarní, tieto zariadenia vo firmách zodpovedajú za istú časť spotreby energie, niekde môže ísť aj o desiatky percent. Preto je dôležité vybrať si takú tlačiareň, ktorá prináša kvalitu a udržateľnosť. Okrem toho však má pre firmy veľký význam aj nabádanie zamestnancov na udržateľné správanie, ako napríklad tlač len vtedy, keď je to potrebné. V každom prípade je dôležitý práve výber najlepšej technológie na tlač podľa potrieb danej spoločnosti.

Atramentová vs laserová tlačiareň – v čom sú základné rozdiely?

Medzi najznámejšie druhy tlačiarní podľa technológie tlače patria atramentové, laserové / LED či 3D. Rozdiel spočíva v spôsobe, akým sa prenáša obraz či text na papier alebo iný povrch:

• Technológia atramentových tlačiarní spočíva v tom, že na papier sa prenášajú kvapôčky atramentu.
• Pri laserovej sa vytlačí text a grafika na papier tak, že laserový lúč ožiari miesta, na ktoré sa zachytí, roztaví a „zapečie“ prášok z tonera. Na podobnom princípe funguje aj LED tlačiareň, avšak v tomto prípade sa využívajú namiesto laseru svetelné diódy.
• Pri 3D tlačiarni už ide o technológiu, ktorá dokáže podľa digitálneho modelu alebo fyzickej šablóny vytlačiť trojrozmerný objekt.

Keďže 3D tlačiareň je odlišným typom a využívajú ju skôr špecifické profesie ako dizajnéri či technici, zameriame sa na atramentové a laserové tlačiarne, ktoré sa bežne využívajú v podnikaní aj v domácnostiach.

Odborníci sa zhodujú, že atramentová tlačiareň kladie dôraz na vysokú kvalitu, je teda vhodná hlavne pre firmy, ktoré tlačia rôznorodé dokumenty v malom množstve a často tlačia aj obrázky či fotografie. Laserová tlačiareň je zasa vhodnou voľbou pre firmy, ktoré tlačia často a vo veľkých objemoch (desiatky až stovky čiernobielych strán).

„Rozhodujúci je najmä objem, ktorý potrebuje firma vytlačiť, a tiež, čo tlačí. Určite bude mať iné nároky napríklad grafické štúdio, u ktorého možno predpokladať, že bude tlačiť veľké obrázky s dôrazom na autentické farby ako právnická firma, kde možno predpokladať, že budú tlačiť hlavne textové materiály,“ vysvetľuje obchodný riaditeľ internetového obchodu Alza.

Porovnanie atramentovej a laserovej tlačiarne z nákladovej stránky

Zohľadniť však treba aj nákladovú stránku tlače. Podľa odborníkov je atramentová tlačiareň schopná potlačiť prakticky každý druh papiera (okrem špecifických papierov, ako je napríklad kriedový), a tiež vďaka jednoduchému ovládaniu a konštrukcii nie je po dobu životnosti potrebné niečo zásadne meniť (mimo spotrebného materiálu, ako sú náplne). „K dispozícii je široká paleta modelov, ako pre tlač doma, tak aj vo veľkej kancelárii. Náklady na čiernobielu a farebnú tlač je v centoch a vďaka efektivite týchto tlačiarní je úspora elektrickej energie až 90 %,“ hovorí O. Hnát.

Experti sa ale zhodujú, že obstarávacia cena atramentovej tlačiarne je síce nižšia a menšie sú aj investície do náplní, ale samotná tlač vychádza drahšie ako pri laserovej tlačiarni, pretože nie je určená na veľký počet dokumentov. Navyše sa atrament môže rozmazať alebo zaschnúť, ak nie je zariadenie dlhšie používané.

Keďže pre tlač väčšieho počtu strán je vhodnejšia laserová tlačiareň, je jej výhodou nízka cena za jednu vytlačenú stranu. Daniel Víta zo spoločnosti DATART dodáva: „Náplň laserových zariadení nezasychá a má trvanlivosť až niekoľko rokov. Nevýhodou je vyššia nákupná cena zariadenia aj tonerov, časom sa však táto investícia, pri vysokej vyťaženosti, vráti.“

Spoločnosť Axdata upozorňuje na fakt, že na obstarávacej cene tlačiarní sa nepriaznivo odrazila „čipová“ kríza. „Už vyše roka je veľký nedostatok tlačiarní (pre Covid-19, chýbajúce čipy atď.). Aktuálne je problém zohnať farebné laserové tlačiarne v bežných cenách 200 – 300 €. Aj drahšie modely sú v obmedzených počtoch.“ Ponuka je podľa firmy Axdata menšia o 80 % oproti stavu pred pandémiou. „Napríklad v kategórii laserové multifunkčné zariadenia máme aktuálne cca 30 modelov, pričom ich bývalo aj cez stovku. Navyše sú skoro všetky iba s čiernobielou tlačou. A práve z tejto kategórie najčastejšie nakupujú firmy.“

Ako si vybrať vhodnú tlačiareň do firmy - zhrnutie

Pri výbere tlačiarne do firmy treba zvážiť viacero parametrov:

• rýchlosť tlače,
• cenovú hladinu, v ktorej chce podnikateľ tlačiareň zaobstarať,
• moderné funkcie, ako bezdrôtová či obojstranná tlač,
• formát, aký potrebuje firma tlačiť (existujú tlačiarne, ktoré potlačia aj formát A3).

Medzi jeden z najdôležitejších faktorov pre výber tlačiarne patrí technológia tlače. Ak podnikateľ váha medzi atramentovou a laserovou, mal by zvážiť:

• ako často, v akom množstve a aký druh dokumentov firma potrebuje tlačiť,
• či firma potrebuje tlačiť čierno-bielo alebo farebne,
• akú potrebuje kvalitu tlače (rozdiel pri tlači textov a pri tlači obrázkov),
• nákladovú stránku tlače.