Ako podnikatelia ste určite postrehli zmeny zákona o účtovníctve, konkrétne predĺženú dobu archivácie dokumentov súvisiacich s podnikaním. V tomto čase možno plánujete rozšírenie skladu, vybavenia alebo zvažujete služby archivačnej spoločnosti. Predtým sa však zamyslite - budete môcť pristupovať k týmto dokumentom tak jednoducho, ako doteraz?
Uloženie dokumentov do externého archívu, akokoľvek je bezpečný, vám skomplikujem prístup k dôležitým údajom. Samozrejme, že archivovať budete dokumenty, ktoré aktuálne nepotrebujete a nemusíte využívať na dennej báze. Ako to však v podnikaní chodí, nikdy neviete, čo sa vám a vášmu biznisu prihodí. Preto by ste mali byť pripravení aj na možnosť, že archivovanú zmluvu s dátumom spred niekoľkých rokov budete musieť vytiahnuť.
„Často sa nám stáva, že klienti s archivovanými dokumentmi k nim potrebujú ad hoc prístup. Či už sú to zmluvy, faktúry, dohody, aj pri rýchlom sprocesovaní požadaviek v archíve a ideálnych podmienkach, môže zabrať doručenie archivovaného dokumentu späť ku klientovi pol dňa. A to v prípade, že sídlo jeho spoločnosti nie je na opačnom konci Slovenska. Práve v týchto prípadoch je digitalizácia archivovaných dokumentov nenahraditeľná,” hovorí Dáša Foglarová z DOCKitIN.
DOCKitIN je spoločnosť, ktorá sa digitalizácii venuje na dennej báze. Aby preklenula problém s dostupnosťou archivovaných dokumentov alebo otázku overenia nejakej informácie z dokumentu, vytvorila intuitívnu aplikáciu, v ktorej klienti nájdu všetky zdigitalizované dokumenty. Na jednom mieste, ľahko vyhľadateľné podľa kľúčových slov a použiteľné okamžite.
Vďaka prepojeniu klasickej služby, akou je bezpečná archivácia dokumentov, s cloudovou technológiou získavajú zákazníci skutočný komfort. Ako však hovorí pani Foglarová, CEO spoločnosti, archivácia je skutočne tou najmenšou časťou tohto komfortu.
![](/cached/containers/main/obrazky-v-clankoch/2018-01-30-dockitin-1.jpg/56e4e301bf05a38cd52f8137700a2d9a.jpg)
„Klienti môžu archivovať dokumenty vážne kdekoľvek. Podstatné je, ako sa k nim dostanú. Aj v prípade klasických kartoték v rohu kancelárie môže trvať zbytočne dlho, kým sa im podarí nájsť práve to, čo hľadajú. To je tá najväčšia výhoda digitalizácie. Vďaka nej nezažívate nepríjemné chvíle, v ktorých sa hneváte sami na seba a nadávate si, prečo nemáte v archíve lepší systém alebo väčší poriadok.”
Preto, ak už zvažujete, ako sa prispôsobíte novým zákonným zmenám, určite nevynechajte zo svojich plánov digitalizáciu.