Ako sa musia overiť listiny vydané slovenskými orgánmi, aby mohli byť uznané v zahraničí? Čo je apostille a superlegalizácia, aký je medzi nimi rozdiel a kedy nie sú potrebné?
Slovenské verejné listiny (doklady alebo dokumenty) treba za účelom ich použitia v cudzine (v zahraničí) overiť
Listiny alebo doklady, ktoré boli vydávané štátnymi orgánmi v Slovenskej republike, a ktoré sú v SR platné ako verejné listiny (tzv. slovenské verejné listiny), majú dôkaznú silu verejných listín aj v cudzine (v zahraničí), pokiaľ sú opatrené predpísanými osvedčeniami (tzv. apostille alebo superlegalizácia). Čiže, slovenské verejné listiny môžu byť uznané (uplatnené alebo použité) v zahraničí, ak boli overené (osvedčené) príslušnými slovenskými orgánmi.
Čo je verejná listina?
Pojem verejná listina nie je v našej legislatíve zadefinovaný, no i napriek tomu ho viaceré zákony používajú. Vo všeobecnosti môže byť slovenská verejná listina charakterizovaná ako listina vydaná príslušným štátnym orgánom v SR alebo iným subjektom, ktorý je na jej vydanie osobitne splnomocnený zákonom. Ide o písomný dokument, na ktorom sa nachádza odtlačok pečiatky slovenského orgánu, ktorý ho vydal a podpis úradnej osoby.
Ako príklad verejnej listiny možno uviesť: rodný list, sobášny list, úmrtný list, vysvedčenie o maturitnej skúške, výučný list, vysokoškolský diplom, potvrdenie lekára o pracovnej neschopnosti a iné.
Upozornenie: Verejnou listinou je aj listina, ktorú slovenský orgán iba potvrdil (napr. splnomocnenie, na ktorom notár osvedčil podpis osoby).
Druhy overenia slovenských dokladov pre použitie v zahraničí – apostille a superlegalizácia
Verejné listiny alebo doklady vydané na Slovensku, ktoré majú byť použité v zahraničí podliehajú tzv. vyššiemu overeniu, a to:
- apostilácii (tzv. apostille) alebo
- superlegalizácii.
Obidva tieto spôsoby slúžia na zabezpečenie overenia hodnovernosti podpisu, funkcie osoby, ktorá listinu vydala a pečiatky na verejnej listine vydanej v SR, za účelom použitia listiny v zahraničí (na zahraničných úradoch).
To platí aj opačne, pri verejných listinách vydaný v cudzine, ktoré majú byť použité na Slovensku. Ako treba overiť doklady vydané v zahraničí, aby boli platne uznané v SR, sme popísali v článku Overovanie dokladov zo zahraničia – apostille a superlegalizácia.
Upozornenie: Vyšším overením sa neosvedčuje obsah ani pravdivosť obsahu verejnej listiny.
Čo je apostille a kedy je potrebný?
Apostille je vyššie overenie verejných listín, ktoré sa uplatňuje v štátoch, ktoré pristúpili k tzv. Haagskemu dohovoru o apostille (k Dohovoru o zrušení požiadavky vyššieho overenia zahraničných verejných listín z 5. októbra 1961 – oznámenie č. 213/2002 Z. z.). Pre Slovenskú republiku nadobudol platnosť 18. 2. 2002.
Ním sa medzi zmluvnými štátmi zrušila požiadavka vyššieho overenia (tzv. superlegalizácia), čo znamená, že na osvedčenie verejnej listiny postačuje, že príslušný orgán opatrí takúto listinu špeciálnym osvedčením – doložkou apostille (tá má štvorcový formát, je v slovenskom i anglickom jazyku a v názve má aj francúzsky výraz „Convention de La Haye du 5 octobre 1961“). Pojem „vyššie overenie" označuje už len formálnu náležitosť, v rámci ktorej diplomatickí alebo konzulárni úradníci krajiny, v ktorej sa má verejná listina použiť, overujú hodnovernosť podpisu, funkcie osoby, ktorá listinu podpísala, a prípadne pravosť pečate alebo odtlačku pečiatky na listine.
Dôležité je podotknúť, že dohovor sa vzťahuje výlučne na verejné listiny, ktoré boli vyhotovené na území jedného zmluvného štátu a majú sa predložiť (uplatniť) na území iného zmluvného štátu.
Medzi štáty, ktoré sú zmluvnou stranou Haagskeho dohovoru, teda kde sa uplatní apostille, patrí napríklad: Česká republika, Belgicko, Bulharsko, Francúzsko, Holandsko, Island, Japonsko, Kazachstan, Kolumbia, Mexiko, USA a iné. Aktualizovaný zoznam zmluvných štátov je dostupný na stránke Haagskej konferencie medzinárodného práva súkromného.
Ktoré slovenské orgány môžu udeliť apostille a ako dlho to trvá?
Každý zmluvný štát Haagskeho dohovoru má určené orgány, ktoré môžu vydávať doložku apostille. V Slovenskej republike sú na to oprávnené:
- Krajské súdy SR (na verejné listiny vydané okresnými súdmi, notármi alebo súdnymi exekútormi v územnom obvode krajského súdu pre listiny – napr. výpis z obchodného registra)
- Ministerstvo spravodlivosti SR (na ostatné justičné listiny – napr. listiny vydané krajskými súdmi SR)
- Ministerstvo vnútra SR (na verejné listiny vydané v jeho rezorte – napr. živnostenský list)
- Ministerstvo školstva SR (na verejné listiny vydané v jeho rezorte - napr. vysvedčenia, diplomy)
- Ministerstvo zdravotníctva SR (na verejné listiny vydané v jeho rezorte)
- Ministerstvo obrany SR (na verejné listiny vydané v jeho rezorte)
- Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí SR (na všetky ostatné verejné listiny vydané v SR – napr. výpis z registra trestov, doklady vydané daňovými úradmi, výpisy z katastra)
- Okresné úrady (na matričné doklady - okrem rozhodnutí o osobnom stave; na verejné listiny vydané orgánmi samosprávy)
Verejnú listinu opatrenú apostillom je možné uplatniť bez akéhokoľvek ďalšieho overenia v každom zmluvnom štáte Haagskeho dohovoru a pred ktorýmkoľvek jeho orgánom. Aby mohli byť slovenské verejné listiny uplatnené v zahraničí musia byť okrem overenia apostillom aj preložené do príslušného jazyka štátu, v ktorom majú byť uplatnené. Preklady dokladov musia byť vyhotovené súdnym prekladateľom (nie tlmočníkom) zapísaným v zozname súdnych prekladateľov, ktorý vedie Ministerstvo spravodlivosti SR.
Upozornenie: Preklad sa dáva vyhotoviť až po osvedčení listiny (apostille) príslušným orgánom SR.
Pokiaľ ide o dobu vybavenia žiadosti na overenie listiny apostillom tak spravidla to môže trvať niekoľko dní (napr. 1 až 5 dní).
Príklad na overenie rodného listu apostillom
Denis potrebuje použiť svoj rodný list v zahraničí (vo Francúzsku) za účelom sobáša. Originál rodného listu mu vydá príslušná matrika v Martine. Podpis a pečiatku na tomto doklade osvedčí Okresný úrad (matrika) Martin apostillom. Následne Denis takto overený doklad predloží súdnemu prekladateľovi (zo zoznamu prekladateľov) na preklad do francúzskeho jazyka. Osvedčením formou apostille je overovanie ukončené a rodný list sa môže predložiť príslušnému francúzskemu úradu.
Príklad na overenie dokladu o vzdelaní apostillom
Anna študovala na Slovensku a teraz by chcela podnikať v Holandsku. Na získanie podnikateľského oprávnenia však potrebuje predložiť svoj výučný list. Tento doklad potrebuje overiť, a preto ho predloží Ministerstvu školstva SR, ktoré na listinu udelí apostille. Takto overený výučný list si dá Anna ešte preložiť do holandčiny (súdnym prekladateľom) a následne ho môže predložiť danému úradu v Holandsku.
Čo je superlegalizácia a kedy je potrebná?
Superlegalizácia je, na rozdiel od apostillu, komplikovanejší proces vyššieho overenia. Ide o konzulárne vyššie overenie (tzv. konzulárna superlegalizácia), ktoré sa uplatňuje vo všetkých ostatných štátoch, t. j. v tých, ktoré nie sú zmluvnou stranou Haagskeho dohovoru.
Medzi štáty, ktoré nie sú zmluvnou stranou Haagskeho dohovoru, teda kde sa uplatní superlegalizácia, patrí napríklad: Bahrain, Bolívia, Kanada, Kuba, Egypt, Macedónsko, Omán, Filipíny, Spojené arabské emiráty, Thajsko a iné.
Ktoré orgány môžu vykonať superlegalizáciu a ako dlho to trvá?
Pri superlegalizácii sa verejná listina spravidla osvedčuje vo viacerých etapách a viacerými orgánmi. Slovenskú verejnú listinu osvedčí:
- najprv príslušný úrad (podľa druhu vydanej listiny),
- potom nasleduje overenie konzulárnym odborom Ministerstva zahraničných vecí a európskych záležitostí SR,
- a nakoniec listinu osvedčí veľvyslanectvo/konzulát štátu, v ktorom má byť listina použitá.
Keďže superlegalizácia je zložitejší proces overovania verejnej listiny, môže trvať oveľa dlhšie než overenie apostillom, a to až niekoľko týždňov (napr. 4 týždne).
Príklad na overenie rodného listu superlegalizáciou
Denis potrebuje použiť svoj rodný list v zahraničí (v Egypte) za účelom sobáša. Originál rodného listu mu vydá príslušná matrika v Martine. Podpis a pečiatku na tomto doklade osvedčí Okresný úrad (matrika) Martin. Následne Denis takto overený doklad predloží súdnemu prekladateľovi (zo zoznamu prekladateľov) na preklad do egyptského jazyka. Podpis a pečiatku súdneho prekladateľa musí osvedčiť príslušný krajský súd. Následne je nutné overenie rodného listu konzulárnym odborom Ministerstva zahraničných vecí a európskych záležitostí SR. Nakoniec Denis predloží tento doklad na veľvyslanectve krajiny, v ktorej ho potrebuje použiť (na egyptskom veľvyslanectve v Bratislave).
Príklad na overenie výpisu zo živnostenského registra superlegalizáciou
Adam chce podnikať aj v zahraničí (v Kanade) a príslušnému úradu potrebuje predložiť výpis zo živnostenského registra SR. Tento výpis mu vydá Okresný úrad Ružomberok (živnostenský úrad), ktorý ho opatrí pečiatkou a podpisom. Následne ho Adam musí predložiť na overenie Ministerstvu vnútra SR a Ministerstvu zahraničných vecí a európskych záležitosti SR. Po takomto osvedčení si zabezpečí súdny preklad do anglického jazyka. Podpis a pečiatku súdneho prekladateľa zase osvedčí príslušný krajský súd. Adam opätovne predloží výpis zo živnostenského registra na overenie Ministerstvu zahraničných vecí a európskych záležitosti SR a nakoniec kanadskému veľvyslanectvu v Bratislave. Takto overenú listinu môže predložiť príslušnému kanadskému orgánu.
Kedy nie je potrebný apostille ani superlegalizácia dokumentov?
Existujú prípady, kedy nie je potrebné slovenskú verejnú listinu opatriť doložkou Apostille alebo superlegalizovať na to, aby mohla byť uplatnená v zahraničí.
Ide o výnimky ustanovené dvojstrannými medzinárodnými zmluvami, ktorými je Slovenská republika viazaná, napríklad:
- zmluvou s Poľskou republikou o právnej pomoci o úprave právnych vzťahov vo veciach občianskych, rodinných, pracovných a trestných,
- zmluvou s Gréckou republikou o právnej pomoci v občianskych a trestných veciach.
Ich účelom je ešte viac zjednodušiť celý proces uznania slovenskej verejnej listiny v zahraničí.
Podľa týchto medzinárodných zmlúv platí, že listiny vydané alebo overené v predpísanej forme a opatrené odtlačkom úradnej pečiatky slovenského štátneho orgánu nevyžadujú na území druhého zmluvného štátu ďalšie overenie. Čiže, tieto zmluvy určujú, že v stanovených záležitostiach je možné použiť slovenskú verejnú listinu (napr. slovenský rodný list) bez akéhokoľvek overovania.
Upozornenie: Ani existencia takejto zmluvy nezaručuje, že príslušný zahraničný orgán nebude požadovať vyššie overenie slovenskej verejnej listiny. Preto, ak nie je od príslušného zahraničného orgánu jednoznačné potvrdené, že sa vyššie overenie slovenskej verejnej listiny nevyžaduje, odporúča sa zabezpečiť si ho.
