Ako treba overiť doklady vydané v zahraničí, aby boli platne uznané na Slovensku? Aký je rozdiel medzi apostilom a superlegalizáciou?
Zahraničné verejné listiny (doklady) treba pre účel ich použitia na Slovensku overiť
Listiny, ktoré sú vydávané štátnymi orgánmi v zahraničí, a ktoré sú v štáte ich vydania platné ako verejné listiny (tzv. zahraničné verejné listiny), majú dôkaznú silu verejných listín aj v Slovenskej republike, za predpokladu, že sú opatrené predpísanými osvedčeniami (tzv. apostille alebo superlegalizácia). To znamená, že zahraničné verejné listiny môžu byť uznané (uplatnené alebo použité) na Slovensku, ak sú overené na to určenými orgánmi.
Existujú však aj výnimky, kedy zahraničné verejné listiny nemusia byť osvedčené (apostilom ani superlegalizáciou), aby mali dôkaznú silu (aby mohli byť uznané) na Slovensku. Tieto výnimky sú ustanovené dvojstrannými medzinárodnými zmluvami, ktorými je Slovenská republika viazaná.
Čo je verejná listina?
Pojem verejná listina nie je v slovenskej legislatíve zadefinovaný, avšak niektoré zákony tento pojem používajú. Charakterizovať ju možno ako listinu vydanú príslušným štátnym orgánom alebo iným subjektom, ktorý je na jej vydanie osobitne splnomocnený zákonom. Je to teda písomný dokument, na ktorom sa nachádza odtlačok pečiatky daného orgánu, ktorý ho vydal a podpis úradnej osoby.
Verejnou listinou je napríklad občiansky preukaz, rodný list, sobášny list, úmrtný list, vysvedčenie o maturitnej skúške, vysokoškolský diplom, potvrdenie lekára o pracovnej neschopnosti a iné.
Dva druhy vyššieho overenia dokladov – apostille a superlegalizácia
Zahraničné verejné listiny alebo doklady, ktoré majú byť použité na území Slovenskej republiky podliehajú vyššiemu overeniu, a to:
- apostilácii (tzv. apostille) alebo
- superlegalizácii.
Obidva uvedené spôsoby majú za úlohu zabezpečiť overenie hodnovernosti podpisu, funkcie osoby, ktorá listinu vydala a pečiatky na verejnej listine vydanej v zahraničí (v cudzine) za účelom jej použitia na slovenských úradoch. Samozrejme to platí aj opačne, pri verejných listinách vydaný na Slovensku, ktoré majú byť použité v zahraničí.
Upozornenie: Vyšším overením sa neosvedčuje obsah ani pravdivosť obsahu verejnej listiny.
Čo je apostille a kedy sa vyžaduje?
Apostille predstavuje vyššie overenie/osvedčenie verejných listín, ktoré sa uplatňuje v štátoch, ktoré pristúpili k tzv. Haagskemu dohovoru o apostille (k Dohovoru o zrušení požiadavky vyššieho overenia zahraničných verejných listín z 5. októbra 1961 – oznámenie č. 213/2002 Z. z.). Týmto dohovorom sa medzi zmluvnými štátmi zrušila požiadavka vyššieho overenia (tzv. superlegalizácia). Podľa dohovoru teda na osvedčenie verejnej listiny postačuje, že príslušný orgán opatrí takúto listinu špeciálnym osvedčením – doložkou Apostille.
Dohovor sa vzťahuje výlučne na verejné listiny, ktoré boli vyhotovené na území jedného zmluvného štátu a majú sa predložiť na území iného zmluvného štátu. Zároveň uvádza, že pojem „vyššie overenie" označuje len formálnu náležitosť, v ktorej rámci diplomatickí alebo konzulárni úradníci krajiny, v ktorej sa má verejná listina použiť, overujú hodnovernosť podpisu, funkcie osoby, ktorá listinu podpísala, a prípadne pravosť pečate alebo odtlačku pečiatky na listine.
Ak je štát, ktorý vydal verejnú listinu, zmluvnou stranou Haagskeho dohovoru, potom na uplatnenie (použitie) listiny na Slovensku postačuje, aby príslušný orgán tohto štátu osvedčil verejnú listinu pečiatkou Apostille (môže byť v akomkoľvek úradnom jazyku orgánu, ktorý ho vydáva). Takto overená listina sa už ďalej neosvedčuje, no musí sa zabezpečiť jej úradný preklad do slovenského jazyka. To znamená, že zahraničná listina opatrená apostilom, ktorá má byť uplatnená na Slovensku, sa ešte musí predložiť na preklad súdnemu prekladateľovi (zapísanému v zozname súdnych prekladateľov vedenom Ministerstvom spravodlivosti SR), aby ju preložil do slovenského jazyka. Až následne je možné takto overenú a preloženú listinu predložiť príslušnému slovenskému úradu.
Verejná listina opatrená apostilom sa dá použiť v ktoromkoľvek zmluvnom štáte Haagskeho dohovoru a pred ktorýmkoľvek jeho orgánom.
Medzi štáty, ktoré sú zmluvnou stranou Haagskeho dohovoru, teda kde sa uplatní apostille, patrí napríklad: Česká republika, Belgicko, Bulharsko, Francúzsko, Holandsko, Island, Japonsko, Kazachstan, Kolumbia, Mexiko, USA, Slovensko a iné. Aktualizovaný zoznam zmluvných štátov je dostupný na stránke Haagskej konferencie medzinárodného práva súkromného.
Každý zmluvný štát má určené orgány, ktoré sú oprávnené vydávať apostille. Napríklad v USA sú to všetci úradníci súdov (napr. Najvyššieho súdu Spojených štátov amerických, Súdu pre medzinárodný obchod Spojených štátov amerických). V Českej republike je to medzinárodný odbor ministerstva spravodlivosti pre listiny vydané justičnými orgánmi vrátane notárov. Na Slovensku sú oprávnené vydávať apostille:
- Ministerstvo spravodlivosti SR (pre verejné listiny vydané alebo overené súdmi, notármi, exekútormi alebo pre preklady písomností vyhotovené súdnymi tlmočníkmi).
- Ministerstvo školstva SR (pre verejné listiny vydané v jeho rezorte) a ďalšie ministerstvá,
- krajské úrady (pre matričné doklady okrem rozhodnutí o osobnom stave).
Príklad na overenie doložkou Apostille
Andrea vyštudovala vo Francúzsku medicínu a svoj vysokoškolský diplom by si chcela uplatniť na Slovensku (napr. pre účel pokračovania v doktorandskom štúdiu). Nakoľko je Francúzsko aj Slovensko zmluvnou stranou Haagskeho dohovoru, pre uznanie diplomu na našom území postačuje, aby príslušný orgán vo Francúzsku osvedčil diplom pečiatkou Apostille (vo francúzskom jazyku). Ďalšie overenie iným orgánom nie je potrebné. Andrea si však ešte musí zabezpečiť úradný preklad diplomu do slovenského jazyka, potom ho môže predložiť slovenskému orgánu (napr. vysokej škole na ktorej chce ďalej študovať).
Čo je superlegalizácia a kedy sa vyžaduje?
Superlegalizácia predstavuje zložitejší proces vyššieho overenia/osvedčenia než je apostille. Ide o konzulárne vyššie overenie, ktoré sa uplatňuje sa vo všetkých ostatných štátoch, t. j. v tých, ktoré nie sú zmluvnou stranou Haagskeho dohovoru. Pozostáva z viacerých fáz:
- overenie listiny príslušnými orgánmi a ministerstvom zahraničných vecí toho štátu, v ktorom bola listina vydaná (legalizácia) a
- vyššie overenie listiny zastupiteľským úradom (ambasádou) toho štátu, v ktorom má byť listina uplatnená (superlegalizácia).
Ak štát, ktorý vydal verejnú listinu, nie je zmluvnou stranou Haagskeho dohovoru, tak na uplatnenie (použitie) tejto listiny na Slovensku treba najprv vykonať tzv. legalizáciu, t. j. overenie listiny na príslušnom orgáne a na ministerstve zahraničných vecí tohto štátu. Následne musí ešte prebehnúť tzv. superlegalizácia, t. j. overenie listiny na zastupiteľskom úrade Slovenskej republiky (na veľvyslanectve alebo konzuláte), ktorý pôsobí v danom štáte, ktorého orgán listinu vydal.
Superlegalizácia je náročnejšia ako apostille, pretože si vyžaduje až dve overenia.
Odporúčanie: V prípade potreby superlegalizácie (vyššieho overenia) listiny vydanej v zahraničí, za účelom jej uznania (použitia) na Slovensku, je možné obrátiť sa na príslušný zastupiteľský úrad SR, ktorý poskytne viac informácii o bližšom postupe.
Medzi štáty, ktoré nie sú zmluvnou stranou Haagskeho dohovoru, teda kde sa uplatní superlegalizácia, patrí napríklad: Bahrain, Bolivia, Kanada, Kuba, Egypt, Macedónsko, Omán, Filipíny, Spojené arabské emiráty, Thajsko a iné.
Príklad na overenie superlegalizáciou
Andrea študovala medicínu v Kanade a svoj vysokoškolský diplom by si rada uplatnila na Slovensku (napr. pre účel vykonávania lekárskej praxe). Keďže Kanada nie je zmluvnou stranou Haagskeho dohovoru, pre uznanie jej diplomu na Slovensku nepostačuje osvedčenie pečiatkou Apostille. Najprv si musí dať diplom overiť na príslušnom orgáne a na ministerstve zahraničných vecí v Kanade. A následne ho musí ešte superlegalizovať (overiť) na zastupiteľskom úrade SR v Kanade (napr. na slovenskom veľvyslanectve). Potom si Andrea zabezpečí úradný preklad diplomu do slovenského jazyka a takto overený a preložený ho môže uplatniť na Slovensku (napr. v nemocnici, v ktorej chce pracovať).
Kedy sa nevyžaduje apostille ani superlegalizácia?
Ako sme už vyššie naznačili, existujú aj prípady, kedy nie je potrebné zahraničnú verejnú listinu opatriť doložkou Apostille alebo superlegalizovať na to, aby mohla byť na Slovensku uznaná.
Ide o výnimky, ktoré sú ustanovené dvojstrannými medzinárodnými zmluvami, ktorými je Slovenská republika viazaná (napr. zmluvou s Poľskou republikou o právnej pomoci o úprave právnych vzťahov vo veciach občianskych, rodinných, pracovných a trestných; zmluvou s Gréckou republikou o právnej pomoci v občianskych a trestných veciach a ďalšie). Účelom týchto zmlúv je ešte väčšie zjednodušenie celého procesu uznania/akceptovania verejnej listiny.
Podľa týchto medzinárodných zmlúv spravidla platí, že listiny vydané alebo overené v predpísanej forme a opatrené odtlačkom úradnej pečiatky príslušného štátneho orgánu jednej zmluvnej strany nevyžadujú na území druhej zmluvnej strany ďalšie overenie. To platí aj pre podpisy na listinách. Čiže, tieto zmluvy určujú, že v stanovených záležitostiach je možné použiť zahraničnú verejnú listinu (napr. zahraničný sobášny list) bez ďalšieho overovania.
Upozornenie: Existencia takejto zmluvy však nezaručuje, že príslušný slovenský orgán (alebo zahraničný orgán) nebude vyžadovať vyššie overenie verejnej listiny. Preto, ak nie je od príslušného slovenského orgánu (alebo zahraničného orgánu) jednoznačné potvrdené, že sa vyššie overenie verejnej listiny nevyžaduje, odporúča sa, zabezpečiť si ho.
