Čo s dokladmi po uplynutí doby archivácie

V priebehu podnikateľskej činnosti a v súvislosti s jej výkonom generuje podnikateľský subjekt dokumenty a taktiež prijíma dokumenty z externého prostredia. Vytvárajú registratúru. Tieto dokumenty, resp. dokumentáciu je povinný istý čas uchovávať a uplynutí lehoty ich uchovávania časť vyradí. Nemožno ich však vyradiť svojvoľne ale je potrebné dodržať legislatívou stanovený postup. Podnikatelia v tejto súvislosti musia byť pripravení na množstvo byrokracie. V tomto článku sa dočítate viac.

Právne normy, ktoré upravujú oblasť uchovávania dokumentov súvisiacich s podnikateľskou činnosťou sú zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o archívoch a registratúrach“) a vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov (ďalej len „vyhláška k zákonu o archívoch a registratúrach“).

Charakteristika niektorých pojmov v súvislosti s registratúrou a vyraďovaním dokladov

Úvodom je potrebné vysvetliť pojmy, s ktorými narába legislatíva

Pôvodca registratúry je podnikateľský subjekt – fyzická osoba alebo právnická osoba. Povinnosťou pôvodcu registratúry je aj:

• evidovať záznamy, ktoré vznikli z jeho činnosti, a došlé záznamy,
• vypracovať registratúrny plán a predložiť ho na schválenie štátnemu ústrednému archívu alebo štátnemu archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou (ďalej len „štátny archív“),
• zabezpečovať správu registratúry,
• vyraďovať pravidelne registratúrne záznamy (minimálne raz za 5 rokov) len so súhlasom Ministerstva vnútra Slovenskej republiky (ďalej len „ministerstvo“),
• odovzdať archívne dokumenty po vyraďovacom konaní do archívu v lehote, ktorú archív určil, so zoznamom odovzdávaných archívnych dokumentov a s evidenčnými pomôckami podľa registratúrneho poriadku.

Registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov evidovaných pôvodcom registratúry.

Registratúrny záznam definuje zákon a archívoch a registratúrach veľmi všeobecne. Je to informácia evidovaná pôvodcom registratúry. Všetko, čo je predmetom registratúry závisí od činnosti podnikateľského subjektu. Ide napríklad o korešpondenciu, účtovné záznamy, daňové doklady, právne doklady (zmluvy), daňové priznania, účtovné závierky, evidencia v súvislosti so sociálnym poistením. Typológiu dokumentov, dokladov a iných záznamov, ktoré sú registratúrnymi záznamami nájdete v štruktúre registratúrneho plánu vydaného ministerstvom, ktorý slúži ako podklad (pomôcka) pri tvorbe registratúrneho plánu podnikateľského subjektu (ak má povinnosť vytvoriť ho).

Správa registratúry je organizovanie manipulácie s registratúrnymi záznamami a spismi (napr. prijímanie, evidovanie, obeh, ochrana, vyraďovanie) ako aj personálne, priestorové a materiálno-technické zabezpečenie týchto činností.

Správca registratúry je osoba – poverený zamestnanec, ktorá riadi a zodpovedá za správu registratúry. Riadenie registratúry sa realizuje prostredníctvom registratúrneho strediska, ktoré vedie evidenciu registratúrnych záznamov v spisoch v súlade s registratúrnym poriadkom a uchováva a ochraňuje uložené dokumenty na určenom mieste až do uplynutia lehoty ich vyradenia.

Upozornenie: Za nezabezpečenie správy registratúry môže byť pôvodcovi registratúry (podnikateľovi) uložená pokuta až do výšky 3 319 eur.

Registratúrny plán, registratúrny poriadok a osoby povinné ho vypracovať (mať)

V zmysle zákona o archívoch a registratúrach a vyhlášky k zákonu o archívoch a registratúrach  je nižšie uvedená tabuľka vybraných subjektov, ktoré sú, respektíve nie sú povinné vypracovať príslušnú dokumentáciu. Z § 16 ods. 2 písm. b) zákona o archívoch a registratúrach vyplýva povinnosť vypracovať registratúrny plán a predložiť ho na schválenie subjektom, z ktorých činnosti vznikajú registratúrne záznamy trvalej dokumentárnej hodnoty. Vyhláška k zákonu o archívoch a registratúrach v § 2 definuje kritériá rozhodujúce pre určenie, či registratúrny záznam má alebo nemá trvalú dokumentárnu hodnotu. Registratúrny záznam trvalej dokumentárnej hodnoty musí vždy spĺňať kritérium obsahu podľa § 3 spomínanej vyhlášky. Zastávam názor, že obsah dokumentov (pozri nižšie znak hodnoty „A“) ako sú vnútorné smernice, ktoré je podnikateľský subjekt (pôvodca registratúry) povinný vypracovať podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, ako aj podľa „postupov účtovania v podvojnom účtovníctve“ (Opatrenie MF SR č. 23054/2002-92 v platnom znení), zakladateľské dokumenty spoločností a  zápisnice o valnom zhromaždení vypracované podľa osobitného predpisu, dokumenty, ktoré obsahujú informácie o ľudských zdrojoch vyhotovené podľa osobitných zákonov majú podľa vyhlášky k zákonu o archívoch a registratúrach trvalú dokumentárnu hodnotu.

Upozornenie: Pôvodca registratúry, z ktorého činnosti nevznikajú záznamy majúce trvalú dokumentárnu hodnotu a pôvodca registratúry, ktorého výsledky činnosti sú predmetom autorského práva nemusí vypracovať registratúrny plán.

Upozornenie – pokuta: Ak pôvodca registratúry (podnikateľ) nevypracuje registratúrny poriadok a registratúrny plán alebo ho nepredloží na posúdenie a schválenie, môže mu ministerstvo uložiť pokutu až do 3 319 eur.

Vyraďovanie registratúrnych záznamov

Vyraďovanie registratúrnych záznamov pozostáva z dvoch častí:

• príprava vyraďovacieho konania,
• vyraďovacie konanie.

Vyradenie (zničenie, likvidácia) registratúrnych záznamov mimo vyraďovacieho konania je porušením zákona o archívoch a registratúrach. Za takéto protiprávne konanie (správny delikt) môže ministerstvo  uložiť pokutu až do výšky 33 193 eur.

Prípravu vyraďovacieho konania zabezpečuje pôvodca registratúry (podnikateľ) podľa registratúrneho plánu. V tejto fáze podnikateľ posudzuje registratúrne záznamy navrhované na vyradenie z hľadiska ich trvalej dokumentárnej hodnoty (registratúrne značky sa uvedú na registratúrne záznamy aj už pri ich prijatí, resp. vzniku a triedení). Registratúrne záznamy navrhované na vyradenia sa rozdelia na:

• registratúrne záznamy navrhované na odovzdanie do archívu (označené znakom hodnoty „A“),
• registratúrne záznamy navrhované na zničenie (bez znaku hodnoty „A“).

Znakom hodnoty „A“ sú označené registratúrne záznamy, ktoré majú trvalú dokumentárnu hodnotu a nemôžu sa pri vyraďovaní zničiť. Sú nimi napríklad: zakladateľské dokumenty a dodatky k nim, dokumenty o vlastníckych transakciách, zápisnice o valnom zhromaždení, výročné správy, mzdové listy, vnútorné predpisy pre vedenie účtovníctva. Kritériá pre hodnotenie registratúrnych záznamov upravuje vyhláška k zákonu o archívoch a registratúrach. Ostatné registratúrne záznamy, ktoré sa nearchivujú, pôvodca registratúry (podnikateľ) navrhuje na zničenie. Neoznačuje ich znakom hodnoty „A“.

Poznámka: Ak boli k registratúrnym záznamom s trvalou dokumentárnou hodnotu (so znakom hodnoty „A“) vyhotovené kópie, tieto možno vyraďovať ako registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty.

V prípravnej fáze pôvodca registratúry (podnikateľ) vypracuje zoznam skupín týchto registratúrnych záznamov, ktoré sú prílohami návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov. Vzory zoznamov sú prílohou vyhlášky k zákonu o archívoch a registratúrach a nájdete ich na konci tohto článku.

V zoznamoch sa registratúrne záznamy neuvádzajú jednotlivo ale položku zoznamu tvorí logická skupina. Napríklad ide o spisové dosky, kde sú faktúry, pokladničné doklady, došlá pošta a podobne (označené vlastnou registratúrnou značkou reprezentujúcou túto skupinu registratúrnych záznamov). Podnikateľ ako pôvodca registratúry pri vyraďovacom konaní iba navrhuje hodnotenie registratúrnych záznamov. O zničení alebo archivovaní registratúrnych záznamov definitívne rozhodne ministerstvo, resp. zamestnanci príslušného štátneho archívu, ktorému sa návrh na vyradenie registratúrnych záznamov predkladá.

Návrh na vyradenie registratúrnych záznamov musí obsahovať aj vyhlásenie, že registratúrne záznamy navrhnuté na vyradenie už pôvodca registratúry (podnikateľ) nepotrebuje na svoju činnosť a vyhlásenie, že všetkým registratúrnym záznamom navrhnutým na vyradenie uplynula lehota uloženia (podľa registratúrneho plánu). Lehota uloženia určená v registratúrnom pláne musí byť v súlade s osobitnými predpismi, napríklad s predpismi z oblasti účtovníctva s daní. Pôvodca registratúry (podnikateľ) nemôže navrhovať v príprave vyraďovacieho konania registratúrne záznamy, ktorým ešte neuplynula lehota uloženia. Vedúci zamestnanec – správca registratúry alebo iný poverený zamestnanec pripravuje v registratúrnom stredisku vyraďovanie spisov.

Poznámka: Vyraďovanie registratúrnych záznamov sa musí uskutočňovať aspoň raz za 5 rokov, prípade možno s príslušným štátnym archívom dohodnúť dlhšiu lehotu. Napríklad, ak podnikateľský subjekt potrebuje registratúrne záznamy pri svojej činnosti aj naďalej.

Návrh na vyradenie registratúrnych záznamov spolu s prílohami (zoznamami) sa pripraví v dvoch vyhotoveniach. Keď je schválený vedúcim zamestnancom (správcom registratúry v podniku) zaeviduje sa do registratúrneho denníka. Originál sa spolu s prílohami (zoznamami) odovzdá príslušnému štátnemu archívu a kópie si ponechá registratúrne stredisko (podnikateľský subjekt).

Vyraďovacie konanie sa začína predložením návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov. Ministerstvo prostredníctvom štátneho archívu (štátny archív, ktorému bol návrh na vyradenie registratúrnych záznamov odovzdaný, obvykle najbližšie k sídlu alebo bydlisku podnikateľa) posúdi úplnosť odovzdaného návrhu. Ak niektoré informácie chýbajú alebo sú uvedené nesprávne, resp. nekvalitne, je povinnosťou príslušného štátneho archívu vrátiť pôvodcovi registratúry (podnikateľovi)  návrh na vyradenie registratúrnych záznamov na doplnenie alebo prepracovanie.  Keď je návrh na vyradenie registratúrnych záznamov v poriadku, archív posúdi jeho nadväznosť na predchádzajúce vyraďovacie konanie a správnosť zaradenia registratúrnych záznamov do príslušného zoznamu podľa registratúrneho plánu pôvodcu registratúry v čase ich vzniku. Znamená to, že skupine registratúrnych záznamov (spisov), ktorú pôvodca registratúry v návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov zaradil do zoznamu bez znaku hodnoty „A“ môže archív po odbornej prehliadke priznať trvalú dokumentárnu hodnotu a nemôže sa zničiť. Z toho dôvodu musia byť spisy navrhované na vyradenie uložené u pôvodcu registratúry (podnikateľa) tak, aby mohli byť operatívne poskytnuté zamestnancom štátneho archívu na prehliadnutie. O posúdení návrhu vydá príslušný štátny archív rozhodnutie, v ktorom je presne stanovené ktoré spisy majú trvalú dokumentárnu hodnotu a sú určené do trvalej archívnej starostlivosti a ktoré spisy nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu a sú určené na zničenie.

Spisy registratúrnych záznamov určené v rozhodnutí príslušného archívu na zničenie (bez znaku hodnoty „A“) podnikateľ (pôvodca registratúry) vyradí zo svojej registratúry a zničí na vlastné náklady. Vyradenie spisov sa vyznačí v evidencii registratúrneho strediska (do registratúrneho denníka). Ak rozhodnutie príslušného archívu nebolo doručené pôvodcovi registratúry do 60 dní, môže zničiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty (bez znaku hodnoty „A“).

Poznámka: Ak návrh na vyradenie registratúrnych záznamov obsahoval len registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty, môže ho príslušný štátny archív vziať iba na vedomie. Ak pôvodcovi registratúry (podnikateľovi) nebude doručené rozhodnutie o vyradení do 60 dní od odovzdania návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov, môže navrhované registratúrne záznamy zničiť.

Preberanie archívnych dokumentov po vyraďovacom konaní

Spisy registratúrnych záznamov určené rozhodnutím do trvalej archívnej starostlivosti  spolu s evidenčnými pomôckami podľa registratúrneho poriadku preberie príslušný štátny archív od pôvodcu registratúry v dohodnutej lehote. Príslušný štátny archív pripraví preberací protokol v dvoch vyhotoveniach, ku ktorému sa pripojí zoznam odovzdaných archívnych dokumentov vyhotovený odovzdávajúcim podnikateľom (pôvodcom registratúry). Jedno vyhotovenie preberacieho protokolu je určené odovzdávajúcemu a jedno si ponechá archív.

Náklady súvisiace s odovzdaním archívnych dokumentov uhrádza pôvodca registratúry (podnikateľ), ako aj náklady súvisiace s dočasným uložením archívnych dokumentov, ak archív nie je schopný ich prijať.

Podnikateľ ako pôvodca registratúry má právo požiadať ministerstvo prostredníctvom štátneho ústredného archívu alebo štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou o informáciu, odbornú radu a usmernenie. Štátne archívy ako aj ich pobočky sú uvedené v príloha č. 1 k zákonu o archívoch a registratúrach. Kontakty na štátne archívy s regionálnou územnou pôsobnosťou ako aj kontakty na ich pobočky s územnou pôsobnosťou na úrovni okresov (zastrešujú niekoľko okresov) sú zverejnené na internetovej stránke Ministerstva vnútra Slovenskej republiky. Informácie sú poskytované bezplatne.

Prílohy k článku

Vzor zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A“ navrhnutých na vyradenie si môžete pozrieť a stiahnuť tu.

Vzor zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A“ navrhnutých na vyradenie si môžete pozrieť a stiahnuť tu.

Vzor návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov si môžete pozrieť alebo stiahnuť tu.

Vzor preberacieho protokolu si môžete pozrieť a siahnuť tu.