V súvislosti s elektronizáciou účtovníctva sú časté otázky, napríklad či je potrebné uchovávať aj listinný originál dokladu. Odpovede na prípady z praxe prinieslo Finančné riaditeľstvo SR.
Možnosť viesť účtovníctvo elektronicky bola zavedená od roku 2022. V praxi sa však stále vyskytujú otázky, ktoré súvisia s povinnosťami pri vedení účtovníctva a uchovávaní účtovnej dokumentácie v elektronickej (digitálnej) podobe. Finančné riaditeľstvo SR, Centrum podpory pre dane v spolupráci s oddelením metodiky dane z príjmov a účtovníctva preto v máji 2024 vypracovalo informačný materiál týkajúci sa elektronizácie účtovníctva.
V tomto článku sa budeme
venovať praktickým problémom týkajúcich sa uchovávania a ochrany
účtovnej dokumentácie. Prečítajte si aj odpovede na prvý
blok otázok v článku Elektronizácia
účtovníctva: problémy z praxe.
Archivácia účtovných dokladov (účtovnej dokumentácie)
Významnou zmenou pri elektronizácii účtovníctva od roku 2022 bola možnosť transformácie dokumentov z listinnej podoby do elektronickej, okrem zaručenej konverzie aj skenovaním. To značne zjednodušilo proces súvisiaci s archiváciou celej účtovnej dokumentácie. Ďalšou odbúranou bariérou bolo vypustenie niektorých náležitostí účtovných dokladov, najmä čo sa týka podpisových záznamov a predkontácie na dokladoch.
Zároveň platí, že účtovná jednotka môže elektronicky uchovávať účtovnú dokumentáciu aj z období pred 1.1.2022. Podľa § 39w ods. 4 zákona o účtovníctve sa ustanovenie § 35 zákona o účtovníctve v znení účinnom od 1.1.2022 môže použiť na uchovávanie a ochranu účtovnej dokumentácie, ktorá vznikla pred týmto dátumom za predpokladu, že sa dodržia ustanovenia § 31 až 33 zákona v znení účinnom od 1. januára 2022. Ide o ustanovenia týkajúce sa účtovného záznamu, jeho preukázateľnosti a transformácie.
Viac informácií si prečítajte v článku Transformácia účtovného záznamu od 1.1.2022.
Archivácia účtovnej dokumentácie v elektronickej podobe – aké sú možnosti?
Zákon o účtovníctve neustanovuje technické parametre, neustanovuje konkrétne požiadavky pre softvérové programy, ale stanovuje zásady, podmienky a spôsoby, ktoré musia byť v účtovníctve dodržané. Dodržanie týchto zásad, podmienok a spôsobov má účtovná jednotka povinnosť preukázať prostredníctvom stanovených procesov v programových manuáloch a interných predpisoch.
Účtovnú dokumentáciu v elektronickej podobe možno prakticky uchovávať napríklad priamo v účtovnom programe (k účtovným prípadom sa priamo pripojí elektronický doklad napr. v PDF), v cloude, na externých diskoch, prípadne je možné využiť služby externých spoločností.
Na otázku, či má existuje zoznam certifikovaných spoločností, ktoré poskytujú úložiská účtovných záznamov alebo aspoň zoznam nejakých, ktoré podľa názoru finančnej správy majú legislatívu, čo sa týka zákonných náležitostí digitalizácie, správne pokrytú, finančná správa odpovedala negatívne. Finančné riaditeľstvo SR nedisponuje zoznamom spoločností, ktoré poskytujú úložiská z dôvodu digitalizácie a ani nevydávajú subjektom certifikáty na túto činnosť.
Lehoty na archiváciu účtovnej dokumentácie
Od 1.1.2018 bola predĺžená povinnosť uchovávania účtovnej dokumentácie počas 10 rokov, nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Podľa zákona o účtovníctve je po dobu 10 rokov je účtovná jednotka povinná archivovať túto účtovnú dokumentáciu:
- účtovná závierka, výkazy vybraných údajov z účtovných závierok a výročná správa,
- účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, účtový rozvrh,
- účtovné záznamy, ktoré sú nositeľmi informácie týkajúcej sa spôsobu vedenia účtovníctva a ktorými účtovná jednotka dokladuje formu vedenia účtovníctva.
Napríklad, počas účtovania o dlhodobom hmotnom a nehmotnom majetku musí účtovná jednotka vedieť preukázať obstarávaciu cenu, resp. cenu určenú na úrovni vlastných nákladov za účelom účtovania odpisov a zostatkovej hodnoty. Zároveň je potrebné uchovávať a ochraňovať účtovnú dokumentáciu spôsobom a v lehotách podľa zákona o účtovníctve.
Finančná správa uvádza, že v tomto prípade sa lehota 10 rokov začína počítať od doby, kedy o takomto majetku účtovná jednotka vo svojom účtovníctve naposledy účtovala, t. j. keď účtovná jednotka účtovala o vyradení dlhodobého hmotného majetku. Na uvedenú skutočnosť nemá vplyv ani to, či už bol alebo nebol majetok účtovne odpísaný. Takýto majetok je naďalej vykazovaný v majetku v súvahe účtovnej závierky. Účtovná jednotka na účely uchovávania a ochrany účtovnej dokumentácie zachová podobu týchto dokladov (listinná/elektronická forma) preukazujúcich obstarávaciu cenu v súlade s internou smernicou k uchovávaniu účtovnej dokumentácie.
Povinnosť uchovávania účtovnej dokumentácie vrátane dodržania ustanovených lehôt sa vzťahuje aj na dedičov, napríklad ak ide o dokumentáciu SZČO po jeho smrti.
Ďalšie lehoty a podrobnejšie informácie nájdete v článku Uchovávanie a ochrana (archivácia) účtovných dokladov od 1.1.2022.
Finančné riaditeľstvo SR poskytlo aj ďalšie odpovede na otázky, ktoré uvádzame nižšie.
Originál dokladu po transformácii do elektronickej podoby – treba ho uchovať?
Môže účtovná jednotka, ak vykoná prevod do digitálnej formy (elektronickej podoby), účtovné doklady skartovať?
Ak účtovná jednotka zabezpečí prevod, tzv. transformáciu účtovných záznamov z listinnej podoby do elektronickej (technickej) podoby v súlade s požiadavkami zákona o účtovníctve, nemusí pre účely účtovníctva uchovávať/archivovať účtovné doklady v listinnej podobe (v papierovej forme), môže ich skartovať.
Uchovávanie a ochranu účtovnej dokumentácie upravuje zákon o účtovníctve, tento spôsob uchovávania je akceptovaný aj pre daňové účely (daňová kontrola - daň z príjmov, DPH). Pre účely daňovej kontroly predkladá účtovná jednotka – daňový subjekt účtovné doklady, resp. účtovnú dokumentáciu v podobe, v akej ich vedie a uchováva.
Ak súčasťou účtovnej dokumentácie sú účtovné doklady, ktoré je potrebné v zmysle iných osobitných predpisov archivovať v listinnej podobe (t. j. na iné účely, nie pre účely účtovníctva), účtovná jednotka je povinná zabezpečiť ich archiváciu/uchovávanie aj v listinnej podobe (ide predovšetkým o zmluvy na právne účely, mzdová agenda na účely dôchodkového zabezpečenia zamestnancov, doklady na účely reklamácií a záruk, a pod.), prípadne ak osobitné predpisy neustanovujú inak [osobitným predpisom je napr. § 16 ods. 2 písm. e) zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, § 38 ods. 1 zákona 305/2013 Z. z. v znení zákona č. 273/2015 Z. z.] Podľa § 35 ods. 2 zákona o účtovníctve na nakladanie s účtovnou dokumentáciou sa vzťahujú všeobecné predpisy o archívnictve.
Firma sa rozhodla, že svoje účtovníctvo bude viesť už len v elektronickej podobe. Žiadne papierové bločky a faktúry. Účtovné doklady prefotí cez aplikáciu, resp. odošle rovno do softvéru, ktorý každý jeden bloček označí časovou pečiatkou, na ktorej je čas uloženia, celková suma, kto uložil, fotka bločka. Je potrebné ešte uchovávať papierové bločky alebo stačí takýto elektronický záznam s časovou pečiatkou?
Nie, účtovná jednotka, ktorá transformovala účtovné doklady spôsobom podľa § 33 zákona o účtovníctve z listinnej podoby na elektronickú podobu účtovného záznamu, nemusí uchovávať účtovné záznamy v obidvoch podobách.
Archivácia účtových dokladov – otázky týkajúce sa dokladov z e-Kasy
Je podnikateľ používajúci e-kasu klient povinný archivovať potvrdenky z terminálu pri platbe kartou?
Účtovná jednotka podľa § 49 ods. 5 postupov účtovania pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva pre podnikateľov, účtuje príjem z elektronickej registračnej pokladnice, ktorý vzniká úhradou platobnou kartou, na ťarchu účtu 315 – Ostatné pohľadávky, a to do času pripísania sumy na bankový účet. Pri pripísaní tejto sumy sa bankový účet sa účtuje na ťarchu účtu 221 – Bankové účty so súvzťažným zápisom v prospech účtu 315 – Ostatné pohľadávky.
Dokladom na účtovanie prijatej platby je doklad z e-kasy, pričom podľa § 4 ods. 6 zákona o účtovníctve sa jednotlivé účtovné záznamy môžu zoskupovať do účtovných záznamov obsahujúcich súhrnnú informáciu (napríklad denná súhrnná uzávierka z ERP, maximálne mesačná). Niektoré doklady z e-kasy klient obsahujú informáciu o spôsobe platby. Následne pri pripísaní prijatej platby na bankový účet je účtovným dokladom na účtovanie tejto skutočnosti výpis z bankového účtu.
Doklad z POS terminálu je kontrolným, resp. informačným dokladom najmä na účely evidencie prijatých platieb v e-kase klient a pre zákazníka.
Ak účtovná jednotka neúčtuje určité skutočnosti na základe dokladu z POS terminálu, prípadne, ak obsah týchto dokladov nedokazuje skutočnosti nepriamo v zmysle § 32 zákona o účtovníctve alebo nie sú potrebné na reklamačné alebo iné účely platby, potom nie je potrebné, aby tieto doklady z POS terminálu účtovná jednotka archivovala (POZOR: nejde o doklady z e-kasy klient).
Je potrebné archivovať originály dokladov z e-kasy klient, pričom tieto mám v elektronickom systéme na spracovanie cestovných výdajov zamestnancov, scany dokladov sú jeho súčasťou?
Ak účtovná jednotka uchováva len účtovné záznamy, ktorých podoba je výsledkom transformácie účtovného záznamu, je povinná zabezpečiť splnenie všetkých požiadaviek podľa § 31 ods. 3 zákona o účtovníctve, tzn. okrem neporušenosti obsahu účtovného záznamu aj vierohodnosť pôvodu a čitateľnosť účtovného záznamu.
Ak však účtovná jednotka nevie zabezpečiť požiadavky na transformáciu a uchovávanie účtovných záznamov v elektronickej podobe, ktoré sú ustanovené zákonom o účtovníctve a vie vierohodnosť preukázať len v listinnej podobe, potom musí zabezpečiť archiváciu účtovných dokladov, prípadne nepriamych dôkazov v listinnej podobe.
Účtovná jednotka musí zabezpečiť podľa § 32 ods. 3 zákona o účtovníctve vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu a neporušenosť obsahu účtovného záznamu jedným z týchto spôsobov:
- podpisovým záznamom zodpovednej osoby,
- elektronickou výmenou údajov alebo
- vnútorným kontrolným systémom záznamov.
Podľa § 31 ods. 5 zákona o účtovníctve je neporušenosť obsahu účtovného záznamu zabezpečená, ak zaslaním alebo sprístupnením alebo transformáciou účtovného záznamu v účtovnej jednotke nenastala zmena obsahu skutočností, ktoré sa účtovným záznamom zaznamenávajú. V nadväznosti na § 32 ods. 3 zákona o účtovníctve sa neporušenosť obsahu účtovného záznamu môže zabezpečiť aj vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov (vypracované interné smernice), v rámci ktorého sú určené osoby zodpovedné za kontrolu procesu spracovania účtovných záznamov vrátane transformácie účtovných záznamov. Spôsob kontroly určený účtovnou jednotkou je súčasťou účtovného záznamu na vedenie účtovníctva a spracovanie účtovných záznamov.
Zamestnanec nakúpi v hotovosti pre zamestnávateľa náradie (zamestnávateľ má preplatiť zamestnancovi preukázané výdavky, ktoré zamestnanec vynaložil za zamestnávateľa zo svojich prostriedkov tak, akoby ich vynaložil priamo zamestnávateľ). Bude pre účely účtovníctva postačovať, ak zamestnanec naskenuje doklad z e-kasy klient za nákup náradia prostredníctvom aplikácie v mobile alebo odfotí takýto doklad fotoaparátom v mobile, zašle ho zamestnávateľovi e-mailom a ten mu ho preplatí formou platby na jeho účet alebo zahrnie túto sumu do výplatnej pásky? Bude sa takto zaslaný dokument zamestnancom zamestnávateľovi považovať za elektronický účtovný záznam so splnenými podmienkami ustanovenými v §§ 31 – 33 zákona o účtovníctve, ak by zamestnanec nepredložil originál dokladu z e-kasy zamestnávateľovi? Môže zamestnávateľ/účtovná jednotka stanoviť takýto postup v internom predpise pre uchovávanie účtovnej dokumentácie a nepožadovať od zamestnanca predloženie originálu dokladu z e- kasy klient?
Ak zamestnanec so súhlasom zamestnávateľa obstaráva nákupom s platbou v hotovosti náradie, prípadne materiál, tovar a pod., k preplateniu peňažných prostriedkov (v hotovosti, prevodom na bankový účet zamestnanca samostatne alebo spolu s vyplatením mzdy), je povinný predložiť/odovzdať vyhotovený doklad účtovnej jednotke v takej podobe ako bol vyhotovený vyhotoviteľom pre prijímateľa (prijímateľom je účtovná jednotka, t. j. pokladničný doklad patrí účtovnej jednotke).
Účtovná jednotka potrebuje vyhotovený „pokladničný doklad“ od vyhotoviteľa nielen k zaúčtovaniu účtovného prípadu v účtovných knihách, ale aj napríklad pre prípad reklamácie (doklady pre účely reklamačného konania podľa požiadavky a podmienok stanovených predajcom/vyhotoviteľom dokladu). Následnú transformáciu môže vykonať až účtovná jednotka v zmysle § 33 zákona a účtovníctve a v súlade s interným predpisom na vedenie účtovníctva a spracovanie účtovných záznamov.
Je potrebné archivovať ústrižky z fľaškomatu?
Účtovná jednotka cez e-kasu klient bude evidovať, koľko zálohov vrátila a bude možné na základe údajov z e-kasy účtovať o vrátenom zálohu. Z uvedeného dôvodu, z pohľadu účtovníctva nie je potrebné osobitne archivovať doklady z pet automatu, ak takáto potreba na preukazovanie a archivovanie týchto dokladov nie je potrebná na účely osobitných predpisov (napr. zákon č. 302/2019 Z. z. o zálohovaní jednorazových obalov, a pod.).
Archivácia účtovnej dokumentácie v účtovnej firme
Sme účtovná spoločnosť a náš klient, organizačná zložka zahraničnej osoby z tretej krajiny ukončuje svoju činnosť v SR. V tejto súvislosti nás požiadal o uchovanie/archiváciu účtovnej dokumentácie podľa § 35 zákona o účtovníctve.
Na nakladanie s účtovnou dokumentáciou sa vzťahujú všeobecné predpisy o archívnictve. Vzťahujú sa na túto činnosť ustanovenia § 23 zák. č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach v znení n. p., obzvlášť kvalifikačné podmienky ustanovené v ods. 2b)? Môže naša spoločnosť, ktorá nespĺňa podmienky citovaného § 23 zák. č. 395/2002 Z .z. uchovať účtovnú dokumentáciu splnením podmienok podľa § 35 zákona o účtovníctve, aj keď nemá oprávnenie na viazanú živnosť "Správa registratúry"? Je potrebné osobitné povolenie na činnosť a kvalifikačné predpoklady osoby/inej účtovnej jednotky zabezpečujúcej uchovanie účtovnej dokumentácie v zmysle § 23 a nasledujúcich zák. č. 395/2002 Z. z., tak aby bol dodržaný § 35 ods. 6, 7 resp. aj ods. 8 zákona o účtovníctve?
Podľa stanoviska Ministerstva financií SR a Ministerstva vnútra SR účtovná spoločnosť nie je inou osobu podľa § 23 zákona o archívoch, preto nemusí spĺňať kritériá podľa § 23 zákona o archívoch a registratúrach a nemusí mať viazanú živnosť.
Klient účtovnej spoločnosti, ktorý ukončuje svoju činnosť a nemá právneho nástupcu, je povinný podľa § 16 ods. 2 písm. o) zákona o archívoch a registratúrach uložiť/archivovať registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty do uplynutia lehôt uloženia a oznámiť príslušnému štátnemu archívu podľa § 24a miesto, kde sú tieto dokumenty uložené. Treba teda archívu oznámiť konkrétnu účtovnú spoločnosť.
V praxi to znamená, že treba v prvom kroku uskutočniť toto oznámenie. Následne je potom rozdiel, či klient je zaradený ako pôvodca registratúry I., II., alebo III. kategórie. Pri pôvodcoch I. a II. kategórie treba po uplynutí lehôt uloženia registratúrnych záznamov štátnemu archívu predložiť návrh na vyradenie.
Pri pôvodcoch registratúry III. kategórie sa dokumenty môžu po uplynutí lehôt uloženia zničiť bez vyraďovacieho konania. Vyraďovanie registratúrnych záznamov je súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry vyčleňujú registratúrne záznamy, ktorým uplynula lehota uloženia; registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou (so znakom hodnoty “A”) sa ukladajú do archívu a registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty (bez znaku hodnoty “A”) sa zničia.
Ďalšie odpovede finančnej správy na časté prípady z praxe nájdete v článku Elektronizácia účtovníctva: problémy z praxe.
Zdroj: Finančné riaditeľstvo SR
