Účtovná závierka je dôležitým dokumentom, ktorý musí byť do jedného roka schválený. Niekedy sa môže stať, že účtovná závierka pri jej uložení do registra účtovných závierok ešte nie je schválená. Vtedy vznikajú firmám ďalšie povinnosti.
Do kedy musí obchodná spoločnosť schváliť svoju účtovnú závierku
Účtovná závierka je veľmi dôležitým dokumentom s veľkou informačnou a vypovedacou schopnosťou. Informácie uvedené účtovnej závierke majú zásadný vplyv aj na mnohé dôležité právne skutočnosti, ktoré vychádzajú práve z informácií z účtovníctva. Účtovnú závierku zostavujú spravidla vlastní alebo externí účtovníci podnikateľa. Kým účtovná závierka nie je schválená, môžu sa informácie v nej meniť a účtovné knihy sa môžu znovu otvárať. A to iba vtedy, ak je potrebné znovu vstúpiť do účtovníctva na to, aby účtovná závierka poskytovala verný a pravdivý obraz o majetku, záväzkoch, výnosoch nákladoch a podobne.
Stav, že by sa informácie v účtovnej závierke mohli meniť bez časového obmedzenie (napríklad aj po troch rokoch od jej zostavenia), by nebol celkom ideálny. Používatelia informácií z účtovnej závierky by sa s úplnou istotou nikdy nemohli spoľahnúť na to, že údaje v účtovnej závierke sú správne a definitívne. Z tohto dôvodu je potrebné, aby účtovnú závierku niekto schválil a od tohto dátumu sa informácie v nej viac meniť nemohli. Najvyšším právnym predpisom upravujúcim účtovníctvo je zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“). Podľa zákona o účtovníctve musí byť účtovná závierka schválená najneskôr do jedného roka od skončenia účtovného obdobia, za ktoré sa zostavuje. Ak fyzická osoba – podnikateľ vedie daňovú evidenciu alebo si uplatňuje paušálne výdavky, žiadnu účtovnú závierku nezostavuje a žiadne povinnosti v súvislosti s ňou sa na ňu nevzťahujú.
Účtovná závierka musí byť schválená do jedného roka.
Účtovným obdobím obchodnej spoločnosti môže byť buď kalendárny rok alebo hospodársky rok. Účtovným obdobím fyzickej osoby – podnikateľa, ktorá vedie účtovníctvo, môže byť len kalendárny rok. Kalendárny rok je obdobie od 1. januára do 31. decembra toho istého roka (napríklad obdobie od 1. januára 2016 do 31. decembra 2016). Hospodársky rok je obdobie 12 bezprostredne po sebe nasledujúcich kalendárnych mesiacov, ktoré nie je zhodné s kalendárnym rokom (napríklad obdobie od 1. júla 2016 do 30. júna 2017). V praxi tak napríklad s.r.o. s účtovným obdobím kalendárny rok 2016 musí schváliť túto účtovnú závierku najneskôr do konca roka 2017. Ak by mala s.r.o. účtovné obdobie hospodársky rok napríklad od 1. júla 2016 do 30. júna 2017, mala by povinnosť túto účtovnú závierku schváliť najneskôr do 30. júna 2018.
Ako postupovať pri schvalovaní účtovnej závierky v roku 2020, aj v období pandémie koronavírusu, nájdete v článku Schválenie, uloženie a audit účtovnej závierky za rok 2019 (v roku 2020).
Lehoty na ukladanie (ne)schválenej účtovnej závierky do registra účtovných závierok
Okrem iných účtovných dokumentov, sa aj riadna a mimoriadna účtovná závierka ukladajú do registra účtovných závierok. Podľa zákona o účtovníctve musí byť účtovná závierka (schválená alebo neschválená) uložená v registri účtovných závierok do šiestich mesiacov od dátumu, ku ktorému sa zostavuje. Táto lehota však platí vtedy, ak iný predpis neustanovuje niečo iné. Podľa § 49 ods. 11 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov je na účely podania daňového priznania daňovník povinný zostaviť účtovnú závierku ku koncu zdaňovacieho obdobia a v termíne na podanie daňového priznania ju uložiť do registra účtovných závierok.
Do registra sa môže uložiť aj neschválená účtovná závierka.
Termín na podanie daňového priznanie je štandardne do konca marca, ale odkladom lehoty na podanie daňového priznania sa môže predĺžiť aj do konca júna alebo až do konca septembra. V tomto termíne je teda potrebné do registra účtovných závierok uložiť aj účtovnú závierku. V lehote na podanie daňového priznania sa môže do registra účtovných závierok uložiť schválená aj neschválená účtovná závierka. Z toho vyplýva, že termín, do kedy má podnikateľ povinnosť uložiť účtovnú závierku do registra účtovných závierok, môže závisieť aj od toho, kedy podáva daňové priznanie.
Ak sa do registra účtovných závierok uloží neschválená účtovná závierka, vznikajú podnikateľovi ďalšie povinnosti
Podnikateľom nevznikajú žiadne dodatočné povinnosti vtedy, ak do registra účtovných závierok hneď uložia schválenú účtovnú závierku. V praxi sa však môže stať aj to, že v čase, keď sa účtovná závierka ukladá do registra účtovných závierok, ešte nie je schválená. V registri účtovných závierok však musí byť prístupná aj účtovná závierka, ktorá je už po vykonaní určitých zmien schválená alebo informácia o tom, že pôvodne neschválená účtovná závierka bola schválená bez akýchkoľvek zmien.
Ak podnikateľ uloží do registra účtovných závierok neschválenú účtovnú závierku, môžu nastať dve situácie:
- pôvodne neschválená účtovná závierka bude bez zmeny schválená alebo
- účtovníctvo sa otvorí a zostaví sa úplne nová účtovná závierka, ktorá bude schválená.
Ak podnikateľ vloží do registra účtovných závierok neschválenú účtovnú závierku, ktorá sa neskôr bez zmeny schváli, dodatočne do registra účtovných závierok musí uložiť oznámenie o dátume schválenia účtovnej závierky. Oznámenie o dátume schválenia účtovnej závierky musí podnikateľ uložiť do registra účtovných závierok najneskôr do piatich pracovných dní od jej schválenia. Vzor oznámenia o dátume schválenia účtovnej závierky ustanovuje Ministerstvo financií Slovenskej republiky. Veľmi dôležité je povedať, že fyzické osoby – podnikatelia účtujúce v sústave podvojného alebo jednoduchého účtovníctva účtovnú závierku neschvaľujú, preto nemajú povinnosť schválenie účtovnej závierky oznamovať. Právnické osoby – podnikatelia (obchodné spoločnosti) majú v účtovnej závierke osobitné pole, v ktorom sa vypĺňa dátum schválenia účtovnej závierky.
Oznámenie o schválení účtovnej závierky je potrebné uložiť do 5 dní.
Ak podnikateľ vloží do registra účtovných závierok nechválenú účtovnú závierku a otvorí účtovné knihy, je povinný do registra účtovných závierok uložiť novú schválenú účtovnú závierku bez zbytočného odkladu, najneskôr do piatich pracovných dní od jej schválenia. V prípade, keď sa teda zostaví nová účtovná závierka, schválená sa uloží do registra účtovných závierok a v tomto prípade sa oznámenie o dátume schválenia účtovnej závierky do registra účtovných závierok už neukladá.
Kto schvaľuje účtovnú závierku obchodnej spoločnosti
Schvaľovanie účtovných závierok je upravené aj v zákone č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov (ďalej len „Obchodný zákonník“). V spoločnosti s ručením obmedzeným (s.r.o.), v akciovej spoločnosti (a.s.) a v jednoduchej spoločnosti na akcie (j.s.a.) schvaľuje účtovnú závierku valné zhromaždenie (všetci spoločníci týchto spoločností). V s.r.o. predkladajú účtovnú závierku valnému zhromaždeniu na schválenie jej konatelia. V a.s. a v j.s.a. predkladá účtovnú závierku valnému zhromaždeniu na schválenie predstavenstvo. Podľa § 40 ods. 1 Obchodného zákonníka, musia konatelia alebo predstavenstvo predložiť účtovnú závierku na schválenie valnému zhromaždeniu do šiestich mesiacov po uplynutí účtovného obdobia. Vo verejnej obchodnej spoločnosti schvaľujú účtovnú závierku jej spoločníci a v komanditnej spoločnosti schvaľujú jej účtovnú závierku jej komplementári.
Ako sa ukladá oznámenie o schválení účtovnej závierky do registra účtovných závierok
Oznámenie o dátume schválenia účtovnej závierky (rovnako, ako samotnú účtovnú závierku) obchodné spoločnosti doručujú do registra účtovných závierok v listinnej alebo v elektronickej podobe. V elektronickej podobe musí oznámenie o dátume schválenia účtovnej závierky do registra účtovných závierok povinne uložiť tá firma, ktorá má povinnosť komunikovať s daňovým úradom elektronicky (napríklad platitelia DPH), zostavuje účtovnú závierku podľa Medzinárodných štandardov finančného vykazovania (IFRS), zdravotná poisťovňa a ďalšie verejné inštitúcie. Ostatné obchodné spoločnosti môžu oznámenie o dátume schválenia účtovnej závierky doručiť do registra účtovných závierok aj v listinnej podobe. V listinnej podobe tak môžu doručiť do registra účtovných závierok oznámenie o dátume schválenia účtovnej závierky napríklad tie obchodné spoločnosti, ktoré nie sú platiteľmi DPH.
Oznámenie niektoré firmy môžu uložiť v listinnej podobe, iné povinne v elektronickej.
Ak firma ukladá oznámenie o dátume schválenia účtovnej závierky v listinnej podobe, doručí ho do registra účtovných závierok prostredníctvom daňového úradu. Predtým daňový úrad skontroluje, či oznámenie o dátume schválenia účtovnej závierky obsahuje všetky náležitosti a či je správne vyplnené. Ak bude obsahovať nedostatky, vyzve podnikateľa, aby tieto nedostatky odstránil a poučí ho o následkoch, ak tak neurobí. Ak firma ukladá oznámenie o dátume schválenia účtovnej závierky v elektronickej podobe, doručí ho do registra účtovných závierok prostredníctvom elektronickej podateľne Finančnej správy Slovenskej republiky. Po doručení oznámenia o schválení účtovnej závierky Finančné riaditeľstvo Slovenskej republiky overí, či doručené oznámenie o dátume schválenia účtovnej závierky obsahuje správne vyplnené náležitosti. Ak to tak nebude, bude podnikateľ vyzvaný na odstránenie zistených nedostatkov.
Pokuty za neuloženie oznámenia o schválení účtovnej závierky
V Obchodnom zákonníku nie je ustanovená lehota, do kedy musí firma definitívne schváliť svoju účtovnú závierku. Túto lehotu nepriamo ustanovuje § 23a ods. 7 zákona o účtovníctve. Ako sme už spomínali, podľa tohto ustanovenia schválenú účtovnú závierku alebo oznámenie o dátume schválenia účtovnej závierky musí účtovná jednotka uložiť v registri účtovných závierok najneskôr do jedného roka od skončenia účtovného obdobia, za ktoré sa účtovná závierka zostavuje.
Za neuloženie oznámenia o schválení účtovnej závierky hrozí miliónová pokuta.
Zároveň platí aj lehota, že ak sa dodatočne schváli predtým uložená účtovná závierka, oznámenie o dátume jej schválenia musí byť uložené v registri účtovných závierok do piatich pracovných dní od jej schválenia. Ak sa schváli nová účtovná závierka, musí byť uložená do registra účtovných závierok do piatich pracovných dní od jej schválenia. Porušenie týchto povinností je správnym deliktom, za ktorý môže daňový úrad firme uložiť pokutu až do výšky 1 000 000 eur.
