Účtovanie faktúr

Ako správne zaúčtovať odberateľské či dodávateľské faktúry? Aké špecifiká sú pri účtovaní faktúr v cudzej mene a účtujú sa preddavkové (zálohové) faktúry?

Faktúra je jedným za najbežnejších účtovných dokladov, na ktorom sú zobrazené informácie o dodaných tovaroch a/alebo službách. Každá faktúra musí spĺňať náležitosti podľa príslušnej právnej úpravy:

• náležitosti faktúry vystavenej platiteľom DPH sú stanovené predovšetkým v zákone č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov,
• a ak faktúru vystavuje neplatiteľ DPH, musí spĺňať náležitosti účtovných dokladov najmä podľa zákona o účtovníctve 431/2002 Z. z. v znení neskorších predpisov (ďalej len “zákon o účtovníctve“).

Účtovanie faktúr v podvojnom účtovníctve upravuje Opatrenie Ministerstva financií SR č. 23054/2002-92 (ďalej len „postupy účtovania v sústave PÚ“).

Odberateľské faktúry a ich účtovanie

Odberateľské (alebo vystavené) faktúry vystavuje účtovná jednotka, ktorá predala tovar alebo službu svojmu zákazníkovi, teda odberateľovi. Keďže ide o predaj, účtovnej jednotke, ktorá odberateľskú faktúru vystavila, vznikajú výnosy, o ktorých sa účtuje najmä na účtoch:

• 601 – Tržby za vlastné výrobky,
• 602 – Tržby z predaja služieb,
• 604 – Tržby za tovar.

Súvzťažne s výnosom sa účtuje pohľadávka (teda majetok) voči odberateľovi na účte 311 – Odberatelia. 

Ak je účtovná jednotka registrovaná pre DPH, pri vystavenej faktúre spravidla účtuje o DPH na výstupe (strana D) na účte 343. V prípade neplatiteľa DPH sa o DPH neúčtuje a celá hodnota vystavenej faktúry sa účtuje do výnosov.

Náš tip: Vystavujte faktúry jednoducho, v modernom dizajne, priamo cez webový prehliadač na počítači, tablete či mobile cez KROS Fakturáciu.

Príklad na zaúčtovanie odberateľskej faktúry

Príklad na zaúčtovanie odberateľskej faktúry, ak účtovná jednotka je platiteľom DPH:

Účtovná jednotka ALFA, s.r.o. vystavila dňa 1.7.2021 faktúru svojmu odberateľovi za poskytnutie služby – preklad úradného dokumentu do anglického jazyka. Cena služby bola vo výške 400 eur. Keďže účtovná jednotka ALFA, s.r.o. je platiteľom DPH, výnos z poskytnutej služby bude 400 eur a účtovná jednotka tiež zaúčtuje DPH ako daň na výstupe v sume 80 eur (20 % z 400 eur), celková fakturovaná suma bude 480 eur. O výnose sa bude účtovať na účte 602 – Tržby z predaja služieb, súvzťažne s pohľadávkou na účte 311 – Odberatelia. Faktúra bude zaúčtovaná nasledovne:

Príklad na zaúčtovanie odberateľskej faktúry, ak účtovná jednotka nie je platiteľom DPH:

Účtovná jednotka BETA, s.r.o. vystavila dňa 2.7.2021 faktúru svojmu odberateľovi za predaj tovaru – kvetináčov. Faktúra bola vystavená na sumu 98 eur. Keďže účtovná jednotka BETA, s.r.o. nie je platiteľom DPH, celá suma (98 eur) bude predstavovať výnos z predaja tovaru a bude o ňom účtovať na účte 604 – Tržby z predaja tovaru. Vystavená faktúra bude zaúčtovaná nasledovne:

Dodávateľské faktúry a ich účtovanie

Dodávateľské faktúry sú prijaté faktúry, ktoré účtovná jednotka prijala od inej účtovnej jednotky za nakúpené služby, tovar, prípadne majetok. Dodávateľské faktúry sú spojené so vznikom záväzku voči dodávateľovi a spravidla sa účtujú súvzťažne s účtom 321 – Dodávatelia. Účtovanie závisí najmä od predmetu dodávateľskej faktúry, teda toho, čo účtovná jednotka nakúpila:

• na zaznamenanie nákupu niektorých služieb sa používa účet 518 – Ostatné služby. Na tomto účte sa v súlade s postupmi účtovanie v sústave PÚ účtuje napríklad nájomné, poštovné a poradenstvo.
• na zaznamenanie nakúpených zásob sa používa účet 111 – Obstaranie materiálu alebo 131 – Obstaranie tovaru v prípade spôsobu A účtovania zásob a účet 501 – Spotreba materiálu alebo 504 – Predaný tovar v prípade spôsobu B účtovania zásob,
• na zaznamenanie nakúpeného dlhodobého majetku sa používa účet obstarania 041 – Obstaranie dlhodobého nehmotného majetku alebo účet 042 – Obstaranie dlhodobého hmotného majetku.

O dani z pridanej hodnoty účtuje spravidla len účtovná jednotka, ktorá je registrovaná ako platiteľ DPH. DPH sa pri dodávateľských faktúrach účtuje na strane MD s použitím účtu 343, teda hovoríme o dani na vstupe. Účtovná jednotka, ktorá nie je platiteľom DPH, účtuje o DPH ako o súčasti ceny obstaranej služby, tovaru či majetku.

Príklad na zaúčtovanie dodávateľskej faktúry

Príklad na zaúčtovanie dodávateľskej faktúry, ak účtovná jednotka je platiteľom DPH:

Spoločnosť ABC, s.r.o. prijala dňa 8.7.2021 faktúru za internet od poskytovateľa internetového pripojenia v sume 45 eur s DPH. Spoločnosti tak vznikol náklad, ktorý sa zaúčtuje na účet 518 – Ostatné služby. Zároveň vznikne spoločnosti záväzok voči dodávateľovi – poskytovateľovi internetového pripojenia. Prijatá faktúra bude zaúčtovaná nasledovne:

Príklad na zaúčtovanie dodávateľskej faktúry, ak účtovná jednotka nie je platiteľom DPH:

Spoločnosť DEF, s.r.o. prijala dňa 7.7.2021 faktúru za mobilný paušál od mobilného operátora v sume 25 eur s DPH. Účtovnej jednotke DEF, s.r.o. tak vznikol náklad a zároveň záväzok voči dodávateľovi, ktorým je mobilný operátor. Keďže účtovná jednotka DEF, s.r.o. nie je platiteľom DPH, celá suma (25 eur) bude predstavovať náklad. Prijatá faktúra bude zaúčtovaná nasledovne:

Účtovanie preddavkových (zálohových) faktúr

Preddavková faktúra alebo zálohová faktúra je doklad vystavený dodávateľom pre odberateľa. Preddavková (zálohová) faktúra je obvykle jeden zo spôsobov, akým sa dodávateľ snaží vyhnúť tomu, že odberateľ faktúru nezaplatí. Používa sa najmä v prípade nového odberateľa alebo odberateľa, pri ktorom existuje riziko, že faktúru nezaplatí alebo nezaplatí včas. Taktiež sa v praxi často používa v prípade, ak ide dodávateľ realizovať väčšiu objednávku materiálu (napr. stolár objednáva drevo na nábytok do rodinného domu) a preddavkom od zákazníka za tento materiál svojmu dodávateľovi zaplatí. Preddavkové (zálohové) faktúry nie sú upravené v žiadnej právnej úprave, a preto nemajú stanovené náležitosti, ktoré by mali obsahovať. Viac informácií o preddavkovej faktúre a jej možný vzor nájdete v článku Preddavková (zálohová) faktúra - vzor.

Preddavková (zálohová) faktúra nie je účtovným ani daňovým dokladom a z toho dôvodu sa o vystavení preddavkovej (zálohovej) faktúry neúčtuje. Účtuje sa však o platbe za preddavkovú (zálohovú) faktúru a následne o vystavení alebo prijatí „ostrej“ faktúry za daný tovar alebo službu. Na preddavkovej faktúre sa neuvádza DPH, a to ani v prípade, že ide o platiteľa DPH. Zároveň platí, že preddavková faktúra a „ostrá“ faktúra nemusia byť vystavené na tú istú sumu. Často sa dodávatelia s odberateľmi dohodnú na úhrade napríklad polovice sumy vo forme preddavku pred uskutočnením dodávky a druhá polovica sumy bude uhradená po splnení dodávky.

Pri účtovaní preddavkových faktúr sa používa:

• účet 314 – Poskytnuté preddavky – pri účtovaní u odberateľa (teda u toho, komu bola preddavková faktúra doručená),
• účet 324 – Prijaté preddavky – pri účtovaní u dodávateľa (teda u toho, kto preddavkovú faktúru vystavil).

Príklad na účtovanie preddavkovej (zálohovej) faktúry

Účtovná jednotka ALFA, s.r.o. (dodávateľ), ktorá sa zaoberá predajom jazdených automobilov, vystavila dňa 3.7.2021 účtovnej jednotke BETA, s.r.o. (odberateľ) preddavkovú faktúru v sume 3 400 eur za predaj osobného automobilu – tovaru. Účtovná jednotka BETA, s.r.o. preddavkovú faktúru uhradila v plnej výške dňa 8.7.2021 na bankový účet dodávateľa. Následne, dňa 9.7.2021 vystavila spoločnosť ALFA, s.r.o. „ostrú“ faktúru v sume 4 800 eur s DPH. Účtovná jednotka ALFA, s.r.o. je platcom DPH.

Účtovanie v účtovníctve účtovnej jednotky ALFA, s.r.o.

Účtovanie v účtovníctve účtovnej jednotky BETA, s.r.o.

Účtovanie faktúr v cudzej mene

Pri účtovaní faktúr, ktoré sú vystavené v cudzej mene, je potrebné vychádzať zo zákona o účtovníctve, ktorý v § 24 upravuje spôsob oceňovania majetku a záväzkov v cudzej mene. Zákon hovorí, že majetok a záväzky vyjadrené v cudzej mene účtovná jednotka prepočítava na eurá kurzom vyhláseným Európskou centrálnou bankou (ECB) alebo Národnou bankou Slovenska (NBS):

• v deň predchádzajúci dňu uskutočnenia účtovného prípadu alebo v iný deň, ak to ustanovuje osobitný predpis,
• v deň, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka,
• v deň, ktorým je rozhodný deň, ku ktorému sa preberá majetok a záväzky od zahraničnej zanikajúcej právnickej osoby.

V prípade úbytku rovnakej cudzej meny (napríklad úhrada z bankového účtu vedeného CZK) sa na ocenenie úbytku použije:

• cena zistená váženým aritmetickým priemerom,
• metódou FIFO (t. j. prvá cena na ocenenie prírastku cudzej meny v eurách sa použije ako prvá cena na ocenenie úbytku cudzej meny v eurách) alebo,
• kurz ECB alebo NBS v deň predchádzajúci dňu uskutočnenia účtovného prípadu.

Účtovná jednotka si musí vybrať jednu z uvedených metód a používať ju pre všetky transakcie. Zároveň je potrebné, aby bola daná metóda uvedená vo vnútornom predpise.

Účtovné jednotky majú zo zákona o účtovníctve povinnosť viesť záznamy v eurách, teda je potrebné transakcie v cudzej mene prepočítať na eurá. Z toho dôvodu môžu vznikať kurzové rozdiely, pričom môže ísť o:

• výnos, ktorý sa zaúčtuje na účte 663 – Kurzové zisky,
• náklad, ktorý sa zaúčtuje na účte 563 – Kurzové straty.

V jednoduchosti môžeme povedať, že kurzový rozdiel vzniká napríklad pri zúčtovaní platby za faktúru, keďže odo dňa, kedy bola faktúra zaúčtovaná a dňa, kedy bola zaplatená, ubehol určitý počet dní a referenčný kurz danej meny sa zmenil. Výnimkou sú prijaté a poskytnuté preddavky, ktoré sú zúčtované v rovnakej sume, v akej boli prijaté alebo poskytnuté a teda nevzniká kurzový rozdiel.

Príklad na účtovanie faktúry v cudzej mene

Účtovná jednotka ALFA, s.r.o. prijala faktúru za nákup tovaru od účtovnej jednotky BETA, s.r.o. dňa 3.7.2021. Suma faktúry je 2 000 CZK a účtovná jednotka túto sumu uhradila dňa 8.7.2021 z bežného účtu vedeného v CZK. Účtovná jednotka má vo vnútornom predpise upravené, že úbytok rovnakej cudzej meny oceňuje kurzom ECB/NBS v deň predchádzajúci dňu uskutočnenia účtovného prípadu. Účtovná jednotka ALFA, s.r.o. nie je platiteľom DPH. Účtovná jednotka účtuje zásoby spôsobom B.

Účtovanie faktúr v sústave jednoduchého účtovníctva

Účtovanie faktúr v jednoduchom účtovníctve je upravené v Opatrení MFSR č. MF/011076/2020-74, ktoré charakterizuje účtovné knihy používané pri zaznamenávaní jednotlivých faktúr.

Dodávateľské (prijaté) faktúry za nákup tovaru, zásob, prijaté služby sa evidujú v Knihe záväzkov. V závislosti od toho, čo je predmetom prijatej faktúry, sa kúpený predmet eviduje okrem Knihy záväzkov aj v pomocných knihách:

• nákup tovaru a zásob eviduje účtovná jednotka v sklade, resp. v Knihe zásob,
• nákup krátkodobého majetku sa eviduje v Knihe krátkodobého majetku,
• v prípade prijatej faktúry za obstaranie dlhodobého majetku sa prijatá faktúra eviduje v Knihe dlhodobého majetku.

Úhrada platby za dodávateľskú (prijatú) faktúru sa zaznamená v peňažnom denníku v časti „výdavky na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov“ v stĺpci zásoby alebo služby (ak nejde o dlhodobý majetok). V knihe záväzkov sa účtujú aj záväzky z prijatých preddavkov.

Odberateľské (vystavené) faktúry za predaj tovaru, výrobkov alebo poskytnutie služieb sa evidujú v Knihe pohľadávok. Následne inkaso faktúry sa účtuje v Peňažnom denníku medzi príjmami ovplyvňujúcimi základ dane buď v stĺpci Príjmy za výrobky a služby (pri predaji služieb a výrobkov vlastnej výroby), alebo v stĺpci Príjmy za tovar (pri predaji tovaru). V knihe pohľadávok sa účtujú aj pohľadávky z poskytnutých preddavkov.

Viac o účtovaní faktúr v sústave jednoduchého účtovníctva sa dočítate v článku Jednoduché účtovníctvo – príklady na faktúry a preddavky.