Ako fakturovať služby

Praktické informácie pre začínajúcich podnikateľov o vystavovaní faktúr za služby a o tom, na čo si dať pozor.

V záležitostiach týkajúcich sa fakturovania služieb je pomerne veľká voľnosť. Výnimkou sú pravidlá vystavovania faktúr za služby podľa zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o dani z pridanej hodnoty“ v príslušnom tvare). Tento zákon sa ale v súvislosti s fakturovaním služieb vzťahuje len na tých, ktorí sú platiteľmi DPH a ktorí dodávajú služby do zahraničia. Kvôli prehľadnosti tohto článku, sa budeme vo všetkých jeho častiach článku venovať tým, na ktorých sa zákon o dani z pridanej hodnoty pri fakturácii služieb nevzťahuje a v samostatných častiach článku budú stručne popísané pravidlá fakturácie služieb pre tých, ktorí sú platiteľmi DPH alebo dodávajú služby do zahraničia.

Kedy vystaviť zákazníkovi faktúru za služby

Prvá otázka, ktorou je vhodné sa začať zamýšľať v súvislosti s fakturáciou služieb, sa týka momentu, kedy je potrebné faktúru za služby vystaviť. To samozrejme závisí od viacerých okolností, ku ktorým patrí predovšetkým zmluva medzi dodávateľom a odberateľom, deň dodania služby a v neposlednom rade skutočnosť, či sa na fakturáciu služby vzťahuje alebo nevzťahuje zákon o dani z pridanej hodnoty. Vo všeobecnosti sa faktúra za služby vystavuje až po ich dodaní. Výnimkou je situácia, keď chce dodávateľ peniaze vopred ako zálohu. Vtedy je možné vystaviť zálohovú faktúru aj pred dodaním služby.

Ak nie ste platiteľom DPH a nedodávate službu do zahraničia, netýka sa vás pri fakturácii zákon o dani z pridanej hodnoty. V tomto prípade to, kedy má dodávateľ vystaviť faktúru, závisí predovšetkým od dohody medzi obchodnými partnermi. Zaužívaným zvykom v praxi je vystaviť faktúru ihneď alebo niekoľko dní (do jedného alebo dvoch týždňov) po dodaní služby. Iná situácia nastáva vtedy, ak nejde o jednorazovo poskytnutú službu, ale pravidelne sa opakujúcu službu v rámci dlhšieho časového obdobia platnosti zmluvy (napríklad pri vedení účtovníctva). V takýchto prípadoch sa zvyčajne vystavuje faktúra za služby v mesačnej či štvrťročnej periodicite, kedy dodávateľ žiada každý mesiac od odberateľa úhradu za poskytnuté služby.

Existujú však aj predpisy, kedy budete musieť faktúru vystaviť hneď pri dodaní služby. Napríklad podľa zákona č. 250/2007 Z. z. o ochrane spotrebiteľa v znení neskorších predpisov je predávajúci povinný dať kupujúcemu doklad o poskytnutí služby. Ak teda budete predávať služby spotrebiteľovi a nedáte mu pokladničný alebo iný doklad, môžete si túto povinnosť splniť vystavením faktúry spotrebiteľovi (typicky pri internetovom predaji a platbe vopred).

Aké dátumy uviesť pri fakturácii služieb

Faktúra za služby, podobne ako iná faktúra, väčšinou obsahuje tri dátumy: dátum dodania služby, dátum vyhotovenia faktúry a dátum splatnosti faktúry. Dátum dodania služby je deň, keď bola služba zákazníkovi dodaná. V prípade opakovane dodávaných služieb počas dlhšieho časového obdobia sa väčšinou platba vyžaduje každý mesiac a za deň dodania služby sa zvyčajne označuje posledný deň príslušného kalendárneho mesiaca.

Dátum vyhotovenia faktúry je deň, v ktorom bola faktúra vyhotovená. Dátum splatnosti faktúry označuje posledný deň lehoty, v ktorej musí dodávateľ odberateľovi zaplatiť za dodanú službu. Dátum splatnosti faktúry sa určuje podľa toho, na čom sa dohodli obchodní partneri. V praxi sa najčastejšie používa 14-dňová lehota splatnosti faktúry, ktorá sa počíta odo dňa doručenia faktúry. Keďže v súčasnosti sa faktúry väčšinou vyhotovujú v elektronickej podobe, je možné dátum splatnosti určiť tak, že lehota splatnosti sa pripočíta k dátumu vyhotovenia a odoslania faktúry odberateľovi. Napríklad dodávateľ dňa 1. februára vyhotovuje faktúru, ktorú v ten istý deň pošle odberateľovi e-mailom. K tomuto dňu pripočíta 14 dní a na faktúre uvedie dátum splatnosti 15. februára.

Minimálna a maximálna lehota splatnosti faktúry za služby

S dátumom splatnosti faktúry súvisí aj to, aká je táto minimálna a maximálna lehota. Základom pre určenie lehoty splatnosti faktúry je zmluvná dohoda medzi dodávateľom a odberateľom. Pokiaľ ide o služby, zmluvne určená lehota na splnenie peňažného záväzku odberateľa z poskytnutia služby nesmie presiahnuť 60 dní odo dňa doručenia faktúry alebo 60 dní odo dňa, keď dodávateľ službu dodal, podľa toho, ktorý z týchto dní nastal neskôr. Vyplýva to z § 340a zákona č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov. To znamená, že maximálna lehota splatnosti faktúry za služby je 60 dní. Neplatí to vtedy, ak sa na dlhšej lehote splatnosti obchodní partneri výslovne dohodnú a takáto dohoda pre dodávateľa nie je v hrubom nepomere k právam a povinnostiam vyplývajúcim z ich obchodného vzťahu.

Ak sa obchodní partneri nedohodnú na žiadnej lehote splatnosti faktúry, tak odberateľ je povinný faktúru uhradiť bez zbytočného odkladu po tom, čo mu ju dodávateľ doručil (požiadal ho o plnenie záväzku). V takomto prípade je potom rozhodujúci dátum splatnosti uvedený na faktúre. K takýmto situáciám, kedy nie je zmluvne dohodnutá splatnosť faktúry, v praxi najčastejšie dochádza pri ústnych zmluvách o poskytovaní služieb.

Téme splatnosti faktúry sa podrobne venujeme v téme Aká môže byť splatnosť faktúry?.

Čo je dobré uviesť pri službe ako položke faktúry

Pri fakturácii služieb nesmieme zabudnúť na samotnú položku faktúry za poskytnutú službu. Čo by ste všetko o fakturovanej službe mali uviesť vo faktúre?

V prvom rade je to popis služby ako fakturovanej položky. Dodanú službu je dobré popísať čo najpresnejšie a najvýstižnejšie, aby ju nebolo možné zameniť s nejakou inou službou alebo aby nevznikali pochybnosti o tom, akú službu vôbec fakturujete. Ak napríklad fakturujete stavebné práce, uveďte tu aspoň stavebný projekt a mesiac, ktorého sa faktúra týka. Tu však môžete naraziť na problém v podobe obmedzeného počtu miest fakturačnej aplikácie alebo účtovného programu, s ktorým sa musíte vysporiadať. Prepracovanejšie riešenia umožňujú ku každej položke faktúry vložiť popis, resp. poznámku. Ak vystavujete faktúry v programe Microsoft Excel, tento problém sa vás tiež nebude týkať.

Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov požaduje na účtovných dokladoch uvádzať peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva. Okrem názvu služby je preto vhodné uviesť pri položke faktúry aj počet merných jednotiek, druh mernej jednotky a cenu za mernú jednotku dodanej služby. Druh mernej jednotky závisí od druhu poskytovanej služby a zmluvy medzi obchodnými partnermi. Môže byť veľmi rôznorodý. Napríklad stavebné práce sa môžu fakturovať podľa počtu odpracovaných hodín, ale vyplnenie daňového priznania sa môžu fakturovať podľa počtu (na kusy). Môže to byť ale podľa dohody aj tak, že za presne špecifikované stavebné práce sa zaplatí fixnou sumou a že za vypracovanie daňového priznania sa bude platiť podľa počtu hodín jeho vypracovania.

Nižšie uvádzame príklad vhodného rozpísania položky fakturovanej služby.

Netreba na faktúre zabudnúť pri každej fakturovanej položke uviesť cenu za dodaný rozsah služby (násobok ceny za mernú jednotku a počtu merných jednotiek). A napokon sa ceny za všetky fakturované položky spočítajú a uvedie sa celková cena na úhradu.

Zákon o dani z pridanej hodnoty a fakturovanie služieb

Na tomto mieste sa dostávame k špecifikám vystavovania faktúr za služby z hľadiska zákona o dani z pridanej hodnoty. Zákon o dani z pridanej hodnoty sa na podnikateľa pri fakturácii služieb vzťahuje len vtedy, ak je platiteľom DPH alebo ak dodáva službu do zahraničia (tomuto je venovaná nasledujúca časť článku).

Platiteľ DPH je v súvislosti s dodaním služby povinný vyhotoviť faktúru do 15 dní odo dňa dodania služby. Dňom dodania služby je deň, keď bola služba poskytnutá alebo keď bolo jej poskytovanie ukončené. Ak sa ale služba dodáva čiastkovo alebo opakovane, považuje sa za dodanú najneskôr posledným dňom obdobia, na ktoré sa platba za opakovane alebo čiastkovo dodávanú službu vzťahuje. Ak teda žiadate platbu mesačne, dňom dodania je najneskôr posledný deň každého mesiaca a faktúru musíte vystaviť najneskôr do 15 dňa nasledujúceho mesiaca. Deň dodania služby je však omnoho zložitejšia téma, ktorú podrobne upravuje § 19 zákona o dani z pridanej hodnoty.

Podľa zákona o dani z pridanej hodnoty faktúra musí obsahovať dátum vyhotovenia a dátum dodania. Dátum splatnosti nie je povinnou náležitosťou faktúry. V rámci položiek faktúry bude musieť platiteľ DPH uviesť jednotkovú cenu bez DPH, sadzbu DPH, základ DPH a celkovú výšku DPH v eurách (spolu za všetky položky faktúry). Vzor faktúry platiteľa DPH nájdete v našom článku Faktúra platiteľa DPH v roku 2021 a jej vzor.

Fakturácia služieb do zahraničia a špecifiká s tým spojené

Pri fakturácii služieb slovenským podnikateľom do zahraničia je potrebné sa riadiť zákonom o dani z pridanej hodnoty, ktorý túto oblasť dôsledne upravuje. V prvom rade, ak podnikateľ nie je platiteľom DPH a nie je registrovaný pre DPH (nemá pridelené IČ DPH), tak ešte pred dodaním služby do iného členského štátu Európskej únie sa musí zaregistrovať pre DPH podľa § 7a zákona o dani z pridanej hodnoty. Táto registračná povinnosť však vzniká len vtedy, ak je miesto dodania služby určené podľa § 15 ods. 1 zákona o dani z pridanej hodnoty v inom členskom štáte Európskej únie a osobou povinnou platiť DPH je príjemca služby. V takýchto prípadoch musíte k týmto dodaniam služieb podať aj súhrnný výkaz.

Tieto povinnosti sa vás určite netýkajú vtedy, ak dodávate komukoľvek službu s miestom dodania v tretej krajine alebo konečnému spotrebiteľovi s miestom dodania v inom členskom štáte Európskej únie (fyzickej osobe – nepodnikateľovi, teda bežnému občanovi). V celej tejto téme je veľmi dôležité určenie miesta dodania služby podľa § 15 a 16 zákona o dani z pridanej hodnoty a postavenie odberateľa z hľadiska DPH. Podrobnejšie informácie nájdete v článku Ste neplatiteľ DPH a predávate služby do EÚ? Aké máte povinnosti?.

Z hľadiska fakturácie je dôležité, že ak je miesto dodania služby v zahraničí, služby fakturujete bez DPH a to bez ohľadu na to, či ide o krajinu Európskej únie alebo tretiu krajinu a či je odberateľom podnikateľ alebo nepodnikateľ. Ak budete predávať služby s miestom dodania v zahraničí zdaniteľnej osobe (podnikateľovi alebo inej právnickej osobe registrovanej pre DPH), musíte vyhotoviť faktúru a táto faktúra musí obsahovať náležitosti predpísané zákonom o dani z pridanej hodnoty. Píšeme o nich v článku Čo musí obsahovať faktúra do zahraničia. Ak bol miestom dodania služby členský štát Európskej únie, faktúru vyhotovujete do 15 dní od konca kalendárneho mesiaca, v ktorom bola dodaná služba. Ak bola miestom dodania služby tretia krajina, faktúru vyhotovujete do 15 dní odo dňa dodania služby.

Fakturácia služieb do zahraničia je veľmi zložitá téma z hľadiska DPH a povinnosti sa menia podľa toho, aké je vaše postavenie, aké je postavenie odberateľa a kde je miesto dodania služby a podľa akého ustanovenia zákona o dani z pridanej hodnoty sa určuje. Môže nastať aj taká situácia, že hoci odberateľ je zo zahraničia, tak miesto dodania je na Slovensku. Všetky odpovede na otázky neuvedené v tomto článku preto nájdete v týchto článkoch:

• Poskytovanie a fakturácia služieb do zahraničia (krajín EÚ) a DPH,
• Poskytovanie a fakturácia služieb do zahraničia (tretích krajín) a DPH.

Užitočné rady na záver pre fakturáciu služieb

Na tomto mieste vám ponúkame zopár rád, ktoré vám môžu pri fakturácii služieb pomôcť:

• Služby poskytujte na základe písomnej zmluvy, v ktorej budú uvedené podmienky vystavenia, doručenia a splatnosti faktúry. Ústnu formu zmluvy o poskytovaní služieb používajte čo najmenej a len v prípadoch, ak ide o malé sumy.
• Fakturované služby uvádzajte v ideálnom prípade ako osobitné položky, nespájajte viaceré podobné druhy služieb do jednej položky. Napríklad ak nemáte dohodnutú fixnú mesačnú platbu, je lepšie uviesť pri vedení účtovníctva samostatnú položku za zaúčtovanie účtovných prípadov, samostatnú položku za spracovanie miezd atď.
• Ešte pred vystavovaním faktúry za služby do zahraničia z hľadiska DPH podrobne analyzujte svoje postavenie, postavenie vášho odberateľa a miesto dodania služby. Je veľmi žiadúce, aby ste plánované poskytnutie služieb do zahraničia konzultovali so svojím účtovníkom, aby ste sa vyhli zbytočných problémom.
• Ak si chcete vystavovanie faktúr uľahčiť, je vhodné použiť ekonomický softvér alebo stále obľúbenejšie fakturačné cloudové aplikácie (napríklad KROS fakturáciu). Nezabudnete tak na žiadnu náležitosť, pomôžu vám tiež predísť chybám, napríklad v číslovaní, pri uvádzaní slovných informácií pri zahraničných faktúrach alebo aj s doplnením správnych identifikačných údajov vášho obchodného partnera.

Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.