Vyťažovanie faktúr je moderný spôsob spracovania faktúr automatizovaným spôsobom. V článku sa dozviete, ako vyťažovanie faktúr šetrí čas aj peniaze.
Čo je to vyťažovanie faktúr?
Vyťažovanie faktúr je proces, v rámci ktorého sa údaje z faktúry, ktorú ste od svojho dodávateľa prijali v papierovej alebo elektronickej podobe, pomocou špeciálneho softvéru automaticky prepíšu do vášho účtovného softvéru. Špeciálny softvér dokáže pomocou umelej inteligencie a ďalších moderných technológií rozpoznať potrebné údaje na faktúre ako je napríklad číslo faktúry, názov obchodného partnera, dátumy na faktúre, sumy na faktúre, variabilný symbol, fakturované položky. Nezáleží na tom, či faktúru máte v elektronickej podobe (napríklad vo formáte PDF) alebo v písomnej podobe.
Údaje, ktoré sa vyťažia z faktúry, sa potom následne buď automaticky uložia do účtovného softvéru, alebo sa uložia do súboru, ktorý následne nahráte do vášho účtovníctva. Špeciálny softvér teda za vás vykoná presne to, čo by ste museli robiť manuálne – prepisovanie údajov z faktúry do účtovného softvéru. Po tom, ako bude nejaká faktúra vyťažená a nahratá do účtovného softvéru, bude z vašej strany postačovať ju už len správne zaúčtovať.
Ako obvykle funguje vyťažovanie faktúr v praxi
Proces vyťažovania faktúr od vstupného dokladu až po import údajov do účtovníctva môže byť rôzny v závislosti od konkrétneho softvéru určeného na vyťažovanie faktúr, od účtovného softvéru a od toho, či a do akej miery tieto programy navzájom spolupracujú.
Prvým krokom pri vyťažovaní faktúr je to, že podnikateľ faktúru odošle na osobitný e-mail alebo ju nahrá do osobitného online úložiska. Ak máte prijatú faktúru v elektronickej podobe (napríklad vo formáte súboru PDF), je to jednoduché. Zložitejšie je to pri papierových faktúrach, ktoré budete musieť naskenovať alebo ich odfotiť mobilom. Niektorí poskytovatelia služieb vyťažovania faktúr umožňujú, aby ste im papierové faktúry poslali a o ich skenovanie sa postarajú oni. Druhý krok pri vyťažovaní faktúr už vykoná samotný softvér. Automaticky prečíta údaje z faktúry a prepíše ich do digitálnej podoby. Následne si podnikateľ údaje z faktúr v štandardizovanom formáte stiahne a nahrá do svojho účtovného softvéru alebo mu budú nahrané do jeho účtovníctva automaticky, ak existuje integrácia medzi týmito softvérmi.
V závislosti od konkrétneho poskytovateľa služby na vyťažovanie faktúr môžete mať všetky faktúry k dispozícii aj na online úložisku v ich pôvodnej naskenovanej podobe. Ak by ste si chceli niečo na nich overiť, postačuje sa na konkrétnu faktúru pozrieť v tomto online archíve. Môžete to urobiť štandardne cez webovú stránku alebo cez mobilnú aplikáciu. Niektorí poskytovatelia služieb vyťažovania faktúr vám vyťažené dáta ešte pred odoslaním skontrolujú aj manuálne (človekom), čo väčšinou býva spojené s vyššou cenou.
Výhody využívania služieb na vyťažovanie faktúr
Vyťažovanie faktúr má mnohé výhody, ku ktorým patria predovšetkým:
- úspora času rýchlejším spracovaním údajov,
- úspora peňazí pri nahradení človeka strojom a
- zníženie chybovosti pri prepisovaní údajov.
Manuálne prepisovanie faktúr do účtovníctva je pomerne zdĺhavá práca. Človek musí mať pri sebe prijatú faktúru od dodávateľa a takmer každý údaj na nej musí manuálne prepísať do účtovného programu. Vyhľadanie faktúry, prepísanie faktúry a skontrolovanie prepísaných údajov z faktúry trvá približne od 1 až do 2 minút. Aj napriek všetkému sa niekedy určite stane, že sa pri manuálnom prepisovaní faktúry niekde pomýlite. Niekedy proces manuálneho prepisovania faktúry uľahčuje kopírovanie faktúr v účtovnom softvéri, ak vám dodávateľ opakovane fakturuje rovnakú službu alebo tovar..
Ak by ste namiesto manuálneho prepísania faktúry vyťažili údaje z faktúry špeciálnym softvérom, stačí vám faktúru odoslať na e-mail alebo nahrať do online úložiska. Jedine v prípade papierovej faktúry ju budete musieť navyše naskenovať. Softvér potom získa z faktúry všetky potrebné údaje a uloží ich do jedného súboru, ktorý potom buď vy alebo samotný program nahráte do vášho účtovného programu. Z vašej strany potom postačuje už len tieto doklady zaúčtovať, i keď aj v tomto smere už niektoré vyťažovacie softvéry ponúkajú určité riešenia na základe vopred zadefinovaných pravidiel. Všetko je to omnoho rýchlejšie, lacnejšie a menej chybovejšie ako v prípade, ak by mal stovky či tisíce faktúr prepisovať do účtovného programu manuálne zamestnanec.
Nevýhody využívania služieb na vyťažovanie faktúr
Vyťažovanie faktúr má samozrejme aj nejaké nevýhody, ku ktorým patria hlavne:
- naďalej sa vyžaduje nejaká manuálna práca aj zo strany človeka,
- vyťažovanie faktúr je platená služba, ktorá sa nie vždy musí oplatiť,
- vyťažovací softvér sa pri získavaní údajov môže tiež pomýliť.
Aj napriek tomu, že najprácnejšiu činnosť urobí za vás špeciálny softvér, budete musieť niečo urobiť aj vy. Od človeka sa vyžaduje manuálna práca spočívajúca v odoslaní dokladov na špeciálny e-mail alebo v ich nahratí na online úložisko (pri papierových faktúrach je nutné ich skenovanie alebo fotenie). Ak vám ale dodávateľ pošle faktúru rovno na špeciálnu e-mailovú adresu, nemusíte ju tam posielať vy. Následne, ak sa vyťažené dáta automaticky nenahrajú do účtovného softvéru, vyžaduje sa ich manuálny import do účtovníctva. A napokon sa väčšinou nie je možné vyhnúť manuálnemu účtovaniu dokladov.
Riešenie na vyťažovanie faktúr je plateným produktom. Nie každému podnikateľovi sa musí takáto služba oplatiť. Jeho cena sa väčšinou odvíja od počtu vyťažených dokladov a od doplnkových služieb. Ak vám prichádzajú faktúry prevažne od rovnakých dodávateľov s rovnakými fakturovanými položkami a cenami, môže byť efektívnejšie, ak ich v účtovnom softvéri človek manuálne kopíruje a tak vytvára nové. Naproti tomu, nahradiť softvérom dobre plateného zamestnanca, ktorý musí mesačne manuálne do účtovného softvéru zadávať veľké množstvo rôznorodých faktúr, môže byť lacnejšie riešenie. Využívanie služby na vyťažovanie faktúr môže byť veľmi výhodné pre účtovnícke firmy.
Vyťažovanie faktúr je skvelé riešenie, ktorá sa oplatí hlavne pri veľkom počte faktúr.
Hoci vyťažovacie softvéry sú pomerne precízne vyladené, aj tie sa pri získavaní údajov z faktúry môžu pomýliť. To môže mať za následok napríklad to, že faktúru uhradíte po splatnosti a budete musieť platiť úroky z omeškania. Niektoré vyťažovacie softvéry majú proti vzniku takýchto situácií zabudované aj ochranné riešenia. Spočívajú napríklad v tom, že pri faktúre, pri ktorej si softvér nie je úplne istý, že údaje z nej prečítal správne, sa bude navyše vyžadovať, aby ju manuálne skontroloval človek. Niektoré riešenia na vyťažovanie faktúr ponúkajú aj to, že každú vyťaženú faktúru následne skontroluje aj človek.
Porovnanie softvéru a človeka pri prepisovaní údajov z faktúry
V nasledujúcom príklade porovnávame softvér na vyťažovanie faktúr a človeka, ktorý faktúry manuálne prepisuje do účtovníctva z hľadiska času a nákladov.
Alternatíva č. 1 – manuálny prepis faktúr človekom:
Vychádzajme z predpokladu, že zamestnanec prepisujúci faktúry do účtovníctva má mzdu 1 133 eur (priemerná mzda na Slovensku v roku 2020). Manuálne prepísanie jednej faktúry do účtovníctva mu pri nových faktúrach trvá 2 minúty a pri opakujúcich sa faktúrach 1 minútu. Do tohto času už započítavame všetky úkony, ktoré musí s faktúrou urobiť – vyhľadať, prepísať a skontrolovať faktúru. Polovicu všetkých faktúr tvoria nové faktúry a zvyšnú polovicu tvoria opakujúce sa faktúry, ktoré stačí v účtovníctve kopírovať a upraviť niektoré údaje. V priemere teda tomuto zamestnancovi trvá 1,5 minúty, kým spracuje jednu faktúru. Za kalendárny mesiac spracuje takýto zamestnanec 250 faktúr, čo je približne 12-13 faktúr denne.
Spracovanie 250 faktúr tomuto zamestnancovi trvá 375 minút (250 faktúr x 1,5 minúty na spracovanie jednej faktúry), čo je 6,25 hodiny. Pri priemernej hrubej mzde má zamestnávateľ pri tomto zamestnancovi cenu práce (hrubá mzda + poistenie platené zamestnávateľom) 1 532 eura pri 160 odpracovaných hodinách mesačne. Spracovanie 250 faktúr týmto zamestnancom počas 6,25 hodiny mesačne stojí tohto zamestnávateľa cca 60 eura mesačne (1 531,80 eur / 160 hodín x 6,25 hodiny). Ročne je to pri 12 mesiacoch náklad zamestnávateľa vo výške 718 eur (59,84 eura x 12 mesiacov).
Alternatíva č. 2 – vyťažovanie faktúr softvérom:
Aj pri tomto spôsobe spracovania faktúr je nevyhnutná nejaká práca zamestnanca na nahratie faktúry do online úložiska a ich následné stiahnutie a import do účtovníctva. Tieto úkony je ale možné robiť hromadne – faktúry je možné naraz odoslať na vyťaženie a následne ich naraz stiahnuť do účtovníctva v jednom súbore. Vychádzajme z toho, že zamestnanec to robí raz za týždeň a vykonanie jednej takejto úlohy spojenej s odoslaním faktúr na vyťaženie a importu faktúr do účtovníctva mu trvá 7,5 minúty. Mesačne je to teda 30 minút manuálnej práce, ktorá zamestnávateľa stojí necelých 5 eur mesačne (1 531,80 eur / 160 hodín x 0,50 hodiny). Ročne je to náklad zamestnávateľa vo výške cca 58 eur (4,79 eura x 12 mesiacov).
Zamestnávateľ na vyťažovanie faktúr využíva službu ELIS od známeho výrobcu ekonomických softvérov KROS a.s. Na 3 000 vyťažených faktúr ročne je ideálny balík L za cenu 390 eur bez DPH, v ktorom je možné vyťažiť presne 3 000 faktúr. Ročné náklady zamestnávateľa pri tomto spôsobe spracovania faktúr budú vo výške približne 450 eur (57,48 eura cena manuálnej práce zamestnanca + 390 eur cena za automatizované vyťaženie 3 000 faktúr).
Záver z porovnania alternatív:
V uvedenom prípade by zamestnávateľ pri nahradení človeka softvérom na vyťažovanie faktúr ušetril ročne cca 270 eura. Ak sa na to pozrieme z hľadiska ľudskej práce, zamestnávateľ by takto ročne ušetril vyše 28 hodín ľudskej práce [270,60 eura / (1531,80 eur / 160 hodín)], čo je približne 3,5 pracovných dní zamestnanca za rok.
Poskytovatelia riešení na vyťažovanie faktúr na Slovensku
Aj na Slovensku už existujú viaceré služby na vyťažovanie faktúr. Napríklad už nami spomínaná služba ELIS od spoločnosti KROS a.s. vyťaží údaje z faktúr, ktoré si potom jedným klikom stiahnete do účtovného softvéru OMEGA. Ďalšou známou spoločnosťou, ktorá sa zaoberá vyťažovaním údajov z faktúr, je Datamolino s.r.o. Okrem sťahovania vyťažených dát v štandardizovanom formáte ponúka úplnú integráciu s účtovným softvérom POHODA.
Spoločnosť Archiles, s.r.o. tiež vyvinula svoje vlastné riešenie na vyťažovanie faktúr – službu Archiles, ktoré ponúka možnosť nahrávať doklady do online úložiska cez internetový prehliadač, cez e-mail, cez mobil alebo cez skener. Vhodné riešenie na vyťažovanie faktúr ponúka aj služba DOCKitIN od spoločností DOCKitIN a.s., kde sa vyťažovanie deje najskôr softvérom a následne jeho úspešnosť a správnosť kontroluje aj človek. Vyťažovanie faktúr ponúkajú napríklad aj spoločnosti Accace Slovakia s. r. o. a Konica Minolta Slovakia spol. s r. o.
Elektronizácia účtovníctva a moderné trendy
Ako je možné si všimnúť, vyťažovanie faktúr je jedným z prvkov automatizácie účtovníctva. Automatizácia, digitalizácia a umelá inteligencia prirodzene prenikajú aj do tejto oblasti a pravdepodobne budeme svedkami ďalších revolučných zmien v účtovníctve aj v budúcnosti, ktoré budú ľuďom zjednodušovať prácu.
Dnes sa už faktúry len vo veľmi malej miere vystavujú v papierovej podobe. Väčšinou sa posielajú v elektronickej podobe cez e-mail, a to nielen medzi podnikateľmi, ale napríklad aj pri kúpe produktu spotrebiteľom v e-shope. Pomerne rozšírené je dnes vystavovanie faktúr cez online fakturačné aplikácie, ktoré ponúkajú používateľom množstvo výhod. Jednou z nich (predovšetkým pre účtovníkov) je tá, že údaje z vystavených faktúr sa dajú ľahko importovať do účtovníctva, čo eliminuje ich manuálne prepisovanie. Jedným zo známych online fakturačných programov je napríklad aj KROS Fakturácia. Takisto pri nákupoch v e-shope už moderné riešenia ponúkajú automatické vystavovanie a odosielanie faktúr zákazníkom. Prevádzkovateľ e-shopu nemusí manuálne nič robiť, faktúra sa vystaví a odošle automaticky pri zmene stavu objednávky. Údaje o zákazníkovi a dodaných produktoch sa načítajú priamo zo zákazníkom zadaných údajov v objednávke.
Zdá sa, že moderným trendom digitalizácie účtovníctva viac bráni legislatíva, než technický pokrok. Napríklad v oblasti dokladov existujú rôzne požiadavky na obsah rovnakého dokladu podľa rôznych predpisov. Typickým príkladom je faktúra z pohľadu legislatívy upravujúcej daň z pridanej hodnoty a z pohľadu legislatívy upravujúcej účtovníctvo. Bariéry v digitalizácii účtovníctva podnikateľom takisto spôsobujú aj povinné podpisy na účtovných dokladoch. V tejto oblasti sú však chystané zmeny, a to predovšetkým v zákone o účtovníctve - viac si prečítajte v článku Elektronizácia účtovníctva a ďalšie zmeny v účtovníctve od roku 2022 (návrh)
Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.
