Odpovede na opakujúce sa otázky, ktoré sa týkajú povinností pri vedení účtovníctva a uchovávaní účtovnej dokumentácie v elektronickej (digitálnej) podobe.
Možnosť viesť účtovníctvo elektronicky bola zavedená od roku 2022. Niektoré účtovné jednotky prešli na elektronické účtovníctvo okamžite, iné ho zavádzajú postupne alebo vôbec.
Zmeny nastali najmä v oblastiach, o ktorých si môžete viac prečítať v našich článkoch:
- Náležitosti účtovných dokladov od 1. 1. 2022
- Uchovávanie a ochrana (archivácia) účtovných dokladov od 1. 1. 2022
- Transformácia účtovného záznamu od 1. 1. 2022
V praxi sa stále vyskytujú otázky, ktoré súvisia s povinnosťami pri vedení účtovníctva a uchovávaní účtovnej dokumentácie v elektronickej (digitálnej) podobe. Finančné riaditeľstvo SR, Centrum podpory pre dane v spolupráci s oddelením metodiky dane z príjmov a účtovníctva preto v máji 2024 vypracovalo informačný materiál týkajúci sa elektronizácie účtovníctva.
Zákon o účtovníctve neustanovuje technické parametre, neustanovuje konkrétne požiadavky pre softvérové programy, ale stanovuje zásady, podmienky a spôsoby, ktoré musia byť v účtovníctve dodržané. Dodržanie týchto zásad, podmienok a spôsobov má účtovná jednotka povinnosť preukázať prostredníctvom stanovených procesov v programových manuáloch a interných predpisoch.
V tomto článku sa budeme venovať praktickým problémom týkajúcich sa účtovných dokladov, ich transformácie a požiadavkám na účtovný záznam podľa zákona o účtovníctve. Prečítajte si aj odpovede na druhý blok otázok a odpovedí finančnej správy v článku Archivácia účtovných dokladov v elektronickej podobe: problémy z praxe.
Účtovné doklady a elektronizácia účtovníctva
Na úvod je potrebné uviesť, že účtovné jednotky nemajú povinnosť vyhotovovať účtovné doklady len v elektronickej podobe. Zákon o účtovníctve definuje listinný účtovný záznam a elektronický účtovný záznam, pričom upravuje rovnocennosť obidvoch podôb (§ 31 ods. 2 zákona o účtovníctve).
Čo je listinný a čo je elektronický účtovný záznam?
Listinným účtovným záznamom sa rozumie účtovný záznam vyhotovený na papieri a tiež vytlačený účtovný záznam vyhotovený pomocou softvéru, ktorý je zaslaný a prijatý ako listina, alebo vyhotovený na interné účely účtovnej jednotky ako listina.
Elektronickým účtovným záznamom sa rozumie účtovný záznam vyhotovený:
- v elektronickom formáte a prijatý alebo sprístupnený v elektronickom formáte, pričom elektronický formát určuje vyhotoviteľ účtovného záznamu alebo je určený na základe dohody s prijímateľom účtovného záznamu,
- v súlade s § 33 ods. 3 zaslaný elektronicky, pričom môže tvoriť prílohu elektronickej pošty,
- v elektronickom formáte na interné účely účtovnej jednotky.
Ako musí byť zabezpečené zasielanie a sprístupnenie elektronického účtovného dokladu?
Ak účtovná jednotka elektronický účtovný záznam zasiela alebo inak sprístupňuje inej osobe, použitie elektronického účtovného záznamu podlieha:
- písomnej dohode medzi zúčastnenými stranami o určení technických požiadaviek potrebných na prijímanie účtovného záznamu alebo
- potvrdenému súhlasu prijímateľa účtovného záznamu. Za potvrdený súhlas prijímateľa účtovného záznamu sa považuje aj zaplatenie požadovanej sumy alebo iný súhlas o akceptovaní účtovného záznamu, ak nie je písomná dohoda medzi zúčastnenými stranami.
Obe zmluvné strany si systém tvorby a prijímania elektronického účtovného záznamu upravia vo svojom internom účtovnom predpise preukazujúcom spôsob obehu účtovných záznamov. Zároveň musia byť splnené všeobecné požiadavky na účtovný záznam podľa § 31 a 32 zákona o účtovníctve a pri transformácii účtovného záznamu podmienky podľa § 33 zákona o účtovníctve.
Účtovné záznamy a splnenie požiadaviek zákona o účtovníctve
Pre obe podoby účtovných záznamov zákon o účtovníctve upravuje nasledovné tri požiadavky: vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť účtovného záznamu od okamihu vyhotovenia účtovného záznamu, alebo od okamihu prijatia alebo sprístupnenia účtovného záznamu až do ukončenia lehoty jeho uchovania, pričom táto povinnosť sa vzťahuje aj na prenos účtovného záznamu inej osobe.
Ako účtovná jednotka preukazuje vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu?
Podľa § 31 ods. 4 zákona o účtovníctve je vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu zabezpečená, ak účtovná jednotka, ktorou je vyhotoviteľ, je schopná preukázať, že účtovný záznam naozaj vyhotovila a účtovná jednotka, ktorou je prijímateľ je schopná preukázať, že prijatý účtovný záznam je od vyhotoviteľa. Účtovná jednotka podľa spôsobu nastavenia elektronických alebo listinných účtovných záznamov si musí sama vytvoriť systém na preukázanie týchto skutočností, pretože zákon o účtovníctve explicitne tento postup neustanovuje.
Podľa § 32 ods. 3 zákona o účtovníctve vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu a neporušenosť obsahu účtovného záznamu možno zabezpečiť:
- podpisovým záznamom zodpovednej osoby (účtovná jednotka je povinná upraviť podrobnosti o oprávnení, povinnosti a zodpovednosti osôb v účtovnej jednotke, na ktoré sa vzťahuje pripojenie podpisového záznamu, a to takým spôsobom, aby bolo možné určiť nezávisle od seba zodpovednosť jednotlivých osôb za obsah účtovného záznamu, ku ktorému boli podpisové záznamy pripojené),
- elektronickou výmenou údajov, pod ktorou sa rozumie výmena štruktúrovaných správ medzi počítačmi alebo počítačovými aplikáciami, v rámci ktorej nastáva spracovanie rôznych elektronických formátov účtovných záznamov, ktoré prechádzajú procesom overovania, koordinácie, schvaľovania a zaúčtovania bez možnosti ľudského zásahu do obsahu účtovného záznamu, alebo
- vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov, pod ktorým sa rozumie určenie osôb zodpovedných za kontrolu procesu spracovania účtovných záznamov, pričom kontrola je dostatočná na preukázanie skutočnosti, ktorá je účtovným záznamom zaznamenaná. Spôsob kontroly určený účtovnou jednotkou je súčasťou účtovného záznamu na vedenie účtovníctva a spracovanie účtovných záznamov.
K podpisovému záznamu je potrebné uviesť, že v prípade listinného účtovného záznamu pôjde predovšetkým o vlastnoručný podpis; v prípade elektronického účtovného záznamu pôjde predovšetkým o kvalifikovaný elektronický podpis (KEP) alebo iný elektronický podpisový záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v elektronickej podobe, ktorý je preukázateľný a umožňuje jednoznačnú preukázateľnú identifikáciu osoby, ktorá podpisový záznam vyhotovila.
Ak nastane elektronické uchovávanie účtovných záznamov, zabezpečenie tejto požiadavky je možné prostredníctvom dátového nosiča, resp. uchovávania digitálnej stopy (archív mailov, cloud úložisko, využívanie licencií na uchovávanie účtovníctva, zabezpečenie VAN systémom a podobne).
Ako účtovná jednotka preukazuje neporušenosť obsahu účtovného záznamu?
Podľa § 31 ods. 5 zákona o účtovníctve je neporušenosť obsahu účtovného záznamu zabezpečená, ak zaslaním alebo sprístupnením alebo transformáciou účtovného záznamu v účtovnej jednotke nenastala zmena obsahu skutočností, ktoré sa účtovným záznamom zaznamenávajú.
V nadväznosti na § 32 ods. 3 zákona sa neporušenosť obsahu účtovného záznamu môže zabezpečiť aj vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov, v rámci ktorého sú určené osoby zodpovedné za kontrolu procesu spracovania účtovných záznamov vrátane transformácie účtovných záznamov. Spôsob kontroly určený účtovnou jednotkou je súčasťou účtovného záznamu – internej smernice na vedenie účtovníctva a spracovania účtovných záznamov.
Transformácia účtovného záznamu
Transformáciou účtovného záznamu pri jeho spracovávaní v účtovnej jednotke sa rozumie zmena jeho podoby, a to buď z listinnej na elektronickú, alebo z elektronickej na listinnú. Základnou a zásadnou podmienkou každej transformácie je skutočnosť, že účtovný záznam, ktorý je predmetom transformácie, je preukázateľný.
Ako možno vykonať transformáciu účtovného záznamu?
Transformácia sa môže vykonať zaručenou konverziou alebo skenovaním.
Pri transformácii skenovaním do súborového formátu v rastrovej grafickej forme musí byť zabezpečená:
- úplnosť účtovného záznamu v pôvodnej podobe a v novej podobe,
- obsahová zhoda a vizuálna zhoda účtovného záznamu v novej podobe s jeho pôvodnou podobou,
- čitateľnosť celej plochy účtovného záznamu v novej podobe,
- neporušenosť obsahu účtovného záznamu podľa § 31 ods. 5 zákona o účtovníctve.
Môže účtovná jednotka, ak vykoná prevod do digitálnej formy (elektronickej podoby), účtovné doklady skartovať?
Ak účtovná jednotka zabezpečí prevod, tzv. transformáciu účtovných záznamov z listinnej podoby do elektronickej (technickej) podoby v súlade s požiadavkami zákona o účtovníctve, nemusí pre účely účtovníctva uchovávať/archivovať účtovné doklady v listinnej podobe (v papierovej forme), môže ich skartovať.
Uchovávanie a ochranu účtovnej dokumentácie upravuje zákon o účtovníctve, tento spôsob uchovávania je akceptovaný aj pre daňové účely (daňová kontrola - daň z príjmov, DPH). Pre účely daňovej kontroly predkladá účtovná jednotka – daňový subjekt účtovné doklady, resp. účtovnú dokumentáciu v podobe, v akej ich vedie a uchováva.
Ak súčasťou účtovnej dokumentácie sú účtovné doklady, ktoré je potrebné v zmysle iných osobitných predpisov archivovať v listinnej podobe (t. j. na iné účely, nie pre účely účtovníctva), účtovná jednotka je povinná zabezpečiť ich archiváciu/uchovávanie aj v listinnej podobe (ide predovšetkým o zmluvy na právne účely, mzdová agenda na účely dôchodkového zabezpečenia zamestnancov, doklady na účely reklamácií a záruk, a pod.), prípadne ak osobitné predpisy neustanovujú inak [osobitným predpisom je napr. § 16 ods. 2 písm. e) zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, § 38 ods. 1 zákona 305/2013 Z. z. v znení zákona č. 273/2015 Z. z.] Podľa § 35 ods. 2 zákona o účtovníctve na nakladanie s účtovnou dokumentáciou sa vzťahujú všeobecné predpisy o archívnictve.
Dá sa na transformáciu pokladničných dokladov využiť aplikácia, ktorá na základe QR kódu pretransformuje údaje, ale doklad takto nie je totožný s originálom bločku?
Nie, takéto aplikácie nie je možné použiť na transformáciu dokladu do elektronickej podoby na účely zákona o účtovníctve. Podľa § 33 ods. 5 písm. b) zákona o účtovníctve sa vyžaduje obsahová a vizuálna zhoda. Keďže výstup získaný prostredníctvom aplikácie nespĺňa požiadavku vizuálnej zhody s pokladničným dokladom v listinnej podobe, nie je možné považovať takto získaný výstup za elektronický účtovný záznam, ktorého podoba je výsledkom transformácie.
Ani v prípade, že by aplikácia po načítaní QR kódu umožňovala transformáciu dokladu (pokladničného alebo iného) z papierovej do elektronickej podoby s označením "Elektronická kopia dokladu" so všetkými údajmi, napríklad okrem loga (a následne v prípade potreby je možné uložiť ho do PDF podoby, resp. vytlačiť), sa takýto doklad podľa finančnej správy nepovažuje za transformovaný v súlade s § 33 ods. 5 písm. b) zákona o účtovníctve, ak nie je zabezpečená obsahová a vizuálna zhoda účtovného záznamu v novej podobe s jeho pôvodnou podobou.
Sú dodržané požiadavky pre účtovný záznam, ak sa na faktúru dopíše napríklad interné číslo, a tak sa naskenuje?
Stáva sa, že účtovná jednotka na doklady (napr. dodávateľské faktúry), ktoré dostala v papierovej podobe si uvedie svoje interné číslo, prípadne číslo zákazky, pričom tieto údaje neprekrývajú text faktúry a ani ju žiadnym iným spôsobom nemenia. Otázkou je, či nedochádza k porušeniu § 33 ods. 5 písm. b) zákona o účtovníctve, ak takto upravenú papierovú faktúru účtovná jednotka transformuje skenovaním do súborového formátu v rastrovej grafickej podobe.
Finančné riaditeľstvo uvádza nasledovné: Ak účtovná jednotka dopĺňa doklady obdržané v listinnej (papierovej podobe), napr. dodávateľské faktúry o údaje, ktoré jej vyplývajú, napr. z interného predpisu, pričom týmto doplnením nenastane zmena obsahu skutočností, ktoré sa faktúrou zaznamenávajú (je zabezpečená neporušenosť) a následne ich transformuje do elektronickej podoby skenovaním, je potrebné pri tejto transformácii zabezpečiť obsahovú a vizuálnu zhodu faktúry v novej – elektronickej podobe s jej pôvodnou – listinnou podobou, a to aj s doplnenými údajmi.
Skutočnosť, že boli doplnené údaje na faktúre (za podmienky zabezpečenia neporušenosti) pred transformáciu nemá za následok porušenie § 33 ods. 5 písm. b) zákona o účtovníctve. Zároveň je potrebné zabezpečiť čitateľnosť celého obsahu účtovného záznamu, teda aj čitateľnosť účtovnou jednotkou doplnených údajov.
Ak dodávateľ zašle odberateľovi faktúru ako prílohu e-mailu v PDF, môže odberateľ faktúru spracovať v rámci obehu účtovných dokladov aj v jej elektronickej podobe a nedôjde k transformácii?
Áno, takáto faktúra doručená elektronicky má elektronickú podobu [§ 31 ods. 2 písm. b) druhý bod zákona o účtovníctve]. Ak však účtovná jednotka faktúru vytlačí, t. j. transformuje do listinnej podoby vytlačením, nie je možné opäť faktúru napr. skenovaním previesť do elektronického formátu PDF na účely uchovávania účtovného dokladu.
To však nebráni účtovnej jednotke vyhotoviť si kópiu účtovného záznamu pre interné potreby alebo pre potreby kontrolných orgánov v listinnej podobe. V prípade, ak jeden z obchodných partnerov nesúhlasí so zasielaním elektronických účtovných záznamov, a teda faktúry sú zasielané výhradne v listinnej podobe poštou, transformácia do elektronickej podoby môže nastať skenovaním so zabezpečením požiadaviek podľa § 33 ods. 5 zákona o účtovníctve (napr. skenerom, ktorý je zabudovaný ako súčasť výstupného zariadenia výpočtovej techniky). Sken dokumentu môže byť ďalej uložený v digitálnej schránke alebo na cloudovom úložisku, ku ktorému má prístup aj účtovník, ktorý zaúčtuje príslušný účtovný prípad.
Ak sa účtovná jednotka rozhodne ísť cestou elektronizácie účtovníctva, je efektívne požiadať obchodných partnerov, aby doklady posielali elektronicky bez potreby ich transformácie z listinnej podoby.
Ďalšie odpovede finančnej správy na časté prípady z praxe nájdete v článku Archivácia účtovných dokladov v elektronickej podobe: problémy z praxe.
Zdroj: Finančné riaditeľstvo SR
