Elektronická fakturácia je rýchla, šetrí čas aj peniaze. Ako spracovať elektronické faktúry správne?
S faktúrou v papierovej podobe vypísanou ručne sa v súčasnosti stretávame už málokedy. Skôr natrafíme na papierovú faktúru, ktorá je vytlačená – teda bola vyhotovená elektronicky. Fakturácia je súčasť ekonomických procesov takmer v každej firme. Vyjadruje uskutočnenie nejakej transakcie, ktorá môže byť predmetom účtovníctva alebo môže podliehať zdaneniu daňou z pridanej hodnoty. Na elektronickú fakturáciu je z tohto dôvodu nahliadať v kontexte viacerých právnych predpisov, aby podnikateľ zabezpečil úplný súlad s každým.
Elektronická faktúra z pohľadu účtovníctva v roku 2015
Faktúru možno podľa § 4 ods. 5 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“) považovať za účtovný záznam. Účtovným záznamom sa zákon o účtovníctve osobitne a detailne venuje v siedmej časti, kde v § 32 a 33 upravuje požiadavky na preukázateľnosť účtovného záznamu a prenášanie účtovného záznamu.
O faktúre a vystavovaní faktúr nájdete informácie aj v článku Faktúra – vzor a náležitosti faktúry v roku 2015.
Ak si podnikatelia (dodávateľ a odberateľ) posielajú faktúry napríklad mailom, ide podľa zákona o účtovníctve o prenos účtovného záznamu (faktúry) prostredníctvom informačného systému. Elektronická faktúra sa považuje za preukázateľný účtovný záznam vtedy, ak je jej prenos zabezpečený pred zneužitím, poškodením, zničením, neoprávneným zásahom do nej a neoprávneným prístupom k nej (t. j. spôsobom podľa § 33 zákona o účtovníctve). Podľa § 32 ods. 2 zákona o účtovníctve musí byť faktúra určená na prenášanie (t. j. vtedy, keď sa podnikateľ chystá faktúru odoslať napríklad emailom) zabezpečená podpisovým záznamom, ktorým môže byť účtovnými jednotkami (podnikateľmi) vzájomne uznávaný obdobný preukázateľný účtovný záznam v technickej forme. Faktúra (účtovný záznam) musí byť zabezpečená najneskôr v okamihu jeho odovzdania na prenos.
Obdobným preukázateľným účtovným záznamom v technickej forme je napríklad aj naskenovaný podpis ako obrázok vložený do faktúry, ak je podnikateľmi vzájomne uznávaný. S účinnosťou od 1. januára 2014 nemusí byť obdobný preukázateľný účtovný záznam v technickej forme súčasťou faktúry. Požiadavky na vzájomné uznanie zákon o účtovníctve nedefinuje. Môže ísť o písomnú dohodu alebo o prejav vôle prijímateľa faktúry, z ktorého vyplýva súhlas. Napríklad neprotestuje proti vyhotovenej faktúre a realizuje platbu.
Podpisový záznam potvrdzuje úmysel zachovania integrity a bezpečnosti účtovného záznamu (faktúry) počas prenosu. Obdobný úmysel potvrdzuje napríklad aj kompresia elektronickej faktúry vyhotovenej v PDF formáte do archivačno-komprimačného formátu (napríklad .zip, .rar, .7z).
Pokiaľ ide o prevod a uchovávanie elektronických faktúr (resp. faktúr v elektronickej forme), aj na tieto problémy poskytuje zákon o účtovníctve návod. Zákon o účtovníctve rozlišuje účtovné záznamy (faktúry) v dvoch formách, a to účtovné záznamy v písomnej forme (listinné, resp. papierové faktúry) a účtovné záznamy v technickej forme (elektronické faktúry). Podnikateľ môže previesť účtovný záznam (faktúru) z jednej formy do druhej. Pri vykonaní prevodu formy účtovného záznamu (faktúry) musí podnikateľ zabezpečiť, aby sa obsah účtovného záznamu (faktúry) v novej forme zhodoval s obsahom účtovného záznamu (faktúry) v pôvodnej forme. Túto požiadavku zachovania obsahu splní podnikateľ jedným z týchto spôsobov:
- predloží účtovný záznam (faktúru) v pôvodnej aj novej forme a ich obsah sa zhoduje alebo
- zabezpečí zhodu obsahu účtovného záznamu (faktúry) v pôvodnej aj novej forme iným spôsobom, ktorý nespochybní žiadna z osôb, ktoré s prevedeným účtovným záznamom (faktúrou) pracujú.
Obidve formy účtovného záznamu (listinnej faktúry a elektronickej faktúry) sú rovnocenné. Bez ohľadu na formu účtovného záznamu má ich obsah rovnaké dôsledky.
Pokiaľ sa podnikateľ snaží zjednotiť formu vedenia účtovných záznamov, prvá možnosť preukazovania zachovania obsahu pri prevode formy účtovného záznamu (faktúry) nie je vhodná. Druhá možnosť poskytuje podnikateľovi priestor k vytvoreniu vlastného spôsobu preukazovania zachovania obsahu pri prevode formy účtovného záznamu (faktúry), avšak s tou podmienkou, že žiadna z osôb, ktorá s prevedeným účtovným záznamom (faktúrou) pracuje, nespochybní jeho obsah v porovnaní s pôvodným účtovným záznamom (faktúrou), napríklad ani zamestnanec správcu dane pri vykonávaní daňovej kontroly.
Elektronická faktúra z pohľadu DPH v roku 2015
Rovnako ako v prípade zákona o účtovníctve, aj pre účely zákona o DPH môže mať faktúra listinnú (papierovú) alebo elektronickú formu. Faktúru v elektronickej formu možno vydať len so súhlasom príjemcu tovaru alebo služby. Buď sa dodávateľ s odberateľom vopred dohodnú, že faktúry budú doručované v elektronickej forme alebo za súhlasné stanovisko sa považuje konanie odberateľa, ak elektronickú faktúru neodmietne.
Faktúra musí mať podľa zákona o DPH (§ 71) tieto kvalitatívne vlastnosti:
- vierohodnosť pôvodu,
- neporušenosť obsahu,
- čitateľnosť.
Vierohodnosť pôvodu znamená potvrdenie totožnosti dodávateľa tovaru alebo služby alebo osoby, ktorá v mene dodávateľa vyhotovila faktúru. Nesmie nastať skutočnosť, aby sa identifikačné údaje o vystaviteľovi faktúry po vystavení menili. Neporušenosťou obsahu sa rozumie zachovanie obsahu faktúry. Obsah faktúry nesmie byť po vystavení zmenený. Pôvodnú faktúru možno zmeniť len inou faktúrou. Faktúra musí byť pre fyzickú osobu čitateľná.
Na zabezpečenie vierohodnosti pôvodu, neporušiteľnosti obsahu a čitateľnosti môže podnikateľ použiť jeden alebo viac z týchto spôsobov:
- kontrolné mechanizmy podnikových procesov, ktoré spoľahlivo zabezpečia priraditeľnosť faktúry k dokumentom súvisiacim s dodaním tovaru alebo služby,
- zaručený elektronický podpis podľa osobitného predpisu (zákon č. 215/2002 Z. z.) alebo zákona platného v inom členskom štáte upravujúceho použitie zaručeného elektronického podpisu,
- elektronickú výmenu údajov, ak zmluva týkajúca sa tejto výmeny ustanoví použitie postupov zabezpečujúcich vierohodnosť pôvodu a neporušiteľnosť obsahu údajov,
- iný spôsob zabezpečujúci vierohodnosť pôvodu a neporušiteľnosť obsahu faktúry.
Podnikateľ môže použiť jeden alebo kombináciu viacerých spôsobov. Daňový úrad (príp. iný orgán vykonávajúci daňovú kontrolu) musí akceptovať akýkoľvek spôsob, ktorý si podnikateľ vybral. Jedinou podmienkou je, že podnikateľ ho aplikuje správne, t. j. je zabezpečená vierohodnosť, neporušenosť obsahu a čitateľnosť každej faktúry.
Ako môžu kontrolné mechanizmy podnikových procesov fungovať v praxi? Dodávateľ zabezpečí, že faktúru je možné priradiť k dokumentom súvisiacim s dodaním tovaru alebo služby. Vypracuje podrobnú internú smernicu podnikových procesov pre oblasť fakturácie s konkrétnymi povinnosťami a zodpovednosťou zamestnancov.
Faktúru musí byť možné bez pochybností priradiť k dokladom vystaveným k dodávke tovaru alebo služby (objednávka, dodací list, odovzdanie na prepravu, doklad o platbe). Používanie zaručeného elektronického podpisu nie je podmienkou a pracovníci daňovej správy ho nemôžu vyžadovať. Obvyklé formáty faktúr sú PDF alebo XML.
Východiskovými predpokladmi elektronickej fakturácie sú:
- dohoda medzi dodávateľom a odberateľom, a to aj z dôvodu, aby bol odberateľ (resp. dodávateľ v prípade, ak za neho faktúru vystavuje odberateľ) schopný prijať a spracovať elektronickú faktúru a
- precízne spracovaná dokumentácia na preukázanie, že vierohodnosť, neporušenosť obsahu a čitateľnosť je dostatočne a starostlivo zabezpečená.
Daňový kontrolór môže počas daňovej kontroly zisťovať ako fungujú kontrolné mechanizmy v praxi a či vôbec fungujú.
Faktúra vo formáte PDF podpísaná alebo nepodpísaná zaručeným elektronickým podpisom, ktorú podnikateľ vytlačí, spracuje a uchováva v listinnej (papierovej) forme, je daňovým dokladom v zmysle zákona o DPH. To platí aj naopak. Listinná (papierová) faktúra naskenovaná napr. do formátu PDF je plnohodnotným daňovým dokladom pre účely DPH.
Uchovávanie faktúr (daňových dokladov) pre účely DPH upravuje § 76 zákona o DPH. Faktúry sa nemusia uchovávať v podobe, v akej boli vyhotovené, resp. odoslané a prijaté. Elektronické faktúry (faktúry doručené elektronicky) možno vytlačiť a uchovávať ich ako listinné (papierové) faktúry v zakladači alebo archivačnej krabici. Listinné (papierové) faktúry možno naskenovať a uchovávať ich v elektronickej forme, a to aj za pomoci kompresie a tvorby archívov (napr. známe archivačno-komprimačné formáty .zip, .rar, .7z).
Elektronická fakturácia (štruktúrované elektronické faktúry) do roku 2020
Európska komisia chce dosiahnuť, aby sa elektronická fakturácia stala do roku 2020 najrozšírenejším spôsobom fakturácie v Európe. Na základe požiadavky Európskej komisie vytvoril Európsky výbor pre normalizáciu (CEN) pracovnú skupinu, ktorá dostala úlohu vytvoriť model európskej e-faktúry. Na základe vytvorenej európskej normy e-faktúry by mala byť vytvorená norma pre slovenskú e-faktúru.
