Faktúra je účtovný a daňový doklad, s ktorým sa podnikatelia dennodenne stretávajú. Čo by mala faktúra obsahovať a na čo by podnikatelia nemali zabudnúť pri jej vystavovaní?
Faktúra je účtovný, resp. daňový doklad, ktorý vyjadruje vzťah medzi dvoma subjektmi – obchodnými partnermi, vznikajúci predovšetkým pri predaji (nákupe) tovaru alebo služby.
Rozoznávame:
- vystavenú (vydanú, odberateľskú) faktúru, ktorú vystavuje podnikateľ svojmu odberateľovi (zákazníkovi) za dodanie tovaru alebo poskytnutie služby;
- prijatú (došlú, dodávateľskú) faktúru, ktorú podnikateľ prijal od svojho dodávateľa za dodaný tovar alebo poskytnutú službu.
Čo musí faktúra obsahovať?
Faktúra nemá predpísanú presnú formu, jednotlivé zákony však upravujú náležitosti, ktoré faktúra musí obsahovať. Týmito zákonmi sú Obchodný zákonník, zákon o účtovníctve a zákon o dani z pridanej hodnoty.
Obchodný zákonník (zákon č. 513/1991 Zb.) upravuje náležitosti tzv. obchodných dokumentov. Platí, že každý podnikateľ je povinný na svojich obchodných listoch a objednávkach vyhotovených v písomnej alebo elektronickej forme uvádzať obchodné meno, sídlo alebo miesto podnikania, právnu formu právnickej osoby a identifikačné číslo, ak je pridelené. Podnikatelia zapísaní v obchodnom registri alebo v inej evidencii podnikateľov uvádzajú aj označenie registra, ktorý podnikateľa zapísal a číslo zápisu. Ak podnikateľ na svojich obchodných dokumentoch uvádza výšku základného imania, musí uviesť aj rozsah jeho splatenia.
Náležitosti faktúry podľa zákona o účtovníctve
Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov ustanovuje náležitosti účtovného dokladu. Aby bola faktúra považovaná za účtovný doklad, musí obsahovať údaje ustanovené zákonom o účtovníctve.
Účtovný doklad je preukázateľný účtovný záznam, ktorý musí obsahovať:
- slovné a číselné označenie účtovného dokladu (napr. Faktúra č. 2015001),
- obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov (napr. Fakturujeme Vám za opravu automobilu; uvedené musí byť, kto je dodávateľom a kto je odberateľom – zákazníkom spolu s ich identifikačnými údajmi) ;
- peňažná suma alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva (napr. 2 hod., j. cena 20 eur/hod., suma spolu 40 eur);
- dátum vyhotovenia účtovného dokladu;
- dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia (deň uskutočnenia účtovného prípadu je upravený v opatreniach Ministerstva financií, v tzv. postupoch účtovania v podvojnom alebo v jednoduchom účtovníctve, ide napríklad o deň splnenia dodávky, poskytnutia a prijatia preddavku a pod.);
- podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie (zákon o účtovníctve definuje podpisový záznam ako účtovný záznam, ktorého obsahom je vlastnoručný podpis, alebo obdobný preukázateľný účtovný záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v technickej forme. Na obidve formy podpisového záznamu sa pritom prihliada rovnako a obidve sa môžu použiť na mieste, kde sa vyžaduje vlastnoručný podpis);
- označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva, ak to nevyplýva z programového vybavenia (nevzťahuje sa na účtovnú jednotku účtujúcu v sústave jednoduchého účtovníctva).
Aké povinné náležitosti musí faktúra spĺňať v roku 2020 nájdete v článku Faktúra – vzor a povinné náležitosti v roku 2020.
Ako číslovať faktúry?
Faktúry musia byť označené, očíslované a usporiadané podľa čísel za sebou. Číselné označenie účtovných dokladov si zvolí každá účtovná jednotka podľa svojich potrieb a vlastného rozhodnutia. Číselné označenie účtovného dokladu (číselný rad) si musí zvoliť tak, aby vedela jednoznačne a nespochybniteľne preukázať úplnosť účtovníctva v danom účtovnom období. Podmienka úplnosti je splnená určite vtedy, ak sú faktúry číslované v účtovnom období napríklad ako RRRRCCC, čiže od 2015001 po 2015xxx až do skončenia účtovného obdobia. Podnikateľ sa však môže rozhodnúť aj pre iný číselný rad, napríklad po mesiacoch a pod.
Musí byť na faktúre pečiatka a podpis dodávateľa?
Z náležitostí účtovného dokladu, ktoré sme uviedli, vyplýva, že pečiatka nie je povinnou náležitosťou, a teda na faktúre byť nemusí (ak tak nestanovuje v špecifických prípadoch osobitný predpis). Ak ju podnikateľ chce na faktúre uviesť, samozrejme, môže.
Častou otázkou je, či prijatá faktúra musí obsahovať podpis dodávateľa. K tejto problematike je možné nájsť odpoveď na webovej stránke finančnej správy: Účtovná jednotka nepotrebuje pre účely preukázateľnosti účtovného dokladu požadovať podpisy na faktúre od dodávateľa. Podpisový záznam na účtovnom doklade (teda aj na prijatej faktúre) sa rozumie podpisový záznam osôb v účtovnej jednotke, osôb tej účtovnej jednotky, ktorá o účtovnom prípade účtuje v svojom účtovníctve; ide o overenie vecnej správnosti účtovného prípadu + podpis osoby zodpovednej za správnosť účtovania v súlade s postupmi účtovania v tejto účtovnej jednotke.
Vzor faktúry neplatiteľa DPH si môžete pozrieť tu.
Náležitosti faktúry podľa zákona o dani z pridanej hodnoty (DPH)
Ak je podnikateľ platiteľom dane z pridanej hodnoty (DPH), príp. osobou registrovanou pre DPH (napríklad pre prípad fakturácie služieb do Európskej únie), je povinný pri vystavovaní faktúr rešpektovať tiež ustanovenia zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov. Ten upravuje ďalšie náležitosti, ktoré musí faktúra (ako daňový doklad) obsahovať. Ide napríklad o identifikačné čísla pre daň z pridanej hodnoty (IČ DPH), a to jednak osoby, ktorá faktúru vystavuje a pod ktorým tovar alebo službu dodala, aj odberateľa, ak mu bolo IČ DPH pridelené. V prípade osôb registrovaných pre DPH je podstatnou náležitosťou dátum, keď bol tovar alebo služba dodaná, alebo dátum, keď bola platba prijatá. Uvádza sa tiež množstvo a druh dodaného tovaru alebo rozsah a druh dodanej služby, základ dane pre každú sadzbu dane, jednotková cena bez dane a zľavy a rabaty, ak nie sú obsiahnuté v jednotkovej cene, uplatnená sadzba dane alebo oslobodenie od dane a výška dane spolu v eurách, ktorá sa má zaplatiť. V prípadoch, ktoré stanovuje zákon, je potrebné uvádzať na faktúrach aj jednotné slovné formulácie, napríklad „prenesenie daňovej povinnosti“ alebo „dodanie je oslobodené od dane“.
Dokedy je podnikateľ povinný faktúru vystaviť?
Podľa zákona o účtovníctve je účtovná jednotka povinná vyhotoviť faktúru bez zbytočného odkladu po zistení skutočnosti, ktorá sa ním preukazuje. Z uvedeného vyplýva, že podnikateľ, ktorý nie je platiteľom DPH (postupujúci podľa zákona o účtovníctve) nemá presne stanovenú lehotu, dokedy musí faktúru vystaviť. Účtovný doklad vyhotovený v inom ako štátnom jazyku musí spĺňať podmienku zrozumiteľnosti.
Podľa zákona o DPH je podnikateľ povinný faktúru vystaviť do 15 dní:
- odo dňa dodania tovaru alebo služby,
- odo dňa prijatia platby pred dodaním tovaru alebo služby,
- od konca kalendárneho mesiaca, v ktorom bol dodaný tovar oslobodený od dane podľa § 43 zákona o DPH,
- od konca kalendárneho mesiaca, v ktorom bola dodaná služba alebo prijatá platba pred dodaním služby s miestom dodania v inom členskom štáte,
- od konca kalendárneho mesiaca, v ktorom nastala skutočnosť rozhodná pre vykonanie opravy základu dane (doplnené novelou zákona o DPH 1.1.2014).
Jednou z podstatných náležitostí, ktorá je uvedená v oboch zákonoch (zákon o DPH a zákon o účtovníctve), sú dátumy, a to:
- dátum vyhotovenia faktúry (účtovného dokladu) – ide o deň, kedy podnikateľ faktúru vystavil. Môže byť zhodný s dátumom dodania alebo môže byť táto dodávka uskutočnená skôr;
- dátum dodania (uskutočnenia účtovného prípadu) – v tomto prípade je nevyhnutné rozlišovať, či podnikateľ vystavujúci faktúru je platiteľom alebo neplatiteľom DPH. Ak ide o platiteľa DPH, dátumom dodania sa rozumie deň v súlade so zákonom o DPH (napríklad ide o deň dodania tovaru alebo deň dodania služby). Môže sa uvádzať aj ako dátum zdaniteľného plnenia alebo dátum vzniku daňovej povinnosti. Ak ide o neplatiteľa DPH, za dátum dodania sa považuje dátum uskutočnenia účtovného prípadu. Môže byť zhodný s dátumom dodania ako v prípade platiteľa DPH.
V mnohých prípadoch sa dátum vyhotovenia faktúry a dátum dodania zhodujú. Je však nevyhnutné tieto dva dátumy rozlišovať najmä u platiteľov DPH, pretože od dátumu dodania sa odvíja povinnosť odvodu DPH štátu.
Príklad: Podnikateľ je mesačným platiteľom DPH. Jeho hlavnou podnikateľskou činnosťou je predaj tovaru. Zákazníkovi bol tovar dodaný 20. januára 2015, ale podnikateľ vystavil faktúru až nasledujúci mesiac, a to 2. februára 2015 (do 15 dní). Na faktúre bude uvedený:
- dátum vyhotovenia faktúry: 2. február 2015
- dátum dodania: 20. január 2015
Tento podnikateľ bude faktúru evidovať v poradí podľa dátumu vyhotovenia, teda medzi faktúrami vo februári (podľa vlastného číselného radu), ale povinnosť odvodu DPH sa k tejto faktúre vzťahuje ešte na január.
Splatnosť faktúr
Na faktúre sa obyčajne uvádza aj dátum splatnosti. Maximálnu splatnosť peňažného záväzku upravuje Obchodný zákonník. Zmluvne určená lehota na splnenie peňažného záväzku dlžníka z dodania tovaru alebo poskytnutia služby (medzi podnikateľmi) nesmie presiahnuť 60 dní odo dňa doručenia faktúry alebo inej výzvy veriteľa podobnej povahy, ktorou požaduje splnenie peňažného záväzku, alebo 60 dní odo dňa, keď veriteľ plnil, podľa toho, ktorý z týchto dní nastal neskôr. To neplatí, ak sa strany o dlhšej lehote splatnosti výslovne dohodnú a takáto dohoda nie je v hrubom nepomere k právam a povinnostiam vyplývajúcim zo záväzkového vzťahu pre veriteľa (nesmie byť značne nevýhodná pre veriteľa). Uvedené neplatí, ak osobitný zákon ustanovuje kratšiu lehotu splatnosti.
Číslo účtu v tvare IBAN na faktúrach
Bežne sa tiež na faktúre uvádza forma úhrady, napríklad v hotovosti, dobierkou, bankovým prevodom a pod. Pri uvádzaní čísla účtu na faktúre nezabudnite uviesť toto číslo predovšetkým v tvare IBAN. O povinnosti podnikateľov používať bankové účty v tvare IBAN sa dočítate v tomto článku.
Online aplikácie na vystavovanie faktúr
Online fakturačné aplikácie sú u podnikateľov, ako aj ich účtovníkov čoraz populárnejšie, nakoľko uľahčujú prácu a eliminujú chyby pri vystavovaní faktúr. Prečítajte si článok Porovnanie online (cloudových) fakturačných aplikácií v roku 2015.
