Prístup a disponovanie s elektronickou schránkou: udelenie, úprava a zrušenie oprávnenia

Ako postupovať pri vybavení oprávnenia prístupu k e-schránke, kto a komu ho môže udeliť, čo oprávnená osoba (ne)môže robiť a ako zrušiť či zmeniť rozsah oprávnenia? Praktické info.

Správa elektronickej schránky je administratívnou činnosťou, ktorá môže byť pre  konateľov spoločností či vedúcich úradov časovo náročná alebo problémom napríklad počas čerpania dovolenky. A keďže napr. právnické osoby sú povinné elektronickú schránku na komunikáciu so štátom používať, „ignorovať“ ju nemožno. Preto je vhodné vedieť, ako vybaviť oprávnenie k e-schránke, aby mohla poverená osoba namiesto majiteľa čítať, mazať, nahrávať správy, spravovať priečinky alebo odosielať podania. Postup aj informácie, čo (nie) je umožnené oprávneným osobám a v čom sa oprávnenie líši od splnomocnenia na uskutočňovanie právnych úkonov, približujeme v článku.

Na čo všetko slúži oprávnenie na správu e-schránky?

Existujú dva druhy oprávnenia – čiastočné a úplné. V prípade úplného prístupu môže vybraná osoba narábať so všetkými priečinkami a správami v e-schránke. Taktiež možno určiť, či má táto osoba právo udeľovať oprávnenia k schránke ďalším osobám.

Pokiaľ ide o čiastočné oprávnenie, vtedy je možné prístup obmedziť a viac špecifikovať, napríklad, ku ktorým priečinkom a správam má oprávnená osoba prístup.

V oboch prípadoch má oprávnený človek možnosť prihlásiť sa aj na špecializované portály a pristupovať k službám orgánov verejnej moci alebo odoslať v mene zastupovanej osoby podanie a podobne. Taktiež sú ale isté právomoci, ktoré patria výlučne len majiteľovi elektronickej schránky a nie je možné ich presunúť na iné osoby. Napríklad, ani jeden druh oprávnenia neumožňuje, aby iné osoby aktivovali e-schránku na doručovanie elektronickou žiadosťou.

Taktiež je dôležité nemýliť si splnomocnenie k realizácii právnych úkonov elektronicky a oprávnenie k správe e-schránky. Splnomocnenie sa totiž riadi rovnakými pravidlami ako v listinnom svete a je potrebné ho preukázať. Napríklad, pokiaľ sa podanie podpisuje certifikátom splnomocnenej osoby, je potrebné do prílohy pripojiť elektronické splnomocnenie. Toto pri spravovaní schránky na základe oprávnenia neplatí.

Rozdiely v oprávneniach spravovania elektronickej schránky

Ako oprávniť osobu na správu e-schránky – postup

Existujú dva spôsoby, ako oprávniť vybranú osobu (napríklad asistenta, zamestnanca, priateľa či inú firmu) na správu elektronickej schránky. Buď tak možno urobiť elektronicky, alebo listinne.

Výhodou elektronickej žiadosti o udelenie oprávnenia je okamžité spracovanie, navyše bez finančných nákladov. Postup je v tomto prípade nasledovný:

1. Po prihlásení sa do schránky treba prejsť na „Nastavenia“ a kliknúť na „Oprávnenia osôb“,
2. Následne je potrebné vybrať, či ide o oprávnenie pre fyzickú osobu, alebo pre právnickú.
3. Ak ide o oprávnenie fyzickej osoby, v žiadosti sa vypĺňa meno, priezvisko, rodné číslo. Nevypĺňa sa typ a číslo autentifikátora.
4. Ďalej treba zvoliť o aký druh prístupu do elektronickej schránky pôjde – či úplný, alebo čiastočný.
5. Taktiež treba zadať platnosť oprávnenia od – do.
6. Majiteľ e-schránky zvolí, či chce, aby oprávnená osoba mohla oprávnenie postúpiť ďalšej osobe.
7. Následne treba kliknúť na „Odoslať“ a potvrdiť žiadosť zadaním BOK kódu a kliknutím na „Ďalej“.
8. Ak je žiadosť úspešne odoslaná, zobrazí sa o tom informácia.

Prečítajte si tiež

Zabudnutý alebo zablokovaný BOK/KEP kód: čo robiť?

Prístup je udelený bezodkladne, no ako upozorňuje Alžbeta Horvátová, vedúca Odboru informačného obsahu ÚPVS, musia byť zadané všetky údaje správne (najmä meno, priezvisko, rodné číslo/IČO). Vtedy je do prijatých správ v e-schránke obom stranám doručená správa o udelení oprávnenia. „Pri vytvorení zastupovania sa vytvorí jedinečné ID číslo zastupovania. Oprávnená osoba sa dostane do elektronickej schránky, do ktorej jej bol udelený prístup. Nie sú jej zaslané žiadne prihlasovacie údaje ani heslo, nakoľko sa prihlasuje prostredníctvom svojho občianskeho preukazu a zadaním svojho BOK kódu,“ vysvetľuje A. Horvátová a dodáva, že v prípade cudzincov je možné prihlásiť sa dokladom o pobyte alebo alternatívnym autentifikátorom. „Po úspešnom prihlásení sa používateľovi zobrazí stránka s možnosťou výberu subjektu pre zastupovanie.“

Čo sa týka majiteľa e-schránky, všetky udelené oprávnenia si môže skontrolovať v nastaveniach v časti „Oprávnenia osôb“. Každé udelené oprávnenie je možné upraviť alebo odstrániť.

V prípade listinnej žiadosti je postup nasledovný:

1. Vyplniť žiadosť – tlačivo je možné nájsť v časti „Tlačivá“ na stránke Ministerstva investícií regionálneho rozvoja a informatizácie SR.
2. Podpis na žiadosti treba úradne overiť a následne ju doručiť na adresu uvedenú v tlačive.

Nevýhodou sú tak výdavky na úradné overenie, vytlačenie a zaslanie žiadosti, no v neposlednom rade treba počítať s dlhším spracovaním a udelením oprávnenia.

Ako upraviť oprávnenie správy e-schránky?

Udelené oprávnenie možno kedykoľvek zmeniť, či už z úplného na čiastočný prístup, alebo naopak. Môže tak urobiť majiteľ schránky (fyzická osoba, fyzická osoba – podnikateľ alebo štatutár právnickej osoby) alebo oprávnená osoba, ktorá udelila oprávnenie ďalšej osobe.

1. Úpravy možno robiť po prihlásení sa na portál v časti „Profil“, ktorý je v prihlasovacom paneli.
2. V Časti „Zobrazenie zastupovania“ je možné nájsť celý zoznam osôb, ktoré sú oprávnené majiteľa schránky zastupovať.
3. Ak má oprávnená osoba udelené čiastočné alebo úplné oprávnenie, je v tabuľke pri jej mene možnosť „Upraviť“.
4. Po kliknutí na tento pojem sa zobrazí formulár na zmenu zastupovania (identifikátor zastupovania je už automaticky predvyplnený).
5. V žiadosti sa upraví požadované a stlačí „Odoslať“.
6. Následne sa zobrazí informácia o úspešnom odoslaní formulára a túto žiadosť možno nájsť uloženú v e-schránke v odoslaných správach.
7. O úspešnom výsledku zmeny bude do správ zaslané potvrdenie, ktoré rovnako príde do e-schránky poverenej osoby, ktorej sa zmena týka.

Ako zrušiť oprávnenie správy e-schránky?

Ak sa majiteľ e-schránky rozhodne oprávnenie zrušiť, môže tak urobiť elektronicky alebo listinne. Pokiaľ sa rozhodne pre online zrušenie oprávnenia, stačí namiesto „Upraviť“ kliknúť na políčko „Odstrániť“ pri mene oprávnenej osoby. Odoslať treba zobrazený formulár „Zrušenie oprávnenia na zastupovanie subjektu“, pričom odoslanie treba potvrdiť zadaním BOK kódu a kliknutím na „Ďalej“. Po úspešnom odoslaní žiadosti sa zobrazí oznámenie a opäť je o tom doručená správa potvrdzujúca zneplatnenie zastupovania. Hovorkyňa odboru dodáva, že pri elektronickom zrušení je žiadosť vybavená bezodkladne.

Upozornenie: Ak ide o zrušenie prístupu oprávnenej osoby v prípade e-schránky, ktorej majiteľom je právnická osoba, môže tak urobiť iba štatutár danej firmy. Oprávnená osoba vie zrušiť oprávnenej iba takej osobe, ktorej ho skôr sama udelila. Štatutár úradu alebo inštitúcie pri udeľovaní prístupu zamestnancom určuje aj role, pričom jednou z nich môže byť „Rušenie oprávnení“. V takom prípade môže takýto zamestnanec zrušiť oprávnenie každému ďalšiemu zamestnancovi s oprávnením, bez rozdielu, či mu prístup umožnil on sám, alebo nie.

Ako pre Podnikajte.sk uviedla A. Horvátová, prístup je neskôr možné opäť udeliť aj osobe, ktorej bol predtým zrušený.

Všetky návody, ktoré sa týkajú informácií o tejto funkcionalite je možné nájsť na stránke slovensko.sk.