Ako riešia predikciu zásob potravinové e-shopy alebo obchodníci, ktorí produkty sami vyrábajú? Na čo myslieť pri skladovaní a preprave tovaru, ktorý má špecifické vlastnosti?
Ak sa niekto rozhodne založiť si e-shop, musí brať do úvahy (okrem iného) charakter tovaru, ktorý plánuje ponúkať na predaj. Nie je jedno, či ide o nepotravinový alebo potravinový tovar (vtedy zasa záleží na tom, či ide o trvanlivé, alebo čerstvé výrobky), ale tiež veľa závisí od toho, či výrobky nemajú nezvyčajný tvar, veľkosť alebo váhu – všetky tieto faktory totiž ovplyvňujú plánovanie zásob, spôsob skladovania a prepravy. Ako funguje skladové hospodárstvo v prípade e-shopov s potravinovým a nepotravinovým (ale istým spôsobom špecifickým) tovarom, prezradili podnikatelia na základe vlastných skúseností.
Riadenie zásob v potravinovom e-shope – rolu hrá sezónnosť aj počet nových zákazníkov
Čerstvosť a kvalita potravín sú asi najžiadanejšie vlastnosti, ktoré zákazníci od tovaru tohto druhu očakávajú a do úvahy to musia brať aj potravinové e-shopy. Pokiaľ ide o netrvanlivé potraviny, ako ovocie či zelenina, je veľmi dôležité vedieť predikovať množstvo tovaru, ktoré je potrebné naskladniť. Obchodník sa tak vyhne „ležiakom“ na sklade, ktoré by mohli pri nesprávnom naplánovaní skladových zásob napokon skončiť v komposte. Podobný problém rieši e-shop s farmárskymi potravinami Farmove.sk. „Na trhu pôsobí naša firma už skoro 10 rokov. Za ten čas sme odpozorovali isté trendy počas roka, kedy sú určité položky z tovarov v sezóne,“ uvádza marketing manager značky Farmove Karolína Bobríková a ďalej vysvetľuje: „Napríklad v lete je dopyt po ovocí na zaváranie, a ten vždy vieme odhadnúť podľa predchádzajúceho roka, pričom čísla upravíme o to, ako medziročne sezónne rastú počty nových zákazníkov. Tovar však objednávame takmer presne podľa už vytvorených objednávok našich zákazníkov, preto nepotrebujeme extra presné predikcie na to, aby sme hospodárili ekonomicky a zároveň čo najviac ekologicky a udržateľne.“
Okrem poznania množstva a charakteru objednávok pomáha vyhnúť sa nepredajným zásobám často využívaná metóda na vyskladnenie tovaru FIFO (first in – first out). K. Bobríková uvádza, že tento spôsob využívajú najmä pri výrobkoch, ktoré nie sú rýchloobrátkové, teda napríklad trvanlivé potraviny. A pokiaľ im už predsa len pár produktov na sklade zostane dlhší čas a ich dátum spotreby alebo minimálnej trvanlivosti sa blíži, znížia jeho cenu a preradia ho do sekcie „Zľavy“ alebo takéto výrobky ponúknu za zvýhodnenú cenu obchodným partnerom.
Pomôcť s plánovaním zásob môže informačný systém
Úlohou riadenia zásob je disponovať tovarom v takej výške, aby bol zabezpečený plynulý priebeh predaja, vyskladnenia aj dodania, preto patrí medzi základné ukazovatele skladovacieho procesu. Dôležitosť mu prikladajú aj v potravinovom e-shope Lunys, kde na optimalizáciu výšky zásob používajú údaje o maximálnej, priemernej a minimálnej alebo poistnej zásobe. Renata Karašová, marketing specialist obchodu Lunys, uvádza, že do úvahy pri plánovaní zásob berú aj veľkosť skladových priestorov v jednotlivých teplotných úrovniach, no tiež aktuálnu situáciu na trhu, sezónnosť jednotlivých potravín a pod.
Pri objednávaní tovaru si v e-shope Lunys dávajú pozor na to, aby bol zabezpečený v optimálnej rezerve, ktorá nezaťažuje ich skladovú logistiku, no zároveň zbytočne „nepredražuje“ nakupovaný tovar v dôsledku príliš malého objemu objednávky. Pri nákupe ovocia a zeleniny je predikcia zložitejšia, no obchodníkom pomáhajú viaceré nástroje dostupné v rámci interného softvéru. „Základom sú nákupcovia, ich skúsenosti, vedomosti, profesionalita a poznanie trhu, no aj tak na čo najefektívnejšie určenie množstva alebo druhu sortimentu musia využiť rôzne formy štatistík a získaných dát, ktoré im pomáhajú,“ vysvetľuje R. Karašová.
Aby bol celý proces zabezpečovania zásob čo najrýchlejší, snažia sa získavanie štatistík a dát automatizovať – preto majú vytvorený vlastný modul v informačnom systéme, ktorý im buď automaticky vytvára, alebo pripraví odporúčanú objednávku, ktorú následne nákupca skontroluje, prípadne upraví / doplní. „Systém berie do úvahy všetky dostupné dáta (napr. predaj – posledný, priemerný, za určité obdobie, sezónnosť...), z ktorých následne „vypočíta“ a určí, čo a v akom množstve sa má v aktuálny čas objednať. No trh je nevyspytateľný a „živý“, a nie všetko sa dá naprogramovať a určiť, takže takýto modul a aj dostupné technológie využívame len ako podklad alebo pomôcku, pre našich nákupcov, pre ich prácu.“
Predikovanie zásob v e-shope s vlastnými šťavami
Odlišný prístup k predikovaniu skladových zásob majú vo firme Lykke, ktorá vyrába za studena lisované šťavy. Ako uviedol CEO spoločnosti Michal Neuschl, keďže ide o ich vlastnú výrobu, musia neustále pracovať s dátami a kampaňami a predaje dokážu do určitej miery predikovať na základe marketingových spendov (výdavky na reklamu) a dát z minulých rokov. „Doba e-commercová je však nepredvídateľná, každým dňom sa učíme a zlepšujeme. Lykke vyrábame v menších várkach 3-krát do týždňa, aby sme zaručili čerstvosť a 100 % kvalitu. V prípade väčších objednávok pre firmy vyrábame Lykke na dopyt,“ vysvetľuje M. Neuschl. Je to podľa neho mravčia práca a celý zásobovací reťazec čerstvých surovín je komplikovaná veda. Bolo by oveľa jednoduchšie produkt zakonzervovať. Zvolili si však ťažšiu, no kvalitnejšiu cestu čerstvého produktu.
Riadenie zásob v nepotravinovom e-shope so špecifickým tovarom
Keď ide o nepotravinový tovar, môže sa zdať, že prevádzkovatelia e-shopov majú menej starostí. Aj tu si ale riadenie zásob vyžaduje svoj systém. Mať totiž „uložené“ peniaze v zbytočne veľkom množstve nakúpených / vyrobených produktov alebo, naopak, nemať dostatok zásob a spomaľovať tak vybavenie objednávky zákazníkov, nie je žiadna „výhra“.
Napríklad vo firme Tuli.sk, ktorá vyrába originálne sedacie vaky, je jedným z podstatných ukazovateľov v skladovom hospodárstve úbytok výrobného materiálu pri vyrobených produktoch. Evidujú ho cez normy spotreby. „Z hotových výrobkov a tovaru evidujeme hlavne aktuálne počty kusov skladom. Snažíme sa modelovať budúcu skladbu predaja a na základe toho určujeme množstvo budúcich zásob z jednotlivých produktov, ktoré plánujeme mať v tom-ktorom období na sklade. Vieme však fungovať aj v režime „just-in-time“ - ak príde objednávka, tak ju vieme v priebehu pár dní kompletne vyrobiť a vyexpedovať,“ opisuje CEO spoločnosti Martin Guttman. Podnikateľ zároveň uvádza, že predajnú predikciu tvoria na základe modelu postaveného na historických dátach a dopĺňajú ho o odhady predaja noviniek a o plánované produktové kampane.
Alza zasa patrí medzi e-shopy so skutočne rôznorodou ponukou
– zákazníci nájdu aj také produkty, ako sú bombičky na výrobu šľahačky či sódy
či hasiace prístroje. Ide o tovar, ktorý si vyžaduje špeciálny spôsob
skladovania, preto treba byť pri plánovaní zásob o to viac obozretný.
Eva Gerincová, technička BOZP a požiarnej ochrany, za e-shop uvádza: „Množstvo
zásob sa odvíja od typov tovarov, medziročného porovnania predajov, sezóny
aj preferencií zákazníkov, aby sme mali dostatočný počet produktov skladom
a zároveň aby nedochádzalo k nežiadúcemu hromadeniu nepredaných
výrobkov. Z dát napríklad vyplýva, že pri hasiacich prístrojoch je
medzi našimi zákazníkmi väčší záujem o tie s revíznou správou, ktoré
sú vyžadované pre kolaudáciu novo postavených domov. Rovnako tak vieme, že
ľahko vyššia predajnosť býva pred začiatkom vykurovacej sezóny, po zvyšok roka
je potom takmer konštantná.“
Spôsob skladovania potravinových produktov a špecifického tovaru
Na predikciu zásob úzko nadväzuje spôsob ich skladovania. Sklady by mali byť nielen prispôsobené tak, aby bolo možné rýchlo vybaviť objednávky, no musia zodpovedať taktiež istým požiadavkám v závislosti od typu ponúkaného tovaru. Svoje špecifiká si, pochopiteľne, vyžadujú potravinové tovary. K. Bobríková z Farmove opisuje, že sklad potravín majú rozdelený podľa legislatívy na oddelenie tzv. suchého skladu a chladených sekcií – zvlášť pre mäso, iný chladený tovar a zvlášť pre zeleninu / ovocie. „Takto sme schopní zabezpečiť optimálnu vlhkosť a teplotu pre všetky druhy tovarov,“ vysvetľuje.
So skladovaním v chlade pracujú aj vo firme Lykke, nakoľko šťavy vyrábajú z čerstvých surovín. „Hygienické štandardy musia byť na extrémne vysokej úrovni. Doba medzi lisovaním a fľaškovaním musí byť čo najkratšia, aby nedochádzalo k oxidácii šťavy,“ vysvetľuje M. Neuschl. Následne sú ich nápoje uschovávané v chladničkách a snažia sa o čo najrýchlejší predaj.
Pokiaľ ide o skladovanie takých špecifických tovarov, ako sú hasiace prístroje či bombičky s CO2, dodržiavať treba viacero zásad. E. Gerincová z Alzy ich opisuje nasledovne: „Nakoľko ide o kovové tlakové nádoby obsahujúce plyn, dodržiavame všetky zásady skladovania, ktoré sú stanovené samotnými výrobcami či dodávateľmi a legislatívou.“ Tovar tohto typu je podľa odborníčky nutné napríklad skladovať mimo dosah slnečného svetla a zdrojov tepla. Zároveň je potrebné zaistiť nádoby proti prevrhnutiu a uskladniť ich v suchom prostredí s teplotami do 30 °C, aby nedochádzalo ku korózii. „Všetky poškodené tlakové nádoby musia byť vyradené z používania. Plné a prázdne tlakové fľaše je potrebné skladovať samostatne, ich sklad musí byť riadne označený,“ vysvetľuje E. Gerincová a dodáva, že sklady majú byť samostatne zastrešené objekty bez podkrovných a pivničných priestorov.
Spôsob prepravy potravinových produktov a špecifického tovaru
Rýchle a kvalitné vybavenie objednávky, ktoré nebude zakončené vrátením tovaru alebo jeho reklamácie z dôvodu poškodenia, závisí aj od spôsobu, akým sú výrobky zákazníkom doručené. Prevádzkovatelia e-shopov si môžu vybrať z rôznych druhov prepravy, ohľad pritom treba brať (okrem iného) opäť na druh tovaru. Vo Farmove používajú vlastné špeciálne chladiarenské autá, vďaka čomu je tovar po vyskladnení stále v ideálnych podmienkach až po finálne doručenie k zákazníkovi. Spolupracujú však aj s externou kuriérskou službou, kde podľa K. Bobríkovej hrala rolu najmä kvalita služieb – teda rýchlosť doručenia aj starostlivosť o objednávku (opatrné zaobchádzanie a prístup kuriérov). „Keďže sú zásielky častokrát veľmi ťažké (nad 5 a pokojne aj nad 10 kg), hrá rolu aj cena tejto služby.“
Váha je pri stanovení ceny za prepravu v prípade kuriérskych služieb veľmi podstatná. No dôležité sú aj rozmery tovarov. To môže byť pri takých atypických výrobkoch, ako sú Tuli vaky, mierne problematické – ide totiž o ľahké, no objemné balíky. „Preto spolupracujeme s kuriérmi, ktorí sú schopní upustiť od tvrdých volumetrických cenníkov a sú nám schopní ponúknuť individuálny cenník postavený na váhe zásielok,“ uvádza M. Guttman.
Čo sa týka tlakových nádob, napríklad so stlačeným plynom, tie majú podľa odborníčky na BOZP a PO z e-shopu Alza presne stanovené podmienky prepravy v karte bezpečnostných údajov od výrobcov alebo dodávateľov – môžu sa však líšiť. Čo je ale jednou zo zásad, je zabezpečenie nádoby proti prevrhnutiu, mechanickému poškodeniu a zaistiť prevoz v teplotách stanovených výrobcami. V Alze prepravu takýchto tovarov riešia využitím externých prepravcov alebo vlastnými vozidlami.
Skladové hospodárstvo - súhrn
V e-shopoch, ktoré ponúkajú potravinový sortiment (od iných dodávateľov alebo vyrábajú vlastné produkty), ale aj v takých, ktoré ponúkajú nepotravinový, no istým spôsobom špecifický tovar, zohrávajú pri predikcii zásob rolu napríklad nasledovné ukazovatele:
- sezónnosť tovaru,
- poznanie trhu a požiadaviek zákazníkov,
- počet nových zákazníkov za uplynulé obdobia,
- charakter a počet objednávok za isté obdobie,
- náklady minuté na reklamu a údaje z kampaní,
- veľkosť skladu a ďalšie jeho vlastnosti.
Pri spôsobe skladovania treba spĺňať nariadenia výrobcov či dodávateľov alebo legislatívne náležitosti – napr. sklad potravín musí byť rozdelený na oddelenie tzv. suchého skladu a chladených sekcií – zvlášť pre mäso, iný chladený tovar a zvlášť pre zeleninu / ovocie. Tlakové nádoby zasa treba skladovať mimo dosah slnečného svetla a zdrojov tepla, zaistiť ich proti prevrhnutiu, uskladniť ich v suchom prostredí s teplotami do 30 °C atď.
Na záver sú produkty zasielané zákazníkom a aj pri preprave treba zvažovať viacero vecí. Ak majú byť potravinové výrobky čerstvé počas celej cesty až po doručenie, je možné využiť chladiarenské vozidlá a pri kuriérskych službách vyberať také, ktoré vedia tovar prepraviť rýchlo a bez poškodenia. Niekedy je vhodné vyberať takú prepravnú spoločnosť, ktorá je ochotná poskytnúť individuálne podmienky – napríklad cenník na mieru pri objemných, no ľahkých tovaroch.
