Ako používať podnikové KPI

Čo sú to podnikové KPI, prečo sú potrebné pre riadenie firmy a užitočné tipy, ako ich správne vybrať a nastaviť.

Chcete vedieť, ako je na tom vaša firma a aké má vyhliadky do budúcnosti, ale nemáte dostatok potrebných informácií? Klesá vám ziskovosť a neviete s určitosťou povedať, či je problém v slabom predaji, silnej konkurencii alebo neefektívnej prevádzke? Možno je načase zamyslieť sa nad tým, ako sledujete výkonnosť vašej firmy.

Firemné KPI a ich význam

KPI je skratka z anglického spojenia „key performance indicator“ t. j. kľúčový ukazovateľ výkonnosti. Ako napovedá názov, podnikové KPI nie je nič iné ako ukazovateľ, ktorý meria výkonnosť určitej podnikovej činnosti alebo oblasti. Podobne, ako podľa tachometra a ostatných ukazovateľov na palubnej doske vášho auta viete okamžite zistiť, či je pri jazde všetko v poriadku, tak vám aj dobre zvolená kombinácia KPI umožní efektívne riadiť firmu: nielenže budete mať k dispozícii informácie o tom, ako sa vašej firme darí, ale budete schopní včas identifikovať vznikajúce problémy, prijímať korektívne opatrenia a vidieť aspoň kúsok do budúcnosti.

Pomocou KPI môžete sledovať nielen finančné výsledky firmy, ale aj výkonnosť vo všetkých ostatných dôležitých oblastiach, ako sú predaj, marketing, výroba, zákazníci, dodávatelia alebo zamestnanci. KPI sa tiež odlišujú v závislosti od rôznych odvetví a od povahy činnosti (výroba / obchod / služby / logistika...). Ukazovateľe výkonnosti môžu mať rôznu formu: absolútne číslo (napr. dosiahnuté tržby v €), relatívny údaj (% rast tržieb), pomer (počet vyrobených kusov za deň), poradie alebo rating (spokojnosť zákazníka). Uveďme niekoľko príkladov. 

Príklady podnikových KPI

Dobre nastavené KPI vhodne dopĺňajú pravidelné finančné reporty, ktoré manažment dostáva na stôl, podnecujú správne a včasné rozhodnutia a poskytujú tak dôležité informácie pre aktívne riadenie firmy:

• ako sa darilo firme v kľúčových oblastiach,
• aké má vyhliadky do budúcnosti a či sa blíži k stanoveným cieľom,
• v ktorej oblasti vznikajú problémy, ktoré treba riešiť.

KPI sú súčasne dôležitým nástrojom slúžiacim na motiváciu, hodnotenie a odmeňovanie zamestnancov na všetkých úrovniach.

Ako vybrať správne KPI

Podobne, ako organizačná štruktúra firmy, aj KPI majú svoju hierarchiu a v podstate odrážajú ciele firmy a jej jednotlivých častí.

Hlavné KPI podniku sledujú (merajú) základné celofiremné ciele. Keďže väčšina obchodných spoločností funguje s cieľom maximalizácie svojej hodnoty a zisku, tak týmito cieľmi bývajú najčastejšie predaj resp. rast predaja, a samozrejme zisk v takej alebo onakej podobe (v absolútnej hodnote, % nárast, marža, návratnosť investície...). Napríklad hlavným ukazovateľom, podľa ktorého sa posudzuje úspešnosť automobiliek, je počet celosvetovo predaných vozidiel.

Tieto hlavné ciele sa následne kaskádovito rozdeľujú na čiastkové ciele pre jednotlivé oblasti (predaj, výroba, zákazníci, ľudské zdroje, apod.), segmenty (divízie, trhy, značky..) či prevádzkové jednotky (výrobné závody, predajne, a pod.), ktoré sa musia pretaviť do relevantných KPI sledovaných príslušnou úrovňou manažmentu, ktorý za ne zodpovedá.  

Každé KPI tak musí byť zreteľne prepojené na konkrétny cieľ v tej ktorej oblasti. Ak je cieľom výrobného úseku minimalizovať náklady na jeden výrobok a zabezpečiť plné pokrytie objednávok, tak KPI musia sledovať napĺňanie práve týchto cieľov. Ak má realizačné oddelenie ako hlavné ciele dodať projekty v požadovanej kvalite a čase a s určeným nákladovým rozpočtom, KPI sledujú tieto parametre.

Dbajte na to, aby bol každý jeden ukazovateľ prepojený na dosahovanie celofiremných cieľov a tvorbu zisku, aj keď nepriamo, t. j. položte si otázku, ako ten či onen ukazovateľ prispieva k ich napĺňaniu.

Okrem toho, že KPI treba prispôsobiť odvetviu a typu činnosti vašej firmy, musia sa v prvom rade odvíjať od stratégie firmy.

Prepojenie ukazovateľov výkonnosti na stratégiu firmy

Stratégia hociktorých dvoch firiem, akokoľvek podobných, sa môže výrazne odlišovať, a tomu treba prispôsobiť výber KPI. Predstavte si Nike vs Puma, Orange vs Telekom, alebo Tesco vs Lidl.

Ukážme si to na zjednodušenom príklade: dve rôzne firmy majú v business pláne rovnaký cieľ– zvýšiť svoj ročný prevádzkový zisk počas nasledujúcich dvoch rokov na 100 000 Eur. Firma A ho chce dosiahnuť tým, že navýši svoj obrat otvorením nových prevádzok, firma B naopak tým, že pri miernom raste tržieb zefektívni svoje prevádzky a logistiku a výrazne zníži náklady. Ako by sa mali odlišovať ich KPI?

Kým firma A bude popri svojom doterajšom biznise sledovať najmä realizáciu plánu otvárania nových prevádzok a nábeh ich tržieb, firma B bude sledovať harmonogram realizácie úsporných opatrení a dosiahnuté úspory. Ich KPI môžu vyzerať nasledovne:

KPI treba niekedy prispôsobiť situácii, v ktorej sa firma nachádza. Napríklad startupy a mladé firmy budú prioritne sledovať špecifické ukazovatele, ako napr. počet aktívnych zákazníkov, objednávky, cash flow či churn rate. Firmy, ktoré sú v kritickej situácii alebo prechádzajú reštrukturalizáciou, budú v prvom rade sledovať svoj cash flow a to, do akej miery sú schopné dodržiavať reštrukturalizačný plán.

Ďalej uvádzame niekoľko užitočných pravidiel, ako vybrať, nastaviť a sledovať podnikové KPI.

Sledujte to, čo je pre vás dôležité

KPI je potrebné stanoviť pre každú oblasť alebo činnosť, ktorá je dôležitá pre dosiahnutie vašich podnikových cieľov. Napríklad firma, ktorá poskytuje poradenské služby a jej hlavným aktívom generujúcim hodnotu sú kvalifikovaní zamestnanci, bude sledovať čas zamestnancov strávený na platených zákazkách („employee utilisation“) a ukazovatele týkajúce sa osobného rozvoja a spokojnosti svojich ľudí.  Prepravná firma bude zase primárne sledovať vyťaženosť svojich dopravných prostriedkov a náklady na tonokilometer.

Nezameriavajte sa iba na finančné ukazovatele (KPI)

Neriaďte firmu iba podľa zisku, ale aj podľa iných faktorov, ktoré naň majú kľúčový dopad. Rýchlejšie tak zistíte, v ktorej oblasti vznikajú problémy. Sledujete ukazovatele:

• ktoré merajú výkonnosť vašich prevádzkových aktív (produktivita, obrátka zásob, využitie kapacít a pod.),
• trhové ukazovatele, ktoré sledujú dopyt (vážené obchodné príležitosti, počet stálych zákazníkov, rast trhu, trhový podiel apod.)
• ukazovatele zamerané na spokojnosť a rozvoj zamestnancov (miera fluktuácie, odmeňovanie v porovnaní s trhom, školenia, spokojnosť a pod.)

KPI prepájajte s externými informáciami a benchmarkami

Ak máte možnosť prepojiť KPI s externým trhovým prostredím, urobte to. Nesledujte napríklad iba rast tržieb vašej firmy, ale porovnávajte ho s rastom celého trhu a konkurencie alebo sledujte trhový podiel, ak sa dajú tieto štatistiky získať.  Podobne môžete porovnávať vašu ziskovosť so ziskovosťou odvetvia doma a v okolitých krajinách, rast predajných cien s infláciou, rast osobných nákladov s rastom miezd v ekonomike, rast nákladov s rastom cien komodít na trhu, alebo ukazovatele produktivity porovnávať s benchmarkami v odvetví.

Používajte KPI orientované do budúcnosti

Snažte sa sledovať nielen ukazovatele popisujúce historickú výkonnosť, ale aj ukazovatele, ktoré vám poskytnú lepší výhľad o budúcom vývoji. Napríklad údaje o dosiahnutých predajoch doplňte o informácie o rozpracovaných obchodných príležitostiach alebo zazmluvnených zákazkách. Podobne môžete používať štatistické ukazovatele a prognózy, ako napr. index podnikateľskej nálady alebo spotrebiteľské indexy. Ak vaše ceny vstupov s odstupom niekoľkých mesiacov nasledujú ceny komodít na burze, sledujte burzové informácie. Ak je vaše odvetvie naviazané na nemecký priemysel, sledujte štatistické ukazovatele nemeckého priemyslu.

Flexibilne prispôsobujte KPI potrebám firmy

Prispôsobujte svoje KPI potrebám riadenia firmy, zavádzajte nové a eliminujte nepotrebné ukazovatele. Ak napríklad zistíte, že trvá večnosť, kým sa u vás vystavia odberateľské faktúry, zaveďte KPI, ktoré bude sledovať čas medzi dodaním a vystavením faktúr. Ak potrebujete zaviesť poriadok do nákupného procesu, nastavte ako KPI sledovanie včasného vystavenia nákupných objednávok. Takéto ukazovatele môžu byť sledované dočasne, napr. iba niekoľko mesiacov, kým nevyriešite vzniknutý problém.

Radšej menej ako viac

Nedovoľte, aby ste pre stromy nevideli les. Namiesto záplavy informácií používajte radšej menej ale starostlivo vybraných KPI, ktoré budete aktívne používať pri riadení firmy. Ak jeden a ten istý problém meriate viacerými ukazovateľmi, začnete sa v nich strácať a nebudete vedieť, ktorý na čo použiť. Ak ste niektoré KPI viac ako rok nepoužili pri rozhodovaní, prestaňte ho sledovať. 

Určite zodpovednú osobu a previažte ukazovatele výkonnosti s odmeňovaním

Každé KPI musí mať svojho konkrétneho „vlastníka“ – zamestnanca, ktorý je zodpovedný za jeho plnenie a ktorého odmeňovanie je naň aspoň čiastočne previazané, a ktorý má zároveň možnosť ovplyvniť jeho vývoj. Napr. za plnenie KPI vo výrobe zodpovedá výrobný riaditeľ, a za plnenie KPI v predaji produktový manažér.  

KPI musia motivovať a odrážať realitu

Aj keď riadenie ľudských zdrojov nie je predmetom tohto článku, je potrebné zdôrazniť, že správne nastavené ciele (a KPI, ktoré ich merajú) majú pozitívny motivačný účinok na zamestnancov, kdežto ľahko dosiahnuteľné alebo naopak nerealistické ciele sú kontraproduktívne. Zamestnanci musia byť zodpovední iba za tie ukazovatele, ktoré môžu sami ovplyvniť.  

V tomto kontexte oceníte výhody ukazovateľov, ktoré sú podložené externými trhovými informáciami. Napr. nastavenie cieľového rastu predaja mierne nad úroveň rastu celkového trhu je objektívne akceptovateľným cieľom, podobne akékoľvek iné ukazovatele zodpovedajúce trhovým benchmarkom vo vašom odvetví budú oveľa akceptovateľnejšie ako cieľ stanovený manažmentom od stola, ktorý nezohľadňuje trhovú realitu.

3 x komunikujte

Vysvetlite zamestnancom, prečo je daný ukazovateľ pre firmu dôležitý, ako je vypočítaný a aké sú kritériá pre jeho dosiahnutie. Ľudia často krát nechápu, čo a prečo sa od nich požaduje. KPI a jeho výpočet musí byť jasný a zrozumiteľný zamestnancom, ktorí sú zodpovední za jeho plnenie, musí byť transparentný, objektívny a musí poskytovať informáciu, či resp. do akej miery boli ciele dosiahnuté. 

Nepodceňte zber údajov

Pri výbere KPI treba brať ohľad na to, či ste schopní získať údaje potrebné na ich vyhodnocovanie, resp. s akou námahou. Zistiť počet predaných výrobkov môže byť hračka, ale sledovať náklady na získanie nového zákazníka alebo priemernú maržu na zákazku už také jednoduché byť nemusí. Platí však pravidlo, že firma musí zabezpečiť sledovanie a vyhodnocovanie tých ukazovateľov, ktoré sú kľúčové pre jej fungovanie.

Pri stanovovaní hodnoty KPI používajte rozpätia

Okrem cieľovej hodnoty ukazovateľa (napr. doba obratu pohľadávok 45 dní) si stanovte akceptovateľné rozpätie, v ktorom sa hodnota môže hýbať bez toho, aby bolo potrebné prijímať korektívne opatrenia (napr. rozpätie 40 – 50 dní). Ak sa budú ukazovatele hýbať v určených rozpätiach, nebude potrebné nič vysvetľovať ani nič riešiť, čím ušetríte čas a námahu.