Nezaplatené faktúry od odberateľov - ako sa im vyhnúť?

Čakáte na úhradu a peniaze stále nechodia? Aké sú príčiny neplatenia a ako sa s nimi vysporiadať? Prinášame niekoľko praktických rád.

Likvidita a cash-flow sú kľúčové pre prežitie malých firiem a podnikateľov, preto je v podnikaní dôležité získať peniaze od odberateľov v čo najkratšom čase. Platí to vždy a v krízových časoch obzvlášť. Kým v malých firmách je úhrada faktúr zvyčajne na rozhodnutí majiteľa, v tých väčších je proces schvaľovania komplikovanejší. Neskoré úhrady faktúr často nie sú dôsledkom nedostatku peňazí, ale okolností, ktorým možno predchádzať. Niekedy si neskoré úhrady zapríčiňujú dodávatelia sami svojou nedôslednosťou.

Ak chcete neskorému plateniu faktúr predísť, je v prvom rade užitočné získať informácie a pochopiť dôvody, pre ktoré odberatelia s platbami meškajú a im prispôsobiť ďalšie kroky. Dôvody neplatenia môžeme zhrnúť do niekoľkých kategórií:

1. Faktúra nie je u odberateľa schválená a pripravená na úhradu.
2. Faktúra je schválená a čaká na rozhodnutie o jej zaplatení.
3. Odberateľ má dočasný alebo trvalý nedostatok financií na úhradu.

Faktúra nie je u odberateľa schválená a pripravená na úhradu

Odberatelia dávajú faktúry na úhradu až potom, ako prejdú schvaľovacím procesom. V tejto fáze vzniká často niekoľko problémov, ktorým je možné predísť. Ak pochopíte, ako funguje proces schvaľovania u vášho odberateľa, urobíte dôležitý krok k zrýchleniu úhrad vašich faktúr.

Vo väčších firmách prebieha proces schvaľovania s rôznymi obmenami nasledovne:

Počas tohto procesu nastávajú niektoré typické situácie, ktoré spôsobujú často aj niekoľkotýždňové meškanie úhrady:

1. Faktúra sa niekde stratila.
2. Faktúra prišla neskoro.
3. Faktúra má chyby, ktoré spôsobia jej zamietnutie alebo zdržanie.
4. Faktúra zostala „visieť“ v schvaľovacom procese.
5. Problém s dodávkou, reklamácia.

Faktúra nie je zaplatená, lebo sa u odberateľa stratila

Faktúra nebude zaplatená, ak ju do ruky nedostane správna osoba a ak nebude riadne zaevidovaná. K zablúdeniu (papierovej) faktúry dochádza napríklad vtedy, ak ju osoba, ktorej ste ju odovzdali, zabudne doniesť do učtárne alebo zostane niekde na jej stole a ekonomické oddelenie nemá informáciu, že ju treba uhradiť.

Odporúčania:

• Vopred zistite a vždy používajte oficiálny kanál, ktorý odberateľ určil na doručovanie faktúr. Môže to byť adresa oddelenia, ktoré spracúva faktúry, sekretariát alebo e-mailová adresa určená výhradne na zasielanie dodávateľských faktúr.
• Ak používate papierové faktúry, nedávajte ich do ruky osobe, ktorá môže faktúru stratiť (príp. jej dajte len kópiu). Napríklad ak ste dodali tovar alebo službu niekde vo výrobnej prevádzke väčšieho podniku, faktúru nedávajte osobe, ktorá od vás dodávku preberá, ale pošlite faktúru oficiálnou cestou.
• Odložte si doklad o doručení od poštovej alebo kuriérskej spoločnosti, archivujte odoslané e-maily.
• Zistite, ktoré oddelenie vo firme eviduje dodávateľské faktúry a telefonicky alebo emailom si preverte doručenie zaslanej faktúry.

Dodržiavanie týchto jednoduchých rád pomôže nielen znížiť riziko straty faktúry, ale získate aj účinný prostriedok proti odberateľom, ktorí stratu faktúry zneužívajú ako výhovorku na oddialenie platby.

Faktúra nie je zaplatená, lebo prišla neskoro

Je jedno, aký dátum splatnosti na faktúru uvediete, ak ju pošlete odberateľovi neskoro, bude aj neskoro uhradená. Jednak preto, lebo jej schválenie zaberie nejaký čas, ale aj preto, lebo veľa firiem počíta dátum splatnosti od dátumu doručenia faktúry.

Odporúčania:

• Fakturujte ihneď po dodaní. Nehovoriac o tom, že čím viac odkladáte vystavenie faktúry, tým sa zvyšuje riziko, že na to úplne zabudnete.
• Zaveďte si poriadok v evidencii vašich dodávok a pravidelne kontrolujte ich fakturáciu, ak nemáte informačný systém, stačí na to tabuľka v Exceli a šikovná asistentka.

Faktúra má chyby, ktoré spôsobia jej zamietnutie alebo zdržanie úhrady

Odberatelia faktúry vracajú pre rôzne chyby a formálne nedostatky, a čo je ešte horšie, termín splatnosti potom často počítajú od dátumu prijatia opravenej faktúry. Chýbajúce údaje na faktúre tiež spôsobujú, že doklad blúdi po firme a hľadá osobu, ktorá ho má schváliť. Medzi bežné problémy patria:

• Faktúra nemá potrebné náležitosti. Najmä veľké firmy a verejní obstarávatelia majú predpísaný zoznam požiadaviek, čo všetko musí faktúra obsahovať a akým spôsobom musí byť doručená, aby bola uznaná a zaevidovaná. Napr. správny názov a adresa odberateľa, popis predmetu dodania, číslo dodacieho listu, referencia na objednávku alebo zmluvu, digitálny formát (.pdf, maximálna veľkosť súboru a pod.).
• Chýbajúce číslo objednávky alebo zmluvy. Bez informácie o objednávke učtáreň odberateľa nevie, komu má faktúru poslať na schválenie a uplynú dni, kým nájde svojho adresáta. Niektoré firmy dokonca vôbec neakceptujú faktúru bez uvedenia čísla nákupnej objednávky.
• Nesprávne započítané zľavy a zálohové platby, cena nezodpovedá objednávke. Riziko chyby rastie s počtom produktov a zákazníkov, cenníkov a zliav alebo pri častých zmenách zmlúv a dodatkov, ktoré nie sú zohľadnené vo vašej faktúre.
• Nesprávne uvedená sadzba DPH, resp. prenos DPH.

Odporúčania:

• Faktúry vždy dôkladne skontrolujte, ubezpečte sa, že sú v súlade so zmluvou alebo objednávkou a zistite, či má odberateľ nejaké špeciálne požiadavky na obsah a formu faktúr.
• Ak je podmienkou uvedenie čísla nákupnej objednávky alebo zmluvy, dávajte si pozor na to, aby ste nedodali vaše plnenie bez toho, aby ste ju mali v ruke.
• Na faktúre uvádzajte vašu kontaktnú osobu, aby vás odberateľ mohol rýchlejšie kontaktovať.

Faktúra zostala „visieť“ v schvaľovacom procese

Bežným dôvodom predlžovania schvaľovacieho procesu je aj to, že schvaľovateľ je na dovolenke alebo faktúru, či už elektronicky v systéme alebo v papierovej podobe, zabudne odobriť. Vo veľkých firmách faktúry schvaľuje viacero osôb z rôznych oddelení – okrem oddelenia, ktoré si vašu dodávku objednalo to býva bežne nákupné oddelenie a ďalšie úrovne vedenia organizácie, čím sa toto riziko zvyšuje.

Odporúčania:

• Niektoré väčšie firmy zverejňujú kontaktné číslo alebo e-mail pre dodávateľov, na ktorom si môžete preveriť stav vašej faktúry.
• U dlhodobých odberateľov investujte čas do budovania vzťahov – napr. ak si šikovný projektový manažér alebo obchodník vytvorí dobrý kontakt na finančnom oddelení odberateľa, bude môcť získať užitočné informácie o tom, v akom štádiu faktúra je alebo prečo zostáva neuhradená. Tiež je užitočné odberateľa kontaktovať krátko po dodaní a overiť si, či je s dodávkou všetko v poriadku – čím skôr zistíte, že sa chystá reklamácia, tým skôr sa dočkáte úhrady.

Odberateľ nezaplatil pre problém s dodávkou a reklamáciu

Ak odberateľ nie je spokojný s vaším tovarom alebo službou, je kľúčové dozvedieť sa o tom a situáciu začať riešiť čo najskôr. Napríklad ak si zaneprázdnený vedúci prevádzky spomenie na to, že chce niečo reklamovať tri dni pred splatnosťou vašej faktúry, nemôžete očakávať včasnú úhradu.

Odporúčania:

• Komunikujte s odberateľom a ihneď po dodaní sa pýtajte osôb, ktoré vašu dodávku preberajú a schvaľujú, či je všetko v poriadku.
• Zaveďte jasné pravidlá a termíny reklamácie do zmluvy. Napríklad zadefinujte, čo znamená  podstatné porušenie zmluvy a čo sú drobné vady, ktoré neoprávňujú odberateľa k zadržiavaniu celej platby, termíny na vznesenie námietok (napr. ak odberateľ do 5 dní nevznesie námietky písomnou formou, považuje sa dodávka za splnenú), tlačte na čo najrýchlejšie prebranie dodávky potvrdené preberacím protokolom, dodacím listom a pod.
• Ak odberateľ reklamuje iba časť dodávky a ak je to možné, dohodnite sa na úhrade aspoň tej časti dodávky, ktorá je v poriadku.

Faktúra je schválená, ale čaká na rozhodnutie o úhrade

Po schválení a zaúčtovaní sa faktúra dostáva do stavu, kedy čaká, aby bola vybraná na úhradu. Výber a schvaľovanie faktúr na úhradu môže v menších firmách robiť riaditeľ alebo majiteľ firmy, vo väčších sa faktúry vyberajú automaticky podľa dátumu splatnosti a ich zoznam môže schvaľovať riaditeľ treasury oddelenia (oddelenie zabezpečujúce likviditu a riadenie cash-flow) alebo finančný riaditeľ.

Ak vaša faktúra zostáva napriek včasnému schváleniu neuhradená, medzi najbežnejšie dôvody patria nasledovné situácie:

a) Odberateľ uplatňuje vlastné štandardné platobné podmienky bez ohľadu na dátum splatnosti, ktorý na faktúre uvediete.

b) Odberateľ zneužíva vašu pasivitu.

c) Odberateľ aktívne riadi svoj cash flow.

Odberateľ uplatňuje vlastné štandardné platobné podmienky bez ohľadu na dátum splatnosti, ktorý na faktúre uvediete

Tieto splatnosti sú najmä u veľkých nadnárodných firiem dlhšie (45, 60 alebo aj 90 dní) a niektoré firmy realizujú úhrady len v určité dni, napr. 1 krát týždenne. Väčšine menších dodávateľov nezostáva nič iné, ako tieto podmienky tolerovať, ak chcú s nadnárodnými korporáciami obchodovať.

Odberateľ zneužíva vašu pasivitu

Ak nepatríte k tým, ktorí svoje faktúry dôsledne „naháňajú“, niektorí odberatelia jednoducho zaplatia neskoro. Skúšajú, kam až môžu zájsť a takýchto pasívnych dodávateľov využívajú ako bezplatný zdroj financovania.

Odberateľ aktívne riadi svoj cash flow

Odberateľ síce má prostriedky na úhradu faktúry, ale vzhľadom na plánované výdavky, neistotu v očakávaných príjmoch alebo pre interné pravidlá financovania platbu odkladá. Napríklad ak vystupujete ako subdodávateľ investičného projektu, váš odberateľ môže platbu podmieňovať úhradou od investora. Firmy tento argument voči subdodávateľom niekedy zneužívajú bez ohľadu na to, či je pravdivý alebo nie, niekedy však majú takto nastavené vlastné pravidlá financovania projektov. Inokedy zase odberateľ môže financovať projekt z úveru alebo pôžičky materskej spoločnosti a s úhradou čakať, kým obdrží prostriedky.

Odporúčania:

• Dajte odberateľom vedieť, že splatnosť faktúr je pre vás dôležitá. Od začiatku obchodného vzťahu komunikujte, že nielen cena, ale aj včasná úhrada faktúry je pre vás dôležitá a budete ju vyžadovať. Platobné podmienky uvádzajte jasne do svojich ponúk, upozorňujte na ne počas rokovaní, presadzujte ich do zmluvy, zreteľne uvádzajte na faktúre, dajte si ich na webovú stránku. Dajte odberateľovi najavo, že očakávate úhradu faktúry včas a v prípade meškania aj po riadnej výzve uplatníte penále. Buďte konzistentní, v prípade meškania kontaktujte zákazníka slušným ale dôrazným spôsobom, posielajte profesionálne napísané výzvy a upomienky.
• Kontaktujte odberateľa pred splatnosťou faktúry. Niekoľko dní pred termínom splatnosti zavolajte v priateľskom duchu odberateľa a spýtajte sa, či je všetko v poriadku a či vašu faktúru evidujú a môžete očakávať, že bude uhradená v deň splatnosti. Využite na to kontakty, ktoré máte – či už cez vášho projektového manažéra, obchodného zástupcu alebo člena vedenia. Hoci vždy nedostanete potvrdené jednoznačné áno, často sa s časovým predstihom dozviete užitočnú informáciu, napr. že faktúra je už schválená alebo že vznikol nejaký iný problém, ktorý treba vyriešiť.

Odberateľ nemá dostatok financií na úhradu

V lepšom prípade ide o dočasný stav, keď odberateľ potrebuje preklenúť krátkodobý nedostatok peňazí. Príčin môže byť viacero - rozbeh nových aktivít, ktoré potrebuje prefinancovať, zhromažďovanie hotovosti na splátku úveru alebo vyplatenie dividend, strata významnej zákazky a pod. V takejto situácii uhrádza prioritne dôležitejšie výdavky (väčšinou v poradí mzdy, dane, banky, energie, kľúčoví dodávatelia) a vaša faktúra sa tak dostane na koniec zoznamu.

V horšom prípade má odberateľ vážne problémy, neplatí ani ostatným dodávateľom a hrozí reštrukturalizácia alebo konkurz.

Odporúčania:

• Získajte čo najviac informácií. Snažte sa rozpoznať, o ktorý prípad ide a postupujte podľa toho. Ak s vami odberateľ komunikuje, jeho zákazníci a odvetvie nie sú v kríze a vidíte, že udržuje prevádzku, predáva ako obvykle a nerozpredáva zásoby, pokračuje v investíciách, pravdepodobne ide o dočasný problém (hoci hranica môže byť tenká). Navštívte odberateľa osobne, zisťujte na trhu, pýtajte sa iných dodávateľov, pozrite sa na situáciu jeho zákazníkov. Preverte si jeho finančnú situáciu, stav nedoplatkov voči štátu, exekúcie a súdne spory na portáli Finstat či IndexPodnikatela.
• Ak má odberateľ len dočasné problémy, porozprávajte sa o iných možnostiach, napr. navrhnite splácanie faktúry po častiach s okamžitou menšou splátkou na začiatku. Na týždennej báze s ním komunikujte, zisťujte vývoj a sledujte, či dodrží, čo vám sľúbil. Ak odberatelia vidia, že aktívne sledujete ich platobnú disciplínu a staráte sa o svoje pohľadávky, vaše faktúry budú uprednostňovať pred faktúrami iných pasívnejších dodávateľov.
• Zaveďte kontrolu finančnej bonity nových odberateľov. Tú si môžete preveriť napríklad na portáloch ako  Finstat či IndexPodnikatela. Ak rozumiete finančným výkazom, veľa získate z preskúmania ich účtovných závierok (najmä súvahy) alebo kontaktujte špecializované kreditné agentúry, ktoré takéto informácie predávajú. Platené možnosti zvažujte hlavne vtedy, ak realizujete dodávky s väčším finančným objemom, ktorých strata by mohla ohroziť vašu stabilitu alebo ak vidíte, že vaši odberatelia sa potýkajú s krízou. Napríklad aktuálnu rizikovosť jednotlivých odvetví a krajín si môžete pozrieť v prognózach výkonnosti priemyslu na stránke poisťovne pohľadávok Atradius.
• Ak máte vážne obavy o svoje peniaze, prerušte dodávky alebo podmieňte nové dodávky úhradou faktúr po splatnosti, trvajte na písomnom uznaní záväzku a splátkového kalendára, posielajte formálne písomné výzvy na úhradu. V prípade dlhodobej platobnej neschopnosti odberateľa kontaktujte právnika alebo inkasnú agentúru. Ideálny čas pre postúpenie na inkasnú agentúru je, ak je faktúra 30 – 90 dní po splatnosti. Agentúra sa za dohodnutú províziu najprv pokúsi vymôcť pohľadávku mimosúdnou cestou, ak sa jej to nepodarí, navrhne vám právne riešenie.