S plánovaním cash flow súvisia viaceré nástrahy a často opakované chyby. Viete ako sa im úspešne vyvarovať?
Naplánovanie príjmov a výdajov na najbližší mesiac nie je raketová veda – stačí si stiahnuť zoznamy neuhradených odberateľských a dodávateľských faktúr, overiť si ich kompletnosť, doplniť výplatu miezd, úverov, investícií, daní a je to. Ak však seriózne plánujete cash flow na dlhšie obdobie (napr. najbližších 12 týždňov alebo 12 mesiacov) a chcete na jeho základe prijímať dôležité manažérske rozhodnutia (investície, nové projekty a pod.), prinášame vám najčastejšie problémy spojené s presnosťou jeho plánovania:
- ignorovanie historických dát a ukazovateľov,
- ignorovanie rozdielov medzi plánom a realitou,
- zahltenie detailom,
- odchýlky v načasovaní príjmov a výdavkov,
- ignorovanie záväzkov a pohľadávok po splatnosti,
- nepresný odhad výšky a načasovania investícií,
- zabúdanie na DPH.
Ignorovanie historický dát a ukazovateľov pri plánovaní cash flow
Pri plánovaní príjmov a výdavkov je veľmi ľahké skĺznuť do ilúzie, že realita sa bude vyvíjať podľa subjektívnych predpokladov, ktoré nie sú overené. Pokiaľ je to možné, využite hodnotu historických informácií na odvodenie čo najspoľahlivejších predikčných ukazovateľov.
Napríklad pri plánovaní inkasa pohľadávok nepoužite automaticky predpoklad, že zákazníci uhradia faktúry v zmluvnej lehote splatnosti. Namiesto toho si urobte analýzu účtovných údajov za posledných 12 mesiacov:
- Aká bola skutočná doba splatnosti vašich pohľadávok?
- Ktoré skupiny odberateľov platili neskoro a ktorí odberatelia platili načas?
- A ďalšie.
Na základe analýzy následne nastavte plánovanú dobu inkasa (napr. 50 % v lehote splatnosti, 30 % do 30 dní po lehote splatnosti, a pod.).
Ak je vaše podnikanie vystavené sezónnym vplyvom, preskúmajte kolísanie predaja za posledné dve ucelené obdobia (napr. roky) a do plánu použite priemernú sezónnu krivku. Vypočítajte si priemerné hrubé marže (predajná cena mínus priame náklady) za dva – tri hlavné produktové segmenty a z nich odvoďte plánovanú hodnotu nákupu materiálov a služieb pre každý segment zvlášť.
Ignorovanie rozdielov medzi plánom cash flow a realitou
Najúčinnejší spôsob, ako spresníte vaše plánovanie je neustále porovnávanie plánu s realitou a odstraňovanie príčin najväčších odchýlok.
- Ak ste zinkasovali o tretinu príjmov menej ako ste plánovali, je dôvodom horšia platobná disciplína odberateľov alebo nadhodnotený výhľad predaja?
- Ak ste nadhodnotili predaj, spôsobil to príliš optimistický plán predaja alebo išlo o časový posun v odovzdaní veľkej zákazky?
- Ak ste zaplatili oveľa viac dodávateľom ako ste predpokladali, bolo to spôsobené nutnosťou zaplatiť staršie faktúry po splatnosti alebo jednorazovým nákupom zásob materiálu na veľký projekt?
Ak budete neustále hľadať príčiny najväčších odchýlok, rýchlo identifikujete problémové oblasti a naučíte sa ich predvídať.
Zahltenie detailom
Nesnažte sa plánovať každý výdavok a každé euro, pretože miniete všetok svoj čas na plánovanie drobných položiek, ktoré nemajú podstatný vplyv na výsledok. Radšej sa sústreďte a dôkladnejšie naplánujte najvýznamnejšie položky.
- Ak 75 % vašich prevádzkových nákladov tvorí nakupovaný materiál, venujte 75 % času plánovaniu práve tejto položky.
- Ak realizujete 5 veľkých zákaziek do roka, snažte sa čo najlepšie odhadnúť časový priebeh ich realizácie, aby ste mohli čo najpresnejšie načasovať dátum ich odovzdania a fakturácie.
- Ak polovicu vašich výdavkov predstavujú fixné náklady, ktoré sa opakujú každý mesiac v plus-mínus podobnej výške, venujte tri štvrtiny času na presnejšie plánovanie variabilných príjmov a výdavkov, ktoré majú najväčší dopad na presnosť vášho plánovania.
Odchýlky v načasovaní príjmov a výdavkov v pláne cash flow
Nezabúdajte, že plánovanie cash flow nie je len o odhade správnej výšky príjmov a výdavkov, ale hlavne o ich načasovaní a že treba počítať s časovými posunmi, najmä na strane príjmov. Napríklad sa môže stať, že odberateľ uhradí významnú pohľadávku o tri dni neskôr ako ste predpokladali vo svojom pláne a plánovaný prebytok cash flow v danom mesiaci, sa razom môže zmeniť na deficit. Ak následne v tomto mesiaci plánujete splátku úveru či úhradu daní, overte si spoľahlivosť plánovaných príjmov alebo si radšej vytvorte rezervu, napr. odkladom menej dôležitých platieb.
Ignorovanie záväzkov a pohľadávok po splatnosti
Ak začínate plánovať, nezabudnite sa pozrieť na to, aké máte aktuálne záväzky a pohľadávky po splatnosti a do plánu zakomponujte ich postupnú úhradu. Týka sa to napríklad firiem, ktoré už majú určité finančné ťažkosti, chcú začať plánovať cash flow a do plánu zahrnú výdavky na plánované nákupy, ale zabudnú zohľadniť fakt, že už majú voči dodávateľom nahromadené záväzky po splatnosti. Podobne, ak máte väčší objem pohľadávok po splatnosti, pokúste sa urobiť realistický plán ich inkasa a pridajte ho k príjmom z ešte len plánovaných tržieb.
Nepresný odhad výšky a načasovania investícií v pláne cash flow
Investície sú častým kameňom úrazu už len z toho dôvodu, že väčšinou ide o veľké sumy, ktoré dokážu zamávať s likviditou podniku. Aj keď sa totiž môže zdať, že ich plánovanie patrí medzi menej náročné časti cash flow, pretože ich máme pod kontrolou, práve to býva dôvodom, prečo sa podstatne pomýlime v ich výške a hlavne načasovaní. Môže sa tak stať, že do plánu zoberieme narýchlo získanú alebo iba veľmi orientačnú informáciu z investičného plánu, ktorá je už dávno neaktuálna.
Preto je užitočné plánovanú výšku a načasovanie významných investícií dôkladnejšie overiť, a to napríklad prediskutovaním stavu investičného projektu so zodpovednou osobou v rámci firmy.
Pri plánovaní cash flow sa zabúda na DPH
Daň z pridanej hodnoty môže významne ovplyvniť peňažné toky a nepríjemne prekvapiť najmä vtedy, ak máte počas roka nerovnomerne rozložené nákupy a predaje. Napríklad ak pracujete na veľkom projekte, dodávateľov vyplácate postupne, ale odberateľovi vyfakturujete celú sumu až na konci a musíte z nej odviesť DPH. Nehovoriac o prípade, ak odberateľ zaplatí neskôr, ako DPH odvediete.
Ak sú teda vaše aktivity počas roka nerovnomerne rozložené, realizujete zákazkovú činnosť, ste vystavení výraznej sezónnosti alebo časť dodávok fakturujete s DPH a časť bez DPH (napr. prenos daňovej povinnosti), pozrite sa, ako za posledných 12 mesiacov kolísala vaša daňová povinnosť (resp. nadmerný odpočet). Podľa toho sa rozhodnite, či sa oplatí DPH v pláne cash flow samostatne plánovať alebo ju môžete pri plánovaní ignorovať.
Na záver
Ak chcete začať seriózne plánovať cash flow, začnite najprv plánovaním tržieb a nákladov (t. j. výsledovky) a súvahy. Z týchto dvoch výkazov sa dá potom oveľa ľahšie zostaviť plán cash flow. Aby ste mohli následne počas roka identifikovať odchýlky od plánu a svoje plánovanie spresňovať, budete potrebovať priebežné výkazy (t. j. mesačný výkaz ziskov a strát a súvahu, alebo minimálne hlavnú knihu). Nastavte si účtovníctvo tak, aby ste z neho mohli identifikovať údaje vo forme, ktorá odráža štruktúru vášho podnikania. Napr. rozdeľte tržby a priame náklady podľa hlavných segmentov alebo produktových skupín, zaveďte nákladové strediská a pod. To vám následne umožní spresniť nielen samotné plánovanie, ale aj vyhodnocovanie jeho presnosti.
