Organizačná štruktúra - akú si vybrať pre svoju firmu?

Aké typy organizačných štruktúr poznáme a ktorá sa hodí pre konkrétnu firmu? Potrebuje startup inú organizačnú štruktúru ako zabehnutá firma?

Čo je organizačná štruktúra?

Organizačná štruktúra je diagram, ktorý ukazuje štruktúru organizácie a vzťahy a rozdielne úrovne medzi jednotlivými pracovnými pozíciami. Vieme z nej vyčítať dôležitosť rôznych rolí, štruktúru riadenia a aj samotných zamestnancov, ktorí tieto role zastávajú. Jej výber je zásadný pre tvorbu firemnej kultúry a spôsob distribuovania informácií vo firme.

Kde vznikla organizačná štruktúra?

Železnice. Ešte pred časmi Uberu a Airbnb železnice v USA rástli tak veľmi, že sa stalo takmer nemožným vedieť, kto pracuje kde. V 19. storočí bez existencie telefónov a emailov nebolo možné v reálnom čase dohodnúť sa, alebo robiť kľúčové rozhodnutia. Dáta síce plynuli cez telegraf, ale nebolo možné, aby rozhodnutia robil iba jeden líder. Vznikli tak rôzne vrstvy manažmentu a železnice New York & Erie v roku 1855 zrazu mohli vďaka organizačnej štruktúre výrazne rásť.

O polstoročie neskôr spoločnosť, ktorá sa následne premenovala na IBM, vyvinula pyramídovú štruktúru riadenia a začali sa písať dejiny organizačných diagramov, ako ich poznáme v súčasnosti.

Typy organizačných štruktúr – tradičné

Poznáme niekoľko tradičných typov organizačných štruktúr, ktoré majú odlišné výhody a nevýhody:

1. Hierarchická organizačná štruktúra,
2. Funkčná organizačná štruktúra,
3. Divízna organizačná štruktúra,
4. Maticová organizačná štruktúra.

Hierarchická organizačná štruktúra

Popis:

• Tradičná forma organizačnej štruktúry, ktorá je sústredená na riadenie. Každý zamestnanec má jedného nadriadeného.

Výhody:

• Vhodná pre zachovanie status-quo.

Nevýhody:

• Príliš veľa riadiacich vrstiev.
• Veľká a často zbytočná byrokracia.
• Komunikácia iba zhora-nadol.
• Problémy pri inováciách.
• Problematická komunikácia naprieč oddeleniami.

Využitie:

• Organizácie, ktoré za posledné desaťročia neprešli žiadnymi väčšími zmenami.
• Príklady nájdeme obvykle v štátom riadených podnikoch alebo v úradoch.
• Veľká väčšina firiem ustupuje od tohto modelu a snaží sa prejsť do viac plochej štruktúry.

Funkčná organizačná štruktúra

Popis:

• Organizácia podľa funkcií (napr. Marketing, Obchod, Služby). Funkčná štruktúra je založená na tom, že organizácia je rozdelená na menšie skupiny. Tie majú špecifické úlohy. Každé oddelenie má lídra, ktorý zodpovedá manažérom, ktorí zastrešujú spravidla viac oblastí.

Výhody:

• Práca je štandardizovaná a dobre sa koordinuje.
• Organizácia vie predvídavo vyrábať potrebné množstvá produktov alebo služieb.
• Efektivita bežných činností, zamestnanci sú špecialistami.

Nevýhody:

• Tendencia prílišnej formalizácie procesov.
• Komunikácia na strategickej úrovni prebieha zväčša u manažérov.
• Nie ideálna flexibilita a rýchlosť spracovania zmeny.
• Niektoré funkčné oblasti môžu pôsobiť teritoriálne a nechcieť spolupracovať.
• Zamestnanec vidí firmu iba očami svojej oblasti.

Využitie funkčnej organizačnej štruktúry:

• je vhodná pre akýkoľvek typ výrobnej spoločnosti, využíva ju napr. Volkswagen, Faurecia, Magna a pod.
• zároveň je ideálna pre oblasť servisných služieb, kde je často veľký tlak poskytovať na jednom mieste veľký objem podobných služieb a dosiahnuť tým nižšiu cenu. 
• aktuálne veľmi bežná štruktúra väčšiny firiem.

Divízna organizačná štruktúra

Popis:

• Ide o takmer identickú štruktúru, ako funkčná. Jediným rozdielom je, že predpokladá vytvorenie samostatných riadených divízií. Divízia obsahuje všetky potrebné funkcie (napr. obchod, marketing a pod.), ale pôsobí ako samostatná podnikateľská jednotka. Divíziou môže byť región (západné / východné Slovensko alebo Európa / Amerika), typ zákazníka (kľúčoví / menší), alebo typ produktu (autá / motorky).

Výhody:

• Vyššia flexibilita a jednoduchšie riadenie v regiónoch / produktových skupinách.
• Schopnosť rýchlejšie sa adaptovať na zmenu na danom trhu.
• Právomoci sa delegujú na konkrétne divízie, oddelené výsledky oproti výsledkom celej spoločnosti sú preto ľahšie merateľné.
• V prípade neúspechu sa divízia môže jednoduchšie oddeliť.

Nevýhody:

• Podporuje nezdravú konkurenciu medzi divíziami/produktovými skupinami.
• Zvýšene nákladov kvôli potrebne manažmentu jednotlivých divízií.
• Dôraz na výsledok divízie, nie celej firmy a z toho vyplývajúce duplikovanie činností podporných oddelení.
• Príliš zložitá alebo žiadna komunikácia medzi divíziami.

Využitie divíznej organizačnej štruktúry:

• Ide o jednu z najpopulárnejších organizačných štruktúr pre veľké spoločnosti, ktoré pôsobia na viacerých rozdielnych trhoch alebo majú veľa rozdielnych produktov.
• Využívané najmä veľkými svetovými spoločnosťami, ktoré majú na rôznych trhoch rozdielne ciele (využíva ju napr. Virgin Group – Virgin Mobile / Virgin Records).

Maticová organizačná štruktúra

Popis:

• Maticová štruktúra kombinuje predchádzajúce dva prístupy – funkčný a divízny, a to naraz. Tento prístup spravidla využíva tímovú prácu a riadenie projektov. Pri tomto prístupe majú zamestnanci spravidla dvoch alebo viacerých nadriadených v závislosti od situácie či projektu. Je veľmi dôležité, aby zamestnanci poznali svoje role, zodpovednosti a priority.

Výhody:

• Viac horizontálna štruktúra podporuje kvalitnejší prenos informácií a lepšie zdieľanie naprieč jednotlivými funkciami.
• Vyššia špecializácia, znalosti jednotlivých zamestnancov a tímov.
• Možnosť výberu najviac zdatných zamestnancov do projektových tímov.

Nevýhody:

• Zvyšuje sa komplikovanosť riadenia, potenciál pre vznik rozporov medzi projektovými a funkčnými šéfmi.
• Väčší počet riadiacich pracovníkov v pomere k zamestnancom, ako pri iných prístupoch.
• Tendencia k vzniku chaosu, anarchie alebo boja o moc.

Využitie maticovej organizačnej štruktúry:

• Napriek nevýhodám, ide o tiež jednu z najpopulárnejších organizačných štruktúr.
• Maximálne využitie dosiahne za predpokladu schopnosti prioritizovať prácu.
• Príklady nájdeme vo svete aj Slovensku, využíva ju napr. Starbucks.

Typy organizačných štruktúr – moderné

Okrem tradičných typov organizačných štruktúr sa začínajú rozmáhať už aj moderné prístupy:

1. Plochá organizačná štruktúra,
2. „Flatarchická“ organizačná štruktúra.

Plochá organizačná štruktúra

Popis:

• Plochá organizačný štruktúra sa pokúša odstrániť klasické vrstvy manažmentu väčšiny firiem. Manažment je decentralizovaný a v ideálnom scenári neexistuje priamy nadriadený, každý zamestnanec je sám sebe šéfom. Firmy, ktoré sa dokážu dostať do „ideálnej“ plochej štruktúry v denno-dennom kolobehu však musia aj tak vytvoriť klasické vrstvy riadenia pre dočasné projekty a udalosti. Jedným z príkladov úplne plochej štruktúry je tzv. holokratická organizácia. Ide o systém distribúcie práce medzi tímami, kde je každému umožnené pracovať na tom, čo mu ide najlepšie. Istú formu štruktúry reprezentujú iba zamestnanci, ktorí sa zgrupujú, keď pracujú na podobných projektoch.

Výhody:

• Výrazné eliminovanie byrokracie.
• Výrazné zlepšenie priamej komunikácie, namiesto prekonávania rôznych štruktúr sa problémy a nápady môžu riešiť priamo s tým, koho sa to najviac týka.
• Žiadne názvy pozícií, seniorita, manažéri a výkonná moc.
• Každý je vnímaný rovnocenne, firma považovaná za samoriadiaciu organizáciu.

Nevýhody:

• Automaticky sa aj tak vytvárajú neformálne hierarchie, najmä podľa seniority.
• Vytvárajú sa skupiny, ktoré chcú spolupracovať len navzájom a nie s inými.
• Úplný prechod na plochú štruktúru je príliš zdĺhavý, drahý a nakoniec väčšinou aj neefektívny.
• Problém s definovaním konkrétnej zodpovednosti za jednotlivú agendu.
• Nedostatok formálnych pravidiel môže byť väčšinou nevýhodou.

Využitie plochej organizačnej štruktúry:

• Ide o radikálnu zmenu oproti akémukoľvek inému fungovaniu organizácií.
• Pre niektorých sen, pre iných nočná mora.
• Prakticky nemožné aplikovať pre veľké spoločnosti.
• Len máloktoré menšie spoločnosti môžu o tomto prístupe uvažovať, výnimkou je napr. IT spoločnosť Valve Software (tvorca hier Counter Strike, Half Life).
• Reprezentantom úplnej holokracie je obchod s oblečením Zappos.
• Celkovo nerealistické a neefektívne pre veľkú väčšinu firiem na svete.

„Flatarchická“ organizačná štruktúra

Popis:

• Niekde medzi klasickými štruktúrami a plochou organizáciou je ich hybridný variant, ktorý má čosi z každého. Firma môže byť z časti hierarchická, ale vytvára ad-hoc tímy s úplne plochou štruktúrou, alebo naopak. Špeciálne tímy vďaka tomuto prístupu dokážu ľahšie generovať nové nápady a vďaka nim vyvíjať nové produkty a služby.

Výhody:

• Novovytvorené tímy majú viac autonómie, zdrojov a oveľa menej byrokracie.
• Obrovský záber na nové nápady a inovácie.
• Očakáva sa výrazné zlepšenie konkurencieschopnosti.

Nevýhody:

• Potreba vzniku nových tímov.
• Potreba veľkého množstva investovaných zdrojov.
• Ide o dočasnú zmenu v organizačnej štruktúry, nie trvalý jav.
• Táto štruktúra vytvára chaos, ak všetci zamestnanci nevedia, alebo nie sú stotožnení s tým, ako majú pracovať.

Využitie „flatarchickej“ organizačnej štruktúry:

• Vhodnejšie pre malé firmy a start-upy.
• Bežne vhodné pre firmy s interným inkubátorom alebo inovačnými programami potrebnými pre vývoj nových produktov a služieb.
• Populárne vo svete IT a digitálnych technológií (napr. Google, Adobe, LinkedIN).

Aká organizačná štruktúra je tá najlepšia?

V minulosti väčšine firiem vyhovovali tradičné modely organizačných štruktúr. Zamestnanec mal jednu rolu, jedného šéfa a menej často zvykli meniť svoju pozíciu za inú. Za vyše 100 rokov od prvej organizačnej štruktúry v podaní IBM sa biznis dramaticky zmenil. Je viac dynamický, práca je stále komplexnejšia.

Jednoduchú hierarchiu vo väčšine firiem nahradil funkčný alebo maticový systém, kedy má zamestnanec v rovnakom čase viac nadriadených. Tieto dva prístupy spolu s divíznom štruktúrou v prípade potreby osamostatnenia jednotlivých lokalít alebo skupín produktov, nájdeme vo väčšiny firiem, ktoré poznáme.

Výnimkou sú startupy a menšie firmy, ktoré potrebujú podporovať inovácie a siahajú preto po plochých organizačných štruktúrach, či dokonca organizáciám bez nadriadených, ktoré sú však stále skôr experimentom.

Snívanie o firmách bez šéfov, pravidiel a hierarchií je lákavé. Hierarchie môžu byť často represívne, pravidlá a procesy absurdné a šéfovia až toxickí. Ale nemať tieto veci môže byť ešte horšie. Preto každá firma musí pozorne zvážiť pre a proti jednotlivých riešení a rozhodnúť sa sama, akou cestou sa vyberie. Neexistuje a nebude existovať univerzálna správna odpoveď, pretože ide o to, čo je pre majiteľov pre ich firmy to najdôležitejšie.

10 tipov, ktoré pomôžu pri vytváraní organizačnej štruktúry vo vašej firme

1. Vytvoriť organizačnú štruktúru by ste si mali už vtedy, keď po prvý raz cítite potrebu definovať konkrétne kompetencie členov tímu (napr. už pri piatich, či desiatich zamestnancoch).
2. Zmestite základnú organizačnú štruktúru vždy najviac na jednu A4. Pri väčších organizáciách radšej vytvorte podmnožiny pre rôzne oddelenia.
3. Organizačná štruktúra by mala určite obsahovať meno, priezvisko a názov pozície, optimálne aj tel. kontakt, fotky a príp. link na viac detailov.
4. Vytvorte online verziu organizačnej štruktúry, kde sa zamestnanci môžu preklikať na viac detailov, rôzne oddelenia a pod.
5. Držte sa základných vizuálnych princípov tvorby grafu (napr. boxy grafu by mali mať tú istú veľkosť a dostatočný priestor medzi sebou)
6. Názvy pozícii do organizačnej štruktúry, ale aj do pracovných zmlúv uvádzajte, čo najvšeobecnejšie. Podobné činnosti združujte pod rovnakým všeobecnejším názvom. Pri pohľade na organizačnú štruktúru, alebo do pracovnej zmluvy nie je potrebné poznať priveľké množstvo detailov (napr. Inžinier kvality, nie Inžinier zákazníckej/dodávateľskej kvality)
7. Používajte názvy pracovných pozícií, ktoré sú na trhu známe a nevymýšľajte nové. Okrem toho, že vaša firma môže vyzerať pre nestranných smiešne, vám to pomôže napríklad aj pri mzdových prieskumoch na trhu, kedy budete porovnávať porovnávateľné (napr. Obchodný zástupca a nie Špecialista pre rozvoj vzťahov a koordináciu so zákazníkom).
8. Naopak, vyhnite sa staromódnym alebo príliš úradníckym názvom pozícii (napr. Riaditeľ útvaru, Dôverník a pod). Inšpirujte sa bežnými a používanými názvami pozícii.
9. Nepreháňajte to s riadiacimi funkciami. Nenazývajte manažérom, lídrom alebo riaditeľom niekoho, kto nemá v priamej zodpovednosti vlastný tím (napr. Office manažér, ktorý neriadi ľudí, ale zodpovedá len za kanceláriu).
10. Po načrtnutí organizačnej štruktúry je na mieste zaoberať sa vytvorením popisov pracovných miest. Návod, ako na to a v čom to firme pomôže čítajte v článku Ako vytvoriť popis pracovného miesta.

Použité zdroje: medium.com, pingboard.com, online.poinpark.edu, forbes.com, smartdraw.com